Văn hóa startup của bạn có đang là vấn đề? Cách nhà sáng lập có thể sửa chữa lãnh đạo trước khi tăng trưởng chững lại

Văn hóa startup hiếm khi sụp đổ trong một khoảnh khắc kịch tính. Thông thường, nó bị bào mòn bởi những quyết định nhỏ và bình thường: một lần không theo đến cùng, một quyết định bị đảo ngược, một nhà lãnh đạo nói một đằng trước công chúng nhưng làm một nẻo trong nội bộ. Ban đầu, đội ngũ vẫn chấp nhận sự thiếu nhất quán đó vì công ty còn nhỏ và nhà sáng lập vẫn ở rất gần mọi quyết định. Nhưng khi số lượng nhân sự tăng lên, những thói quen ấy không còn vô hình nữa. Chúng trở thành hệ điều hành của công ty.

Nếu một startup cảm thấy chậm hơn mức cần thiết, nếu các cuộc họp kéo dài, nếu mọi người ngần ngại ra quyết định, hoặc nếu mọi vấn đề vẫn đổ dồn vào hộp thư của nhà sáng lập, thì vấn đề có thể không nằm ở thị trường. Có thể nó nằm ở lãnh đạo.

Đối với nhà sáng lập, đây là một sự thật khó chịu. Dễ hơn nhiều khi đổ lỗi cho thời điểm, tuyển dụng, triển khai, cạnh tranh, hoặc một quý kinh doanh kém thuận lợi. Những yếu tố đó đều quan trọng. Nhưng văn hóa quyết định cách một đội ngũ phản ứng với chúng. Một nền văn hóa mạnh tạo ra tốc độ, trách nhiệm giải trình và niềm tin. Một nền văn hóa yếu biến căng thẳng thành mơ hồ, chính trị nội bộ và trì hoãn.

Văn hóa startup thực sự có nghĩa là gì

Văn hóa không phải là phúc lợi văn phòng, màu sắc thương hiệu hay những khẩu hiệu trên tường. Nó là mô thức hành vi mà đội ngũ học được rằng là chấp nhận được.

Trong thực tế, văn hóa thể hiện qua những câu hỏi như sau:

• Ai có quyền ra quyết định?
• Bất đồng được xử lý như thế nào?
• Mọi người nói thẳng hay tự bảo vệ mình?
• Các cam kết có được theo dõi và thực thi không?
• Lãnh đạo có làm gương theo các chuẩn mực mà họ kỳ vọng không?

Khi những câu trả lời đó rõ ràng, đội ngũ sẽ làm việc với sự tự tin. Khi chúng không rõ ràng, mọi người tốn năng lượng để đoán điều gì quan trọng và ai mới thực sự là người cầm lái.

Đó là lý do vì sao văn hóa startup gắn chặt với lãnh đạo đến vậy. Nhà sáng lập tạo ra bầu không khí trước cả khi có quy trình chính thức. Thói quen của họ trở thành quy tắc mặc định của công ty.

Vì sao vấn đề văn hóa xuất hiện khi công ty lớn dần

Các công ty giai đoạn đầu thường có cảm giác linh hoạt một cách tự nhiên. Đội ngũ nhỏ, giao tiếp trực tiếp, và nhà sáng lập có thể tự mình giải quyết phần lớn vấn đề. Môi trường đó có thể che giấu các vấn đề sâu hơn vì tốc độ đến từ sự gần gũi, không phải từ cấu trúc.

Tăng trưởng sẽ làm lộ điểm yếu.

Khi công ty thêm người, nhà sáng lập không còn có thể tự phê duyệt mọi quyết định. Quản lý xuất hiện. Chức năng được chuyên môn hóa. Thông tin đi qua nhiều lớp hơn. Nếu không có tiêu chuẩn rõ ràng, mỗi người lãnh đạo sẽ tự ứng biến theo cách riêng.

Điều đó tạo ra một số kiểu thất bại thường gặp:

• Các quyết định bị xem xét lại sau khi đã được chốt
• Đội ngũ chờ xin phép thay vì chủ động hành động
• Lãnh đạo né tránh những cuộc trò chuyện khó cho đến khi vấn đề trở nên khẩn cấp
• Ưu tiên thay đổi mà không có giải thích
• Nhân viên mất niềm tin rằng quyền sở hữu thực sự có ý nghĩa

Khi điều đó xảy ra, startup không còn vận hành như một đội ngũ thống nhất. Nó trở thành tập hợp các cá nhân thận trọng, cố gắng không mắc sai lầm.

Những hành vi lãnh đạo làm tổn hại văn hóa

Phần lớn nhà sáng lập không chủ đích tạo ra một nền văn hóa yếu. Thiệt hại thường đến từ áp lực dễ hiểu. Nhưng có một số thói quen đặc biệt gây xói mòn.

