Cách tạo bản tin email đầu tiên cho một doanh nghiệp mới

Ra mắt một công ty không chỉ là xây dựng một sản phẩm hay dịch vụ. Điều đó còn có nghĩa là tạo ra những cách thức đáng tin cậy để luôn hiện diện trước những người có khả năng mua hàng cao nhất. Với nhiều doanh nghiệp mới, bản tin email đầu tiên trở thành một trong những kênh tiếp thị tiết kiệm chi phí nhất.

Bản tin giúp bạn thông báo ra mắt, giáo dục khách hàng tiềm năng, nuôi dưỡng lead và đưa khách hàng quay trở lại mà không phải trả tiền cho từng lần hiển thị. Nó cũng cho bạn quyền truy cập trực tiếp vào khán giả của mình, điều này đặc biệt có giá trị khi phạm vi tiếp cận trên mạng xã hội thay đổi, chi phí quảng cáo tăng hoặc thuật toán nền tảng dịch chuyển.

Nếu bạn vừa thành lập LLC hoặc corporation và đang bắt đầu xây dựng sự hiện diện thương hiệu, bản tin đầu tiên có thể đóng vai trò thực tế trong việc tạo nhận thức và mang lại doanh số ban đầu. Điều quan trọng là tiếp cận nó một cách có chiến lược thay vì xem nó như một chương trình quảng bá một lần.

Vì sao bản tin đầu tiên của bạn quan trọng

Email đầu tiên sẽ đặt nền tảng cho cách người đăng ký trải nghiệm thương hiệu của bạn. Nó nên hữu ích, đáng tin cậy và dễ hành động. Một bản tin đầu tiên hiệu quả có thể làm cùng lúc nhiều việc:

• Giới thiệu doanh nghiệp và làm rõ bạn cung cấp gì.
• Khuyến khích người đăng ký mở các email trong tương lai.
• Tăng lưu lượng truy cập đến website, cửa hàng hoặc trang đặt lịch của bạn.
• Xây dựng niềm tin thông qua thông tin hữu ích thay vì bán hàng trực diện.
• Tạo nền tảng cho hoạt động email marketing liên tục.

Với một công ty mới, điều này rất quan trọng vì hầu hết mọi người sẽ không mua ngay từ lần chạm đầu tiên. Email cho phép bạn duy trì sự hiện diện trong khi khán giả tìm hiểu bạn là ai, bạn giải quyết vấn đề gì và vì sao họ nên chọn bạn.

Bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng

Trước khi viết bất kỳ dòng nào, hãy xác định mục đích của bản tin. Các mục tiêu khác nhau sẽ cần nội dung khác nhau.

Các mục tiêu phổ biến cho email đầu tiên gồm có:

• Giới thiệu doanh nghiệp và câu chuyện thương hiệu của bạn.
• Thông báo ra mắt hoặc khai trương.
• Chia sẻ ưu đãi giới hạn thời gian hoặc chương trình truy cập sớm.
• Cung cấp một tài nguyên như checklist, hướng dẫn hoặc mã giảm giá.
• Khuyến khích người đọc theo dõi nội dung của bạn hoặc xem danh mục sản phẩm.

Hãy chọn một mục tiêu chính. Nếu bạn cố làm mọi thứ cùng lúc, thông điệp sẽ trở nên yếu đi. Bản tin đầu tiên tốt nhất có một kết quả rõ ràng và một bước tiếp theo hiển nhiên.

Xây dựng danh sách đúng cách

Bản tin chỉ hiệu quả khi người nhận thực sự đồng ý nghe từ bạn. Điều đó có nghĩa là danh sách phải được xây dựng bằng sự cho phép, không phải bằng lối tắt.

Hãy sử dụng các nguồn như:

• Biểu mẫu đăng ký trên website.
• Tùy chọn đồng ý khi thanh toán.
• Lead magnet như tài liệu tải xuống hoặc mẫu biểu.
• Đăng ký tham gia sự kiện.
• Đăng ký trực tiếp tại hội chợ thương mại, cửa hàng pop-up hoặc sự kiện ra mắt.
• Trang tạo tài khoản khách hàng với ngôn ngữ đồng ý rõ ràng.

Tránh mua danh sách hoặc thu thập liên hệ một cách tự động. Những danh sách này thường tạo ra mức độ tương tác thấp, nhiều khiếu nại spam và khả năng gửi thư kém. Chúng cũng có thể gây ra vấn đề tuân thủ, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn tiếp thị trên nhiều bang hoặc tới khách hàng ở nhiều khu vực pháp lý khác nhau.

