7 phẩm chất của những nhà đàm phán giỏi mà mọi nhà sáng lập doanh nghiệp nhỏ nên phát triển

Đàm phán là một trong những kỹ năng hữu ích nhất mà một nhà sáng lập có thể xây dựng. Dù bạn đang thành lập một LLC mới, ký hợp đồng với nhà cung cấp, tuyển thành viên đầu tiên cho đội ngũ, hay thảo luận điều khoản với khách hàng, khả năng đàm phán tốt có thể bảo vệ biên lợi nhuận, giảm rủi ro và tạo ra những mối quan hệ kinh doanh bền vững hơn.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, đàm phán không chỉ diễn ra trong phòng họp hay trong các cuộc gọi bán hàng. Nó xuất hiện trong những quyết định hằng ngày: gia hạn hợp đồng thuê, chiết khấu từ nhà cung cấp, phí duy trì dịch vụ của đại lý, lịch thanh toán, hay thậm chí là thời điểm nộp hồ sơ tuân thủ. Những nhà đàm phán giỏi không chỉ đơn thuần ép giá thấp nhất. Họ hiểu cách tạo ra những thỏa thuận công bằng, thực tế và bền vững.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty, đặc biệt ở giai đoạn đầu, việc nâng cao kỹ năng đàm phán có thể tạo ra tác động rất lớn. Những phẩm chất dưới đây thường thấy ở các nhà đàm phán mạnh và đặc biệt phù hợp với các doanh nhân muốn phát triển một cách có kỷ luật.

1. Họ hiểu rằng đàm phán là một quá trình

Nhiều người nghĩ đàm phán bắt đầu khi ai đó nói: “đây là đề nghị của tôi.” Trên thực tế, nó bắt đầu sớm hơn nhiều. Những nhà đàm phán giỏi chuẩn bị trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu, xác định mục tiêu, nhận diện các điểm đánh đổi và hiểu điều gì quan trọng nhất đối với bên còn lại.

Ví dụ, một nhà sáng lập đang đàm phán hợp đồng dịch vụ nên biết rõ những điều bắt buộc phải có trước khi bàn về giá. Tốc độ có quan trọng hơn sự linh hoạt không? Dòng tiền hằng tháng có đang eo hẹp không? Hợp đồng có cần khả năng mở rộng không? Câu trả lời sẽ định hình chiến lược.

Những nhà đàm phán hiệu quả cũng biết rằng quá trình không kết thúc khi cả hai bên nói đồng ý. Tài liệu rõ ràng, theo dõi sau đó và việc triển khai đều là một phần của thỏa thuận. Đó là lý do các nhà sáng lập nên tiếp cận đàm phán như cách họ tiếp cận việc thành lập doanh nghiệp: có cấu trúc, chú ý đến chi tiết và tập trung vào sự ổn định lâu dài.

2. Họ tìm kiếm kết quả đôi bên cùng có lợi

Những nhà đàm phán mạnh nhất hướng tới các kết quả giúp cả hai bên đều cảm thấy được tôn trọng và hài lòng. Điều đó không có nghĩa là nhượng bộ quá nhiều hay né tránh những cuộc trao đổi khó. Nó có nghĩa là tìm giá trị ở cả hai phía của bàn đàm phán.

Khách hàng có thể muốn mức giá thấp hơn. Nhà cung cấp có thể muốn một cam kết dài hơn. Nhà sáng lập có thể cần điều khoản thanh toán linh hoạt hơn hoặc thời gian hoàn thành nhanh hơn. Một nhà đàm phán giỏi sẽ tìm điểm giao nhau: có thể là một khoản giảm giá vừa phải đổi lấy hợp đồng dài hơn, hoặc giảm phí trả trước để nhận được thanh toán đúng hạn.

Tư duy đôi bên cùng có lợi đặc biệt hữu ích cho startup vì các mối quan hệ rất quan trọng. Những nhà cung cấp, khách hàng và đối tác ban đầu thường trở thành một phần trong hệ sinh thái lâu dài của công ty. Các thỏa thuận dựa trên lợi ích chung sẽ dễ duy trì hơn và ít có nguy cơ đổ vỡ về sau.

3. Họ kiên nhẫn

Đàm phán vội vàng thường tạo ra những thỏa thuận yếu. Khi một bên thúc ép chốt nhanh, các chi tiết quan trọng rất dễ bị bỏ sót. Điều đó có thể dẫn đến chi phí ẩn, trách nhiệm không rõ ràng hoặc các điều khoản tạo ra ma sát không cần thiết về sau.

