5 thói quen của những nhà quản lý doanh nghiệp thành công nhất và cách chủ doanh nghiệp mới xây dựng chúng

Quản lý vững vàng là một trong những yếu tố dự báo rõ ràng nhất cho một doanh nghiệp khỏe mạnh. Nhà quản lý định hình hiệu suất đội ngũ, trải nghiệm khách hàng, chất lượng tuyển dụng, tốc độ thực thi và văn hóa công ty. Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những người đang thành lập một công ty mới, thói quen quản lý không phải là các lý thuyết lãnh đạo trừu tượng. Đó là những thực hành vận hành hằng ngày, quyết định việc doanh nghiệp có giữ được sự ngăn nắp, tuân thủ và sẵn sàng phát triển hay không.

Những nhà quản lý doanh nghiệp thành công không chỉ dựa vào sức hút cá nhân. Họ xây dựng các thói quen lặp lại giúp họ ra quyết định tốt hơn, dẫn dắt con người hiệu quả hơn và biến chiến lược thành kết quả đo lường được. Tin tốt là những thói quen này có thể học được.

Dù bạn đang khởi động một LLC mới, điều hành một startup đang tăng trưởng hay quản lý một công ty đã hoạt động ổn định, năm thói quen dưới đây có thể giúp bạn lãnh đạo rõ ràng và tự tin hơn.

Vì sao thói quen quản lý quan trọng đối với tăng trưởng doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có thể sở hữu sản phẩm tốt nhưng vẫn gặp khó khăn nếu cách quản lý thiếu nhất quán. Trễ hạn, trách nhiệm không rõ ràng, quyết định tuyển dụng yếu và giao tiếp kém thường bộc lộ như các vấn đề quản lý trước khi chúng trở thành vấn đề tài chính.

Với chủ doanh nghiệp mới, điều này đặc biệt quan trọng. Các doanh nghiệp giai đoạn đầu thường có đội ngũ nhỏ, ít thời gian và ngân sách hạn chế. Điều đó có nghĩa là mỗi nhà quản lý đều tạo ra tác động lớn. Những thói quen bạn xây dựng ngay từ bây giờ sẽ ảnh hưởng đến mức độ trơn tru khi bạn giao việc, khả năng thích nghi của đội ngũ và hiệu quả mở rộng quy mô.

Nếu bạn đang thành lập công ty cùng Zenind hoặc xây dựng nền tảng kinh doanh từ đầu, kỷ luật quản lý nên là một phần của nền tảng đó, bên cạnh việc thành lập pháp nhân, tuân thủ và lập kế hoạch vận hành.

1. Họ giao việc có chủ đích

Những nhà quản lý thành công nhất hiểu rằng cố gắng tự làm mọi thứ không phải là điểm mạnh. Đó là nút thắt cổ chai. Ủy quyền không phải là giao việc một cách ngẫu nhiên. Đó là việc ghép đúng công việc với đúng người, đưa ra chỉ dẫn rõ ràng và tạo trách nhiệm giải trình mà không quản lý vi mô.

Việc giao việc hiệu quả nhất khi nhà quản lý:

• Phân công nhiệm vụ dựa trên kỹ năng và năng lực
• Giải thích rõ kết quả mong muốn, thời hạn và mức độ ưu tiên
• Xác định trước quyền ra quyết định
• Theo dõi tiến độ mà không lấy quyền kiểm soát khỏi thành viên trong nhóm

Với chủ doanh nghiệp mới, việc giao việc có thể khiến bạn thấy không thoải mái vì doanh nghiệp mang tính cá nhân và mọi việc đều có vẻ quan trọng. Nhưng nếu mọi thứ đều nằm trên vai nhà sáng lập, tăng trưởng sẽ chậm lại rất nhanh. Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ. Giao bớt công việc hành chính, sắp xếp lịch, theo dõi khách hàng, nghiên cứu hoặc tài liệu nội bộ trước khi chuyển sang các trách nhiệm lớn hơn.

Một cách kiểm tra tốt là: nếu một người khác có thể hoàn thành nhiệm vụ với hướng dẫn rõ ràng, thì có lẽ nó không nên nằm mãi trên bàn làm việc của bạn.

2. Họ xây dựng đúng đội ngũ, không chỉ là một đội ngũ đông người

Những nhà quản lý thành công biết rằng hiệu quả của một đội ngũ chỉ tốt khi mức độ phù hợp với doanh nghiệp cũng tốt. Việc tuyển dụng không nên chỉ dựa vào hồ sơ, bằng cấp hay tốc độ. Nó cũng phải phản ánh giá trị, phong cách giao tiếp, độ tin cậy và sự phù hợp với mục tiêu công ty.

