Cách giải thể LLC hoặc công ty ở New Hampshire

Đóng cửa một doanh nghiệp không chỉ đơn giản là ngừng hoạt động. Tại New Hampshire, bạn còn cần chính thức hoàn tất việc thanh lý, giải quyết các nghĩa vụ và nộp đúng tài liệu cho tiểu bang để doanh nghiệp không còn bị xem là đang hoạt động.

Dù bạn điều hành một LLC tại New Hampshire, một công ty cổ phần, hay một doanh nghiệp nước ngoài đã đăng ký hoạt động tại tiểu bang này, việc giải thể đúng quy trình sẽ giúp giảm rủi ro phát sinh thuế tồn đọng, thông báo nộp báo cáo thường niên, tiền phạt và những nhầm lẫn hành chính về sau.

Hướng dẫn này sẽ trình bày các bước thực tế để giải thể một doanh nghiệp ở New Hampshire đúng cách.

Giải thể nghĩa là gì

Giải thể là quy trình pháp lý chấm dứt sự tồn tại của một thực thể kinh doanh. Đây không chỉ là đóng cửa, gỡ trang web, hay ngừng bán hàng.

Một quy trình giải thể đúng thường gồm ba giai đoạn:

1. Quyết định đóng doanh nghiệp theo điều lệ tổ chức và luật của tiểu bang.
2. Thanh lý các vấn đề của công ty, bao gồm nợ, hợp đồng, nghĩa vụ thuế và các vấn đề liên quan đến nhân viên.
3. Nộp các tài liệu chấm dứt phù hợp cho Bộ trưởng Ngoại giao New Hampshire và, khi cần, cho Sở Quản lý Doanh thu.

Nếu bạn bỏ qua bước nộp hồ sơ, tiểu bang vẫn có thể xem doanh nghiệp là đang hoạt động và tiếp tục yêu cầu báo cáo, tờ khai thuế và các khoản phí.

Trước khi nộp bất kỳ hồ sơ nào

Trước khi nộp giấy tờ giải thể, hãy dành thời gian sắp xếp hồ sơ của công ty và hoàn tất các nghĩa vụ còn mở.

Rà soát tài liệu quản trị

Bắt đầu với điều lệ hoạt động, quy chế nội bộ, thỏa thuận hợp danh hoặc các hồ sơ nội bộ khác của công ty. Những tài liệu này thường nêu rõ:

• Ai có thể phê duyệt việc giải thể
• Cần bao nhiêu phiếu biểu quyết
• Tài sản phải được phân chia như thế nào
• Những bước nào phải hoàn tất trước khi nộp với tiểu bang

Nếu hồ sơ của bạn không đầy đủ hoặc không rõ ràng, luật mặc định của New Hampshire có thể điều chỉnh quy trình.

Phê duyệt quyết định đóng cửa

Hãy bảo đảm rằng chủ sở hữu, thành viên, giám đốc hoặc cổ đông có thẩm quyền đã chấp thuận việc giải thể. Lưu biên bản, nghị quyết hoặc văn bản đồng ý bằng văn bản trong hồ sơ công ty.

Những tài liệu đó có thể quan trọng sau này nếu ngân hàng, cơ quan thuế, chủ nợ hoặc chủ sở hữu cũ hỏi cách doanh nghiệp đã được đóng lại.

Thu thập hồ sơ tài chính

Tập hợp các tài liệu quan trọng trước khi thanh lý:

• Sao kê ngân hàng
• Tờ khai thuế
• Hồ sơ bảng lương
• Hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp
• Hồ sơ vay nợ
• Hợp đồng thuê
• Hợp đồng bảo hiểm
• Hồ sơ công nợ phải trả và phải thu

Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp bạn dễ dàng thanh toán nghĩa vụ và trả lời câu hỏi sau khi doanh nghiệp đóng cửa.

Kiểm kê tài sản và nợ phải trả

Liệt kê mọi thứ công ty sở hữu và mọi thứ công ty còn nợ. Điều đó bao gồm tiền mặt, thiết bị, tài sản trí tuệ, hàng tồn kho và các khoản nợ chưa thanh toán.

Biết đầy đủ tình hình sẽ giúp bạn quyết định có thể thanh toán đầy đủ cho chủ nợ, thương lượng dàn xếp hay phân phối phần tài sản còn lại sau khi đã đáp ứng các khoản nợ hay không.

Bước 1: Thanh lý doanh nghiệp

Trước khi chấm dứt chính thức, doanh nghiệp phải được thanh lý. Điều đó có nghĩa là công ty ngừng nhận kinh doanh mới và chỉ tập trung vào việc hoàn tất các công việc cuối cùng.

