Cách đăng ký một tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài tại North Dakota

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn được thành lập bên ngoài North Dakota nhưng muốn hoạt động tại bang này, bạn phải đăng ký với tư cách là một tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài, hay ngoài bang, trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh tại đây. North Dakota xem các tổ chức phi lợi nhuận được thành lập theo luật của một bang, chính quyền hoặc quốc gia khác là tổ chức phi lợi nhuận ngoài bang, và quy trình nộp hồ sơ được thực hiện thông qua Secretary of State.

Hướng dẫn này sẽ đi qua các bước nộp hồ sơ, yêu cầu về registered agent, lệ phí nộp hồ sơ và các quy định tuân thủ liên tục giúp tổ chức của bạn luôn ở trạng thái tốt. Nội dung cũng đề cập đến các hồ sơ liên quan như đăng ký tổ chức từ thiện, tên thương mại và báo cáo thường niên.

Thế nào được xem là tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài tại North Dakota?

Tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài là bất kỳ công ty phi lợi nhuận nào được thành lập bên ngoài North Dakota nhưng muốn hoạt động trong bang này. Nếu tổ chức của bạn đã được thành lập ở nơi khác và dự định triển khai hoạt động, duy trì văn phòng, kêu gọi quyên góp hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh khác tại North Dakota, bạn nên đăng ký trước khi bắt đầu.

Quy trình này tách biệt với việc thành lập một tổ chức phi lợi nhuận mới tại North Dakota. Nếu bạn đang tạo dựng tổ chức từ đầu trong bang này, bạn sẽ làm theo quy trình thành lập tổ chức phi lợi nhuận trong bang thay vì quy trình dành cho tổ chức ngoài bang.

Bước 1: Xác nhận tên của bạn có thể sử dụng được

Trước khi nộp hồ sơ, hãy đảm bảo tên của tổ chức phi lợi nhuận của bạn có thể được sử dụng tại North Dakota.

North Dakota yêu cầu tên trong đơn xin Certificate of Authority phải khớp chính xác với tên trên certificate of existence hoặc status từ bang hoặc quốc gia nơi tổ chức của bạn được thành lập. Secretary of State cũng xem xét tên để xác nhận rằng tên đó có thể phân biệt với các tên doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận khác, trade name, thương hiệu và service mark đã có trong hồ sơ.

Một số quy tắc đặt tên đặc biệt quan trọng:

• Tên phải dùng ký tự tiếng Anh ở định dạng ASCII.
• Một công ty phi lợi nhuận không bắt buộc phải có các từ như “corporation,” “incorporated,” hoặc “limited.”
• Một số từ bị hạn chế, chẳng hạn như “bank,” “trust,” hoặc các thuật ngữ tương tự, có thể cần được North Dakota Department of Financial Institutions phê duyệt.

Nếu tên chính xác của bạn đã được dùng hoặc quá giống với một hồ sơ khác, bạn có thể cần trade name, mẫu đồng ý hoặc bằng chứng về quyền ưu tiên trước đó để hồ sơ được chấp thuận.

Vì sao việc kiểm tra tên lại quan trọng

Một tên bị từ chối có thể làm chậm toàn bộ quá trình đăng ký. Bạn nên kiểm tra khả năng sử dụng sớm để không chuẩn bị phần còn lại của hồ sơ quanh một cái tên không thể được chấp nhận.

Bước 2: Chỉ định một Registered Agent tại North Dakota

Mọi công ty phi lợi nhuận nước ngoài đăng ký tại North Dakota đều phải duy trì một registered agent với địa chỉ đường phố thực tế trong bang.

Nhiệm vụ của registered agent là nhận tống đạt, thông báo pháp lý và thư từ chính thức rồi chuyển đến tổ chức.

Các quy tắc quan trọng gồm:

• Tổ chức phi lợi nhuận không thể tự làm registered agent cho chính mình.
• Registered agent phải có địa chỉ thực tế tại North Dakota.
• Một cá nhân có liên hệ với tổ chức có thể làm noncommercial agent nếu họ cư trú tại North Dakota.
• Bạn nên có sự đồng ý của agent trước khi liệt kê họ trong hồ sơ.

Registered agent không chỉ là thủ tục hình thức. Nếu agent của bạn từ chức hoặc không còn đủ điều kiện, bạn phải cập nhật hồ sơ kịp thời nếu không có nguy cơ mất trạng thái tốt.