Sự kiên nhẫn có giá trị với nhà sáng lập vì những quyết định ban đầu có thể để lại hậu quả lâu dài. Nếu bạn đang chọn đại lý đăng ký, xem xét hợp đồng thuê thương mại hoặc so sánh các lựa chọn hỗ trợ thành lập, việc dành thời gian đặt câu hỏi có thể giúp tiết kiệm tiền và tránh sai sót.

Sự kiên nhẫn cũng giúp nhà đàm phán giữ bình tĩnh. Thay vì phản ứng theo áp lực, họ thu thập thông tin, cân nhắc các phương án thay thế và chờ đúng thời điểm để đưa ra đề nghị đối ứng. Kỷ luật đó thường mang lại kết quả tốt hơn nhiều so với sự thúc ép nóng vội.

4. Họ suy nghĩ sáng tạo

Những nhà đàm phán giỏi không dừng lại ở giải pháp hiển nhiên đầu tiên. Họ tìm kiếm những phương án giúp mở rộng chiếc bánh thay vì chỉ chia nhỏ nó.

Sự sáng tạo đặc biệt hữu ích khi tiền không phải là biến số duy nhất. Nếu nhà cung cấp không thể giảm giá, có thể họ sẽ bổ sung thêm hỗ trợ. Nếu khách hàng không thể tăng ngân sách, có thể phạm vi công việc được chia theo giai đoạn. Nếu chủ nhà kiên quyết với mức thuê, doanh nghiệp có thể đàm phán thời gian cải tạo mặt bằng miễn phí hoặc thời hạn thuê dài hơn.

Đối với doanh nhân, đàm phán sáng tạo là một lợi thế cạnh tranh. Doanh nghiệp nhỏ thường không thể chi nhiều hơn các công ty lớn, nhưng họ thường có thể nghĩ tốt hơn. Điều đó có nghĩa là sử dụng sự linh hoạt, thời điểm, gói dịch vụ, mức hỗ trợ và cấu trúc hợp đồng để tạo ra thỏa thuận tốt hơn.

5. Họ sẵn sàng thử nghiệm

Không có hai cuộc đàm phán nào giống hệt nhau. Một chiến thuật hiệu quả với nhà cung cấp này có thể thất bại với nhà cung cấp khác. Một cách tiếp cận trực tiếp có thể thành công trong bối cảnh này nhưng phản tác dụng trong bối cảnh khác.

Những nhà đàm phán giỏi chú ý đến điều gì hiệu quả, điều gì không và vì sao. Họ học từ kinh nghiệm. Họ thử các điểm mở đầu khác nhau, cách diễn đạt yêu cầu khác nhau và các mẫu nhượng bộ khác nhau. Họ xem đàm phán như một kỹ năng được cải thiện qua lặp lại.

Với nhà sáng lập, tư duy này rất quan trọng vì phần lớn kinh doanh mang tính lặp đi lặp lại. Bạn tinh chỉnh cách chào hàng, giá bán, vận hành và trải nghiệm khách hàng theo thời gian. Đàm phán cũng nên được xem theo cách tương tự. Mỗi cuộc trò chuyện là một cơ hội để tốt hơn.

6. Họ thể hiện sự tự tin điềm tĩnh

Tự tin không đồng nghĩa với hung hăng. Những nhà đàm phán giỏi nhất luôn điềm đạm, rõ ràng và vững vàng. Họ biết mình cần gì, hiểu giá trị của mình và không hoảng loạn khi bên kia phản đối.

Điều này rất quan trọng với chủ doanh nghiệp nhỏ vì sự tự tin ảnh hưởng đến cách người khác phản ứng. Nếu bạn tỏ ra không chắc chắn về đề nghị hoặc ranh giới của mình, phía bên kia sẽ dễ gây áp lực mạnh hơn. Nếu bạn giao tiếp rõ ràng và bình tĩnh, bạn sẽ tạo được uy tín.

Sự tự tin đến từ chuẩn bị. Khi bạn hiểu rõ con số, giới hạn và ưu tiên của mình, việc nói chuyện với thẩm quyền trở nên dễ dàng hơn. Điều đó đúng dù bạn đang bàn về điều khoản thanh toán, xem xét hợp đồng dịch vụ hay quyết định cách cấu trúc một công ty mới.

