Phí nộp hồ sơ thành lập công ty tại California và các yêu cầu đối với C Corp và S Corp

Thành lập một công ty tại California có thể mang lại lợi ích lâu dài cho chủ sở hữu muốn có một cơ cấu chính thức, khả năng tiếp cận vốn và sự tách bạch rõ ràng giữa doanh nghiệp với cổ đông. Tuy nhiên, việc này cũng đi kèm với các nghĩa vụ nộp hồ sơ và thuế định kỳ mà bạn rất dễ bỏ sót nếu chỉ tập trung vào bước thành lập ban đầu.

Một trong những điểm gây nhầm lẫn phổ biến nhất là sự khác nhau giữa C corporation và S corporation. Ở California, cả hai đều bắt đầu từ một công ty được thành lập theo luật tiểu bang. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở cách đánh thuế, chứ không phải ở sự tồn tại của pháp nhân. Một công ty mặc định có thể là C corporation tiêu chuẩn, hoặc có thể bầu chọn quy chế S corporation nếu đáp ứng các yêu cầu theo quy định của liên bang và California.

Hướng dẫn này giải thích các khoản phí nộp hồ sơ chính đối với công ty tại California, các yêu cầu định kỳ để duy trì tình trạng hoạt động tốt, và những vấn đề thuế liên bang cũng như tiểu bang mà chủ sở hữu nên chuẩn bị ngay từ ngày đầu.

Chi phí để thành lập một công ty tại California

Đối với một công ty cổ phần thông thường, California Secretary of State thu phí nộp hồ sơ 100 USD cho Articles of Incorporation. Đây là khoản chi phí nộp hồ sơ cốt lõi để tạo lập pháp nhân ở cấp tiểu bang.

Có thể phát sinh thêm chi phí tùy theo cách bạn nộp hồ sơ và việc bạn có muốn sử dụng các dịch vụ tùy chọn như bản sao có chứng nhận hoặc xử lý nhanh hay không. California cũng cung cấp hình thức nộp trực tuyến qua bizfile Online, đây nhìn chung là cách nhanh nhất đối với nhiều hồ sơ kinh doanh.

Chi phí nộp hồ sơ chỉ là một phần của bức tranh tổng thể. Một công ty mới cũng nên dự trù cho:

• Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng liên bang (EIN)
• Bất kỳ hỗ trợ pháp lý hoặc kế toán nào được sử dụng để chuẩn bị tài liệu thành lập
• Các khoản thanh toán thuế định kỳ tại California và việc nộp tờ khai
• Phí nộp Statement of Information hằng năm
• Bất kỳ yêu cầu nào về giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép địa phương

C Corporation so với S Corporation tại California

Một công ty tại California là một pháp nhân tách biệt với chủ sở hữu của mình. Cấu trúc đó có thể giúp bảo vệ cổ đông khỏi trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp, nhưng công ty cũng có các nghĩa vụ báo cáo và thuế riêng.

C corporation là phân loại thuế liên bang mặc định đối với phần lớn các công ty. Công ty nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp và bị đánh thuế ở cấp pháp nhân trên thu nhập chịu thuế.

S corporation là công ty bầu chọn chế độ thuế chuyển tiếp nếu đáp ứng các quy tắc đủ điều kiện. Thu nhập, khấu trừ, lỗ và tín thuế nhìn chung được chuyển tiếp đến cổ đông, và họ khai báo trên tờ khai thuế cá nhân của mình. Công ty vẫn phải nộp tờ khai thuế doanh nghiệp, nhưng cách xử lý thuế khác với C corporation.

Về mặt California, một công ty có bầu chọn S corporation liên bang hợp lệ thường được coi là S corporation theo cùng ngày với bầu chọn liên bang đó.

Các bước đầu tiên sau khi thành lập công ty

Hồ sơ thành lập chỉ là bước khởi đầu. Một công ty tại California nên hoàn tất một số bước thiết lập quan trọng ngay sau khi Articles of Incorporation được nộp.

