Doanh nhân có thể học gì từ tính kỷ luật của Thủy quân lục chiến khi khởi nghiệp

Xây dựng một doanh nghiệp cần nhiều hơn tham vọng. Nó cần kỷ luật, sự nhất quán và khả năng tiếp tục tiến lên khi điều kiện còn bất định. Đó là một lý do khiến những câu chuyện từ các nhà lãnh đạo quân đội và cựu quân nhân thường gây tiếng vang với các nhà sáng lập. Những bài học ở đây không phải về cấp bậc hay quân phục. Chúng là về những thói quen có thể chuyển trực tiếp sang tinh thần khởi nghiệp: chuẩn bị, trách nhiệm, khả năng phục hồi và tôn trọng quy trình.

Đối với các nhà sáng lập ở giai đoạn đầu, đặc biệt là những người đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, những bài học này quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Một doanh nghiệp vững mạnh bắt đầu từ rất lâu trước giao dịch bán hàng đầu tiên. Nó bắt đầu bằng những quyết định định hình cấu trúc, uy tín và quyền kiểm soát dài hạn. Cũng như huấn luyện quân sự nhấn mạnh sự sẵn sàng và khả năng thực thi, việc thành lập doanh nghiệp sẽ tưởng thưởng cho những chủ sở hữu xây nền tảng vững chắc trước khi vội vàng tăng trưởng.

Bài viết này khám phá những gì doanh nhân có thể học từ tính kỷ luật của Thủy quân lục chiến và cách những bài học đó áp dụng vào việc khởi nghiệp và cấu trúc doanh nghiệp tại Hoa Kỳ.

Vì sao kỷ luật quan trọng trong khởi nghiệp

Khởi nghiệp thường được quảng bá là tự do, sáng tạo và độc lập. Những điều đó là có thật, nhưng tự chúng là chưa đủ. Nếu thiếu kỷ luật, một nhà sáng lập rất dễ đi chệch từ ý tưởng này sang ý tưởng khác, bỏ lỡ hạn chót, lơ là hồ sơ hoặc bỏ qua các bước thành lập quan trọng.

Kỷ luật tạo ra cấu trúc. Cấu trúc tạo ra đà tiến. Đà tiến tạo ra niềm tin.

Trong kinh doanh, niềm tin đó thể hiện theo nhiều cách:

• Khách hàng tin tưởng một công ty có vẻ ngăn nắp và đáng tin cậy.
• Đối tác tin tưởng một nhà sáng lập biết thực hiện điều đã cam kết.
• Ngân hàng và nhà cung cấp tin tưởng một doanh nghiệp có giấy tờ đầy đủ.
• Nhà đầu tư và cố vấn tin tưởng một công ty có cấu trúc pháp lý rõ ràng.

Những nhà sáng lập giỏi nhất không chỉ dựa vào động lực. Họ xây dựng các hệ thống giúp họ tiếp tục tiến lên ngay cả khi động lực suy giảm.

Bài học 1: Chuẩn bị luôn tốt hơn ứng biến

Huấn luyện quân sự dạy rằng sự chuẩn bị giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và cả sinh mạng. Khởi nghiệp cũng vậy. Nhiều chủ doanh nghiệp mới vội vàng ra mắt trước khi hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản về thành lập, thuế và tuân thủ.

Cách tiếp cận tốt hơn là chuẩn bị có chủ đích trước khi mở cửa hoạt động.

Sự chuẩn bị đó thường bao gồm:

• Chọn đúng loại hình doanh nghiệp
• Xác nhận tên doanh nghiệp còn khả dụng
• Nộp hồ sơ thành lập cho tiểu bang một cách chính xác
• Thiết lập đại diện đăng ký
• Soạn thảo thỏa thuận hoạt động hoặc điều lệ
• Xin EIN khi cần thiết
• Tách bạch tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
• Hiểu các nghĩa vụ báo cáo hằng năm

Bỏ qua những bước này có thể tạo ra các vấn đề có thể tránh được về sau. Một nhà sáng lập chuẩn bị sớm thường ở vị thế mạnh hơn so với người cố sửa những sai lầm về cấu trúc sau khi doanh nghiệp đã vận hành.

