Cách Chủ Doanh Nghiệp Trả Nợ Vay Mà Không Làm Căng Thẳng Dòng Tiền

Các khoản vay doanh nghiệp có thể là công cụ hữu ích để khởi nghiệp, bù đắp thiếu hụt ngắn hạn hoặc tài trợ cho tăng trưởng. Thách thức không chỉ là vay được tiền mà còn là trả nợ theo cách giúp doanh nghiệp ổn định và bảo vệ các cơ hội trong tương lai.

Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, việc trả nợ trở nên khó khăn khi doanh thu không đều, chi phí vận hành tăng lên, hoặc quá nhiều tiền mặt bị giam trong hàng tồn kho, lương nhân viên hay mở rộng kinh doanh. Tin tốt là các vấn đề trả nợ thường cải thiện khi chủ doanh nghiệp hành động sớm, xem xét số liệu một cách trung thực và xây dựng một kế hoạch có cấu trúc.

Hướng dẫn này giải thích những cách thực tế để chủ doanh nghiệp trả nợ vay mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động hằng ngày.

Bắt đầu bằng cái nhìn rõ ràng về khoản nợ

Trước khi thay đổi điều gì, hãy xác định chính xác bạn đang nợ bao nhiêu và theo điều khoản nào. Nhiều vấn đề trả nợ trở nên khó giải quyết hơn vì chủ doanh nghiệp chỉ nhìn vào khoản thanh toán hằng tháng mà không xem toàn bộ cấu trúc nợ.

Hãy rà soát từng khoản vay và ghi lại:

• Số dư gốc
• Lãi suất
• Khoản thanh toán hằng tháng
• Ngày đến hạn thanh toán
• Phí trả nợ trước hạn
• Phí chậm trả
• Yêu cầu tài sản bảo đảm
• Bất kỳ bảo lãnh cá nhân nào gắn với khoản vay

Sau khi sắp xếp xong thông tin này, hãy so sánh tất cả các khoản nợ cạnh nhau. Việc đó giúp dễ quyết định nghĩa vụ nào cần được ưu tiên ngay và nghĩa vụ nào có thể là ứng viên cho tái cơ cấu hoặc trả hết sớm.

Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản vay, hãy tạo một bảng theo dõi trả nợ đơn giản. Chỉ cần một bảng tính cũng có thể giúp bạn thấy khoản nợ nào đang tiêu tốn nhiều tiền mặt nhất và khoản nợ nào đang tăng nhanh nhất do lãi suất.

Ưu tiên bảo vệ dòng tiền trước

Trả nợ không nên diễn ra trong khoảng trống. Nếu doanh nghiệp không thể chi trả lương, tiền thuê, thuế và các chi phí vận hành thiết yếu, việc dồn quá nhiều tiền vào trả nợ có thể tạo ra một vấn đề còn tệ hơn.

Một kế hoạch trả nợ tốt bắt đầu bằng dự báo dòng tiền. Ước tính số tiền có thể thu vào trong 30, 60 và 90 ngày tới, sau đó so sánh với các chi phí bắt buộc.

Hãy tập trung vào:

• Thời điểm khách hàng thanh toán
• Mô hình doanh thu theo mùa
• Các chi phí cố định định kỳ
• Các chi phí biến đổi có thể cắt giảm nhanh
• Nghĩa vụ thuế
• Mức dự trữ cho tình huống khẩn cấp

Nếu doanh nghiệp đang thiếu tiền mặt, đừng dùng toàn bộ số tiền sẵn có để trả gốc vay. Thường sẽ tốt hơn nếu giữ một khoản đệm nhỏ và trả đều đặn thay vì trả một khoản lớn rồi khiến công ty dễ rơi vào thiếu hụt sau đó.

Cắt giảm các chi phí không cần thiết

Giảm chi phí là một trong những cách nhanh nhất để giải phóng tiền mặt cho việc trả nợ. Mục tiêu không phải là thắt lưng buộc bụng một cách máy móc. Mục tiêu là loại bỏ những khoản chi không hỗ trợ doanh thu, vận hành hoặc giữ chân khách hàng.

Các khu vực thường nên xem xét bao gồm:

• Các gói phần mềm ít được sử dụng
• Diện tích văn phòng dư thừa
• Hợp đồng nhà cung cấp đắt đỏ
• Bảo trì thiết bị lỗi thời
• Các dòng sản phẩm hoặc dịch vụ không sinh lời
• Các kênh marketing có hiệu quả thấp

Hãy tìm những khoản chi có thể giảm mà không làm tổn hại đến hoạt động cốt lõi. Trong một số trường hợp, thương lượng lại với nhà cung cấp có thể giảm cam kết hằng tháng mà không gây gián đoạn lớn. Trong những trường hợp khác, chuyển sang quy trình đơn giản hơn hoặc quy mô nhỏ hơn có thể giúp giữ tiền mặt và làm cho việc trả nợ dễ quản lý hơn.