1. Chọn cấu trúc công ty phù hợp

Trước khi nộp hồ sơ, hãy quyết định doanh nghiệp nên được tổ chức dưới dạng công ty cổ phần tiêu chuẩn hay một loại hình công ty khác phù hợp với mô hình kinh doanh và các quy định cấp phép hành nghề. Nếu công ty dự định hoạt động theo chế độ S corporation cho mục đích thuế, thì pháp nhân vẫn phải bắt đầu như một công ty theo luật tiểu bang.

2. Chuẩn bị và nộp Articles of Incorporation

Để thành lập một công ty tại California, Articles of Incorporation phải được nộp với Secretary of State. Hồ sơ nộp phải chính xác, đầy đủ và nhất quán với tên doanh nghiệp cũng như cơ cấu sở hữu mà bạn dự định sử dụng.

3. Chỉ định agent for service of process

Công ty phải chỉ định một agent for service of process có thể nhận các thông báo pháp lý và thư từ chính thức. Đây là hạng mục tuân thủ quan trọng vì việc bỏ lỡ service of process có thể gây ra các vấn đề pháp lý nghiêm trọng.

4. Xin EIN liên bang

IRS cấp EIN miễn phí. Công ty thường cần mã số này để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, thuê nhân viên, nộp thuế và hoàn tất các công việc ngân hàng hoặc bảng lương khác.

Yêu cầu Statement of Information của California

Các công ty tại California phải nộp Statement of Information để cập nhật các thông tin quan trọng về quyền sở hữu và liên hệ với Secretary of State.

Đối với một stock corporation tại California, Statement of Information thường đến hạn trong vòng 90 ngày sau khi đăng ký ban đầu và sau đó mỗi năm một lần. Phí nộp hồ sơ cho stock corporation trong California và foreign corporation là 25 USD.

Hồ sơ này quan trọng vì nó giúp tiểu bang nắm được:

• Địa chỉ chính của công ty
• Agent for service of process của công ty
• Các chức vụ điều hành và giám đốc
• Những thông tin khác mà tiểu bang yêu cầu cho mục đích lưu trữ hồ sơ và thông báo

Không nộp đúng hạn có thể dẫn đến tiền phạt và cũng có thể khiến việc duy trì tình trạng hoạt động tốt của doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn.

Các loại thuế doanh nghiệp tại California mà bạn cần dự trù

Chi phí định kỳ lớn nhất đối với nhiều công ty thường không phải là phí thành lập. Đó là sự kết hợp của nghĩa vụ thuế tối thiểu hằng năm, việc nộp tờ khai thuế thu nhập và các khoản thanh toán tạm tính.

Thuế đối với C corporation

Một C corporation tại California thường nộp Form 100. Các công ty được thành lập, đăng ký, đang kinh doanh tại California hoặc nhận thu nhập có nguồn gốc từ California có thể phải nộp hồ sơ.

Đối với hầu hết C corporation, California áp dụng thuế franchise tối thiểu 800 USD. Thông thường, khoản thuế này phải nộp mỗi năm, ngay cả khi công ty không hoạt động hoặc kinh doanh thua lỗ.

California cũng đánh thuế thu nhập ròng của C corporation ở mức 8,84% đối với phần lớn các công ty.

Các công ty mới thành lập hoặc mới đủ điều kiện nói chung không phải nộp thuế franchise tối thiểu trong năm tính thuế đầu tiên, nhưng vẫn có thể phải nộp thuế trên thu nhập ròng của năm đầu.

Thuế đối với S corporation

Một S corporation tại California thường nộp Form 100S.

S corporation tại California nhìn chung bị đánh thuế 1,5% trên thu nhập có nguồn gốc từ California. Họ cũng phải chịu thuế franchise tối thiểu 800 USD mỗi năm, theo các quy tắc miễn trừ cho năm đầu áp dụng đối với công ty mới thành lập hoặc mới đủ điều kiện khi nộp tờ khai ban đầu.

Nếu doanh nghiệp của bạn bầu chọn quy chế S, điều quan trọng cần nhớ là chế độ S chỉ thay đổi cách đánh thuế, chứ không làm thay đổi cấu trúc pháp nhân cơ bản của công ty. Công ty vẫn có thời hạn nộp hồ sơ, nghĩa vụ bảng lương nếu có nhân viên, và các yêu cầu tuân thủ của tiểu bang.

