Cách hoạt động của xử lý thanh toán bằng thẻ ghi nợ cho doanh nghiệp mới

Thẻ ghi nợ là một trong những cách thanh toán phổ biến nhất hiện nay. Với một doanh nghiệp mới, khả năng chấp nhận thanh toán bằng thẻ ghi nợ không chỉ là sự tiện lợi. Đó thường là một kỳ vọng cơ bản có thể ảnh hưởng đến doanh số, dòng tiền và niềm tin của khách hàng.

Nếu bạn đang thành lập công ty mới, việc thiết lập khả năng chấp nhận thanh toán thường là một phần trong kế hoạch ra mắt tổng thể. Khi cơ cấu doanh nghiệp đã được thiết lập, việc hiểu cách xử lý thanh toán bằng thẻ ghi nợ hoạt động sẽ giúp bạn chọn dịch vụ merchant phù hợp, so sánh phí và tránh nhầm lẫn không cần thiết khi giao dịch được đối soát.

Hướng dẫn này giải thích quy trình thanh toán bằng thẻ ghi nợ từ đầu đến cuối, phân tích sự khác biệt giữa debit có chữ ký và debit dùng PIN, đồng thời cho biết chủ doanh nghiệp cần lưu ý gì trước khi chấp nhận thanh toán bằng thẻ ghi nợ.

Xử lý thanh toán bằng thẻ ghi nợ là gì?

Xử lý thanh toán bằng thẻ ghi nợ là hệ thống cho phép doanh nghiệp chấp nhận thanh toán từ tài khoản thanh toán của khách hàng thông qua thẻ ghi nợ. Quy trình này nhìn bề ngoài khá giống việc chấp nhận thẻ tín dụng, nhưng tiền được trừ từ tài khoản ngân hàng của chủ thẻ thay vì từ một hạn mức tín dụng quay vòng.

Khi thanh toán bằng thẻ ghi nợ được phê duyệt, ngân hàng phát hành sẽ kiểm tra xem có đủ tiền hay không. Nếu tài khoản có đủ số dư và giao dịch vượt qua các kiểm tra cơ bản về gian lận và mạng lưới, khoản thanh toán sẽ được chấp thuận và sau đó được chuyển vào tài khoản của người bán.

Đối với người bán, xử lý thẻ ghi nợ thường liên quan đến nhiều nhà cung cấp và hệ thống cùng hoạt động:

• Thẻ ghi nợ của khách hàng
• Thiết bị thanh toán, hệ thống điểm bán hàng hoặc trang thanh toán trực tuyến của người bán
• Bộ xử lý thanh toán hoặc đơn vị trung gian thanh toán
• Mạng thẻ hoặc mạng ghi nợ
• Ngân hàng phát hành
• Tài khoản merchant nơi tiền được ghi có

Chuỗi các bên tham gia này là lý do vì sao thanh toán bằng thẻ ghi nợ có thể diễn ra gần như tức thì tại quầy nhưng vẫn cần thời gian để được đối soát ở phía sau.

Quy trình thanh toán bằng thẻ ghi nợ từng bước

Một giao dịch thẻ ghi nợ thường đi theo cùng một trình tự cốt lõi, dù thanh toán diễn ra trực tiếp, trực tuyến hay qua điện thoại.

1. Khách hàng khởi tạo thanh toán

Khách hàng đưa thẻ ghi nợ tại quầy hoặc nhập thông tin thẻ vào biểu mẫu thanh toán trực tuyến. Tại cửa hàng vật lý, họ có thể chạm, cắm hoặc quẹt thẻ. Trong một số trường hợp, họ chọn giao dịch sẽ được xử lý như debit hay credit.

2. Người bán truyền giao dịch

Thiết bị thanh toán hoặc cổng thanh toán của người bán sẽ gửi dữ liệu giao dịch đến bộ xử lý. Dữ liệu đó thường bao gồm số thẻ, số tiền giao dịch, thông tin người bán và các thông tin bảo mật khác mà mạng lưới yêu cầu.

3. Bộ xử lý chuyển tiếp yêu cầu

Bộ xử lý sẽ chuyển giao dịch đến mạng phù hợp. Mạng này phụ thuộc vào cách thanh toán bằng thẻ ghi nợ đang được xử lý. Một số giao dịch sử dụng mạng của thương hiệu thẻ, trong khi các giao dịch khác sử dụng mạng ghi nợ.