1. Nói rằng sự tự chủ là quan trọng, rồi lại can thiệp vào quyết định

Nếu một lãnh đạo công khai giao quyền nhưng âm thầm đảo ngược quyết định sau đó, đội ngũ sẽ học rằng quyền sở hữu chỉ có điều kiện. Mọi người sẽ ngừng đưa ra phán đoán vì họ cho rằng quyết định có thể bị lật lại bất cứ lúc nào.

2. Né tránh phản hồi trực tiếp

Khi lãnh đạo trì hoãn những cuộc trò chuyện khó, các vấn đề nhỏ sẽ trở thành chuẩn mực văn hóa. Hiệu suất kém, chậm tiến độ và giao tiếp thiếu tin cậy sẽ lan rộng vì không ai muốn là người đầu tiên lên tiếng.

3. Thay đổi ưu tiên mà không có bối cảnh

Startup cần sự linh hoạt, nhưng thay đổi liên tục mà không giải thích sẽ tạo ra sự mệt mỏi. Nếu đội ngũ không biết vì sao ưu tiên thay đổi, họ sẽ cho rằng lãnh đạo đang phản ứng quá mức hoặc thiếu tổ chức.

4. Thưởng cho sự khẩn trương hơn là năng lực phán đoán

Một nền văn hóa chỉ dựa vào tốc độ có thể trông rất hiệu quả nhưng lại che giấu khả năng ra quyết định yếu. Đội ngũ lao vào phản ứng, nhưng không học được cách suy nghĩ. Theo thời gian, mọi thứ đều trở thành một cuộc chữa cháy.

5. Để tiêu chuẩn khác nhau tùy người

Nếu một số người được phép trễ hạn, bỏ qua quy trình hoặc phớt lờ chuẩn mực, công ty đang gửi một thông điệp rõ ràng: tiêu chuẩn là tùy chọn đối với người có quyền lực. Đó là cách niềm tin bị phá vỡ.

Dấu hiệu cho thấy văn hóa startup đang làm bạn chậm lại

Các vấn đề văn hóa thường hiện ra trước khi chúng được chính thức nhận diện. Nhà sáng lập nên chú ý nếu thấy những dấu hiệu sau:

• Mọi người liên tục xin phê duyệt cho những quyết định mà họ lẽ ra phải tự chịu trách nhiệm
• Các cuộc họp lặp lại cùng một vấn đề chưa được giải quyết qua từng tuần
• Thành viên đội ngũ nói tránh, không nói thẳng quan điểm
• Công việc về mặt kỹ thuật đã hoàn tất, nhưng không ai cảm thấy chịu trách nhiệm về kết quả
• Quản lý dành quá nhiều thời gian để dịch chuyển thông tin giữa lãnh đạo và đội ngũ
• Xung đột bị né tránh cho đến khi trở nên mang tính cá nhân
• Những người làm tốt bắt đầu bực bội và mất động lực

Đây không chỉ là vấn đề giao tiếp. Chúng là tín hiệu cho thấy tổ chức không tin vào chính cấu trúc ra quyết định của mình.

Cách nhà sáng lập sửa văn hóa trước khi nó tệ hơn

Tin tốt là văn hóa startup vẫn rất dễ định hình. Nhà sáng lập có thể điều chỉnh nó, nhưng chỉ khi dẫn dắt một cách có chủ đích.

1. Xác định điều quan trọng nhất

Mỗi startup đều có sự chú ý hữu hạn. Nếu công ty cố tối ưu cho mọi thứ, sẽ không có gì được làm tốt. Lãnh đạo nên nêu rõ vài ưu tiên thực sự quan trọng ở thời điểm hiện tại.

Điều này nên bao gồm cả mục tiêu kinh doanh lẫn tiêu chuẩn hành vi. Ví dụ:

• Kết quả nào quan trọng trong quý này?
• Tinh thần sở hữu tốt trông như thế nào?
• Những quyết định nào quản lý có thể tự làm mà không cần leo thang?
• Những hành vi nào là không thể chấp nhận ngay cả khi chịu áp lực?

Sự rõ ràng là nền tảng của văn hóa. Đội ngũ không thể đồng thuận quanh các giá trị mà họ không thể diễn giải.

2. Làm rõ quyền ra quyết định

Một trong những cách nhanh nhất để cải thiện văn hóa là xác định ai chịu trách nhiệm cho việc gì.

Nếu mọi quyết định quan trọng vẫn phải đi qua nhà sáng lập, công ty sẽ tiếp tục phụ thuộc và chậm chạp. Thay vào đó, hãy chỉ rõ quản lý và các lãnh đạo chức năng có quyền ở đâu, khi nào họ nên tham vấn người khác, và khi nào mới thực sự cần leo thang.

Khi quyền quyết định rõ ràng, mọi người ngừng chờ đợi và bắt đầu dẫn dắt.

