8 доказани начина HR мениджърите да направят силно първо впечатление на новите служители

Първите дни на една нова работа оформят начина, по който служителите възприемат компанията, ролята си и дългосрочното си бъдеще. Силното onboarding преживяване изгражда доверие още в началото, намалява напрежението и помага на новите служители да станат продуктивни по-бързо. За развиващите се компании това е още по-важно: начинът, по който посрещате хората, показва дали организацията е подредена, подготвена и заслужаваща ангажимент.

Доброто първо впечатление не се създава с един грандиозен жест. То идва от последователност от добре обмислени детайли, които карат новия служител да се почувства очакван, подкрепен и приобщен. Когато HR мениджърите изграждат onboarding с внимание, те задават тон за по-висока ангажираност, по-добро задържане и по-здрава организационна култура.

По-долу са осем практични начина да направите първото впечатление на всеки нов служител положително.

1. Започнете посрещането преди първия ден

Процесът на onboarding трябва да започне преди служителят да прекрачи прага. Един прост preboarding план може да премахне несигурността и да помогне на новия човек да пристигне с увереност.

Изпратете приветствен имейл, който потвърждава часа на започване, дрескода, информация за паркиране или вход към системите и как ще изглежда първият ден. Включете всички формуляри, които могат да бъдат попълнени предварително, както и лице за контакт при въпроси. Ако ролята изисква достъп до системи, осигурете го предварително, за да не се налага служителят да чака.

Тази ранна комуникация изпраща ясно послание: компанията е готова за тях и времето им има значение.

2. Направете работната среда целенасочена и подготвена

Разхвърлян плот, липсващи данни за вход или неорганизиран график могат да породят съмнение още в първия ден. Вярно е и обратното: готовото работно място кара новия служител да се почувства очакван и ценен.

Преди първия ден проверете дали работната станция, достъпът до софтуер, имейл акаунтът и всички необходими инструменти са налични. Ако служителят работи дистанционно, уверете се, че изпратеното оборудване е пристигнало и всички стъпки за виртуален достъп са завършени.

Подготовката не е нужно да е сложна. Нужно е само да е последователна. Целта е да се премахне пречката, за да може служителят да се съсредоточи върху ученето, а не върху чакането.

3. Изпратете внимателно приветствено съобщение

Приветственото съобщение е един от най-лесните начини да създадете топло начало. То може да дойде от HR, от мениджъра или от целия екип, в зависимост от размера и културата на компанията.

Силната приветствена бележка трябва да направи три неща:

• Да потвърди вълнението от присъединяването на новия човек към екипа
• Накратко да обясни ролята му и защо е важна
• Да насърчи въпросите и откритостта през първите седмици

Ако е подходящо, поканете служителя да сподели кратка биография или няколко любопитни факта, които да бъдат представени пред екипа. Тази малка стъпка може да направи представянето по-естествено и да помогне на колегите да намерят общи теми.

4. Дайте на първия ден ясна структура

Новите служители често търсят едно нещо в първия ден: яснота. Когато програмата е неясна, те могат да прекарат целия ден, без да са сигурни какво да правят след това. Един прост график решава този проблем.

Добър план за първия ден може да включва:

• Лично приветствие от HR или ръководството
• Преглед на фирмените политики и ключовите контакти
• Представяне на мениджъра и членовете на екипа
• Настройване на работното място и инструментите
• Време за въпроси и следващи стъпки

Графикът трябва да е реалистичен, а не претоварен. Твърде много информация в един ден може да се окаже изтощаваща. Балансираният план създава движение напред, без да изтощава новия служител.

5. Включвайте мениджъра рано и редовно

HR може да изгради рамката, но прекият мениджър оформя ежедневното преживяване на служителя. Ако мениджърите отсъстват по време на onboarding, новият човек може да се почувства откъснат от ролята си още преди работата да е започнала.

Редовните срещи с мениджъра през първата седмица и първия месец помагат за изграждане на доверие. Тези разговори трябва да обхващат непосредствените приоритети, очакваните резултати и всякакви ранни притеснения. Те също така дават на служителя разрешение да задава въпроси, преди несигурността да се превърне в разочарование.

Мениджърите не трябва да произнасят перфектна реч. Те трябва да бъдат присъстващи, отзивчиви и ясни относно това как изглежда успехът.