Một đội ngũ mạnh thường có bốn đặc điểm:

• Họ hiểu sứ mệnh
• Họ giao tiếp rõ ràng
• Họ chịu trách nhiệm về kết quả
• Họ có thể phối hợp tốt với người khác dưới áp lực

Với doanh nghiệp nhỏ, chỉ một lần tuyển sai cũng có thể tạo ra gánh nặng đáng kể. Một thành viên chống lại phản hồi, trễ hạn hoặc gây mâu thuẫn có thể tiêu tốn thời gian lẽ ra nên dành cho tăng trưởng.

Nhà quản lý nên tập trung xây dựng một văn hóa mà ở đó kỳ vọng được làm rõ ngay từ đầu. Điều đó bao gồm trách nhiệm công việc, tiêu chuẩn hiệu suất, chuẩn mực giao tiếp và những giá trị mà công ty sẽ không thỏa hiệp.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp mới, đừng vội lấp đầy mọi vị trí ngay lập tức. Nhiều khi, một đội ngũ nhỏ nhưng mạnh còn tốt hơn một đội ngũ lớn nhưng phải liên tục chỉnh sửa.

3. Họ tiếp tục học hỏi và giữ tinh thần cầu thị

Những nhà quản lý giỏi nhất không bao giờ cho rằng mình không còn gì để học. Điều kiện kinh doanh thay đổi, đội ngũ phát triển và khách hàng kỳ vọng nhiều hơn so với một năm trước. Những nhà quản lý liên tục học hỏi sẽ thích nghi nhanh hơn và đưa ra quyết định dài hạn tốt hơn.

Việc học hỏi liên tục có thể bao gồm:

• Đọc sách về quản lý và lãnh đạo
• Học từ các cố vấn có kinh nghiệm
• Tham gia các nhóm đồng cấp hoặc cộng đồng cố vấn
• Nghiên cứu báo cáo tài chính và chỉ số kinh doanh
• Xin phản hồi từ nhân viên và khách hàng

Tinh thần cầu thị cũng quan trọng không kém kiến thức. Một nhà quản lý biết lắng nghe cẩn thận, tiếp nhận góp ý mang tính xây dựng và điều chỉnh khi cần sẽ ngày càng hiệu quả hơn theo thời gian.

Với nhà sáng lập, việc học không chỉ dừng ở lý thuyết lãnh đạo. Nó còn nên bao gồm các kiến thức cơ bản về thành lập doanh nghiệp và tuân thủ, rủi ro vận hành và cấu trúc pháp lý của công ty. Khi chủ doanh nghiệp hiểu rõ nghĩa vụ của pháp nhân, họ sẽ ít bị bất ngờ bởi việc bỏ sót hồ sơ hoặc các vấn đề hành chính.

Đó là một lý do nhiều chủ doanh nghiệp chọn hỗ trợ thành lập và công cụ tuân thủ ngay từ đầu. Một doanh nghiệp được tổ chức tốt ngay từ đầu sẽ có nhiều không gian hơn để tập trung vào chiến lược sau này.

4. Họ ra quyết định mà không bị chi phối bởi nỗi sợ

Sự bất định là một phần của kinh doanh. Những nhà quản lý thành công không loại bỏ được rủi ro, nhưng họ học cách đánh giá nó rồi hành động. Quản lý dựa trên nỗi sợ thường dẫn đến trì hoãn, do dự và bỏ lỡ cơ hội.

Những nhà quản lý xử lý sự bất định tốt thường làm ba việc:

• Thu thập đủ thông tin để đưa ra quyết định hợp lý
• Đánh giá rủi ro tiêu cực một cách thực tế
• Đặt ra thời hạn thay vì chờ đợi sự chắc chắn hoàn hảo

Thói quen này rất quan trọng trong tuyển dụng, lập ngân sách, thay đổi sản phẩm, lựa chọn nhà cung cấp và lập kế hoạch chiến lược. Nó cũng quan trọng khi nhà sáng lập phải quyết định có nên chính thức hóa hoạt động, tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp, hay đầu tư vào các hệ thống hỗ trợ tăng trưởng hay không.

Rủi ro có tính toán khác với hành động bốc đồng. Những nhà quản lý thành công tiến về phía trước một cách có kỷ luật. Họ đưa ra quyết định, theo dõi kết quả và điều chỉnh khi cần.

Sự tự tin để hành động tăng lên khi doanh nghiệp có một cấu trúc vững chắc. Thiết lập pháp nhân rõ ràng, quy trình tuân thủ có thể dự đoán trước và hỗ trợ hành chính đáng tin cậy sẽ giảm sự phân tâm và giúp việc ra quyết định dễ dàng hơn.

5. Họ lắng nghe trước khi dẫn dắt

Lắng nghe là một trong những kỹ năng quản lý bị đánh giá thấp nhất. Nhiều nhà quản lý nghĩ rằng lãnh đạo nghĩa là nói nhiều hơn, nhưng lãnh đạo hiệu quả thường bắt đầu bằng việc lắng nghe kỹ hơn.