Những điều cơ bản về thuế liên bang và bảng lương

Ngay cả khi công ty được thành lập tại California, các nghĩa vụ liên bang vẫn rất quan trọng.

EIN được dùng cho ngân hàng và quản lý thuế liên bang, nhưng nó không thay thế các hồ sơ của tiểu bang. Nếu công ty thuê lao động, doanh nghiệp cũng có thể cần tài khoản thuế bảng lương, báo cáo thuế việc làm liên bang và đăng ký làm nhà tuyển dụng với tiểu bang.

Các công ty trả lương nên đặc biệt cẩn trọng với thời hạn bảng lương, quy định khấu trừ và các khoản thanh toán thuế tạm tính hằng quý khi áp dụng.

Kinh doanh ngoài California

Nếu công ty được thành lập tại California và sau đó bắt đầu kinh doanh ở một tiểu bang khác, doanh nghiệp có thể phải đăng ký với tư cách foreign corporation tại tiểu bang đó.

Ngược lại cũng vậy. Nếu một công ty được thành lập ở nơi khác nhưng muốn kinh doanh tại California, công ty đó có thể cần đủ điều kiện với California Secretary of State với tư cách foreign corporation và nộp các hồ sơ của tiểu bang cần thiết để hoạt động hợp pháp tại đây.

Đây là một trong những lý do chính khiến doanh nghiệp nên nghĩ xa hơn bước thành lập và xem xét nơi họ thực sự sẽ hoạt động, tuyển dụng, bán hàng và nắm giữ tài sản.

Những sai lầm phổ biến của người sáng lập tại California

Các công ty ở California thường gặp phải những vấn đề có thể tránh được khi chủ sở hữu nhầm lẫn giữa việc thành lập và việc tuân thủ đầy đủ. Những sai lầm phổ biến nhất gồm:

• Cho rằng Articles of Incorporation là hồ sơ duy nhất cần nộp
• Bỏ lỡ hạn nộp Statement of Information hằng năm
• Hiểu nhầm rằng S election tạo ra một pháp nhân riêng
• Quên thuế franchise tối thiểu của California
• Nhầm lẫn giữa phí nộp hồ sơ của tiểu bang với nghĩa vụ thuế
• Sử dụng dịch vụ bên thứ ba mà không xác nhận hồ sơ thực sự đã đến được Secretary of State
• Không cập nhật agent for service of process

Một lỗi hành chính nhỏ cũng có thể dẫn đến thông báo, tiền phạt hoặc chậm trễ trong ngân hàng và cấp phép.

Danh sách kiểm tra thực tế cho công ty tại California

Trước khi bắt đầu kinh doanh, hãy đảm bảo công ty đã hoàn tất các bước sau:

• Nộp Articles of Incorporation của California
• Thanh toán phí nộp hồ sơ cho Secretary of State
• Xin EIN từ IRS
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Nộp Statement of Information ban đầu đúng hạn
• Xác nhận công ty sẽ bị đánh thuế theo chế độ C corporation hay S corporation
• Đăng ký tài khoản bảng lương và thuế của tiểu bang nếu sẽ thuê nhân viên
• Theo dõi các hạn nộp hằng năm và ngày đến hạn thanh toán thuế

Kết luận

Thành lập một công ty tại California tương đối đơn giản trên giấy tờ, nhưng các quy tắc tuân thủ liên tục mới là yếu tố quyết định doanh nghiệp có duy trì được tổ chức tốt và ở trạng thái hoạt động tốt hay không. Công ty phải xử lý phí nộp hồ sơ của tiểu bang, báo cáo hằng năm, đăng ký thuế liên bang và các nghĩa vụ thuế franchise của California ngay từ đầu.

Nếu bạn muốn có lợi ích của mô hình công ty mà không gặp những sai sót nộp hồ sơ không cần thiết, cách tốt nhất là xem việc thành lập chỉ là bước đầu tiên của một quy trình tuân thủ lớn hơn. Thiết lập đúng cấu trúc, nộp đúng hạn và giữ hồ sơ luôn cập nhật sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tránh được căng thẳng không đáng có về sau.