Một danh sách nhỏ gồm những người đăng ký quan tâm luôn có giá trị hơn một danh sách lớn gồm những người xa lạ.

Chọn nền tảng email có thể phát triển cùng bạn

Với bản tin đầu tiên, bạn không cần một hệ thống doanh nghiệp phức tạp, nhưng bạn nên chọn phần mềm có thể hỗ trợ tăng trưởng. Hãy tìm một nền tảng có:

• Quản lý danh sách dễ dàng.
• Trình chỉnh sửa email kéo và thả.
• Mẫu thân thiện với di động.
• Tự động hóa cơ bản.
• Công cụ phân khúc.
• Phân tích về tỷ lệ mở, nhấp và chuyển đổi.
• Khả năng gửi đáng tin cậy và hỗ trợ xác thực người gửi.

Nếu bạn dự định xây dựng một chương trình email dài hạn, hãy nghĩ xa hơn lần gửi đầu tiên. Bắt đầu với một nền tảng có thể mở rộng sẽ dễ hơn nhiều so với việc di chuyển sau này khi danh sách, tự động hóa và mẫu của bạn đã được thiết lập.

Thiết lập đúng danh tính người gửi

Tên người gửi và địa chỉ email của bạn ảnh hưởng đến việc người nhận có mở thư hay không và liệu các nhà cung cấp thư có tin tưởng bạn hay không.

Hãy dùng một danh tính người gửi dễ nhận biết như:

• Tên công ty của bạn.
• Tên công ty kèm tên một người, chẳng hạn Zenind Support hoặc Zenind Team.
• Một địa chỉ email có thương hiệu trên tên miền công ty, chẳng hạn [email protected].

Tránh gửi email marketing từ hộp thư cá nhân. Một tên miền có thương hiệu sẽ tăng độ tin cậy và khiến thông điệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn.

Bạn cũng nên xác thực tên miền của mình với nền tảng email. Các phương thức xác thực phổ biến gồm SPF, DKIM và DMARC. Những thiết lập này giúp nhà cung cấp thư xác nhận rằng thông điệp thực sự đến từ doanh nghiệp của bạn chứ không phải từ một người gửi giả mạo.

Khởi động chậm cho tên miền gửi mới

Nếu tên miền doanh nghiệp của bạn còn mới, đừng gửi hàng nghìn email trong ngày đầu tiên. Việc gửi khối lượng lớn đột ngột có thể kích hoạt bộ lọc spam hoặc làm tổn hại uy tín ban đầu của bạn.

Hãy làm ấm tên miền dần dần bằng cách gửi trước cho những liên hệ tương tác nhiều nhất. Tăng khối lượng theo thời gian khi dữ liệu tương tác được cải thiện.

Một cách tiếp cận thực tế là:

• Bắt đầu với các liên hệ nội bộ và những người ủng hộ thân thiết.
• Sau đó gửi cho lead gần đây hoặc khách hàng gần đây.
• Mở rộng theo từng nhóm nhỏ khi tỷ lệ mở và nhấp ổn định.

Với một doanh nghiệp hoàn toàn mới, mục tiêu là xây dựng uy tín người gửi tích cực ngay từ đầu.

Viết tiêu đề email đủ tốt để tạo lượt mở

Tiêu đề là phép thử đầu tiên thực sự của bản tin. Nó nên rõ ràng, phù hợp và ngắn gọn.

Tiêu đề tốt thường làm một trong những việc sau:

• Thông báo một điều cụ thể.
• Đưa ra một lợi ích.
• Tạo sự tò mò mà không đánh lừa.
• Phản ánh đúng nội dung thực tế của email.

Ví dụ:

• Chào mừng bạn đến với [Brand Name]
• Chúng tôi vừa ra mắt một điều hữu ích cho chủ doanh nghiệp nhỏ
• Cái nhìn đầu tiên về những gì chúng tôi đã xây dựng
• Hướng dẫn đơn giản để bắt đầu với [topic]

Tránh câu giật tít. Nếu tiêu đề hứa quá nhiều nhưng email không đáp ứng được, niềm tin sẽ giảm rất nhanh.

Dùng preheader để bổ sung ngữ cảnh

Preheader là dòng văn bản ngắn xuất hiện sau tiêu đề trong nhiều hộp thư. Hãy xem nó như một tiêu đề phụ.

Một preheader mạnh có thể:

• Củng cố giá trị chính.
• Tăng tính khẩn cấp.
• Mở rộng ý của tiêu đề.
• Giúp người đọc hiểu vì sao email này quan trọng.

