CPA là gì? Hướng dẫn dành cho startup và doanh nghiệp nhỏ

Certified Public Accountant, hay CPA, là một chuyên gia kế toán được cấp phép, đáp ứng các yêu cầu của tiểu bang về học vấn, kỳ thi và kinh nghiệm để cung cấp các dịch vụ kế toán ở cấp độ cao hơn. Đối với các nhà sáng lập, chủ sở hữu LLC và lãnh đạo công ty, CPA có thể không chỉ là người chuẩn bị thuế. CPA còn có thể đóng vai trò là cố vấn chiến lược cho việc ghi sổ kế toán, tuân thủ, báo cáo tài chính, lập ngân sách và lập kế hoạch dài hạn.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh, hiểu CPA làm gì có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn ngay từ ngày đầu. Sự hỗ trợ kế toán phù hợp có thể giảm sai sót, cải thiện khả năng nhìn thấy bức tranh tài chính và giúp công ty của bạn sẵn sàng hơn cho tăng trưởng, kiểm toán và mùa thuế.

CPA làm gì

CPA làm việc trong nhiều lĩnh vực kế toán và tài chính. Tùy thuộc vào khách hàng và chuyên môn của CPA, dịch vụ có thể bao gồm:

• Chuẩn bị tờ khai thuế và lập kế hoạch thuế
• Lập báo cáo tài chính
• Giám sát ghi sổ kế toán
• Kiểm toán và soát xét
• Hỗ trợ bảng lương
• Dự báo dòng tiền
• Lập ngân sách và phân tích tài chính
• Tư vấn doanh nghiệp
• Kiểm soát nội bộ và cải thiện quy trình
• Hỗ trợ tranh tụng trong một số trường hợp

Không phải CPA nào cũng cung cấp mọi dịch vụ. Một số tập trung vào tuân thủ thuế, trong khi những người khác chuyên về kiểm toán, tư vấn hoặc kế toán cho doanh nghiệp nhỏ. Đối với chủ doanh nghiệp, giá trị của CPA thường nằm ở sự kết hợp giữa độ chính xác kỹ thuật và định hướng thực tiễn.

CPA và kế toán viên: khác nhau như thế nào?

Tất cả CPA đều là kế toán viên, nhưng không phải kế toán viên nào cũng là CPA. Sự khác biệt này quan trọng vì chứng chỉ CPA đòi hỏi thêm học vấn, kỳ thi và giáo dục thường xuyên.

Một kế toán viên thông thường có thể xử lý ghi sổ hàng ngày, báo cáo cơ bản và chuẩn bị tờ khai thuế. CPA đã đáp ứng các yêu cầu cấp phép nghiêm ngặt hơn và thường đủ năng lực thực hiện các công việc nâng cao như kiểm toán, dịch vụ xác nhận và các vấn đề thuế phức tạp.

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, một người ghi sổ hoặc kế toán viên có thể đủ cho các công việc thường nhật. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, huy động vốn bên ngoài, tuyển nhân viên, mở rộng sang nhiều tiểu bang hoặc đối mặt với các nghĩa vụ thuế và báo cáo phức tạp hơn, CPA có thể trở nên giá trị hơn nhiều.

Một người trở thành CPA như thế nào

Yêu cầu để được cấp phép CPA khác nhau theo từng tiểu bang, nhưng lộ trình thường bao gồm một số bước chung.

1. Hoàn thành học vấn cần thiết

Hầu hết các tiểu bang yêu cầu bằng cử nhân về kế toán hoặc ngành liên quan. Nhiều nơi cũng yêu cầu thêm tín chỉ để ứng viên đạt chuẩn 150 tín chỉ, thường được gọi là quy tắc 150 giờ.

2. Vượt qua kỳ thi CPA

Ứng viên phải vượt qua kỳ thi CPA, một bài kiểm tra chuyên môn nghiêm ngặt bao gồm kế toán, kiểm toán, quy định và các khái niệm kinh doanh.

3. Tích lũy kinh nghiệm làm việc

Nhiều tiểu bang yêu cầu một hoặc nhiều năm kinh nghiệm kế toán phù hợp, dưới sự giám sát, trước khi cấp phép.

4. Đáp ứng các quy định cấp phép riêng của tiểu bang

Mỗi hội đồng kế toán của tiểu bang đặt ra các yêu cầu cấp phép riêng. Một số tiểu bang còn có yêu cầu về cư trú hoặc quốc tịch, dù không phải tiểu bang nào cũng áp dụng.

