Kỹ năng đàm phán mà mọi chủ doanh nghiệp mới cần có

Đàm phán là một phần của kinh doanh ngay từ khi một doanh nhân bắt đầu đưa ra quyết định. Các nhà sáng lập đàm phán với chủ nhà, nhà cung cấp, đối tác, khách hàng, bên cho vay, nhà cung cấp dịch vụ và đôi khi cả các thành viên gia đình đang hỗ trợ khởi động công ty. Với các chủ doanh nghiệp mới, kỹ năng đàm phán vững vàng không chỉ là điều nên có. Chúng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí khởi nghiệp, dòng tiền, mối quan hệ dài hạn và khả năng xây dựng một công ty ổn định.

Tin tốt là đàm phán là một kỹ năng, không phải là một đặc điểm tính cách. Bạn không cần phải hung hăng, áp đảo hay quá lôi cuốn để đàm phán tốt. Điều quan trọng nhất là sự chuẩn bị, rõ ràng, kiên nhẫn và khả năng tập trung vào giá trị thay vì xung đột. Nếu bạn đang thành lập công ty, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng thuê đầu tiên hoặc xác lập điều khoản với nhà cung cấp, những nguyên tắc cốt lõi vẫn giống nhau.

Hướng dẫn này phân tích các chiến lược đàm phán thực tế mà mọi chủ doanh nghiệp mới nên biết, cùng với các ví dụ đặc biệt hữu ích trong giai đoạn khởi nghiệp.

Vì sao đàm phán quan trọng đối với doanh nghiệp mới

Các công ty ở giai đoạn đầu có rất ít khoảng trống cho sai sót. Một nhà sáng lập tiết kiệm được chi phí ở một hợp đồng, đạt được điều khoản thanh toán tốt hơn hoặc tránh được các khoản phí không cần thiết có thể bảo vệ hàng nghìn đô la ngay trong năm đầu tiên. Đàm phán cũng giúp chủ doanh nghiệp:

• Giảm chi phí vận hành
• Cải thiện điều khoản hợp đồng
• Xây dựng quan hệ đối tác tốt hơn
• Thiết lập kỳ vọng chuyên nghiệp từ sớm
• Bảo vệ công ty khỏi rủi ro có thể tránh được
• Tạo thêm không gian để phát triển

Đối với các nhà sáng lập, đàm phán không chỉ là để có giá thấp hơn. Đó là việc định hình các điều kiện mà doanh nghiệp sẽ vận hành.

Bắt đầu bằng một kết quả rõ ràng

Sai lầm đầu tiên mà nhiều người mắc phải là bước vào cuộc trao đổi mà không biết thế nào là thành công. Trước bất kỳ cuộc đàm phán nào, hãy xác định rõ các ưu tiên của bạn bằng văn bản.

Hãy tự hỏi:

• Tôi cần đạt được điều gì?
• Kết quả lý tưởng của tôi là gì?
• Điều gì là chấp nhận được nếu tôi không thể đạt kết quả lý tưởng?
• Tôi sẵn sàng đánh đổi điều gì nếu cần?
• Điểm nào là lúc tôi nên rút lui?

Sự rõ ràng này rất quan trọng vì áp lực có thể làm méo mó phán đoán. Nếu bạn biết trước các điều khoản tối thiểu có thể chấp nhận, bạn sẽ ít có khả năng đưa ra quyết định cảm tính trong lúc đó.

Ví dụ, nếu bạn đang đàm phán với một nhà phát triển website cho công ty mới của mình, mục tiêu chính có thể là một mức giá dự án cố định. Mục tiêu phụ có thể là sửa đổi miễn phí, bàn giao nhanh hơn hoặc quyền sở hữu các tệp cuối cùng. Biết sự khác biệt sẽ giúp bạn tập trung hơn.

Chuẩn bị trước khi trao đổi

Người đàm phán giỏi sẽ tìm hiểu trước. Sự chuẩn bị giúp bạn tự tin hơn và làm cho lập luận của bạn thuyết phục hơn.