Ví dụ:

• Tiêu đề: Chào mừng bạn đến với Doanh nghiệp Mới Của Chúng Tôi
• Preheader: Đây là những gì chúng tôi làm, cách chúng tôi hỗ trợ và điều bạn có thể mong đợi tiếp theo.

Kết hợp này đơn giản và hiệu quả.

Cấu trúc email để dễ đọc

Hầu hết mọi người lướt email rất nhanh. Bản tin đầu tiên của bạn nên dễ hiểu chỉ trong vài giây.

Một cấu trúc hiệu quả thường gồm:

1. Một phần mở đầu ngắn giải thích vì sao người đọc nhận được email này.
2. Một tuyên bố giá trị hoặc thông báo rõ ràng.
3. Một phần nội dung chính với thông tin quan trọng nhất.
4. Một lời kêu gọi hành động tập trung.
5. Một phần chân thư đơn giản với thông tin liên hệ và hủy đăng ký.

Giữ các đoạn văn ngắn. Dùng tiêu đề phụ nếu email dài hơn. Chia nhỏ văn bản để thông điệp dễ đọc trên điện thoại.

Tập trung vào một lời kêu gọi hành động

Bản tin nên hướng người đọc đến một hành động chính duy nhất.

Ví dụ về CTA mạnh gồm có:

• Truy cập website của chúng tôi.
• Mua bộ sưu tập ra mắt.
• Đặt lịch tư vấn.
• Tải hướng dẫn.
• Nhận ưu đãi giới thiệu.
• Theo dõi chúng tôi để cập nhật.

Đừng nhồi nhét quá nhiều nút cạnh tranh nhau. Quá nhiều lựa chọn sẽ làm giảm lượt nhấp vì người đọc phải quyết định điều gì là quan trọng nhất.

Nếu bạn muốn thêm các liên kết phụ, hãy để chúng mang tính hỗ trợ, không gây xao nhãng.

Thiết kế ưu tiên di động

Một tỷ lệ lớn lượt mở email diễn ra trên thiết bị di động, vì vậy thiết kế phải dễ đọc trên màn hình nhỏ.

Các thực hành tốt gồm có:

• Dùng bố cục một cột.
• Giữ cỡ chữ đủ lớn để đọc thoải mái.
• Dùng nút thay vì liên kết chữ nhỏ cho hành động chính.
• Chừa đủ khoảng trắng giữa các phần.
• Nén hình ảnh để tốc độ tải nhanh.
• Đảm bảo email vẫn hoạt động nếu hình ảnh bị chặn.

Một email được trau chuốt không cần phải hào nhoáng. Rõ ràng thường cho hiệu quả tốt hơn trang trí cầu kỳ.

Giữ nội dung hữu ích và cụ thể

Những bản tin đầu tiên tốt nhất không chỉ thông báo về doanh nghiệp. Chúng còn cho người đọc lý do để quan tâm.

Ý tưởng nội dung hữu ích bao gồm:

• Giới thiệu ngắn từ người sáng lập.
• Vấn đề mà doanh nghiệp của bạn giải quyết.
• Một mẹo nhanh liên quan đến lĩnh vực của bạn.
• Một checklist hoặc tài nguyên cho giai đoạn ra mắt.
• Một ưu đãi ngắn hạn dành cho khách hàng sớm.
• Một câu chuyện ngắn về lý do doanh nghiệp ra đời.

Nếu bạn là một công ty mới, khán giả thường cần ngữ cảnh. Hãy giải thích điều gì làm bạn khác biệt, bạn mang lại kết quả gì và họ có thể mong đợi gì tiếp theo.

Đưa tuân thủ vào quy trình

Tiếp thị qua email nên tuân thủ các luật và chính sách nền tảng áp dụng. Điều đó có nghĩa là phải bao gồm các yếu tố tuân thủ cơ bản trong mọi bản tin.

Tối thiểu, email của bạn nên có:

• Liên kết hủy đăng ký hoạt động.
• Danh tính doanh nghiệp và thông tin liên hệ của bạn.
• Thông tin người gửi chính xác.
• Tiêu đề trung thực.

Nếu bạn thu thập dữ liệu người đăng ký, hãy đảm bảo chính sách quyền riêng tư của bạn giải thích dữ liệu sẽ được sử dụng như thế nào. Nếu bạn gửi email cho khách hàng ở nhiều bang hoặc khu vực khác nhau, hãy xem xét các luật có thể áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Với một công ty mới, tuân thủ không chỉ là một thủ tục pháp lý. Nó còn là một phần của việc xây dựng niềm tin.

Kiểm thử trước khi gửi

Đừng bao giờ gửi bản tin đầu tiên mà chưa kiểm thử.

