Πώς να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε ένα φυλλάδιο στο Microsoft Word

Ένα φυλλάδιο είναι ένας από τους πιο απλούς τρόπους να παρουσιάσετε πληροφορίες σε μια συμπαγή, επαγγελματική μορφή. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν φυλλάδια για οδηγούς προϊόντων, προγράμματα εκδηλώσεων, πακέτα ένταξης, περιλήψεις συμμόρφωσης, μπροσούρες υπηρεσιών και εσωτερικό υλικό αναφοράς. Όταν είναι σωστά σχεδιασμένο, ένα φυλλάδιο είναι εύκολο στην ανάγνωση, εύκολο στη διανομή και εύκολο να εκτυπωθεί εσωτερικά.

Το Microsoft Word σας δίνει τα εργαλεία για να δημιουργήσετε ένα φυλλάδιο χωρίς εξειδικευμένο λογισμικό σχεδιασμού. Είτε ετοιμάζετε ένα ενημερωτικό έντυπο για πελάτες είτε έναν μικρό επιχειρηματικό οδηγό, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα καλαίσθητο φυλλάδιο με τις ενσωματωμένες επιλογές ρύθμισης σελίδας, διάταξης και εκτύπωσης.

Αυτός ο οδηγός περιγράφει τη διαδικασία βήμα προς βήμα, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου μορφοποίησης ενός φυλλαδίου στο Word, του σωστού τρόπου εκτύπωσής του και των πιο συνηθισμένων λαθών στη διάταξη που πρέπει να αποφύγετε.

Τι είναι ένα φυλλάδιο;

Ένα φυλλάδιο είναι ένα έγγραφο που έχει σχεδιαστεί ώστε να εκτυπωθεί, να διπλωθεί και να δεθεί, έτσι ώστε οι σελίδες να εμφανίζονται στη σωστή σειρά ανάγνωσης μετά τη συναρμολόγηση. Σε αντίθεση με ένα τυπικό έγγραφο, ένα φυλλάδιο χρησιμοποιεί διάταξη που τοποθετεί τις σελίδες δίπλα δίπλα και προσαρμόζει τα περιθώρια ώστε το τελικό διπλωμένο έγγραφο να διαβάζεται φυσικά.

Συνηθισμένες χρήσεις φυλλαδίων περιλαμβάνουν:

• εταιρικές μπροσούρες
• εγχειρίδια εκπαίδευσης
• φύλλα προϊόντων
• μενού υπηρεσιών
• προγράμματα εκδηλώσεων
• πακέτα καλωσορίσματος
• οδηγοί για πελάτες
• περιλήψεις πολιτικών

Για τις μικρές επιχειρήσεις, ένα φυλλάδιο είναι συχνά ένας πρακτικός τρόπος να μοιραστούν πληροφορίες σε μια μορφή που φαίνεται πιο ουσιαστική από ένα φυλλάδιο, αλλά πιο οικονομική από έναν πλήρη κατάλογο.

Πριν ξεκινήσετε

Πριν ρυθμίσετε το έγγραφο, αποφασίστε τι θέλετε να πετύχει το φυλλάδιο. Ένα φυλλάδιο που εξηγεί μια υπηρεσία πρέπει να χρησιμοποιεί σύντομες ενότητες, δυνατούς τίτλους και σαφείς παροτρύνσεις για δράση. Ένα εγχειρίδιο ή ένας οδηγός μπορεί να χρειάζεται περισσότερες λεπτομέρειες, αλλά και πάλι πρέπει να αποφεύγει την ακαταστασία.

Σχεδιάστε πρώτα αυτά τα βασικά:

• τον τελικό αριθμό σελίδων
• το μέγεθος χαρτιού που θα χρησιμοποιήσετε
• αν το φυλλάδιο θα διπλωθεί και θα συρραφεί, θα δεθεί με σπιράλ ή θα παραμείνει χωρίς δέσιμο
• το κοινό στο οποίο απευθύνεστε
• τις εικόνες, τα λογότυπα και τα διαγράμματα που χρειάζεστε

Όσο πιο ισχυρό είναι το σχέδιό σας, τόσο πιο εύκολο θα είναι το στάδιο της διάταξης.