Trước một cuộc đàm phán, hãy nghiên cứu:

• Mức giá thị trường
• Cấu trúc hợp đồng điển hình
• Mô hình kinh doanh của bên kia
• Những ưu tiên có thể có của họ
• Hạn chót hoặc các ràng buộc về thời gian
• Các phương án thay thế mà bạn có thể dùng nếu thỏa thuận không thành

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp mới, việc chuẩn bị cũng có thể bao gồm xem xét các nền tảng pháp lý và vận hành cơ bản của công ty mình. Một pháp nhân được cấu trúc tốt, hồ sơ được sắp xếp gọn gàng và hiểu rõ các nghĩa vụ của mình sẽ giúp bạn đàm phán từ vị thế mạnh hơn.

Ví dụ, nếu bạn đang ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn nên biết mức thuê trung bình trong khu vực, thời hạn hợp đồng tiêu chuẩn, mức đặt cọc phổ biến và những trách nhiệm bảo trì nào thường có thể thương lượng.

Ưu tiên hợp tác, không đối đầu

Nhiều người nghĩ đàm phán là một cuộc thi đấu. Trên thực tế, những thỏa thuận bền vững nhất thường đến từ sự hợp tác. Mục tiêu không phải là đánh bại đối phương. Mục tiêu là tạo ra một thỏa thuận mà cả hai bên đều có thể chấp nhận.

Điều đó có nghĩa là bạn nên tìm hiểu lợi ích của bên kia, chứ không chỉ của riêng mình.

Nếu nhà cung cấp không thể giảm giá, có thể họ có thể cung cấp:

• Điều khoản thanh toán tốt hơn
• Miễn phí vận chuyển
• Thời gian xử lý nhanh hơn
• Gói dịch vụ lớn hơn
• Hỗ trợ ưu tiên

Nếu chủ nhà không thể giảm tiền thuê hàng tháng, có lẽ họ có thể cung cấp:

• Thời gian miễn tiền thuê dài hơn
• Khoản hỗ trợ cải tạo mặt bằng cho bên thuê
• Mức tăng hằng năm thấp hơn
• Điều khoản gia hạn linh hoạt hơn

Tư duy hợp tác giúp bạn khám phá ra giá trị mà nếu không sẽ bị bỏ sót.

Tập trung vào mối quan hệ, không phải nhãn gọi

Dễ nghĩ rằng một cuộc đàm phán là giữa công ty của bạn và một công ty khác. Trên thực tế, bạn thường đang làm việc với một con người. Người đó cũng có mục tiêu, áp lực, thời hạn và động lực như bạn.

Điều này quan trọng vì con người phản hồi tốt hơn khi họ cảm thấy được tôn trọng. Bạn không cần phải quá thân mật hay suồng sã. Bạn chỉ cần giao tiếp trực tiếp, chuyên nghiệp và thừa nhận khía cạnh con người trong cuộc trao đổi.

Một số thói quen thực tế có thể giúp:

• Gọi tên người đối diện
• Lắng nghe mà không ngắt lời
• Đặt câu hỏi làm rõ trước khi phản ứng
• Tránh đổ lỗi hoặc phóng đại không cần thiết
• Giữ bình tĩnh khi bên kia phản đối

Khi mọi người cảm thấy được lắng nghe, họ sẽ dễ hợp tác với bạn hơn.

Sử dụng thời hạn một cách chiến lược

Thời gian là một trong những công cụ mạnh nhất trong đàm phán. Nếu một bên có hạn chót thực sự còn bên kia thì không, bên có nhiều thời gian hơn thường có nhiều lợi thế hơn.

Là một nhà sáng lập, hãy cố gắng hiểu mốc thời gian của cả hai bên. Bạn có thể có hạn chót ra mắt, ngày bắt đầu thuê, thời điểm chốt với nhà cung cấp hoặc mốc gọi vốn. Bên kia cũng có thể chịu áp lực phải chốt hợp đồng, lấp đầy công suất hoặc đạt mục tiêu theo quý.