Hãy kiểm tra những điều sau trước khi ra mắt:

• Tiêu đề và preheader hiển thị đúng.
• Liên kết dẫn đến đúng trang.
• Hình ảnh tải đúng.
• Nút dễ chạm trên di động.
• Các trường cá nhân hóa chính xác.
• Liên kết hủy đăng ký hoạt động.
• Thông điệp trông gọn gàng trong các hộp thư chính.

Nếu có thể, hãy gửi bản thử đến nhiều thiết bị và ứng dụng email khác nhau. Một thông điệp có thể trông hoàn hảo trong một hộp thư nhưng lại bị lỗi ở hộp thư khác.

Đo lường kết quả

Sau khi gửi, hãy xem lại dữ liệu hiệu suất. Bản tin đầu tiên sẽ dạy bạn rất nhiều về khán giả của mình.

Các chỉ số quan trọng gồm có:

• Tỷ lệ mở.
• Tỷ lệ nhấp.
• Tỷ lệ chuyển đổi.
• Tỷ lệ hủy đăng ký.
• Tỷ lệ khiếu nại spam.
• Doanh thu hoặc số lead tạo ra.

Đừng chỉ đánh giá thành công dựa trên tỷ lệ mở. Tỷ lệ mở cao nhưng không có nhấp chuột có thể có nghĩa là tiêu đề tốt nhưng nội dung chưa đủ mạnh. Tỷ lệ mở thấp hơn nhưng chuyển đổi tốt vẫn có thể là kết quả tốt.

Hãy dùng kết quả để cải thiện lần gửi tiếp theo.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Các doanh nghiệp mới thường mắc cùng những sai lầm trong giai đoạn đầu khi triển khai email marketing.

Hãy chú ý những vấn đề sau:

• Gửi cho những người chưa từng đồng ý nhận thư.
• Viết một bản tin quá dài hoặc quá mơ hồ.
• Dùng tiêu đề yếu hoặc gây hiểu lầm.
• Không có lời kêu gọi hành động rõ ràng.
• Bỏ qua định dạng trên di động.
• Lạm dụng hình ảnh và dùng quá ít văn bản.
• Gửi quá thường xuyên trước khi xây dựng được niềm tin.
• Quên kiểm thử liên kết và bố cục.

Những bản tin đơn giản thường hoạt động tốt nhất vì chúng dễ đọc và dễ hành động.

Công thức thực tế cho bản tin đầu tiên

Nếu bạn cần một điểm bắt đầu đơn giản, hãy dùng cấu trúc này:

• Subject: Một tiêu đề trực tiếp và trung thực.
• Preheader: Một câu giải thích giá trị.
• Mở đầu: Cảm ơn người đọc và giải thích vì sao họ nhận được email.
• Nội dung chính: Giới thiệu doanh nghiệp, đưa ra một điểm hữu ích và chia sẻ một lợi ích chính.
• CTA: Yêu cầu người đọc thực hiện một hành động.
• Chân thư: Bao gồm thông tin liên hệ và hủy đăng ký.

Công thức này phù hợp cho thông báo ra mắt, email nuôi dưỡng lead và các cập nhật sớm cho khách hàng.

Checklist cho bản tin đầu tiên

Trước khi gửi, hãy xác nhận các mục sau:

• Email được gửi từ một địa chỉ có thương hiệu.
• Tên miền đã được xác thực.
• Danh sách chỉ bao gồm những người đã đồng ý nhận email.
• Tiêu đề khớp với nội dung.
• Phần thân chỉ có một CTA chính.
• Thiết kế thân thiện với di động.
• Liên kết và nút đã được kiểm thử.
• Liên kết hủy đăng ký hiển thị rõ và hoạt động tốt.
• Thông điệp đủ ngắn để lướt đọc nhanh.
• Email tiếp theo trong chuỗi đã được lên kế hoạch.

Kết luận

Bản tin đầu tiên của bạn không chỉ là một thông báo. Nó là sự khởi đầu của mối quan hệ với khán giả. Khi bạn xây dựng danh sách đúng cách, gửi từ một tên miền đáng tin cậy và mang đến điều gì đó hữu ích, email sẽ trở thành một trong những công cụ mạnh nhất cho một doanh nghiệp mới.

Hãy bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng, giữ thông điệp đơn giản và làm cho mỗi lần gửi có giá trị hơn lần trước. Nếu công ty của bạn vừa được thành lập, tính kỷ luật đó có thể giúp bạn biến sự chú ý ban đầu thành tăng trưởng dài hạn.