Bước 3: Nộp đơn xin Certificate of Authority

Sau khi tên và registered agent đã sẵn sàng, hãy nộp đơn xin Certificate of Authority thông qua FirstStop Portal của North Dakota Secretary of State.

Đối với một công ty phi lợi nhuận nước ngoài, lệ phí nộp hồ sơ là:

• Nonprofit Corporation Registration: $50

Quy trình hiện tại của bang là nộp điện tử qua FirstStop, vì vậy tốt nhất là chuẩn bị sẵn thông tin rồi hoàn tất hồ sơ trong một lần.

Thông tin bạn nên chuẩn bị sẵn

Mặc dù các trường trong biểu mẫu có thể thay đổi, nhìn chung bạn nên sẵn sàng cung cấp:

• Tên pháp lý đầy đủ chính xác của tổ chức phi lợi nhuận
• Bang hoặc quốc gia nơi tổ chức được thành lập
• Địa chỉ văn phòng đăng ký và registered agent tại North Dakota
• Thông tin văn phòng chính
• Thông tin về cán bộ và giám đốc theo yêu cầu trong biểu mẫu
• Certificate of existence hoặc status từ nơi thành lập, nếu hồ sơ yêu cầu

Nếu tổ chức sử dụng một tên khác tại North Dakota, trade name đó cũng có thể cần được đăng ký.

Bước 4: Xác định xem bạn có cần trade name hay không

Trade name, đôi khi được gọi là DBA, có thể cần thiết nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn sẽ hoạt động dưới một tên khác với tên pháp lý thực sự.

Điều này có thể quan trọng nếu bạn muốn dùng:

• Một chữ viết tắt
• Một phiên bản rút gọn của tên tổ chức
• Một tên thương hiệu công khai khác với tên pháp lý của pháp nhân

Tại North Dakota, việc đăng ký trade name là thủ tục riêng biệt với hồ sơ xin quyền hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận. Nếu tổ chức của bạn sẽ dùng một tên kinh doanh khác trong bang, việc này nên được xử lý trước khi tên đó được sử dụng công khai.

Bước 5: Kiểm tra xem có cần đăng ký tổ chức từ thiện hay không

Không phải mọi công ty phi lợi nhuận nước ngoài đều cần đăng ký tổ chức từ thiện, nhưng nhiều tổ chức thì có.

Nếu tổ chức của bạn sẽ kêu gọi đóng góp tại North Dakota, bạn có thể cần đăng ký với tư cách là một tổ chức từ thiện bên cạnh việc đăng ký tư cách công ty phi lợi nhuận nước ngoài.

Đây là một điểm phân biệt quan trọng:

• Đăng ký phi lợi nhuận cho phép tổ chức hoạt động trong bang.
• Đăng ký tổ chức từ thiện liên quan đến hoạt động kêu gọi quyên góp và gây quỹ.

Nếu tổ chức của bạn gây quỹ từ công chúng, hãy xem xét các quy định đăng ký tổ chức từ thiện trước khi bắt đầu kêu gọi.

Tuân thủ liên tục sau khi đăng ký

Đăng ký chỉ là bước đầu tiên. Để duy trì hoạt động tại North Dakota, tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài của bạn phải tuân thủ báo cáo thường niên và duy trì agent.

Hạn nộp báo cáo thường niên

Các công ty phi lợi nhuận và nonprofit LLC phải nộp báo cáo thường niên với Secretary of State vào hoặc trước ngày 1 tháng 2 hằng năm.

Báo cáo thường niên đầu tiên đến hạn trong năm tiếp theo sau ngày tổ chức của bạn bắt đầu, như được nêu trong hồ sơ thành lập hoặc certificate of authority.

Lệ phí nộp báo cáo thường niên cho tổ chức phi lợi nhuận là:

• Annual Report: $10

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn cũng có đăng ký tổ chức từ thiện, thì đăng ký riêng đó có yêu cầu và hạn nộp báo cáo thường niên riêng.

Báo cáo thường niên của tổ chức từ thiện

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn đã đăng ký là một tổ chức từ thiện, báo cáo thường niên đến hạn vào hoặc trước ngày 1 tháng 9 hằng năm.

Báo cáo đó phải bao gồm thông tin tài chính cho khoảng thời gian 12 tháng phù hợp trước thời hạn, và lệ phí nộp cũng là $10.

Vì báo cáo thường niên của tổ chức phi lợi nhuận và báo cáo thường niên của tổ chức từ thiện là hai hồ sơ riêng biệt, một số tổ chức phải nộp cả hai hằng năm.