4. Ngân hàng phát hành xem xét giao dịch

Ngân hàng phát hành, tức là ngân hàng đã cấp thẻ ghi nợ cho khách hàng, sẽ kiểm tra tài khoản. Ngân hàng xác minh liệu giao dịch có thể được chấp thuận dựa trên số dư khả dụng, các kiểm soát gian lận và quy tắc của mạng lưới hay không.

5. Giao dịch được chấp thuận hoặc từ chối

Nếu mọi thứ đều hợp lệ, ngân hàng sẽ cho phép giao dịch. Nếu không, giao dịch sẽ bị từ chối. Khách hàng có thể cần dùng thẻ khác hoặc phương thức thanh toán khác.

6. Khoản thanh toán được đối soát

Sau khi được phê duyệt, tiền sẽ đi qua mạng lưới và bộ xử lý để vào tài khoản của người bán. Việc đối soát thường diễn ra sau đó, chứ không phải ngay lúc giao dịch được chấp thuận. Thời điểm cụ thể phụ thuộc vào bộ xử lý, quan hệ ngân hàng và lịch đối soát của người bán.

Debit có chữ ký và debit dùng PIN

Một trong những điểm khác biệt quan trọng nhất trong xử lý thẻ ghi nợ là sự khác nhau giữa debit có chữ ký và debit dùng PIN. Hai cách này ảnh hưởng đến cách giao dịch được định tuyến, cách xác minh và chi phí mà người bán có thể phải trả.

Debit có chữ ký

Các giao dịch debit có chữ ký được xử lý thông qua các mạng thẻ lớn. Trong môi trường bán lẻ, khách hàng có thể chọn tùy chọn “credit” dù họ đang dùng thẻ ghi nợ. Dù tên gọi là credit, đây vẫn là giao dịch debit vì tiền được trừ từ tài khoản ngân hàng của khách hàng.

Một giao dịch debit có chữ ký thường không yêu cầu khách hàng nhập PIN. Thay vào đó, chủ thẻ có thể ký hóa đơn hoặc thậm chí hoàn tất mua hàng mà không cần ký, tùy vào thiết lập của người bán và quy tắc của mạng lưới.

Debit có chữ ký thường phổ biến với:

• Mua hàng trực tiếp tại cửa hàng
• Giao dịch trực tuyến
• Đơn đặt hàng qua điện thoại
• Các giao dịch thẻ ghi nợ nhập tay

Debit dùng PIN

Các giao dịch debit dùng PIN được xử lý qua mạng ghi nợ và yêu cầu khách hàng nhập mã PIN. Tại cửa hàng, khách hàng thường chọn tùy chọn “debit” và nhập PIN trên máy thanh toán.

Debit dùng PIN có thể có đường định tuyến và cấu trúc giá khác so với debit có chữ ký. Hình thức này thường gắn với giao dịch trực tiếp tại cửa hàng, nơi khách hàng có thẻ vật lý và máy thanh toán hỗ trợ nhập PIN.

Loại nào tốt hơn?

Không có lựa chọn nào thắng tuyệt đối. Phương án tốt hơn phụ thuộc vào giá trị giao dịch, khối lượng bán hàng, hành vi khách hàng và cấu trúc giá do bộ xử lý cung cấp.

Nhìn chung:

• Debit có chữ ký thường thuận tiện hơn cho thanh toán không có mặt thẻ và các giao dịch bán lẻ nhỏ.
• Debit dùng PIN có thể phù hợp hơn với giao dịch trực tiếp giá trị lớn hoặc với doanh nghiệp muốn khách hàng hoàn tất mua hàng bằng PIN.

Nhiều doanh nghiệp chấp nhận cả hai vì khách hàng mong đợi sự linh hoạt. Cấu hình phù hợp thường phụ thuộc vào cách bạn bán hàng và nơi bạn bán hàng.

Khác biệt giữa xử lý thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng

Xử lý thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng có nhiều thành phần giống nhau, nhưng mức độ rủi ro là khác nhau.

Với thẻ tín dụng, tổ chức phát hành thẻ về cơ bản đang cấp tín dụng ngắn hạn cho khách hàng. Với thẻ ghi nợ, tiền sử dụng là tiền thực có trong tài khoản của khách hàng. Đó là một lý do khiến thanh toán bằng thẻ ghi nợ thường được xem là ít rủi ro hơn giao dịch thẻ tín dụng.