5. Duy trì giấy phép

CPA phải hoàn thành giáo dục chuyên môn liên tục mỗi năm để giữ giấy phép có hiệu lực và cập nhật luật thuế, chuẩn mực và thực hành kế toán.

Vì sao doanh nghiệp thuê CPA

CPA có thể giúp doanh nghiệp không chỉ giữ mọi thứ ngăn nắp. Chuyên gia phù hợp có thể nâng cao chất lượng thông tin tài chính mà chủ doanh nghiệp sử dụng để ra quyết định.

Độ chính xác tài chính tốt hơn

Hồ sơ tài chính chính xác rất quan trọng cho việc khai thuế, hồ sơ vay vốn, thẩm định của nhà đầu tư và ra quyết định nội bộ. CPA có thể giúp bảo đảm hồ sơ nhất quán, tuân thủ và dễ tin cậy hơn.

Lập kế hoạch thuế chặt chẽ hơn

Chuẩn bị thuế chỉ là một phần của bức tranh tổng thể. CPA có thể giúp chủ doanh nghiệp nghĩ trước về các khoản khấu trừ, khoản thuế tạm tính, cấu trúc pháp nhân, nghĩa vụ thuế bảng lương và kế hoạch cuối năm.

Quản lý dòng tiền tốt hơn

Nhiều doanh nghiệp nhỏ không thất bại vì lợi nhuận trên giấy tờ. Họ gặp khó khăn vì tiền vào quá chậm hoặc tiền ra quá nhanh. CPA có thể giúp xây dựng dự báo để cho thấy khi nào dòng tiền có thể căng thẳng và cần điều chỉnh ở đâu.

Hỗ trợ trong giai đoạn tăng trưởng

Một doanh nghiệp tăng trưởng nhanh thường cần hệ thống kế toán, báo cáo và kế hoạch tinh vi hơn. CPA có thể giúp thiết lập các quy trình bền vững hơn so với bảng tính cơ bản và việc ghi sổ tạm thời.

Sẵn sàng cho gọi vốn hoặc kiểm toán

Các bên cho vay, nhà đầu tư và cơ quan chính phủ thường kỳ vọng báo cáo tài chính rõ ràng hơn và tài liệu đầy đủ hơn so với những gì một doanh nghiệp nhỏ thường tạo ra. CPA có thể giúp công ty chuẩn bị cho những thời điểm đó trước khi chúng trở nên cấp bách.

Các dịch vụ phổ biến mà CPA cung cấp cho startup

Startup thường vận hành với đội ngũ tinh gọn và nguồn lực tài chính nội bộ hạn chế. Trong bối cảnh đó, CPA có thể mang lại cấu trúc ngay từ sớm.

Tư vấn về pháp nhân và cấu trúc thuế

Khi một nhà sáng lập đang lựa chọn giữa sole proprietorship, LLC, S corporation hay C corporation, hệ quả về thuế và kế toán có thể rất lớn. CPA có thể giúp doanh nghiệp hiểu tác động tài chính của từng cấu trúc.

Thiết lập chart of accounts

Một hệ thống kế toán gọn gàng bắt đầu từ một chart of accounts hợp lý. CPA có thể giúp thiết kế cấu trúc giúp báo cáo dễ hơn và hữu ích hơn.

Rà soát ghi sổ kế toán

Ngay cả khi một nhân viên ghi sổ nội bộ hoặc nền tảng phần mềm xử lý các bút toán hàng ngày, CPA vẫn có thể rà soát sổ sách để phát hiện sai sót, danh mục thiếu hoặc các vấn đề liên quan đến thuế.

Lập kế hoạch thuế tạm tính

Startup và chủ sở hữu có thu nhập pass-through thường cần nộp các khoản tạm tính hàng quý. CPA có thể giúp ước tính các nghĩa vụ đó và giảm nguy cơ bị phạt.

Tuân thủ bảng lương và nhà thầu

Việc thuê nhân sự kéo theo các trách nhiệm mới về thuế và báo cáo. CPA có thể giúp doanh nghiệp hiểu thuế bảng lương, báo cáo W-2, quy định 1099 và các vấn đề tuân thủ liên quan.

Khi nào doanh nghiệp có thể chưa cần CPA

Không phải mọi doanh nghiệp nhỏ đều cần một CPA làm việc toàn thời gian. Một số doanh nghiệp ở giai đoạn rất sớm có tài chính đơn giản và có thể xử lý ghi sổ cơ bản cùng khai thuế bằng một thiết lập kế toán hạn chế hơn.

