Основи на данъчния идентификационен номер на IRS за нови собственици на бизнес: ITIN, EIN и промени в името на фирмата

Стартирането на бизнес в Съединените щати означава да се заемете с данъчните идентификационни номера отрано, често още преди да е издадена първата фактура или да бъде нает първият служител. За много собственици объркването идва от това, че IRS използва различни номера за различни цели. ITIN не е същото като EIN, а промяната на името на бизнеса не винаги води до нов федерален данъчен номер.

Разбирането на разликата може да спести време, да намали грешките при подаване и да ви помогне да поддържате фирмените си данни съгласувани с IRS още от първия ден.

Основната разлика между ITIN и EIN

ITIN, или Individual Taxpayer Identification Number, е 9-цифрен номер, който IRS издава на определени лица, които се нуждаят от данъчен номер в САЩ, но нямат право на Social Security number. Той се използва само за федерални данъчни цели.

EIN, или Employer Identification Number, е федерален данъчен идентификатор за бизнеси и други юридически лица. Той се използва за идентифициране на бизнес за данъчни цели, банкови услуги, payroll и други официални цели.

Накратко:

• ITIN идентифицира физическо лице за федерални данъчни цели.
• EIN идентифицира бизнес или друго юридическо лице за федерални данъчни цели.

Тази разлика е важна, защото понякога собствениците на бизнес приемат, че им е нужен нов номер, когато всъщност трябва само да актуализират вече съществуващите записи в IRS.

Кога е необходим ITIN

ITIN обикновено е свързан с физически лица, а не с юридически лица. Той може да е необходим, когато дадено лице има задължение да подава федерална данъчна декларация, но не може да получи Social Security number.

Често срещани ситуации включват:

• Чуждестранен собственик, който трябва да подаде данъчна декларация в САЩ
• Съпруг или зависимо лице, което трябва да бъде посочено в декларация и няма право на SSN
• Лице, което се нуждае от данъчен идентификационен номер за федерално данъчно задължение, но не е допустимо за SSN

ITIN не разрешава работа в Съединените щати, не променя имиграционния статус и не дава право на социални осигуровки. Неговата цел е да подпомага спазването на федералните данъчни изисквания.

Ако сте собственик на бизнес, ITIN може да е важен, ако сте отговорното лице за юридическо лице и онлайн заявлението за EIN на IRS поиска данъчен идентификационен номер. Но ITIN все пак принадлежи на физическото лице, а не на бизнеса.

Кога бизнесът има нужда от EIN

Повечето нови бизнеси имат нужда от EIN по-скоро рано, отколкото късно. IRS използва EIN за много обичайни бизнес дейности, включително:

• Учредяване или управление на LLC, partnership или corporation
• Наемане на служители
• Подаване на данъци за заетост или акцизни данъци
• Откриване на определени бизнес банкови сметки
• Обработка на данъчни отчети за estates, trusts и някои организации с освобождаване от данъци

IRS обикновено препоръчва юридическото лице да бъде учредено на ниво щат, преди да се кандидатства за EIN. Тази последователност помага да се избегнат забавяния и несъответствия в данните на юридическото лице.

Обикновено можете да получите EIN директно от IRS безплатно. За много бизнеси номерът се издава бързо и може да се използва веднага за основни бизнес нужди.

Нужен ли е нов EIN при промяна на името на бизнеса?

Обикновено не.

Ако вашият бизнес променя само името си, адреса си или отговорното лице, обикновено не е необходим нов EIN. IRS отделя тези актуализации от промените в юридическото лице.

Може да ви е нужен нов EIN, когато самият бизнес се промени по по-съществен начин, например при промяна в собствеността или структурата. Примери могат да включват:

• Едноличен търговец, който се преобразува в corporation
• Partnership, което става corporation
• Corporation, която се слива в ново юридическо лице
• Други промени, които създават нов данъчен субект в очите на IRS

Ако основният бизнес остава същият и се променя само името, EIN обикновено остава същият.

Как да уведомите IRS за промяна в името на бизнеса

Промяната на името на бизнеса все пак трябва да бъде отчетена правилно, за да съвпадат записите в IRS с актуалното ви законно име.