7. Họ lắng nghe cẩn thận

Lắng nghe là một trong những kỹ năng đàm phán bị đánh giá thấp nhất trong kinh doanh. Con người thường tiết lộ nhiều hơn họ định nói nếu bạn đặt câu hỏi sâu sắc rồi im lặng đủ lâu để nghe câu trả lời.

Những nhà đàm phán mạnh không ngắt lời. Họ lắng nghe để hiểu ưu tiên, nỗi đau, mốc thời gian và các ràng buộc. Họ đặt câu hỏi tiếp theo. Họ để ý điều được nói ra và điều không được nói ra.

Với nhà sáng lập, kỹ năng này có thể mở ra những thỏa thuận tốt hơn và giảm sai sót. Một khách hàng có thể lo về tốc độ triển khai. Một nhà cung cấp có thể linh hoạt về khung thời gian giao hàng. Một đối tác có thể quan tâm đến tính độc quyền hơn là giá cả. Nếu bạn lắng nghe tốt, bạn có thể định hình thỏa thuận xoay quanh điều thực sự quan trọng.

Cách nhà sáng lập có thể cải thiện kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán sẽ tốt hơn khi luyện tập, nhưng nó cũng cải thiện nhờ chuẩn bị. Dưới đây là một vài thói quen có thể giúp ích.

• Xác định kết quả lý tưởng trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu.
• Xác định điểm bạn sẵn sàng rời bàn đàm phán.
• Tìm hiểu những ưu tiên có thể có của phía bên kia.
• Tập trung vào giá trị, không chỉ giá.
• Đặt câu hỏi trước khi nhượng bộ.
• Giữ cảm xúc ra khỏi quá trình.
• Ghi lại các điều khoản đã thống nhất để tránh nhầm lẫn về sau.

Những thói quen này đặc biệt hữu ích cho chủ doanh nghiệp mới, những người phải ra quyết định thường xuyên với thời gian và vốn hạn chế. Đàm phán càng tốt, bạn càng kiểm soát được dòng tiền, quan hệ với nhà cung cấp và rủi ro vận hành.

Vì sao đàm phán quan trọng ở giai đoạn đầu của doanh nghiệp

Những năm đầu của một công ty thường bao gồm một chuỗi các quyết định có tác động lớn. Bạn có thể đang chọn cấu trúc thành lập, tìm dịch vụ kinh doanh, so sánh công cụ phần mềm hoặc cam kết các hợp đồng sẽ định hình hoạt động của mình.

Đàm phán có thể giúp bạn bảo vệ công ty ở từng bước. Nó có thể giảm chi phí định kỳ, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ra các điều khoản thuận lợi hơn. Nó cũng có thể giảm căng thẳng bằng cách làm rõ kỳ vọng ngay từ đầu.

Đó là một lý do khiến nhà sáng lập được hưởng lợi khi xây dựng các quy trình vững chắc quanh việc thành lập và tuân thủ doanh nghiệp. Khi nền tảng của bạn được tổ chức tốt, việc đàm phán từ vị thế rõ ràng thay vì cấp bách sẽ dễ dàng hơn.

Suy nghĩ cuối cùng

Những nhà đàm phán giỏi không sinh ra đã có sẵn một món quà đặc biệt. Họ xây dựng những thói quen giúp họ hiệu quả hơn theo thời gian. Họ hiểu quy trình, hướng tới kết quả đôi bên cùng có lợi, kiên nhẫn, sáng tạo, thử nghiệm, thể hiện sự tự tin và lắng nghe cẩn thận.

Đối với các nhà sáng lập doanh nghiệp nhỏ, những phẩm chất này không phải là điều bổ sung tùy chọn. Chúng là những công cụ thực tế có thể cải thiện mọi giai đoạn của hành trình kinh doanh. Từ việc ký hợp đồng đầu tiên với nhà cung cấp đến việc quản lý hoạt động liên tục, kỹ năng đàm phán tốt hơn có thể giúp bạn tiết kiệm tiền, giảm rủi ro và xây dựng những mối quan hệ kinh doanh bền chặt hơn.

Khi công ty phát triển, khả năng đàm phán tốt sẽ trở thành một phần trong lợi thế chiến lược của bạn. Kết hợp kỹ năng đó với một nền tảng doanh nghiệp vững chắc, bạn sẽ sẵn sàng hơn để đưa ra những quyết định hỗ trợ thành công lâu dài.