6. Назначете buddy за новия служител

Onboarding buddy дава на новия служител нископрагов източник за практични въпроси. За разлика от мениджъра, buddy може да помага с ежедневни детайли, които лесно се пропускат, но са важни за новите хора.

Добрият buddy може да обясни къде се намират документите, как работи екипната комуникация, кои срещи са най-важни и кои са неписаните правила на работната среда. Такава насока прави компанията по-достъпна и по-малко обезкуражаваща.

Отношенията с buddy също помагат за изграждане на социална принадлежност. Когато новият служител има човек, към когото може да се обърне за помощ, той се адаптира по-бързо и се чувства по-малко изолиран през периода на приспособяване.

7. Представяйте културата чрез реален опит

Фирмената култура не се изгражда само от презентация. Новите служители я научават, като наблюдават как хората общуват, решават проблеми и се отнасят един към друг.

HR може да затвърди културата чрез създаване на смислени първи преживявания. Това може да включва екипен обяд, кратка среща за опознаване, сесия за наблюдение на работа или неформално кафе с колеги. Дистанционните екипи могат да постигнат същия ефект чрез планирани виртуални представяния или приветствен разговор с ключови съотборници.

Най-полезните културни представяния са конкретни. Вместо да казвате „Ние ценим сътрудничеството“, покажете как изглежда то на практика. Новите служители запомнят примери по-добре от лозунги.

8. Събирайте обратна връзка бързо и я използвайте

Първото впечатление не трябва да се измерва само с това, което компанията дава. То трябва да се измерва и с това, което компанията научава.

Поискайте обратна връзка след първия ден, първата седмица и първия месец. Дръжте въпросите кратки и фокусирани:

• Какво беше полезно?
• Какво беше объркващо?
• Каква информация щеше да бъде полезна по-рано?
• Има ли нещо, което все още липсва?

Тази обратна връзка показва, че компанията е сериозна в подобряването на процеса по onboarding. Тя също така помага на HR да открива пропуски, преди те да засегнат задържането или представянето.

Най-добрите onboarding програми се развиват с времето. Малки корекции, прилагани последователно, могат да създадат много по-добро преживяване за бъдещите служители.

Често срещани грешки при onboarding, които да избягвате

Дори екипи с добри намерения могат да отслабят първото впечатление, ако процесът е непоследователен. Внимавайте за тези често срещани грешки:

• Оставяне на новия служител без ясен график
• Забавяне на достъпа до инструменти, системи или данни за вход
• Претоварване на първия ден с твърде много информация
• Третиране на onboarding като еднократно събитие, вместо като текущ процес
• Приемане, че мениджърът ще се погрижи за всичко без координация

Тези проблеми обикновено могат да бъдат избегнати. Силен onboarding checklist, ясна отговорност и редовно проследяване могат да елиминират повечето от тях.

Защо първото впечатление е толкова важно

Ранното преживяване на новия служител влияе не само на настроението. То влияе на увереността, ангажираността, продуктивността и вероятността човекът да остане в компанията.

Когато onboarding е внимателно организиран, служителите по-вероятно усещат, че са взели правилното решение. Това усещане има значение. То създава основа за лоялност и по-силно представяне. За малки бизнеси, стартъпи и растящи екипи тази основа може да бъде особено важна, защото фирмената култура все още се оформя.

Ако бизнесът е в ранните етапи на изграждане на своята структура, е полезно onboarding да се разглежда като част от по-широкото създаване на компанията. Както силните учредителни документи и вътрешни системи създават стабилна основа на бизнеса, така силният onboarding създава стабилно преживяване за служителя. Zenind помага на основателите да учредят своите компании с професионална основа и същото мислене важи за начина, по който екипите посрещат новите хора.

Заключителни мисли

Оставянето на силно първо впечатление не означава да бъдете ефектни. Означава да бъдете подготвени, ясни и искрено приветливи. HR мениджърите, които започват преди първия ден, подкрепят мениджъра, опростяват първата седмица и слушат обратната връзка, създават далеч по-добро преживяване за новите служители.

Страхотният onboarding процес казва на служителите три важни неща: че ги очакват, че ги подкрепят и че принадлежат тук. Когато една компания комуникира това още от самото начало, тя полага основите на по-силен екип и по-устойчив бизнес.