Данъци 101: Данъчни облекчения за малък бизнес, които може да заявите без разписки

Да управлявате бизнес означава да поддържате добра организация, особено когато настъпи данъчният сезон. Много основатели приемат, че всяко данъчно облекчение трябва да бъде подкрепено с хартиена разписка, за да е валидно. На практика някои разходи могат да бъдат доказани с други документи, като банкови извлечения, дневници за пробег, фактури, отчети за заплати или документи по планове.

Това не означава, че НАП не очаква да пазите надеждни доказателства. „Без разписки“ не означава „без доказателства“. Означава, че може да успеете да заявите определени облекчения, използвайки алтернативна документация, когато записите ясно показват бизнес целта, сумата и датата.

За предприемачи, собственици на LLC, акционери в S корпорации, еднолични търговци и стартиращи компании, учредени чрез Zenind, разбирането на тези правила може да улесни воденето на отчетност и да намали стреса при подаване на декларации.

Какво се счита за валиден данъчен документ?

Разписката е само една форма на документация. В зависимост от разхода можете да използвате и:

• Банкови или картови извлечения
• Анулирани чекове
• Дневници за пробег
• Календарни записи за срещи
• Фактури и договори
• Отчети за заплати
• Сметки за комунални услуги
• Извлечения за абонаменти
• Документи по застрахователни полици
• Извлечения за пенсионни планове
• Извлечения от кредитор по заем

Ключът е да се покаже ясна връзка с бизнеса. Ако не можете разумно да обясните защо разходът е бил необходим за вашия бизнес, облекчението може да не издържи при проверка.

Стандартно данъчно облекчение срещу бизнес разходи

Полезно е да разграничите личните данъчни облекчения от бизнес разходите.

Стандартното данъчно облекчение е лично данъчно облекчение върху дохода, достъпно за много лица. То не е същото като приспадане на бизнес разход. Бизнес разходите обикновено са свързани с дейността на активен търговски или бизнес обект и се отчитат в съответната бизнес данъчна декларация или приложение.

За собствениците на бизнес това разграничение е важно, защото един разход може да бъде приспаднат от бизнеса, дори ако не е включен като личен детайлизиран разход.

Чести бизнес разходи, които можете да подкрепите без традиционни разписки

Някои разходи са по-лесни за документиране чрез записи, различни от магазинна разписка. Примерите по-долу са често срещани за малкия бизнес, но допустимостта зависи от конкретните факти и данъчната класификация.

1. Облекчение за домашен офис

Ако използвате част от дома си редовно и изключително за бизнеса, може да отговаряте на условията за облекчение за домашен офис.

Това облекчение често може да бъде подкрепено с:

• План на помещенията или снимки на работното пространство
• Данни за наем или ипотека
• Сметки за комунални услуги
• Застрахователни извлечения
• Данъчни документи за имота

Не е необходимо да имате разписка за всеки квадратен фут от дома си. Вместо това е нужен разумен метод за изчисляване на процента на използване за бизнеса.

Например, ако отделна стая се използва само като офис, може да успеете да отнесете част от наема, комуналните услуги и определени разходи за поддръжка към бизнеса. Записите трябва да показват как сте изчислили процента и защо работното пространство отговаря на изискванията.

2. Разходи за автомобил и пробег

Ако използвате автомобил за бизнеса, можете да приспадате разходите за превозното средство чрез стандартния метод на пробег или чрез метода на действителните разходи.

Стандартният метод на пробег често е по-лесен за документиране, защото разчита на дневник за пробег, а не само на касови бележки за гориво.

Вашият дневник трябва да включва:

• Дата на пътуването
• Начална локация
• Дестинация
• Бизнес цел
• Изминати мили

При силна документация дневниците за пробег могат да подкрепят приспадане, дори ако нямате разписки за всяка покупка на гориво. Имайте предвид, че пътуването до и от обичайното ви работно място обикновено не е приспадаемо.

3. Бизнес пътувания

Пътуване извън вашия данъчен дом за бизнес цели може да бъде приспадаемо, когато е обичайно, необходимо и пряко свързано с бизнеса ви.

Може да успеете да подкрепите разходите за пътуване с:

• Самолетни или влакови билети
• Хотелски извлечения
• Потвърждения за регистрация на конференции
• Програми на срещи
• Календарни записи
• Картови извлечения

Разписките все още са полезни, но записите могат да бъдат събрани от няколко източника. Важното е да документирате бизнес целта на пътуването.