Dù vậy, ngay cả một doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể hưởng lợi từ CPA nếu doanh nghiệp đó:

• Có nhiều chủ sở hữu
• Tuyển nhân viên hoặc nhà thầu
• Bán hàng qua nhiều tiểu bang
• Tìm kiếm vốn hoặc khoản vay kinh doanh
• Cần báo cáo tài chính đáng tin cậy hơn
• Có kế hoạch thay đổi cấu trúc thuế
• Có các khoản khấu trừ phức tạp hoặc hàng tồn kho

Trên thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu với hỗ trợ đơn giản hơn và đưa CPA vào khi doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn.

Câu hỏi nên hỏi trước khi thuê CPA

Tìm CPA phù hợp không chỉ là vấn đề về chứng chỉ. Đó còn là sự phù hợp, giao tiếp và kinh nghiệm với những doanh nghiệp giống của bạn.

Hãy hỏi những câu như:

• Bạn có làm việc với startup hoặc doanh nghiệp trong ngành của tôi không?
• Bạn cung cấp trực tiếp những dịch vụ nào, và dịch vụ nào bạn thuê ngoài?
• Bạn giao tiếp với khách hàng như thế nào trong mùa thuế và suốt cả năm?
• Bạn hỗ trợ phần mềm kế toán nào?
• Bạn xử lý các vấn đề thuế cấp bang và đa bang như thế nào?
• Cấu trúc phí của bạn là gì?
• Bạn giúp khách hàng tổ chức công việc trong suốt năm như thế nào?

Một CPA giỏi nên có thể giải thích cả chi tiết kỹ thuật lẫn tác động thực tiễn đối với doanh nghiệp của bạn.

CPA giúp nhà sáng lập duy trì tuân thủ như thế nào

Tuân thủ là một trong những lý do thường bị xem nhẹ khi thuê CPA. Chủ doanh nghiệp thường phải theo dõi báo cáo thường niên, hồ sơ bảng lương, quy định thuế bán hàng, thuế tạm tính và báo cáo tài chính.

CPA có thể giảm rủi ro bỏ lỡ thời hạn và báo cáo không nhất quán. Điều đó quan trọng vì các vấn đề tuân thủ có thể tạo ra tiền phạt, làm phân tán sự chú ý của ban quản lý và khiến doanh nghiệp khó vay vốn hoặc bán lại hơn sau này.

Đối với các nhà sáng lập đồng thời phải xử lý thủ tục thành lập, ngân hàng, vận hành và bán hàng, hỗ trợ kế toán chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Dịch vụ CPA và thành lập doanh nghiệp

Thành lập doanh nghiệp và kế toán thường đi song hành. Cấu trúc của công ty ảnh hưởng đến cách bị đánh thuế, hồ sơ cần lưu giữ và cách chủ sở hữu được trả tiền.

Khi nhà sáng lập thành lập LLC hoặc corporation, việc trao đổi với CPA về thiết lập ban đầu có thể hữu ích để hệ thống kế toán và giả định thuế được đồng bộ ngay từ đầu. Điều đó bao gồm việc hiểu về owner draws, payroll, các khoản chi được khấu trừ và hồ sơ cần thiết để hỗ trợ các tờ khai trong tương lai.

Zenind giúp doanh nhân thành lập LLC và corporation tại Hoa Kỳ, mang lại cho chủ doanh nghiệp một điểm khởi đầu vững chắc để xây dựng một công ty tuân thủ. Sau khi pháp nhân được thành lập, kết hợp nền tảng đó với hỗ trợ kế toán chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp duy trì sự tổ chức khi phát triển.

Kết luận

Certified Public Accountant là một chuyên gia kế toán được cấp phép, có thể giúp doanh nghiệp với lập kế hoạch thuế, báo cáo tài chính, tuân thủ, kiểm toán và ra quyết định chiến lược.

Đối với startup và doanh nghiệp nhỏ, CPA có thể mang lại nhiều hơn sự hỗ trợ vào mùa thuế. CPA phù hợp có thể giúp sổ sách gọn gàng hơn, dự báo tốt hơn, lập kế hoạch thuế thông minh hơn và tăng trưởng tự tin hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn هنوز còn đơn giản, bạn có thể chưa cần CPA cho mọi việc. Nhưng khi hoạt động trở nên phức tạp hơn, CPA có thể trở thành một trong những cố vấn có giá trị nhất trong đội ngũ của bạn.