Δημιουργήστε ένα φυλλάδιο στο Word με τη ρύθμιση σελίδας

Το Word μπορεί να μορφοποιήσει ένα έγγραφο ως φυλλάδιο αλλάζοντας τη σειρά των σελίδων και τα περιθώρια. Οι ακριβείς ονομασίες των μενού μπορεί να διαφέρουν λίγο ανά έκδοση, αλλά η διαδικασία είναι παρόμοια σε Windows και macOS.

Ρυθμίστε το έγγραφο σε διάταξη φυλλαδίου

Ανοίξτε ένα νέο κενό έγγραφο ή το έγγραφο που θέλετε να μετατρέψετε.

Στη συνέχεια, προσαρμόστε τη ρύθμιση σελίδας ώστε το Word να μπορεί να οργανώσει τις σελίδες ως διπλωμένο φυλλάδιο:

1. Ανοίξτε τη διάταξη σελίδας ή τις ρυθμίσεις διάταξης.
2. Βρείτε την επιλογή που ελέγχει τις πολλαπλές σελίδες ή τη διάταξη σελίδων.
3. Επιλέξτε την επιλογή φυλλαδίου ή διπλώματος βιβλίου.
4. Επιλέξτε το μέγεθος χαρτιού που ταιριάζει στον εκτυπωτή σας και στο τελικό μέγεθος του φυλλαδίου.
5. Αυξήστε το περιθώριο δεσίματος αν το έγγραφο θα δεθεί, επειδή αυτό δημιουργεί επιπλέον χώρο κοντά στο δίπλωμα ή στην άκρη του δεσίματος.

Αφού ενεργοποιηθεί η λειτουργία φυλλαδίου, το Word θα οργανώσει τις σελίδες σε διαδοχικά δισέλιδα αντί για απλή αρίθμηση.

Επιλέξτε τα σωστά περιθώρια

Τα περιθώρια έχουν μεγαλύτερη σημασία σε ένα φυλλάδιο από ό,τι σε ένα κανονικό έγγραφο. Το κείμενο που βρίσκεται πολύ κοντά στο δίπλωμα μπορεί να χαθεί μέσα στο δέσιμο. Το κείμενο που βρίσκεται πολύ κοντά στην εξωτερική άκρη μπορεί να φαίνεται στριμωγμένο ή να κοπεί.

Ένα καλό σημείο εκκίνησης είναι:

• ελαφρώς μεγαλύτερα εσωτερικά περιθώρια
• ισορροπημένα εξωτερικά περιθώρια
• αρκετός χώρος για το δίπλωμα ή το δέσιμο
• σταθερή απόσταση από πάνω έως κάτω

Αν το φυλλάδιό σας περιλαμβάνει εικόνες ή γραφήματα, αφήστε επιπλέον λευκό χώρο γύρω τους ώστε η σελίδα να δείχνει καθαρή και ευανάγνωστη.

Επιλέξτε το σωστό μέγεθος χαρτιού

Ένα φυλλάδιο συνήθως εκτυπώνεται σε φύλλο μεγαλύτερο από το τελικό διπλωμένο μέγεθος της σελίδας. Για παράδειγμα, αν το τελικό φυλλάδιό σας έχει το μισό πλάτος από ένα φύλλο μεγέθους letter, οι ρυθμίσεις του εγγράφου και του εκτυπωτή πρέπει να το λαμβάνουν υπόψη.

Βεβαιωθείτε ότι το μέγεθος χαρτιού ταιριάζει τόσο στη θήκη του εκτυπωτή όσο και στο επιθυμητό τελικό μέγεθος. Αν το μέγεθος χαρτιού είναι λάθος, η σειρά των σελίδων και η αρίθμηση μπορεί να χαλάσουν.

Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο όταν ο χρόνος είναι περιορισμένος

Αν δεν θέλετε να δημιουργήσετε το φυλλάδιο από την αρχή, ένα πρότυπο μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο. Το Word περιλαμβάνει ενσωματωμένα πρότυπα και εργαλεία αναζήτησης προτύπων που διευκολύνουν την εκκίνηση με μια προκαθορισμένη δομή.

