Как да създадете и отпечатате книжка в Microsoft Word

Книжката е един от най-лесните начини да представите информация в компактен, професионален формат. Бизнесите използват книжки за продуктови ръководства, програми за събития, пакети за въвеждане на нови служители, обобщения на съответствието, брошури за услуги и вътрешни справочни материали. Когато е добре оформена, една книжка е лесна за четене, лесна за разпространение и лесна за печат в офиса.

Microsoft Word ви дава инструментите да създадете книжка без специализиран софтуер за дизайн. Независимо дали подготвяте материал за клиенти или кратко ръководство за малък бизнес, можете да създадете изчистена книжка с помощта на вградените настройки за страница, оформление и печат.

Това ръководство показва процеса стъпка по стъпка, включително как да форматирате книжка в Word, как да я отпечатате правилно и как да избегнете най-честите грешки в оформлението.

Какво е книжка?

Книжката е документ, предназначен да бъде отпечатан, сгънат и подвързан така, че страниците да се подредят в правилния ред за четене след сглобяване. За разлика от стандартен документ, книжката използва оформление, което поставя страниците една до друга и коригира полетата, така че крайният сгънат документ да се чете естествено.

Често срещани приложения на книжките включват:

• фирмени брошури
• обучителни наръчници
• продуктови листове
• менюта за услуги
• програми за събития
• приветствени пакети
• ръководства за клиенти
• обобщения на политики

За малките бизнеси книжката често е практичен начин да се сподели информация във формат, който изглежда по-съдържателен от флаер, но е по-достъпен от пълен каталог.

Преди да започнете

Преди да настроите документа, решете какво трябва да постигне книжката. Книжка, която обяснява услуга, трябва да използва кратки секции, ясни заглавия и силни призиви за действие. Наръчник или ръководство може да изисква повече подробности, но пак трябва да избягва претрупване.

Планирайте първо тези основни неща:

• крайния брой страници
• размера на хартията, който ще използвате
• дали книжката ще бъде сгъната и телбодирана, спирално подвързана или оставена свободна
• аудиторията, за която пишете
• изображенията, логата и графиките, които са ви нужни

Колкото по-добър е планът ви, толкова по-лесен ще бъде етапът на оформление.

Създайте книжка в Word чрез настройките на страницата

Word може да форматира документ като книжка, като промени подредбата на страниците и полетата. Точните имена на менютата може леко да се различават според версията, но процесът е сходен в Windows и macOS.

Задайте оформление за книжка

Отворете нов празен документ или документа, който искате да преобразувате.

След това коригирайте настройките на страницата, така че Word да може да подреди страниците като сгъната книжка:

1. Отворете настройките за оформление на страницата или layout.
2. Потърсете опцията, която управлява многостраничното оформление или подредбата на страниците.
3. Изберете опцията за книжка или book fold.
4. Изберете размера на хартията, който съответства на вашия принтер и на крайния размер на книжката.
5. Увеличете гатера, ако документът ще бъде подвързван, тъй като гатерът създава допълнително пространство близо до сгъвката или ръба на подвързването.

След като режимът за книжка е активиран, Word ще подрежда страниците като разгънати двойки, а не като обикновена последователност от страници.

Изберете правилните полета

Полата са по-важни в книжка, отколкото в обикновен документ. Текст, който е твърде близо до сгъвката, може да изчезне в подвързването. Текст, който е твърде близо до външния ръб, може да изглежда претрупан или да бъде отрязан.

Добра отправна точка е:

• малко по-широки вътрешни полета
• балансирани външни полета
• достатъчно пространство за гатера при сгъване или подвързване
• постоянен отстъп отгоре до долу

Ако книжката ви включва изображения или графики, оставете допълнително бяло пространство около тях, за да изглежда страницата чиста и лесна за четене.

Изберете правилния размер на хартията

Книжката обикновено се отпечатва върху лист, който е по-голям от крайния сгънат формат. Например, ако крайната ви книжка е половината от ширината на лист с размер letter, настройките на документа и принтера трябва да отразяват това.

Уверете се, че размерът на хартията съвпада с тавата на принтера и с желания краен формат. Ако размерът е грешен, редът на сгъване и номерацията на страниците могат да се нарушат.

Използвайте шаблон, когато скоростта е важна

Ако не искате да създавате книжката от нулата, шаблонът може да спести време. Word включва вградени шаблони и инструменти за търсене на шаблони, които улесняват започването с предварително форматирана структура.

