Наемане на професионален фандрайзър: контролен списък за съответствие за нестопански организации

Наемането на професионален фандрайзър може да разшири обхвата на една нестопанска организация, да подобри планирането на кампании и да осигури специализирана експертиза за връзка с дарители. То обаче може да създаде и задължения за съответствие, които лесно се пропускат. В много щати както нестопанската организация, така и фандрайзърът може да имат задължения за регистрация, оповестяване, договори и отчетност още преди да започне всякаква покана за дарения.

Ако вашата организация планира да работи с консултант по набиране на средства, съветник по набиране на средства, нает служител за дарения или професионален солиситор, най-сигурният подход е да третирате съответствието като част от процеса по наемане, а не като последваща мисъл.

Какво се счита за професионален фандрайзър?

Терминът професионален фандрайзър често се използва широко за описание на лица и фирми, които получават възнаграждение за подпомагане на благотворителното набиране на средства. На практика ролята може да попадне в няколко категории:

• Професионални солиситори директно искат дарения от името на благотворителна организация.
• Съветници по набиране на средства дават насоки за стратегия, планиране на кампания и контакт с дарители, без директно да отправят покани към публиката.
• Консултанти по набиране на средства помагат със стратегия за развитие, послания, планиране на събития или дизайн на кампания.
• Наети служители за дарения могат да работят в тясно сътрудничество с нестопанска организация за подкрепа на изграждане на отношения с дарители и големи дарения.

Разликата е важна, защото законодателството на щатите често регулира директното набиране на средства по-строго от консултантската работа зад кулисите. Преди да подпишете договор, определете точно какво ще прави фандрайзърът и кой ще общува с дарителите.

Защо съответствието е важно преди началото на поканите за дарения

Законите за благотворителни покани са създадени, за да защитават дарителите и да осигуряват прозрачност. Ако една нестопанска организация наеме фандрайзър, без да потвърди приложимите изисквания, тя може да се изправи пред:

• Забавени кампании
• Санкции или просрочени такси
• Отхвърлени документи
• Проблеми с договорите
• Проблеми с публичното оповестяване
• Репутационни щети сред дарители и регулатори

В много юрисдикции нестопанската организация остава отговорна, дори ако се е очаквало фандрайзърът да се погрижи за документите. Затова всяка нестопанска организация трябва да включи контролен списък за съответствие в работния си процес по набиране на средства.

Стъпка 1: Определете ясно взаимоотношението при набирането на средства

Започнете с определяне какво всъщност ще прави фандрайзърът. Неясното споразумение създава риск за съответствието.

Задайте тези въпроси отрано:

• Ще отправя ли фандрайзърът директно покани за дарения?
• Ще има ли достъп до дарителски средства?
• Ще подготвя ли материали за покани за дарения?
• Ще съветва ли кампанията, но ще остане ли зад кулисите?
• Ще работи ли в един щат или в няколко щата?
• Ще подпомага ли една единствена кампания или текуща програма?

Отговорите влияят върху регистрацията, договорните клаузи, задълженията за оповестяване и изискванията за отчетност. Роля, която на практика изглежда като консултиране, все пак може да задейства задължения за солиситори, ако лицето реално отправя покани за дарения.

Стъпка 2: Потвърдете къде се изисква регистрация

Много щати изискват от специалистите по набиране на средства да се регистрират, преди да започнат да отправят покани или да съветват по благотворителни кампании. Изискванията варират, но регистрацията може да зависи от:

• Вида услуга за набиране на средства
• Дали фандрайзърът е физическо лице или фирма
• Дали фандрайзърът обработва или контролира дарения
• Дали самата благотворителна организация вече е регистрирана в щата

Не приемайте, че една регистрация покрива всички юрисдикции. Кампания в няколко щата може да задейства отделни заявления във всеки щат, където се осъществява покана за дарения. Ако фандрайзърът работи в няколко щата, административната тежест може бързо да нарасне.