Giữ trạng thái tốt là rất quan trọng

Nếu bạn bỏ lỡ báo cáo thường niên hoặc không duy trì registered agent, Secretary of State có thể đưa tổ chức vào trạng thái not good standing.

Nếu một báo cáo thường niên của tổ chức phi lợi nhuận quá hạn vẫn chưa được nộp trong một năm, quyền hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài tại North Dakota có thể bị thu hồi.

Điều đó có nghĩa là duy trì đúng hạn sẽ dễ dàng và ít tốn kém hơn nhiều so với việc khôi phục một đăng ký đã bị gián đoạn sau này.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Hồ sơ dành cho tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài thường khá đơn giản, nhưng một số lỗi có thể tránh được có thể làm chậm quá trình:

• Dùng tên doanh nghiệp tại North Dakota quá giống với một hồ sơ đã có
• Quên rằng tổ chức phi lợi nhuận phải có registered agent tại North Dakota
• Nhầm lẫn giữa đăng ký quyền hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận và đăng ký kêu gọi từ thiện
• Bỏ lỡ hạn nộp báo cáo thường niên sau khi đăng ký
• Sử dụng trade name hoặc chữ viết tắt mà không kiểm tra xem có cần đăng ký hay không

Một hồ sơ gọn gàng bắt đầu từ dữ liệu tên chính xác, một registered agent đủ điều kiện và sự hiểu rõ liệu tổ chức có đồng thời gây quỹ tại North Dakota hay không.

Danh sách kiểm tra đăng ký tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài

Dùng danh sách nhanh này trước khi nộp hồ sơ:

• Xác nhận tổ chức đã được thành lập bên ngoài North Dakota
• Kiểm tra tên pháp lý chính xác khớp với hồ sơ của nơi thành lập
• Kiểm tra xem tên có thể dùng được tại North Dakota hay không
• Chọn một registered agent có địa chỉ đường phố thực tế tại North Dakota
• Chuẩn bị thông tin về cán bộ, giám đốc và văn phòng chính của tổ chức
• Nộp đơn xin Certificate of Authority trong FirstStop
• Xác định xem có cần đăng ký tổ chức từ thiện hay không
• Ghi lịch hạn nộp báo cáo thường niên vào ngày 1 tháng 2
• Ghi lịch hạn nộp báo cáo thường niên của tổ chức từ thiện, nếu áp dụng

Khi nào nên đăng ký tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài tại North Dakota

Bạn nên cân nhắc đăng ký trước khi tổ chức bắt đầu hoạt động tại bang. Các tình huống thường gặp gồm:

• Mở văn phòng hoặc địa điểm có nhân sự
• Tổ chức các cuộc họp hoặc hoạt động thường xuyên trong bang
• Tuyển dụng nhân viên hoặc nhà thầu tại North Dakota
• Kêu gọi quyên góp từ cư dân North Dakota
• Thiết lập các mối quan hệ vận hành lặp lại trong bang

Nếu sự hiện diện của bạn tại North Dakota không chỉ là nhất thời, đăng ký thường là lựa chọn an toàn hơn.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Đăng ký tổ chức phi lợi nhuận nước ngoài không quá khó, nhưng đòi hỏi tuân thủ cẩn thận các quy định về tên, agent, báo cáo và quyên góp. Zenind giúp các tổ chức quản lý các nhiệm vụ thành lập và tuân thủ một cách hiệu quả để họ có thể tập trung vào sứ mệnh của mình.

Đối với các tổ chức phi lợi nhuận mở rộng sang North Dakota, điều đó có thể đồng nghĩa với ít bị lỡ hạn hơn, ít sai sót hồ sơ hơn và ít thời gian hơn cho việc theo dõi các yêu cầu của bang.

Kết luận

Đăng ký một công ty phi lợi nhuận nước ngoài tại North Dakota xoay quanh bốn nhiệm vụ cốt lõi: xác nhận tên, chỉ định registered agent tại North Dakota, nộp đơn xin Certificate of Authority và duy trì các báo cáo định kỳ.

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn cũng kêu gọi đóng góp, hãy nhớ rằng việc đăng ký tổ chức từ thiện và báo cáo thường niên có thể cũng được áp dụng. Với sự chuẩn bị đúng đắn, quy trình này có thể được quản lý dễ dàng và tổ chức có thể hoạt động tại North Dakota một cách tự tin.