Точният начин може да зависи от вида на юридическото лице и от декларацията, която подавате. В много случаи IRS указва бизнесите да уведомят писмено офиса, където подават декларациите си, ако бизнес името се промени.

За други актуализации, като промяна на адрес, място на дейност или отговорно лице, Form 8822-B е формулярът на IRS, който се използва за уведомяване на агенцията.

Практичен списък за промяна на име на бизнеса:

• Проверете дали новото име е валидно според законодателството на щата и учредителните документи
• Актуализирайте записите си на ниво щат, ако това се изисква
• Уверете се, че декларациите ви към IRS използват правилното законно име
• Изпратете писмено уведомление до IRS, ако инструкциите за вашата декларация го изискват
• Запазете същия EIN, освен ако самата структура на бизнеса не се е променила

Ако и адресът ви се променя, не разчитайте само на актуализацията на името на бизнеса. Промените на адрес трябва да се съобщават отделно, за да пристига кореспонденцията от IRS на правилното място.

Често срещани грешки, които да избегнете

Собствениците на бизнес често срещат лесно предотвратими проблеми, когато объркват личните данъчни идентификатори с бизнес данъчните идентификатори.

1. Кандидатстване за грешния номер

ITIN е за физическо лице, което няма право на SSN. EIN е за бизнес или друго юридическо лице. Ако трябва да подавате бизнес данъци, вероятно ви трябва EIN, а не ITIN.

2. Получаване на нов EIN при обикновена промяна на името

Самата промяна на името обикновено не изисква нов EIN. Създаването на ненужен нов EIN може да усложни банковите отношения, payroll и данъчните декларации.

3. Пропускане на актуализацията на записите в IRS след законова промяна на името

Ако името на вашето юридическо лице се промени на ниво щат, уверете се, че записите в IRS също са актуализирани. Несъответстващите записи могат да забавят известия, декларации или съпоставяне на акаунта.

4. Смесване на адрес, отговорно лице и промяна на име

Тези актуализации може да се обработват по различен начин. За промяна на пощенски адрес бизнесът може да подава един формуляр, за промяна на име друго уведомление, а за актуализация на отговорното лице да са нужни отделни стъпки.

5. Кандидатстване преди юридическото лице да е учредено

За LLC, corporations и partnerships IRS обикновено очаква юридическото лице първо да бъде учредено. Ако кандидатствате твърде рано, процесът може да се забави.

Прост начин да го запомните

Използвайте това правило:

• Ако става дума за човек, който се нуждае от федерален данъчен идентификатор, мислете за ITIN.
• Ако става дума за бизнес или юридическо лице, което подава данъчни отчети, мислете за EIN.
• Ако се променя само името на бизнеса, EIN обикновено остава същият.
• Ако се променя структурата на бизнеса, проверете дали е необходим нов EIN.

Тази рамка помага на новите основатели да избегнат ненужни декларации и същевременно да останат в съответствие с изискванията на IRS.

Как Zenind помага на новите собственици на бизнес да останат организирани

Zenind помага на предприемачите да учредят бизнеси в САЩ с по-ясен път от създаването до съответствието. Когато създавате LLC или corporation, добре подредените учредителни документи улесняват обработката на IRS формуляри, банковото откриване на сметки и бъдещи промени като име или адрес.

За основателите, които искат да се движат бързо, без да губят следа от правните детайли, това има значение. Добре управляваният процес на учредяване намалява риска от несъответстващи имена, забавени декларации или объркване кой данъчен идентификатор към кое юридическо лице принадлежи.

Основен извод

ITIN и EIN служат за различни цели и собствениците на бизнес не бива да ги използват като взаимозаменяеми. ITIN е за определени физически лица, които имат нужда от данъчен номер, но не могат да получат SSN. EIN идентифицира бизнес юридическо лице за федерални данъчни цели. Ако името на вашия бизнес се промени, обикновено запазвате същия EIN и уведомявате IRS по правилния канал вместо да кандидатствате за нов номер.

Когато подредите структурата правилно още в началото, всичко след това става по-лесно: данъчни декларации, банкови услуги, кореспонденция и дългосрочно съответствие.