Bài học 2: Tư cách cũng là một phần của chiến lược

Một trong những ý tưởng quan trọng nhất mà doanh nhân có thể học từ văn hóa quân đội là tư cách không tách rời hiệu suất. Nó là một phần của hiệu suất.

Trong kinh doanh, tư cách thể hiện ở sự trung thực, nhất quán và trách nhiệm. Những phẩm chất này ảnh hưởng đến cách bạn xử lý khách hàng, nhân viên, hồ sơ, thời hạn và sổ sách tài chính. Chúng cũng ảnh hưởng đến cách bạn ra quyết định khi phương án dễ làm không phải là phương án đúng.

Tư cách cũng quan trọng trong giai đoạn thành lập doanh nghiệp. Ví dụ:

• Nộp thông tin chính xác giúp tránh chậm trễ và rắc rối.
• Lưu giữ hồ sơ đáng tin cậy hỗ trợ tuân thủ và minh bạch.
• Duy trì thông tin sở hữu rõ ràng giúp tránh tranh chấp.
• Thực hiện đúng yêu cầu của tiểu bang giúp doanh nghiệp tránh bị phạt.

Một nhà sáng lập coi trọng sự chính trực sẽ xây dựng được một công ty bền vững hơn. Những cách làm tắt có thể trông hiệu quả lúc đầu, nhưng sau đó thường trở nên tốn kém.

Bài học 3: Lãnh đạo bắt đầu từ quyền sở hữu

Quân đội phụ thuộc vào trách nhiệm rõ ràng. Mỗi người đều có vai trò, và các nhà lãnh đạo được kỳ vọng phải chịu trách nhiệm cho kết quả. Các nhà sáng lập nên suy nghĩ tương tự.

Khi bạn bắt đầu một doanh nghiệp, bạn không chỉ tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ. Bạn đang chấp nhận trách nhiệm đối với cấu trúc pháp lý và vận hành phía sau nó. Điều đó bao gồm các quyết định về:

• Loại hình pháp nhân
• Cơ cấu quản lý
• Tỷ lệ sở hữu
• Quy tắc nội bộ
• Nghĩa vụ tuân thủ
• Cách thức chịu thuế

Nếu bạn là nhà sáng lập, bạn là người phải hiểu đủ rõ những lựa chọn này để dẫn dắt công ty một cách có trách nhiệm. Việc ủy quyền là quan trọng, nhưng quyền sở hữu không thể bị ủy quyền hoàn toàn.

Đó là lý do việc thành lập công ty cần có chủ đích. Một cấu trúc vội vàng hoặc thiếu rõ ràng có thể gây nhầm lẫn giữa các đồng sáng lập, làm chậm tăng trưởng hoặc khiến doanh nghiệp chịu rủi ro không cần thiết.

Bài học 4: Hệ thống hiệu quả hơn sức lực thuần túy

Các tổ chức quân sự vận hành dựa trên hệ thống. Đó là một lý do giúp họ thực hiện những nhiệm vụ phức tạp dưới áp lực. Doanh nghiệp cũng cần cùng tư duy đó.

Một sai lầm phổ biến của các nhà sáng lập lần đầu là cho rằng chỉ cần nỗ lực là đủ để giải quyết vấn đề vận hành. Nỗ lực quan trọng, nhưng hệ thống còn quan trọng hơn.

Đối với một doanh nghiệp mới, hệ thống bao gồm:

• Quy trình lặp lại để tiếp nhận khách hàng
• Thói quen ghi sổ kế toán luôn cập nhật
• Phương pháp lưu trữ tài liệu dễ tìm kiếm
• Lịch tuân thủ cho các hồ sơ và kỳ gia hạn
• Khuôn khổ ra quyết định cho các thay đổi lớn

Việc thành lập là hệ thống đầu tiên mà hầu hết nhà sáng lập cần. Nếu không có cấu trúc pháp lý phù hợp, doanh nghiệp có thể trở nên rối rắm trước khi kịp mở rộng. Một quy trình thành lập vững chắc mang lại cho công ty khuôn khổ cho mọi bước tiếp theo.

Bài học 5: Khả năng phục hồi được xây dựng qua lặp lại

Quá trình huấn luyện Thủy quân lục chiến được thiết kế để khiến những việc khó trở nên bình thường. Khởi nghiệp cũng đòi hỏi sự rèn luyện tương tự. Bị từ chối, tăng trưởng chậm, chi phí bất ngờ và những vướng mắc hành chính đều là một phần của quá trình.