Các nhiệm vụ thanh lý điển hình gồm:

• Ngừng hoạt động kinh doanh thông thường
• Thu các khoản thanh toán còn thiếu
• Thanh toán cho các chủ nợ đã biết
• Giải quyết hợp đồng và hợp đồng thuê
• Thông báo cho khách hàng, nhà cung cấp và bên cho vay
• Đóng tài khoản thanh toán và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp khi phù hợp
• Lưu giữ các hồ sơ quan trọng

Nếu công ty có nhân viên, hãy bảo đảm tiền lương cuối cùng, ngày phép tích lũy và báo cáo thuế cuối cùng được xử lý đúng theo luật áp dụng.

Bước 2: Xử lý thuế và tài khoản chính phủ

Thuế là một trong những phần quan trọng nhất khi đóng doanh nghiệp. Một công ty vẫn còn nghĩa vụ thuế mở có thể không thể hoàn tất giải thể một cách suôn sẻ.

Nộp tờ khai cuối cùng của liên bang và tiểu bang

Doanh nghiệp có thể cần nộp tờ khai thuế thu nhập liên bang cuối cùng, tờ khai thuế New Hampshire cuối cùng và bất kỳ tờ khai cuối cùng nào về lao động hoặc khấu lưu áp dụng.

Nếu công ty đã thu thuế bán hàng, khấu trừ thuế lương hoặc đăng ký các tài khoản tiểu bang khác, các tài khoản đó cũng nên được xử lý trước khi đóng.

Hủy đăng ký và tài khoản thuế

Tùy theo loại hình và hoạt động kinh doanh, bạn có thể cần đóng hoặc hủy:

• Tài khoản của chủ sử dụng lao động
• Tài khoản thuế bán hàng
• Tài khoản khấu lưu
• Tài khoản bảo hiểm thất nghiệp
• Các đăng ký chuyên ngành khác

Đừng cho rằng các tài khoản đó tự động biến mất khi công ty ngừng hoạt động. Thông thường, chúng vẫn mở cho đến khi bạn đóng với cơ quan liên quan.

Xin giấy xác nhận thuế nếu cần

LLC tại New Hampshire có một bước bổ sung quan trọng. Trước khi phân phối tài sản trong quá trình thanh lý, LLC hoặc người phụ trách thanh lý thường phải trước tiên xin giấy chứng nhận giải thể từ Sở Quản lý Doanh thu.

Bước xác nhận thuế này là một phần bảo đảm LLC đã cập nhật đầy đủ các nghĩa vụ với tiểu bang trước khi hoàn tất hồ sơ chấm dứt.

Bước 3: Hủy giấy phép, giấy phép con và đăng ký

Một công ty đã giải thể cũng nên đóng các giấy phép và giấy phép con liên quan đến kinh doanh.

Tùy theo doanh nghiệp, điều này có thể bao gồm:

• Giấy phép cấp tiểu bang
• Giấy phép địa phương
• Giấy phép theo ngành
• Đăng ký hành nghề chuyên môn
• Đăng ký liên quan đến chủ sử dụng lao động

Một số giấy phép tự động gia hạn, vì vậy hãy chắc chắn hủy trực tiếp thay vì chờ chúng hết hạn.

Bước 4: Nộp đúng tài liệu giải thể của New Hampshire

Hồ sơ cần nộp sẽ phụ thuộc vào loại thực thể.

LLC tại New Hampshire

Đối với một LLC tại New Hampshire, sau quá trình thanh lý sẽ nộp hồ sơ hủy bỏ với Bộ phận Doanh nghiệp thuộc Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao New Hampshire. Các vấn đề nội bộ của LLC phải được xử lý xong trước, bao gồm cả xác nhận thuế khi cần.

Nếu công ty được thành lập tại New Hampshire, hồ sơ cuối cùng thường là giấy chứng nhận hủy bỏ đối với LLC nội địa.

Nếu công ty được thành lập ở bang khác nhưng đăng ký hoạt động tại New Hampshire, công ty có thể cần nộp hồ sơ hủy đăng ký LLC nước ngoài.

Công ty cổ phần tại New Hampshire

Một công ty cổ phần tại New Hampshire thường nộp Articles of Dissolution cho Bộ trưởng Ngoại giao.

Việc giải thể công ty thường yêu cầu phê duyệt phù hợp từ giám đốc hoặc cổ đông, và hồ sơ phải được ký bởi cán bộ doanh nghiệp có thẩm quyền.

Hồ sơ này có tác dụng gì

Khi tiểu bang chấp nhận hồ sơ giải thể, doanh nghiệp chính thức được ghi nhận là đã chấm dứt trong hồ sơ của tiểu bang. Điều đó không xóa bỏ các nghĩa vụ trước đó, nhưng sẽ ngừng việc thực thể bị xem là doanh nghiệp đang hoạt động từ thời điểm đó trở đi.

Bước 5: Phân phối tài sản còn lại

Sau khi nợ, thuế và các nghĩa vụ khác đã được xử lý, mọi tài sản còn lại có thể được phân phối theo tài liệu quản trị của công ty và luật áp dụng.