За нестопанските организации това означава, че етапът на планиране трябва да включва преглед по юрисдикции. Определете къде се намират вашите дарители, къде ще се публикуват рекламите и къде ще работи фандрайзърът.

Стъпка 3: Сключете договора в писмена форма

Повечето щати очакват писмен договор между нестопанската организация и професионалния фандрайзър. Дори когато законът е по-малко изричен, писменият договор е от съществено значение за документиране на отговорностите и защитата на двете страни.

Добрият договор за набиране на средства трябва да урежда:

• Точните услуги, които ще се предоставят
• Щатите, в които ще се осъществява покана за дарения
• Кой ще подава необходимите регистрации и уведомления
• Дали фандрайзърът може да обработва средства
• Структурата на възнаграждението и начина на изчисляване на таксите
• Условията за възстановяване на разходи
• Задълженията за водене на записи
• Изискваните оповестявания в поканите и разписките
• Права за прекратяване и условия за подновяване

Договорът трябва да бъде подписан преди началото на кампанията. В много юрисдикции самият договор също трябва да бъде подаден към регулаторния орган. Ако се изисква подаване, то може да трябва да бъде извършено дни или седмици преди началото на поканите за дарения.

Стъпка 4: Подайте уведомленията и регистрациите навреме

Честа грешка е да се чака, докато кампанията вече е в ход. В много щати тогава е твърде късно.

В зависимост от юрисдикцията нестопанската организация или фандрайзърът може да трябва да подадат:

• Формуляри за регистрация
• Уведомления за покани за дарения
• Копия от договори за набиране на средства
• Информация за гаранции
• Документи за съгласие за призоваване
• Оповестявания за такси
• Данни за лицата, участващи в поканите

Сроковете се различават значително. Някои щати изискват предварително уведомление преди първото комуникационно послание за дарение. Други изискват годишни подновяващи заявления. Ако кампанията ви обхваща няколко щата, създайте календар за подаване преди да бъде изпратен първият имейл, обаждане или публикация в социалните мрежи.

Стъпка 5: Разберете разликата между покана за дарения и консултиране

Регулаторната тежест често е най-голяма, когато професионалният фандрайзър директно иска дарения. Но консултирането също може да създаде проблеми, ако взаимоотношението се промени с времето.

Примери:

• Консултант, който изготвя стратегическа бележка, обикновено има различни задължения от солиситор, който прави обаждания за дарения.
• Фирма за съвети по набиране на средства може да има по-малко преки задължения за регистрация от солиситор, който събира дарения.
• Нает служител за дарения, който само съветва, може да не се третира по същия начин като човек, който активно отправя покани за дарения.

Затова договорът и реално извършената работа трябва да съвпадат. Ако услугата се развие, прегледайте анализа за съответствие незабавно.

Стъпка 6: Следете задълженията за финансово отчитане

След края на кампанията работата по съответствие не приключва. Много щати изискват последващи финансови отчети. Тези отчети могат да включват:

• Брутни приходи
• Размер на даренията по категории
• Средства, задържани от фандрайзъра
• Разходи по кампанията
• Нетни постъпления, предадени на нестопанската организация
• Дати на покана за дарения и уреждане на средствата

Сроковете за отчетност варират по юрисдикции. Някои щати използват фиксиран годишен срок, докато други определят крайния срок според датата на приключване на кампанията. Ако фандрайзърът работи в няколко щата, всеки щат може да има различен срок за отчетност.

Нестопанската организация трябва също да пази вътрешни записи, които подкрепят отчета. Това включва договори, фактури, обобщения на кампанията, банкови извлечения и копия от необходимите оповестявания.