Những nhà sáng lập kiên cường không giả vờ rằng các thách thức này sẽ không xảy ra. Họ chuẩn bị cho chúng.

Tư duy đó đặc biệt hữu ích khi xử lý những phần kém hào nhoáng của việc khởi nghiệp:

• Chờ tiểu bang phê duyệt
• Phản hồi các yêu cầu tuân thủ
• Cập nhật hồ sơ công ty
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Đối chiếu thông tin sở hữu và quản lý
• Rà soát cẩn thận hợp đồng và nghĩa vụ

Những nhà sáng lập bền bỉ thường không phải là người tránh được khó khăn. Họ là người vẫn vận hành hiệu quả xuyên qua khó khăn đó.

Điều này có ý nghĩa gì đối với việc thành lập doanh nghiệp

Những bài học trên trở nên thực tế khi bạn áp dụng chúng vào giai đoạn sớm nhất của vòng đời doanh nghiệp: thành lập.

Quyết định thành lập LLC hoặc công ty cổ phần không chỉ là một bước pháp lý. Đó còn là một quyết định chiến lược. Nó ảnh hưởng đến bảo vệ trách nhiệm pháp lý, lựa chọn thuế, yêu cầu hành chính, cơ cấu sở hữu và cách người khác nhìn nhận doanh nghiệp của bạn.

Một nhà sáng lập có kỷ luật sẽ cân nhắc các câu hỏi như:

• Tôi có cần bảo vệ trách nhiệm hữu hạn không?
• Tôi sẽ có đối tác hay nhà đầu tư bên ngoài không?
• Tôi có thể thực tế duy trì bao nhiêu thủ tục hành chính?
• Tôi nên thành lập ở tiểu bang nào?
• Tôi sẽ có những nghĩa vụ tuân thủ nào sau khi thành lập?
• Tôi sẽ tách bạch tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp như thế nào?

Đây không phải là những vấn đề phụ. Chúng định hình công ty ngay từ ngày đầu tiên.

LLC hay công ty cổ phần: cấu trúc nào phù hợp với chiến lược của bạn?

Không có câu trả lời chung cho tất cả, nhưng có một cách suy nghĩ có kỷ luật.

LLC

Công ty trách nhiệm hữu hạn thường được các chủ doanh nghiệp nhỏ ưa chuộng vì tính linh hoạt và nhìn chung dễ duy trì hơn so với công ty cổ phần. Đây có thể là lựa chọn phù hợp nếu bạn muốn:

• Bảo vệ trách nhiệm pháp lý
• Các lựa chọn quản lý linh hoạt
• Ít thủ tục hơn so với công ty cổ phần
• Một cấu trúc phù hợp với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần có thể là lựa chọn tốt hơn nếu kế hoạch của bạn bao gồm:

• Huy động vốn
• Phát hành cổ phiếu
• Xây dựng cơ cấu quản trị chính thức hơn
• Chuẩn bị cho tăng trưởng tương lai hoặc đầu tư bên ngoài

Quyết định đúng phụ thuộc vào mục tiêu, kế hoạch thuế, mô hình sở hữu và chiến lược tăng trưởng dài hạn của bạn. Một nhà sáng lập cẩn trọng sẽ đánh giá doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và cách nó có thể phát triển theo thời gian.

Những sai lầm phổ biến của các nhà sáng lập thiếu kỷ luật

Những thói quen làm suy yếu hiệu suất trong môi trường áp lực cao cũng làm suy yếu các doanh nghiệp mới. Một số sai lầm phổ biến nhất gồm:

• Chọn sai loại hình pháp nhân cho mô hình kinh doanh
• Dùng tài khoản cá nhân cho thu nhập và chi phí của công ty
• Bỏ qua báo cáo hằng năm và hạn nộp
• Không ghi nhận bằng văn bản về quyền sở hữu và vai trò quản lý
• Chọn tên doanh nghiệp mà không kiểm tra tính khả dụng
• Trì hoãn tuân thủ cho đến khi vấn đề xuất hiện
• Coi việc thành lập là một nhiệm vụ một lần thay vì trách nhiệm liên tục

Mỗi sai lầm này đều có thể tránh được bằng một cách tiếp cận có kỷ luật hơn.