Điều quan trọng không phải là vội vàng một cách mù quáng. Mà là sử dụng thời điểm một cách có chủ đích.

Một vài nguyên tắc hữu ích:

• Đừng tiết lộ hạn chót của bạn quá sớm
• Hỏi về thời gian của bên kia mà không tạo cảm giác đối đầu
• Dành đủ thời gian để xem xét trước khi ký bất cứ thứ gì
• Tránh nhượng bộ lớn vào phút cuối trừ khi phần đánh đổi thực sự xứng đáng

Nhiều thỏa thuận tồi xảy ra vì một bên cảm thấy bị áp lực và bên kia nhận ra điều đó.

Biết khi nào nên đánh đổi và đánh đổi điều gì

Đàm phán hiếm khi là việc thắng mọi điểm. Thường thì đó là việc trao đổi những mục ít quan trọng hơn để lấy những mục quan trọng hơn.

Vì vậy, bạn nên phân loại các điều khoản của mình thành ba nhóm:

• Điều khoản bắt buộc
• Điều khoản mong muốn
• Điều khoản có thể từ bỏ

Khung này giúp bạn đưa ra nhượng bộ thông minh hơn. Ví dụ, nếu bạn đang đàm phán với một nhà thầu, bạn có thể quan tâm nhất đến giá và chất lượng. Nếu giá không thể thay đổi, có lẽ bạn có thể đổi sự linh hoạt về thời gian lấy tiến độ hoàn thành nhanh hơn hoặc mức hỗ trợ tốt hơn.

Mục tiêu là chỉ cho đi khi bạn nhận lại được điều gì đó có ý nghĩa.

Ghi lại mọi thứ bằng văn bản

Một thỏa thuận bằng miệng có thể có vẻ nhanh gọn, nhưng thường không đầy đủ. Chủ doanh nghiệp mới nên hình thành thói quen ghi lại các điều khoản quan trọng bằng văn bản, ngay cả khi cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ.

Các điều khoản bằng văn bản giúp:

• Rõ ràng hơn
• Tăng trách nhiệm giải trình
• Ít hiểu lầm hơn
• Dễ thực thi hơn nếu sau này phát sinh vấn đề

Điều này đặc biệt quan trọng với các nhà sáng lập đang phải xử lý nhiều việc cùng lúc. Một bản ghi chép rõ ràng có thể ngăn những bất đồng nhỏ biến thành tranh chấp tốn kém.

Tối thiểu, hãy xác nhận:

• Phạm vi công việc
• Giá cả và lịch thanh toán
• Thời hạn
• Sản phẩm bàn giao
• Điều khoản gia hạn hoặc chấm dứt
• Quyền sở hữu và bảo mật nếu có liên quan

Nếu thỏa thuận phức tạp, bạn nên nhờ một chuyên gia có đủ năng lực xem xét trước khi ký.

Các tình huống đàm phán phổ biến đối với nhà sáng lập

Chủ doanh nghiệp mới sẽ thường xuyên gặp các cuộc đàm phán trong giai đoạn đầu tăng trưởng. Dưới đây là một số tình huống phổ biến nhất.

Thỏa thuận với nhà cung cấp

Nhà cung cấp, nhà cung cấp phần mềm và các nhà thầu dịch vụ đều có thể sẵn sàng thương lượng. Hãy yêu cầu chiết khấu theo khối lượng, hóa đơn linh hoạt hơn hoặc cấp hỗ trợ tốt hơn nếu doanh nghiệp của bạn đang tăng trưởng.

Hợp đồng thuê văn phòng hoặc mặt bằng bán lẻ

Các hợp đồng thuê thương mại thường có nhiều dư địa đàm phán hơn các nhà sáng lập lần đầu vẫn nghĩ. Tiền thuê, tiền đặt cọc, khoản hỗ trợ cải tạo, quyền gia hạn và nghĩa vụ bảo trì đều có thể quan trọng.