Шаблоните са полезни, когато ви трябва:

• бърз първи вариант
• последователна визуална структура
• проста брошура или материал за раздаване
• книжка със стандартни секции, които вече са поставени

Когато избирате шаблон, потърсете такъв, който съответства на крайната цел на книжката. Ръководство за клиенти трябва да изглежда чисто и информативно. Промоционална книжка трябва да изглежда по-скоро визуална и ориентирана към бранда.

След като изберете шаблон, персонализирайте съдържанието, така че да отразява ясно и точно вашия бизнес. Заменете текста-подсказка, обновете изображенията и коригирайте цветовете и шрифтовете на марката, ако е необходимо.

Пишете съдържание, което работи добре в книжка

Книжката не е място за дълги блокове текст. Читателите по-скоро сканират, отколкото четат всяка дума. Това означава, че писането трябва да бъде кратко, структурирано и лесно за преглед.

Използвайте кратки секции

Разделете съдържанието на малки секции с описателни заглавия. Читателите трябва да могат да разберат книжката само като прочетат заглавията, ако се наложи.

Фокусирайте се върху една идея на страница или разгъвка

Когато е възможно, дръжте всяка страница или разгъвка съсредоточена върху едно основно послание. Ако една страница обхваща твърде много теми, дизайнът става претрупан и посланието губи яснота.

Добавете призиви за действие

Ако книжката е предназначена да генерира запитвания или да насочва клиентите към следваща стъпка, включете ясни призиви за действие като:

• свържете се с нас за консултация
• посетете уебсайта за повече информация
• насрочете разговор
• прегледайте следващата секция за необходимите стъпки

Улеснете сканирането

Използвайте форматиране, което помага на окото да се движи през страницата:

• удебелете ключовите точки
• използвайте списъци с водещи символи за групирана информация
• използвайте номерирани стъпки за инструкции
• добавяйте надписи към изображенията
• оставяйте бяло пространство между секциите

Добавяйте графики без да претрупвате

Изображенията могат да направят книжката по-увлекателна, но трябва да подкрепят посланието, а не да го разсейват. Най-добрите графики за книжка са релевантни, с висока резолюция и в съответствие с цялостния дизайн.

Използвайте изображения, които:

• са с висока резолюция
• съответстват на стила на марката
• подсилват съдържанието
• са позиционирани с достатъчно въздух около тях

Избягвайте изображения с ниско качество, разтегнати лога или твърде много декоративни елементи. Ако книжката е предназначена за сериозна бизнес аудитория, чистите визуални елементи обикновено са по-ефективни от ефектните.

Прегледайте потока на страниците преди печат

Книжката трябва да се чете в правилния ред след сгъване. Това означава, че последователността на страниците е също толкова важна, колкото и дизайнът.

Преди печат проверете следното:

• първата страница е корица или заглавна страница
• прекъсванията на страниците са на правилните места
• заглавията не се разделят неудобно между страниците
• изображенията не излизат извън полетата
• номерата на страниците се показват там, където очаквате

Ако книжката съдържа съдържание, уверете се, че секциите са в правилния ред и че препратките към страниците са точни.

Как да отпечатате книжка в Word на Windows

След като документът е готов, използвайте настройките за печат на Word, за да получите книжката правилно.

Печатайте двустранно

Ако принтерът ви поддържа двустранен печат, изберете опцията за печат от двете страни. При печат на книжка посоката на обръщане на страниците е важна. Изберете настройката, която обръща по късата страна, за да се прелистват страниците в правилната посока.

Използвайте ръчен двустранен печат, ако е необходимо

Ако принтерът ви не поддържа автоматичен двустранен печат, все пак можете да отпечатате книжката ръчно. Отпечатайте първата страна, поставете листовете отново според инструкциите на принтера и отпечатайте втората страна.

Когато правите това ръчно:

• тествайте първо с няколко страници
• следете коя страна се отпечатва първа
• потвърдете ориентацията на страниците преди да пуснете целия тираж

Отпечатайте пробен екземпляр първо

Преди да отпечатате цялата книжка, направете кратък тестов екземпляр. Пробният печат може да разкрие проблеми с полетата, подредбата на страниците или ориентацията, преди да похабите хартия.

Как да отпечатате книжка в Word на Mac

Процесът за печат на книжка на Mac е сходен, но опциите за печат може да се намират на друго място.

Изберете книжка или двустранен печат

Отворете менюто за печат и потърсете опциите за booklet, two-sided или layout. Ако принтерът поддържа директно печат на книжки, изберете този режим. Ако не, изберете двустранна настройка и проверете дали е избрано обръщане по късата страна, когато е подходящо.