Nếu có thể, hãy chuyển ngay các khoản tiết kiệm đó sang thanh toán khoản vay. Như vậy kế hoạch trả nợ sẽ gắn với cải thiện vận hành thực tế thay vì lạc quan tạm thời.

Tăng doanh thu theo hướng có mục tiêu

Kiểm soát chi phí có ích, nhưng trả nợ sẽ dễ hơn khi thu nhập tăng lên. Cách tốt nhất thường là củng cố những phần của doanh nghiệp vốn đã hoạt động tốt thay vì chạy theo mọi cơ hội mới.

Hãy cân nhắc các lựa chọn như:

• Tái kết nối với khách hàng cũ
• Bán theo gói hoặc cung cấp phiên bản cao cấp hơn
• Tăng giá nhẹ ở những nơi thị trường cho phép
• Cải thiện tốc độ thu hồi các hóa đơn quá hạn
• Tạo mô hình doanh thu thuê bao hoặc định kỳ
• Bán hàng tồn kho chậm luân chuyển

Nếu doanh nghiệp bán cho doanh nghiệp khác, việc thu hồi công nợ từ hóa đơn có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng trả nợ. Rút ngắn thời hạn thanh toán, đưa ra chiết khấu thanh toán sớm hoặc siết chặt chính sách tín dụng có thể giúp tiền về nhanh hơn.

Điều quan trọng là tăng doanh thu theo cách cải thiện biên lợi nhuận và dòng tiền, chứ không chỉ tăng doanh số trên bề mặt. Các khoản bán hàng phải giảm giá mạnh hoặc cần chi phí đầu vào lớn có thể không thực sự giúp ích cho việc trả nợ vay.

Ưu tiên khoản nợ có chi phí cao nhất

Không phải tất cả các khoản vay đều nên được trả theo cùng một thứ tự. Nếu doanh nghiệp có hơn một nghĩa vụ, hãy ưu tiên khoản nợ tạo ra áp lực tài chính lớn nhất trước.

Điều đó có thể có nghĩa là ưu tiên:

• Các khoản vay có lãi suất cao nhất
• Khoản nợ có phí chậm trả hoặc phí phạt lớn
• Nghĩa vụ có bảo lãnh cá nhân
• Các khoản vay ngắn hạn với lịch thanh toán gắt gao
• Khoản nợ đã quá hạn

Hai phương pháp trả nợ phổ biến là debt avalanche và debt snowball. Phương pháp avalanche tập trung vào khoản nợ có lãi suất cao nhất trước. Phương pháp snowball tập trung vào số dư nhỏ nhất trước để tạo đà tâm lý.

Đối với doanh nghiệp, phương pháp avalanche thường hợp lý hơn về mặt tài chính vì nó giảm tổng chi phí lãi vay. Tuy vậy, nếu tinh thần và động lực của đội ngũ là yếu tố quan trọng, cách snowball có thể dễ duy trì hơn.

Trao đổi với bên cho vay trước khi lỡ hạn thanh toán

Nhiều chủ doanh nghiệp đợi quá lâu mới liên hệ với bên cho vay. Đó là một sai lầm. Nếu việc trả nợ đang trở nên khó khăn, trao đổi sớm thường tạo ra nhiều lựa chọn hơn là im lặng.

Bên cho vay có thể sẵn sàng thảo luận về:

• Tạm thời chỉ trả lãi
• Kéo dài thời hạn trả nợ
• Điều chỉnh ngày đến hạn
• Thỏa thuận giãn nợ
• Sửa đổi khoản vay
• Hợp nhất sang một cấu trúc khác

Hãy chuẩn bị thông tin tài chính chính xác khi liên hệ. Bên cho vay có xu hướng hợp tác hơn với người vay có thể giải thích tình hình rõ ràng và đưa ra một kế hoạch phục hồi thực tế.

Các tài liệu hữu ích có thể bao gồm:

• Báo cáo lãi lỗ gần nhất
• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo dòng tiền
• Tờ khai thuế
• Sao kê ngân hàng
• Dự báo doanh thu đã cập nhật

Mục tiêu là cho thấy doanh nghiệp không né tránh việc trả nợ. Doanh nghiệp đang quản lý một thách thức tạm thời hoặc mang tính cấu trúc theo cách có trách nhiệm.

Cân nhắc tái cấp vốn hoặc hợp nhất một cách thận trọng

Tái cấp vốn có thể cải thiện việc trả nợ nếu nó làm giảm lãi suất, kéo dài kỳ hạn hoặc biến nhiều khoản thanh toán thành một nghĩa vụ dễ quản lý hơn. Nhưng tái cấp vốn không phải là giải pháp phù hợp trong mọi trường hợp.