Стъпка 7: Прегледайте внимателно текста на оповестяванията

Материалите за набиране на средства често трябва да разкриват връзката между нестопанската организация и професионалния фандрайзър. В зависимост от щата оповестяването може да се изисква да присъства в:

• Писма с покани по пощата
• Имейл покани за дарения
• Скриптове за телемаркетинг
• Онлайн страници за набиране на средства
• Материали за събития
• Разписки за дарения

Оповестяванията трябва да бъдат прегледани преди старта, а не след възникване на оплаквания. Оповестяване, което технически е налице, но е скрито или неясно, все още може да създаде риск. Уверете се, че фандрайзърът и нестопанската организация са съгласни с точния текст и позициониране на оповестяването.

Стъпка 8: Проверете изискванията за гаранции и други специфични за щата изисквания

Някои юрисдикции налагат допълнителни задължения върху фирми или физически лица, занимаващи се с набиране на средства. Те могат да включват:

• Гаранции от застрахователен тип
• Назначаване на местен представител за връчване на документи
• Проверки за криминално минало
• Оповестяване на възнагражденията
• Специални правила за телемаркетинг или телефонни покани
• Отделно лицензиране за лица и фирми

Тези изисквания не са еднакви. Фандрайзър, който е напълно съответстващ в един щат, все още може да не е в съответствие в друг. Преди да разширите кампания, прегледайте всеки щат, който участва.

Стъпка 9: Изградете вътрешен контролен списък за съответствие

Една нестопанска организация не трябва да разчита на памет или неформални имейли за управление на съответствието при набирането на средства. Един прост вътрешен контролен списък може да предотврати избягваеми грешки.

Вашият контролен списък може да включва:

• Потвърждение на ролята на фандрайзъра и обхвата по щати
• Преглед на изискванията за регистрация по щати
• Финализиране и подписване на договора
• Подаване на необходимите уведомления или регистрации
• Потвърждение на текста за оповестяване във всички покани за дарения
• Проследяване на началната и крайната дата на кампанията
• Наблюдение на постъпващите средства и разходи
• Добавяне в календара на сроковете за последващо отчитане
• Съхраняване на копия от всички подавания и потвърждения

Ако няколко души в организацията се занимават с набирането на средства, определете един човек, който да отговаря за съответствието, за да не се изпускат задачи.

Чести грешки, които нестопанските организации трябва да избягват

Дори добре управлявани организации допускат избягваеми грешки в съответствието. Най-честите включват:

• Започване на покани преди подаването на документите да е завършено
• Използване на общ договор, който не съответства на реалната работа
• Предположение, че едно подаване в един щат важи навсякъде
• Пропускане на оповестяването на връзката с фандрайзъра в публичните материали
• Пропускане на последващите отчети след кампанията
• Неподаване на актуализации при промяна на име, адрес или структура на фандрайзъра
• Третиране на консултант като освободен от изисквания, когато работата му включва директно набиране на средства

Най-сигурният подход е всяка кампания да се провери спрямо законите на всеки участващ щат, преди набирането на средства да започне.

Къде се вписва Zenind

Zenind помага на бизнеси и нестопански организации да управляват учредяването и съответствието по практичен и подреден начин. За нестопански организации, които създават операции, поддържат щатски регистрации и изграждат процес за съответствие, тази структура е важна.

Ако вашата организация се подготвя да разшири набирането на средства, Zenind може да ви помогне да поддържате организационната поддръжка подредена, така че да имате стабилна основа за съответствие, преди да добавите изискванията за благотворителни покани.

Заключителни мисли

Наемането на професионален фандрайзър може да бъде разумен ход, но само ако съответствието се управлява със същото внимание като стратегията на кампанията. Определете ясно взаимоотношението, потвърдете щатските изисквания за регистрация, подайте договорите и уведомленията навреме и следете сроковете за отчетност през цялата кампания.

За нестопанските организации реалният риск не е да наемат професионален фандрайзър. Рискът е да го наемат без система за управление на правните задължения, които идват с това. Внимателният преглед в началото може да предотврати проблеми по-късно и да помогне на вашата организация да набира средства с увереност.