Ако в пътуването са включени и лични дейности, обикновено се приспада само бизнес частта.

4. Здравно осигуряване за самостоятелно заети лица

Много самонаети собственици на бизнес могат да приспадат квалифицирани здравноосигурителни премии, при спазване на правилата за допустимост.

Това облекчение често се подкрепя с:

• Извлечения по застрахователната полица
• Потвърждения за плащане на премии
• Фактури от застрахователната компания

Ако сте самонаето лице и отговаряте на изискванията, това облекчение може да е налично дори когато не детайлизирате личните си данъчни облекчения.

5. Вноски в пенсионни планове

Вноските в допустими пенсионни планове могат да бъдат приспадаеми в зависимост от вида на вашата структура и плана.

Записите често идват директно от администратора на плана или от брокерската компания и могат да включват:

• Годишни извлечения за вноски
• Отчети за движението по сметката
• Формуляр 5498 или подобни документи по плана

Тъй като тези записи идват от финансови институции, те често могат да служат като доказателство и без хартиена разписка.

6. Данъчно приспадане за данък върху самостоятелната заетост

Самонаетите лица по правило могат да приспадат част от данъка върху самостоятелната заетост. Това не се основава на разписка; основава се на декларирания и платен данък.

Вашата декларация и записите за плащане обикновено са достатъчни, за да подкрепят това приспадане.

7. Обучение и квалификация, свързани с бизнеса ви

Обучение, което поддържа или подобрява уменията, използвани във вече съществуващия ви бизнес, може да бъде приспадаемо.

Полезни записи са например:

• Регистрации за курсове
• Фактури за обучение
• Потвърждения за уебинари
• Извлечения за членство
• Програми или учебни планове

Записвайте бележки, показващи как обучението е свързано с бизнеса ви. Обучение, което ви квалифицира за нова професия или нов бизнес, се третира различно и може да не е приспадаемо по същия начин.

8. Офис консумативи и дребно оборудване

Много рутинни разходи могат да се документират чрез банкови или картови извлечения, плюс фактура, потвърждение на онлайн поръчка или история на клиентския акаунт при доставчика.

Чести примери са:

• Хартия и мастило
• Софтуерни абонаменти
• Пощенски услуги
• Малки офис инструменти
• Аксесоари за бюро
• Бизнес книги
• Нискостойностно оборудване

За някои покупки, особено ако са капиталови активи или по-голямо оборудване, може да е необходима по-силна документация. Пазете заедно записите от доставчика и доказателствата за плащане.

9. Професионални услуги и такси

Собствениците на бизнес често плащат за юридически, счетоводни, консултантски и услуги на регистриран агент. Обикновено те са лесни за документиране чрез фактури, месечни извлечения и записи за плащане.

В тази категория могат да попадат и:

• Банкови такси за бизнес сметка
• Такси на платежни процесори
• Такси за търговски услуги
• Такси за подаване на документи
• Абонаментни платформи, използвани за операции

За компании, учредени с Zenind, разходите, свързани с учредяване и поддръжка на дружеството, трябва да се проследяват внимателно. Тези записи могат да ви помогнат да разграничите стартови, организационни и текущи оперативни разходи.

10. Реклама и маркетинг

Маркетинговите разходи често са приспадаеми, когато са обичайни и необходими за вашия бизнес.

Полезни записи включват:

• Фактури от рекламни платформи
• Табла за управление на реклами в социални мрежи
• Извлечения за уебсайт такси
• Ритейнъри към агенции
• Абонаменти за имейл маркетинг
• Фактури за дизайн

Ако рекламирате онлайн, екранни снимки и извлечения по акаунта могат да помогнат да се покажат разходът и датите на кампанията.

Облекчения, които често се основават на алтернативна документация

Някои облекчения обикновено не се доказват с една-единствена разписка. Вместо това те се подкрепят от записи, които показват дейността във времето.

Дневници за пробег

Дневниците за пробег са един от най-добрите примери. Те могат да бъдат по-важни от касовите бележки за гориво, защото доказват бизнес използване, а не просто че сте купили гориво.

Банкови извлечения

Извлеченията могат да подкрепят повтарящи се такси, като софтуерни абонаменти, телефонни услуги, подновяване на домейни и месечни професионални услуги.