Những khác biệt chính gồm:

• Thanh toán bằng thẻ ghi nợ trừ tiền từ tài khoản ngân hàng thay vì từ hạn mức tín dụng.
• Việc chấp thuận phụ thuộc vào số dư khả dụng của tài khoản.
• Một số giao dịch debit có thể có chi phí xử lý thấp hơn giao dịch thẻ tín dụng.
• Khách hàng có thể có sở thích khác nhau giữa nhập PIN và ký xác nhận giao dịch.

Đối với người bán, thiết lập vận hành đủ tương tự để nhiều nhà cung cấp thanh toán gộp chấp nhận debit và credit trong cùng một tài khoản merchant và hệ thống điểm bán hàng.

Phí thẻ ghi nợ đối với người bán

Phí là một trong những lý do lớn nhất khiến chủ doanh nghiệp muốn hiểu rõ cách xử lý thẻ ghi nợ. Những khác biệt nhỏ về giá có thể tích lũy rất nhanh khi khối lượng giao dịch tăng lên.

Chi phí của người bán có thể bao gồm:

• Phí interchange
• Phần chênh lệch của bộ xử lý
• Phí theo từng giao dịch
• Phí tài khoản hàng tháng
• Phí cổng thanh toán cho giao dịch trực tuyến
• Phí thiết bị hoặc máy thanh toán
• Phí chargeback hoặc truy xuất thông tin trong một số trường hợp

Số tiền thực tế bạn phải trả phụ thuộc vào bộ xử lý, mô hình kinh doanh, khối lượng bán hàng, giá trị đơn hàng và việc giao dịch là có mặt thẻ hay không có mặt thẻ.

Vì sao phí thẻ ghi nợ thường thấp hơn

Thanh toán bằng thẻ ghi nợ thường ít rủi ro hơn đối với ngân hàng so với thẻ tín dụng vì tiền đến từ số dư tài khoản hiện có. Mức rủi ro thấp hơn đó có thể dẫn đến phí thấp hơn, đặc biệt với doanh nghiệp xử lý nhiều giao dịch debit.

Vì sao giá vẫn thay đổi

Ngay cả khi xử lý debit có vẻ rẻ hơn trên giấy tờ, chi phí cuối cùng vẫn có thể khác nhau theo loại giao dịch:

• Doanh nghiệp giao dịch giá trị nhỏ có thể hưởng lợi từ một mô hình định giá.
• Doanh nghiệp giao dịch giá trị lớn hơn có thể phù hợp với mô hình khác.
• Debit dùng PIN và debit có chữ ký có thể được định giá khác nhau.
• Giao dịch trực tuyến và nhập tay có thể tốn hơn giao dịch trực tiếp tại quầy.

Vì vậy, chủ doanh nghiệp mới nên so sánh kỹ các bộ xử lý thay vì chỉ nhìn vào một mức giá quảng cáo duy nhất.

Điều gì xảy ra khi giao dịch thẻ ghi nợ bị từ chối?

Một giao dịch thẻ ghi nợ bị từ chối thường có nghĩa là ngân hàng phát hành không cho phép giao dịch. Các nguyên nhân phổ biến gồm:

• Không đủ số dư
• Nhập sai PIN
• Nghi ngờ gian lận
• Thẻ bị báo mất hoặc bị đánh cắp
• Sự cố kết nối mạng hoặc thiết bị đầu cuối
• Giao dịch quốc tế hoặc giao dịch trực tuyến bị chặn

Khi giao dịch bị từ chối, người bán sẽ không nhận được tiền. Khách hàng có thể cần thử lại thẻ, dùng phương thức thanh toán khác hoặc liên hệ với ngân hàng của họ.

Việc từ chối không phải lúc nào cũng do số dư của khách hàng. Đôi khi nguyên nhân là vấn đề bảo mật hoặc kỹ thuật, vì vậy người bán nên đào tạo nhân viên xử lý các tình huống từ chối một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp.

Cách doanh nghiệp giảm ma sát thanh toán

Trải nghiệm thanh toán trơn tru giúp khách hàng hoàn tất mua hàng và giảm số giao dịch bị bỏ dở. Chủ doanh nghiệp có thể cải thiện việc chấp nhận thẻ ghi nợ bằng cách tập trung vào các điểm sau:

Chọn thiết bị thanh toán đáng tin cậy

Thiết bị đầu cuối hoặc cổng thanh toán nên hỗ trợ các phương thức thanh toán mà khách hàng thực sự sử dụng. Nếu bạn dự kiến có cả bán trực tiếp và bán trực tuyến, hãy নিশ্চিত đảm bảo hệ thống xử lý tốt cả hai.