Cách Zenind hỗ trợ các nhà sáng lập có kỷ luật

Zenind giúp chủ doanh nghiệp xây dựng nền tảng phù hợp ngay từ đầu. Đối với các doanh nhân coi trọng cấu trúc, tốc độ và sự rõ ràng, điều đó rất quan trọng.

Zenind có thể hỗ trợ các nhà sáng lập với:

• Thành lập LLC và công ty cổ phần
• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Nhắc nhở và hỗ trợ tuân thủ
• Quản lý báo cáo hằng năm
• Hỗ trợ xin EIN
• Kiểm tra tên doanh nghiệp còn khả dụng
• Hồ sơ thành lập và hỗ trợ nộp hồ sơ cho tiểu bang

Mục tiêu không chỉ là nộp giấy tờ. Mục tiêu là giúp các nhà sáng lập khởi đầu với sự tự tin và duy trì tuân thủ khi doanh nghiệp phát triển.

Cách tiếp cận đó phù hợp với chính những nguyên tắc của các tổ chức có kỷ luật: hiểu nhiệm vụ, thực thi quy trình và duy trì trách nhiệm sau khi ra mắt.

Danh sách kiểm tra dành cho nhà sáng lập khi thành lập có kỷ luật

Trước khi ra mắt, hãy dùng một danh sách kiểm tra giúp quy trình luôn đi đúng hướng.

Trước khi nộp hồ sơ

• Xác định mục đích kinh doanh của bạn
• Chọn loại hình pháp nhân
• Kiểm tra tên doanh nghiệp
• Xác định chủ sở hữu và người quản lý
• Quyết định nơi thành lập doanh nghiệp
• Chuẩn bị thông tin cần thiết cho hồ sơ

Trong quá trình thành lập

• Nộp hồ sơ thành lập chính xác
• Bổ nhiệm đại diện đăng ký
• Soạn thảo các tài liệu quản trị nội bộ
• Xin EIN nếu cần
• Thiết lập tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Sau khi thành lập

• Theo dõi hạn nộp hằng năm
• Giữ tài chính doanh nghiệp và cá nhân tách biệt
• Duy trì hồ sơ luôn cập nhật
• Rà soát giấy phép và giấy phép con
• Xem xét lại cấu trúc khi công ty phát triển

Một danh sách kiểm tra có vẻ đơn giản, nhưng chính những hệ thống đơn giản thường giúp doanh nghiệp không rơi vào hỗn loạn.

Kỷ luật mở rộng quy mô tốt hơn cảm hứng

Cảm hứng có thể khởi động một doanh nghiệp. Kỷ luật giữ cho nó tồn tại.

Sự khác biệt đó rất quan trọng vì giai đoạn đầu của khởi nghiệp có thể rất khó đoán. Nhà sáng lập phải đối mặt với chậm trễ, vấn đề dòng tiền, ưu tiên thay đổi và công việc hành chính bất ngờ. Một nhà sáng lập có kỷ luật chấp nhận thực tế đó và xây dựng mô hình xung quanh nó.

Đó là lý do những doanh nghiệp thành công nhất thường có nền tảng vững chắc ở phía sau. Chúng không chỉ được thúc đẩy bởi sự nhiệt huyết. Chúng được nâng đỡ bởi thói quen, tuân thủ và việc ra quyết định rõ ràng.

Kết luận

Thủy quân lục chiến dạy rằng thành công được xây dựng từ kỷ luật, tư cách và cam kết với nhiệm vụ. Khởi nghiệp cũng tưởng thưởng cho những phẩm chất đó. Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp, thời điểm tốt nhất để xây dựng những thói quen ấy là trước khi khách hàng đầu tiên xuất hiện.

Hãy chọn đúng loại hình pháp nhân. Nộp hồ sơ chính xác. Giữ ngăn nắp. Theo đến cùng. Những hành động đó có thể không mang vẻ kịch tính, nhưng chúng tạo ra một doanh nghiệp có thể bền vững.

Đối với các nhà sáng lập muốn thành lập công ty với sự rõ ràng và tự tin, Zenind cung cấp các công cụ và hỗ trợ để biến ý tưởng kinh doanh thành một thực thể có cấu trúc và tuân thủ.