Nó có thể hữu ích khi:

• Doanh nghiệp có doanh thu mạnh hơn so với lúc khoản vay ban đầu được phê duyệt
• Lãi suất thị trường đã tốt hơn
• Nợ ngắn hạn đang tạo quá nhiều áp lực thanh toán
• Nhiều khoản vay khó quản lý cùng lúc

Nó có thể không hữu ích khi:

• Phí quá cao làm mất hết phần tiết kiệm
• Kỳ hạn mới quá dài khiến tổng lãi tăng đáng kể
• Doanh nghiệp đã vay nợ quá mức
• Tái cấp vốn chỉ trì hoãn một vấn đề dòng tiền sâu hơn

Trước khi tái cấp vốn, hãy tính tổng chi phí của khoản vay mới, chứ không chỉ khoản thanh toán hằng tháng mới. Mức thanh toán thấp hơn có thể hữu ích, nhưng nếu nó kéo dài khoản nợ thêm nhiều năm, doanh nghiệp có thể phải trả nhiều hơn rất nhiều theo thời gian.

Duy trì kỷ luật về thuế và kế toán để tránh bất ngờ

Nợ thuế và sai sót sổ sách có thể phá vỡ kế hoạch trả nợ. Chủ doanh nghiệp biết rõ mình nợ gì, khi nào đến hạn và còn lại bao nhiêu sau chi phí sẽ ở vị thế tốt hơn nhiều để quản lý khoản vay một cách có trách nhiệm.

Hãy duy trì các thói quen sau:

• Đối chiếu sổ sách thường xuyên
• Tách biệt chi tiêu doanh nghiệp và cá nhân
• Trích riêng tiền thuế ngay khi có doanh thu
• Rà soát công nợ phải thu hằng tuần
• Theo dõi ngày thanh toán cho bên cho vay trên lịch
• Duy trì một khoản dự trữ vận hành nhỏ

Nếu doanh nghiệp được thành lập dưới dạng LLC hoặc corporation, hồ sơ pháp lý đầy đủ và tài chính được tổ chức tốt cũng giúp dễ xem xét nghĩa vụ, ghi nhận quyết định và chuẩn bị cho các cuộc trao đổi với bên cho vay. Zenind giúp các chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ tổ chức khi thành lập và duy trì công ty của họ, từ đó hỗ trợ kỷ luật tài chính tốt hơn khi doanh nghiệp phát triển.

Biến việc trả nợ thành một thói quen vận hành định kỳ

Trả nợ thành công không chỉ là tìm thêm một khoản thanh toán. Đó là xây dựng một quy trình mà doanh nghiệp có thể duy trì.

Một hệ thống trả nợ thực tế thường bao gồm:

• Thanh toán tự động theo lịch
• Rà soát dòng tiền hằng tuần
• Cập nhật ngân sách hằng tháng
• Dành một tỷ lệ cố định của tiền dư cho nợ
• Kiểm tra định kỳ số dư vay và chi phí lãi

Nếu doanh thu cải thiện, hãy dùng một phần mức tăng để giảm nợ nhanh hơn. Nếu doanh thu giảm, hãy phản ứng sớm bằng cách điều chỉnh chi tiêu trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng. Sự nhất quán quan trọng hơn những khoản thanh toán lớn thỉnh thoảng mới làm được nhưng không thể lặp lại.

Biết khi nào cần tư vấn chuyên môn

Đôi khi khó khăn trả nợ chỉ là vấn đề ngân sách. Lúc khác, nó liên quan đến pháp lý, thuế hoặc cấu trúc doanh nghiệp và cần có chuyên gia hỗ trợ.

Một kế toán viên, luật sư hoặc cố vấn tài chính đủ năng lực có thể hữu ích nếu doanh nghiệp đang đối mặt với:

• Bảo lãnh cá nhân
• Nguy cơ vỡ nợ
• Cầm cố thuế
• Nhiều chủ nợ
• Tái cấu trúc danh mục vay
• Rủi ro mất khả năng thanh toán

Tìm trợ giúp sớm có thể giữ lại nhiều lựa chọn hơn. Chờ đến khi tài khoản đã rơi vào tình trạng quá hạn thường làm giảm các phương án có thể sử dụng.

Lời kết

Trả nợ vay doanh nghiệp sẽ dễ hơn khi kế hoạch trả nợ gắn với dòng tiền thực tế, ngân sách thực tế và trao đổi đều đặn với bên cho vay. Những chủ doanh nghiệp hiểu khoản nợ của mình, giảm lãng phí, cải thiện doanh thu và hành động sớm thường có nhiều linh hoạt hơn những người chờ cho vấn đề trở nên tệ hơn.

Đối với những nhà sáng lập đang xây dựng một công ty mới, nền tảng thành lập và tuân thủ pháp lý vững chắc cũng rất quan trọng. Zenind giúp các doanh nhân tại Hoa Kỳ thành lập và duy trì doanh nghiệp của họ với cấu trúc cần thiết để giữ tổ chức tốt, tập trung và sẵn sàng tăng trưởng.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế, kế toán hoặc tài chính. Để được tư vấn về tình huống cụ thể của bạn, hãy tham khảo một chuyên gia có giấy phép hành nghề.