Отчети за заплати

Ако имате служители, отчетите за заплати подкрепят приспадането на възнаграждения, данъчни депозити и обезщетения, платени от работодателя.

Сметки за комунални и обслужващи услуги

Комунални услуги, интернет и телефонни сметки могат да подкрепят разпределение на разходите при бизнес използване, когато част от сумата е свързана с бизнес операциите.

Документи за планове и застраховки

Пенсионните и застрахователните облекчения често разчитат на извлечения от доставчика, а не на магазинни разписки.

Какво търси НАП

Когато записите се преглеждат, НАП обикновено иска да види следното:

• Размерът на разхода
• Датата на разхода
• Бизнес целта
• Бизнес връзката, ако е приложимо
• Ясна връзка между разхода и бизнес дейността

Ако облекчението се основава на частично бизнес използване, методът ви за разпределение трябва да е последователен и разумен. Например, ако използвате телефона си 40% за бизнес, документирайте как сте достигнали до тази оценка.

Важна е правната форма на бизнеса

Структурата на бизнеса ви може да повлияе върху това как се отчитат облекченията.

Еднолични търговци

Едноличните търговци обикновено отчитат бизнес приходите и разходите в личната си данъчна декларация. Много обичайни бизнес разходи се отразяват в бизнес приложение и се подкрепят с документи, съхранявани заедно с личните данъчни файлове.

LLC

Едноличното LLC често се третира като едноличен търговец за федерални данъчни цели, освен ако не избере друго. Многoчленно LLC обикновено се облага като партньорство, освен ако не направи различен избор.

Това означава, че самото облекчение може да е сходно, но начинът на отчитане може да се различава.

S корпорации и C корпорации

Корпорациите следват по-формални правила за отчетност и отчитане. Някои облекчения се заявяват на ниво дружество, докато други могат да зависят от възнаграждението на собственика, възстановяванията на разходи или третирането като придобивка в натура.

Класификацията на дружеството влияе върху това какво е приспадаемо, къде се отчита и каква документация ви е необходима.

Най-добри практики за водене на отчетност за малък бизнес

Добрата отчетност прави данъчните облекчения по-лесни и по-сигурни.

През цялата година поддържайте следните навици:

• Дръжте отделни бизнес и лични банкови сметки
• Съхранявайте цифрови копия на фактури и извлечения
• Записвайте пробега, когато пътуванията се случват, а не месеци по-късно
• Запазвайте имейли от доставчици и потвърждения на поръчки
• Означавайте разходите по категории
• Сверявайте сметките всеки месец
• Съхранявайте данъчните документи на едно сигурно място

Ако разчитате на оценки, запишете как сте ги изчислили. Документираната оценка е много по-силна от груба преценка без подкрепа.

Какво не бива да предполагате

Не приемайте, че всеки разход може да бъде приспаднат без документация. Не приемайте, че само банковото извлечение доказва бизнес целта. Не приемайте, че смесените лични и бизнес разходи са изцяло приспадаеми.

Ако разходът е необичаен, голям или тясно свързан с лично ползване, обикновено е необходима по-силна документация.

Кога да се обърнете към данъчен специалист

Данъчните правила се променят, а облекченията могат да варират според вида на дружеството, дохода, индустрията и правилата в съответния щат. Данъчен специалист може да помогне, ако имате:

• Ново учредяване на бизнес
• Избор на данъчен режим за LLC или корпорация
• Активи с комбинирано използване
• Разпределение за домашен офис
• Дейност в няколко щата
• Съответствие по заплати и независими изпълнители
• Класификация на стартови разходи

Това е особено важно, когато решавате как да структурирате нов бизнес. Правилната структура и настройка на отчетността могат да спестят време по-късно.

Заключение

Не винаги е необходимо да имате хартиена разписка, за да заявите данъчно облекчение за бизнес разход. В много случаи банкови извлечения, дневници, фактури и документи от доставчици са достатъчни, когато ясно показват сумата, датата и бизнес целта.

За собствениците на малък бизнес истинското предимство не е само да знаят какво може да бъде приспаднато. То е да изградят система, която поддържа документите им подредени от първия ден на дейността.

Ако учредявате ново LLC или корпорация, Zenind може да ви помогне да започнете със структура, която подпомага по-ясно съответствие и по-добра бизнес отчетност от самото начало.