Đối với LLC, việc này thường tuân theo điều lệ hoạt động hoặc các quy tắc phân phối mặc định của tiểu bang. Đối với công ty cổ phần, việc phân phối thường theo cấu trúc cổ phần và tài liệu quản trị của công ty.

Đừng phân phối tài sản quá sớm. Nếu bạn phân phối tài sản trước khi trả chủ nợ và hoàn tất các bước thuế bắt buộc, bạn có thể phát sinh trách nhiệm không cần thiết.

Bước 6: Hoàn tất tuân thủ và lưu trữ hồ sơ

Ngay cả sau khi nộp hồ sơ giải thể, hãy giữ hồ sơ công ty trong một khoảng thời gian hợp lý.

Lưu các bản sao của:

• Phê duyệt giải thể
• Các mẫu của tiểu bang đã nộp
• Tờ khai thuế cuối cùng
• Tài liệu xác nhận thuế
• Thông báo gửi cho chủ nợ và nhà cung cấp
• Chứng từ thanh toán cuối cùng
• Xác nhận đóng tài khoản

Bạn có thể cần các hồ sơ đó cho các vấn đề về thuế, ngân hàng hoặc pháp lý sau này.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Chủ doanh nghiệp thường gặp rắc rối khi coi việc giải thể là một hồ sơ đơn lẻ thay vì một quy trình thanh lý hoàn chỉnh.

Hãy tránh các sai lầm sau:

• Nộp hồ sơ trước khi phê duyệt giải thể nội bộ
• Quên nộp tờ khai thuế cuối cùng
• Để mở các tài khoản bảng lương hoặc khấu lưu
• Không hủy giấy phép địa phương
• Phân phối tài sản trước khi trả chủ nợ
• Không lưu bản sao của hồ sơ đã nộp
• Cho rằng đăng ký tại bang khác sẽ tự động đóng khi doanh nghiệp ngừng hoạt động ở nơi khác

Chỉ thêm vài giờ dọn dẹp có thể giúp bạn tránh nhiều tháng phải xử lý sau này.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp chủ doanh nghiệp duy trì sự tổ chức trong các bước thành lập, tuân thủ và đóng cửa. Nếu bạn đang giải thể một doanh nghiệp ở New Hampshire, việc giữ cho hồ sơ, phê duyệt và giấy tờ của bạn được sắp xếp đầy đủ có thể giúp quá trình này dễ dàng hơn nhiều.

Mức độ tổ chức đó rất quan trọng khi bạn đang phối hợp hồ sơ thuế, mẫu của tiểu bang và các nhiệm vụ tuân thủ cuối cùng giữa nhiều cơ quan khác nhau.

Câu hỏi thường gặp về giải thể ở New Hampshire

Làm thế nào để giải thể một LLC ở New Hampshire?

Trước tiên, hãy làm theo quy trình phê duyệt nội bộ của LLC, thanh lý các vấn đề kinh doanh, giải quyết nợ và thuế, và xin giấy xác nhận thuế nếu cần từ Sở Quản lý Doanh thu. Sau đó nộp tài liệu hủy bỏ cho Bộ phận Doanh nghiệp thuộc Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao.

Làm thế nào để giải thể một công ty cổ phần ở New Hampshire?

Một công ty trước tiên phải phê duyệt việc giải thể theo tài liệu quản trị của mình, sau đó nộp Articles of Dissolution cho Bộ trưởng Ngoại giao New Hampshire sau khi đã thanh lý xong các vấn đề của công ty.

Tôi có cần đóng tài khoản thuế trước khi giải thể không?

Có. Tờ khai thuế cuối cùng và việc đóng tài khoản là phần cốt lõi của quá trình thanh lý doanh nghiệp. Đừng chỉ dựa vào hồ sơ giải thể để đóng các nghĩa vụ thuế của tiểu bang hoặc liên bang.

Nếu công ty của tôi là một LLC nước ngoài đã đăng ký tại New Hampshire thì sao?

Một LLC nước ngoài đăng ký hoạt động tại New Hampshire thường cần nộp hồ sơ hủy đăng ký đó, cùng với bất kỳ bước xác nhận thuế hoặc tuân thủ cuối cùng nào áp dụng.

Sau khi giải thể, tôi có nên giữ hồ sơ kinh doanh không?

Có. Hãy giữ các hồ sơ cuối cùng, tờ khai thuế, phê duyệt và tài liệu của tiểu bang của công ty phòng trường hợp sau này phát sinh câu hỏi.

Kết luận

Giải thể một doanh nghiệp ở New Hampshire là một quy trình, không phải chỉ là một biểu mẫu. Cách an toàn nhất là xử lý phê duyệt nội bộ, thanh toán nợ, hoàn tất nghĩa vụ thuế, rồi nộp đúng tài liệu chấm dứt cho tiểu bang.

Khi từng bước được hoàn thành đúng thứ tự, bạn có thể đóng doanh nghiệp một cách gọn gàng và tiếp tục mà không để lại các vấn đề tuân thủ chưa được giải quyết.