Hợp đồng với khách hàng

Nếu bạn bán dịch vụ, hãy đàm phán về phạm vi, thời điểm thanh toán, số lần chỉnh sửa và phí chậm thanh toán. Điều khoản rõ ràng bảo vệ cả bạn lẫn khách hàng.

Dịch vụ chuyên môn

Kế toán, luật sư, tư vấn viên và nhà thiết kế có thể cung cấp các cấu trúc tính phí khác nhau. Bạn có thể thương lượng phí cố định, phí giữ chỗ, thanh toán theo mốc hoặc gói dịch vụ tổng hợp.

Ngân hàng và tài trợ

Ngay cả khi giá đã cố định, bên cho vay và các tổ chức tài chính vẫn có thể điều chỉnh yêu cầu hồ sơ, cấu trúc hoàn trả hoặc điều khoản dịch vụ tùy theo tình hình của bạn.

Giữ sự chuyên nghiệp dưới áp lực

Một số cuộc đàm phán trở nên căng thẳng. Điều đó không có nghĩa là bạn nên trở nên cảm tính, phòng thủ hoặc vội vàng. Vị thế mạnh nhất thường đến từ sự bình tĩnh và nhất quán.

Nếu bên kia đưa ra mức giá quá thấp, ép một thời hạn phi lý hoặc từ chối nhượng bộ, hãy giữ giọng điệu điềm tĩnh. Đặt câu hỏi. Nhắc lại các ưu tiên của bạn. Đưa ra phương án thay thế khi phù hợp. Nếu cần, hãy tạm dừng cuộc trao đổi thay vì đồng ý quá nhanh.

Một câu đơn giản như: "Điều đó không phù hợp với chúng tôi, nhưng đây là điều có thể" có thể giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng mà không làm suy yếu vị thế của bạn.

Xây dựng đàm phán thành văn hóa công ty

Khi doanh nghiệp phát triển, đàm phán không nên chỉ giới hạn ở nhà sáng lập. Nó nên trở thành một phần trong cách công ty vận hành.

Hãy dạy đội ngũ của bạn:

• Hỏi rõ trước khi đồng ý
• So sánh các phương án trước khi chọn nhà cung cấp
• Ghi lại các thay đổi và ngoại lệ
• Tập trung vào giá trị dài hạn, không phải áp lực ngắn hạn
• Chuyển cấp các điều khoản quan trọng trước khi ký

Một doanh nghiệp đàm phán tốt sẽ bảo vệ biên lợi nhuận, giảm rủi ro và phát triển các mối quan hệ tốt hơn theo thời gian.

Zenind hỗ trợ một khởi đầu vững chắc như thế nào

Một chiến lược đàm phán tốt sẽ hiệu quả nhất khi doanh nghiệp của bạn được tổ chức tốt ngay từ đầu. Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì doanh nghiệp với cấu trúc cần thiết để vận hành chuyên nghiệp. Khi công ty của bạn được thiết lập đúng, việc mở các cuộc trao đổi với nhà cung cấp, đối tác, ngân hàng và khách hàng từ vị thế đáng tin cậy sẽ dễ hơn.

Nền tảng đó rất quan trọng. Việc thành lập pháp nhân rõ ràng, nhận thức về tuân thủ và hồ sơ được tổ chức gọn gàng giúp doanh nghiệp dễ quản lý hơn và dễ tạo ấn tượng hơn với người khác.

Kết luận

Đàm phán không phải là sự gây sức ép. Đó là sự chuẩn bị, rõ ràng và chiến lược. Với các chủ doanh nghiệp mới, khả năng đàm phán tốt có thể cải thiện hợp đồng, giảm chi phí, củng cố quan hệ và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho tăng trưởng.

Những nhà đàm phán giỏi nhất không dựa vào sức ép. Họ dựa vào cấu trúc, thông tin, thời điểm và sự kiên nhẫn. Nếu bạn hình thành những thói quen này từ sớm, bạn sẽ đưa ra quyết định tốt hơn trong những cuộc trao đổi quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của mình.