3. Giữ vững tiêu chuẩn

Văn hóa được định hình nhiều hơn bởi những gì lãnh đạo dung thứ so với những gì họ tuyên bố.

Nếu trễ hạn, hãy xử lý. Nếu một lãnh đạo đảo ngược quyết định mà không giải thích, hãy xử lý. Nếu ai đó né tránh trách nhiệm, hãy xử lý. Tiêu chuẩn nhất quán tạo ra cảm giác an toàn về mặt tâm lý vì mọi người biết quy tắc được áp dụng công bằng.

4. Truyền đạt lý do đằng sau thay đổi

Startup thường xuyên đổi hướng. Điều đó là bình thường. Điều không bình thường là để đội ngũ tự đoán.

Khi ưu tiên thay đổi, hãy giải thích:

• Điều gì đã thay đổi
• Vì sao nó thay đổi
• Đội ngũ nên dừng làm gì
• Điều gì quan trọng lúc này

Cách này giúp mọi người tập trung và ngăn tin đồn lấp vào khoảng trống.

5. Xây dựng nhà lãnh đạo, không chỉ người thực thi

Một công ty đang lớn lên cần những người có thể tự suy nghĩ, không chỉ làm theo chỉ dẫn. Điều đó có nghĩa là phải huấn luyện quản lý cách ra quyết định, đưa phản hồi và chịu trách nhiệm về kết quả.

Một nhà sáng lập muốn có văn hóa có thể mở rộng phải kiềm chế thôi thúc tự mình giải quyết mọi thứ. Mục tiêu không phải là trở thành người thông minh nhất trong mọi căn phòng. Mục tiêu là xây dựng một đội ngũ có thể vận hành tốt mà không cần can thiệp liên tục.

Vai trò của cấu trúc trong văn hóa startup mạnh

Văn hóa không thay thế cho cấu trúc. Trên thực tế, cấu trúc thường bảo vệ văn hóa khỏi sụp đổ khi công ty tăng trưởng.

Nhà sáng lập nên nhìn công ty qua ba lớp:

• Cấu trúc pháp lý: doanh nghiệp được thành lập và quản trị như thế nào
• Cấu trúc vận hành: công việc được giao và theo dõi ra sao
• Cấu trúc văn hóa: con người được kỳ vọng cư xử và ra quyết định như thế nào

Khi hai lớp đầu yếu, lớp thứ ba sẽ khó duy trì.

Đó là một trong những lý do nhiều nhà sáng lập được lợi khi thiết lập nền tảng thành lập và tuân thủ ngay từ đầu. Một cấu trúc doanh nghiệp vững chắc tạo ra con đường rõ ràng hơn cho quyền sở hữu, tài liệu hóa và trách nhiệm giải trình. Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ để họ có thể tập trung xây dựng công ty trên một nền móng ổn định.

Những câu hỏi nhà sáng lập nên tự hỏi

Nếu bạn nghi ngờ văn hóa đang trở thành vấn đề, hãy thành thật trả lời những câu hỏi sau:

• Tôi có đang tự mình ra quá nhiều quyết định lẽ ra phải thuộc về đội ngũ không?
• Tôi có nhất quán không, hay thay đổi tiêu chuẩn dưới áp lực?
• Mọi người có biết hiệu suất tốt trông như thế nào ở đây không?
• Quản lý có được trao quyền hay chỉ đang chuyển tiếp thông điệp?
• Tôi có sửa vấn đề nhanh không, hay chỉ hy vọng chúng tự biến mất?
• Nếu mô tả công ty này, đội ngũ có dùng những từ như rõ ràng, công bằng và quyết đoán không?

Nếu câu trả lời khiến bạn khó chịu, đó là thông tin hữu ích. Vấn đề văn hóa hiếm khi tự sửa.

Văn hóa là một hệ thống lãnh đạo

Một startup không tự trôi vào sự xuất sắc. Nó được dẫn dắt đến đó.

Những nền văn hóa mạnh nhất không được xây bằng sức hút cá nhân hay khẩu hiệu. Chúng được xây bằng sự rõ ràng, nhất quán và trách nhiệm giải trình. Nhà sáng lập nhận ra điều này sớm có thể điều chỉnh hướng đi trước khi sự thiếu tin tưởng trở thành thói quen.

Nếu startup của bạn cảm thấy bị mắc kẹt, câu trả lời có thể không phải là thêm một bản chiến lược hay một kế hoạch tuyển dụng quyết liệt hơn. Có thể nó nằm ở việc nhìn kỹ hơn vào cách lãnh đạo đang xuất hiện mỗi ngày.

Khi nhà sáng lập dẫn dắt với sự rõ ràng và giữ cho tiêu chuẩn của mình luôn được nhìn thấy, văn hóa sẽ trở thành lợi thế thay vì gánh nặng. Và đó là điều giúp một startup có được sự ổn định để tăng trưởng.