Проверете съвместимостта на принтера

Не всеки принтер обработва печата на книжки по един и същ начин. Някои модели поддържат booklet режим автоматично, а други изискват ръчно обръщане на страниците. Ако настройките на принтера изглеждат объркващи, проверете документацията на устройството, преди да отпечатате окончателната версия.

Поддържайте последователност в реда на страниците

След печат внимателно сгънете книжката и проверете дали страниците се появяват в правилната последователност за четене. Ако редът е грешен, проблемът обикновено е в настройките на оформлението или двустранния печат, а не в самото съдържание.

Отстраняване на чести проблеми с книжката

Дори една проста книжка може да се обърка, ако настройката не е правилна. Това са най-честите проблеми и начините да ги поправите.

Текстът е твърде близо до сгъвката

Увеличете вътрешното поле или гатера. Това дава на съдържанието повече пространство близо до ръба на подвързването.

Страниците се отпечатват в грешен ред

Потвърдете, че е включено оформлението за книжка и че принтерът е настроен на правилния режим за двустранен или booklet печат.

Изображенията изглеждат размазани

Използвайте файлове с висока резолюция и избягвайте да увеличавате изображенията повече от оригиналния им размер.

Съдържанието се отрязва

Проверете областта за печат, полетата и размера на хартията. Уверете се, че избраният размер на хартията съвпада с хартията, заредена в принтера.

Книжката изглежда претъпкана

Намалете количеството текст на всяка страница, съкратете абзаците и създайте повече бяло пространство между секциите.

Съвети за дизайн на професионално изглеждаща книжка

Добрата книжка изглежда подредена още преди читателят да започне да чете. Дизайнерските решения трябва да подкрепят яснотията, а не да претоварват страницата.

Поддържайте последователност в типографията

Използвайте един или два шрифта най-много. Запазете един стил за заглавията и друг за основния текст. Последователността прави книжката по-преднамерена и по-убедителна.

Използвайте йерархия

Уверете се, че читателят веднага може да различи кое е заглавие, кое е подзаглавие и кое е поддържащ текст. Ясната йерархия подобрява използваемостта.

Съобразете с бранда

Ако книжката представя бизнес, използвайте последователно цветовете на марката, логото и тона. Книжката трябва да изглежда като част от по-широката идентичност на компанията.

Оставете пространство за въздух

Бялото пространство не е празно пространство. То помага на страницата да изглежда по-отворена, по-професионална и по-лесна за четене.

Помислете за качеството на печата

Цветовете може да изглеждат малко по-различно на хартия, отколкото на екрана. Ако книжката е важна, отпечатайте проба преди да произведете окончателния тираж.

Контролен списък за книжка преди финалния печат

Използвайте този списък, преди да изпратите книжката към принтера:

• заглавието е ясно и точно
• редът на страниците е правилен
• полетата и гатерът са настроени правилно
• изображенията са с високо качество
• заглавията са последователни
• номерата на страниците са видими и подравнени
• правописът и граматиката са проверени
• настройките за печат съответстват на размера на хартията и двустранния формат
• пробен печат е проверен

Този последен преглед може да спести време, пари и хартия.

Кога книжката е правилният формат

Книжката е силен избор, когато искате да представите информация в компактен, структуриран и лесен за разпространение формат. Тя работи особено добре, когато целта е да обясните нещо по-подробно, отколкото позволява флаерът, но без да е необходим голям отчет или наръчник.

За малките бизнеси книжките са полезни за:

• представяне на услуги
• въвеждане на клиенти
• фирмени прегледи
• обобщения на политики
• материали за събития
• образователни материали

Ако съдържанието трябва да се споделя с клиенти, партньори или членове на екипа, оформлението на книжка може да направи информацията по-изчистена и по-достъпна.

Заключение

Microsoft Word е по-способен, отколкото много хора предполагат. С правилните настройки на страницата, структура на съдържанието и настройки за печат можете да създадете професионална книжка, без да преминавате към по-сложен софтуер за дизайн.

Ключът е да планирате оформлението отрано, да поддържате текста кратък, да използвате качествени визуални елементи и да тествате настройките за печат, преди да произведете финалния екземпляр. След като тези елементи са на място, Word може да се справи с всичко - от прост раздаден материал до изискана бизнес книжка.

Ако подготвяте материали за клиенти за нов бизнес, използвайте същата грижа, която бихте вложили във всеки официален документ: дръжте посланието ясно, направете дизайна лесен за четене и се уверете, че крайният печат отразява добре вашата марка.