Người biết lắng nghe tốt sẽ:

• Nghe điều nhân viên đang nói mà không vội phòng thủ
• Đặt câu hỏi tiếp theo trước khi đưa ra kết luận
• Nhận ra các mẫu lặp lại trong phản hồi từ khách hàng và đội ngũ
• Dùng ý kiến đóng góp để cải thiện hệ thống, không chỉ để ghi nhận lo ngại

Lắng nghe không có nghĩa là đồng ý với mọi đề xuất. Nó có nghĩa là hiểu đầy đủ bối cảnh trước khi phản ứng. Đội ngũ làm việc tốt hơn khi mọi người cảm thấy được lắng nghe, và nhà quản lý cũng ít mắc sai lầm hơn khi thu thập đủ thông tin trước khi quyết định.

Thói quen này cũng cải thiện khả năng giữ chân nhân sự. Nhân viên có xu hướng gắn bó hơn khi họ tin rằng ban lãnh đạo dễ tiếp cận và phản hồi.

Cách chủ doanh nghiệp mới xây dựng những thói quen này

Những thói quen quản lý hiệu quả nhất được hình thành thông qua lặp lại. Bạn không cần thay đổi mọi thứ cùng lúc. Hãy bắt đầu với một cải tiến và duy trì nó nhất quán.

Dưới đây là một khung thực hành:

Những cải thiện nhỏ sẽ tích lũy rất nhanh. Một nhà quản lý giao việc tốt hơn sẽ tiết kiệm thời gian. Một nhà quản lý tuyển đúng người sẽ giảm tỷ lệ nghỉ việc. Một nhà quản lý lắng nghe nhiều hơn sẽ phát hiện vấn đề sớm hơn. Theo thời gian, những thói quen này tạo ra một doanh nghiệp ổn định hơn và dễ mở rộng hơn.

Những sai lầm phổ biến mà nhà quản lý nên tránh

Ngay cả những nhà quản lý dày dạn kinh nghiệm cũng có thể rơi vào các khuôn mẫu làm giảm hiệu suất. Những sai lầm phổ biến nhất bao gồm:

• Quản lý vi mô mọi nhiệm vụ thay vì tin tưởng đội ngũ
• Tuyển dụng vì sự tiện lợi thay vì mức độ phù hợp lâu dài
• Bỏ qua các chi tiết vận hành vì cho rằng chúng không quan trọng
• Chờ quá lâu mới xử lý các vấn đề hiệu suất
• Xem phản hồi như sự chỉ trích thay vì thông tin

Tránh những thói quen này cũng quan trọng như việc thực hành các thói quen tích cực. Quản lý không chỉ là những gì bạn làm tốt. Nó còn là những gì bạn lựa chọn không tiếp tục làm nữa.

Quản lý và thành lập doanh nghiệp luôn đi cùng nhau

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng việc thành lập chỉ là nộp hồ sơ giấy tờ, nhưng một doanh nghiệp mạnh bắt đầu từ cấu trúc. Cách bạn thiết lập công ty sẽ ảnh hưởng đến cách bạn quản lý nó về sau.

Khi bạn thành lập doanh nghiệp đúng cách, bạn tạo ra sự tách biệt rõ ràng hơn giữa quyền sở hữu, vận hành và tuân thủ. Điều đó giúp bạn dễ giao việc, theo dõi trách nhiệm và phát triển với sự tự tin hơn.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp xây dựng nền tảng đó bằng các giải pháp thành lập và hỗ trợ tuân thủ được thiết kế cho các doanh nhân tại Hoa Kỳ. Khi phần hành chính của doanh nghiệp được tổ chức tốt, nhà quản lý có thể dành nhiều thời gian hơn để dẫn dắt con người và cải thiện hiệu suất.

Lời kết

Những nhà quản lý doanh nghiệp thành công nhất không sinh ra đã có trực giác hoàn hảo. Họ phát triển các thói quen giúp nâng cao khả năng lãnh đạo theo thời gian. Họ ủy quyền có chủ đích, xây dựng đội ngũ mạnh, tiếp tục học hỏi, ra quyết định với sự can đảm và lắng nghe cẩn thận trước khi hành động.

Với chủ doanh nghiệp mới, những thói quen này không phải là phần bổ sung tùy chọn. Chúng là công cụ thực tế giúp một công ty đi từ hỗn loạn của giai đoạn khởi đầu sang tăng trưởng ổn định.

Nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình mở rộng, hãy bắt đầu bằng việc củng cố cách bạn quản lý nó. Quản lý tốt tạo ra điều kiện cho việc tuyển dụng tốt hơn, thực thi tốt hơn và kết quả tốt hơn.