Hỗ trợ nhiều tùy chọn thẻ ghi nợ

Nếu tệp khách hàng của bạn thường mua hàng trực tiếp, việc chấp nhận cả debit dùng PIN và debit có chữ ký có thể tăng sự tiện lợi và giảm mất doanh thu.

Giữ quy trình thanh toán nhanh

Quy trình thanh toán chậm hoặc khó hiểu có thể làm khách hàng bực bội. Thông báo rõ ràng, hướng dẫn terminal đơn giản và kết nối ổn định quan trọng hơn nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ.

Xem lại cấu trúc phí thường xuyên

Khi doanh nghiệp phát triển, chi phí xử lý của bạn có thể thay đổi. Rà soát giá một hoặc hai lần mỗi năm có thể giúp bạn phát hiện các khoản phí không cần thiết hoặc chuyển sang gói tốt hơn.

Duy trì kiểm soát gian lận cơ bản

Dù thẻ ghi nợ có thể ít rủi ro hơn thẻ tín dụng, không có phương thức thanh toán nào là hoàn toàn không có rủi ro. Hãy dùng xác minh địa chỉ, công cụ sàng lọc gian lận và đào tạo nhân viên khi phù hợp.

Xử lý thẻ ghi nợ cho bán hàng trực tuyến và qua điện thoại

Không phải mọi khoản thanh toán bằng thẻ ghi nợ đều diễn ra trực tiếp. Nhiều doanh nghiệp chấp nhận thẻ ghi nợ qua cửa hàng thương mại điện tử, nền tảng xuất hóa đơn hoặc đơn hàng qua điện thoại.

Những giao dịch này thường là không có mặt thẻ, nghĩa là khách hàng không đứng trực tiếp tại thiết bị thanh toán. Vì lý do đó, chúng thường được xử lý qua cùng hạ tầng mạng thẻ dùng cho debit có chữ ký.

Đối với thanh toán trực tuyến hoặc qua điện thoại, người bán nên đặc biệt chú ý đến:

• Bảo mật cổng thanh toán
• Công cụ xác minh địa chỉ
• Quy tắc phát hiện gian lận
• Email biên nhận và xác nhận cho khách hàng
• Chính sách quản lý chargeback

Vì khách hàng không hiện diện trực tiếp, những giao dịch này có thể chịu mức giám sát gian lận cao hơn so với mua hàng tại cửa hàng.

Chủ doanh nghiệp mới cần biết gì trước khi chấp nhận thẻ ghi nợ

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh, việc chấp nhận thẻ ghi nợ nên nằm trong danh sách kiểm tra khi ra mắt. Sau khi công ty được thành lập, bạn thường sẽ cần thiết lập tài khoản merchant, bộ xử lý thanh toán và phương thức thanh toán trước khi có thể chấp nhận thẻ.

Một vài câu hỏi thực tế có thể giúp bạn chọn cấu hình phù hợp:

• Bạn sẽ bán trực tiếp, trực tuyến hay cả hai?
• Khách hàng của bạn thích chạm, quẹt, cắm thẻ hay nhập thông tin thẻ trực tuyến?
• Bạn có cần hỗ trợ debit dùng PIN tại quầy không?
• Giá trị giao dịch trung bình của bạn là nhỏ hay lớn?
• Bạn muốn mức giá cố định đơn giản hay định giá chi tiết theo interchange?

Giải pháp tốt nhất không phải lúc nào cũng là giải pháp có tỷ lệ quảng cáo thấp nhất. Đó là giải pháp phù hợp với mô hình bán hàng của bạn và cung cấp chi phí dự đoán được khi doanh nghiệp phát triển.

Kết luận

Xử lý thanh toán bằng thẻ ghi nợ cho phép khách hàng thanh toán trực tiếp từ tài khoản ngân hàng của họ, đồng thời mang đến cho người bán một cách nhanh chóng và quen thuộc để nhận tiền. Quy trình này liên quan đến khách hàng, hệ thống thanh toán của người bán, bộ xử lý, mạng thẻ hoặc mạng ghi nợ và ngân hàng phát hành cùng hoạt động theo thời gian thực.

Đối với chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là hiểu sự khác biệt giữa debit có chữ ký và debit dùng PIN, biết phí đến từ đâu và chọn hệ thống thanh toán phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành. Khi công ty của bạn đã được thành lập và sẵn sàng bán hàng, chấp nhận thẻ ghi nợ là một trong những công cụ quan trọng nhất để biến sự quan tâm thành doanh thu.