Τα πρότυπα είναι χρήσιμα όταν χρειάζεστε:

• ένα γρήγορο πρώτο προσχέδιο
• μια συνεπή οπτική δομή
• ένα απλό φυλλάδιο ή έντυπο
• ένα φυλλάδιο με τυπικές ενότητες ήδη τοποθετημένες

Όταν επιλέγετε πρότυπο, αναζητήστε ένα που ταιριάζει με τον τελικό σκοπό του φυλλαδίου σας. Ένας οδηγός για πελάτες πρέπει να έχει καθαρή και ενημερωτική αισθητική. Ένα προωθητικό φυλλάδιο πρέπει να είναι πιο οπτικό και πιο προσανατολισμένο στο brand.

Αφού επιλέξετε πρότυπο, προσαρμόστε το περιεχόμενο ώστε να αντικατοπτρίζει με σαφήνεια και ακρίβεια την επιχείρησή σας. Αντικαταστήστε το κείμενο-πρότυπο, ενημερώστε τις εικόνες και προσαρμόστε, αν χρειάζεται, τα χρώματα και τις γραμματοσειρές του brand.

Γράψτε περιεχόμενο που λειτουργεί σε μορφή φυλλαδίου

Ένα φυλλάδιο δεν είναι το κατάλληλο μέρος για μεγάλες ενότητες κειμένου. Οι αναγνώστες είναι πιο πιθανό να το σαρώσουν παρά να διαβάσουν κάθε γραμμή. Αυτό σημαίνει ότι η γραφή σας πρέπει να είναι σύντομη, δομημένη και εύκολη στη σάρωση.

Χρησιμοποιήστε σύντομες ενότητες

Χωρίστε το περιεχόμενο σε μικρές ενότητες με περιγραφικούς τίτλους. Οι αναγνώστες θα πρέπει, αν χρειαστεί, να μπορούν να καταλάβουν το φυλλάδιο διαβάζοντας μόνο τους τίτλους.

Εστιάστε σε μία ιδέα ανά σελίδα ή δισέλιδο

Όταν είναι δυνατόν, κρατήστε κάθε σελίδα ή δισέλιδο επικεντρωμένο σε ένα βασικό μήνυμα. Αν μια σελίδα καλύπτει πάρα πολλά θέματα, ο σχεδιασμός γίνεται φορτωμένος και το μήνυμα χάνει τη σαφήνειά του.

Προσθέστε παροτρύνσεις για δράση

Αν το φυλλάδιο προορίζεται να δημιουργήσει επαφές ή να καθοδηγήσει τους πελάτες προς το επόμενο βήμα, συμπεριλάβετε σαφείς παροτρύνσεις για δράση όπως:

• επικοινωνήστε μαζί μας για μια συμβουλευτική συνεδρία
• επισκεφθείτε τον ιστότοπο για περισσότερες πληροφορίες
• προγραμματίστε μια κλήση
• ελέγξτε την επόμενη ενότητα για τα απαιτούμενα βήματα

Κάντε τη σάρωση εύκολη

Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση που βοηθά το μάτι να κινείται στη σελίδα:

• έντονη γραφή για βασικά σημεία
• λίστες με κουκκίδες για ομαδοποιημένες πληροφορίες
• αριθμημένα βήματα για οδηγίες
• λεζάντες για εικόνες
• λευκό χώρο ανάμεσα στις ενότητες

Προσθέστε γραφικά χωρίς ακαταστασία

Οι εικόνες μπορούν να κάνουν ένα φυλλάδιο πιο ελκυστικό, αλλά πρέπει να υποστηρίζουν το μήνυμα και όχι να αποσπούν την προσοχή. Τα καλύτερα γραφικά σε φυλλάδιο είναι σχετικά, ευκρινή και συνεπή με τον συνολικό σχεδιασμό.

Χρησιμοποιήστε εικόνες που:

• είναι υψηλής ανάλυσης
• ταιριάζουν με το στυλ του brand
• ενισχύουν το περιεχόμενο
• τοποθετούνται με αρκετό χώρο γύρω τους

Αποφύγετε χαμηλής ποιότητας στιγμιότυπα οθόνης, τεντωμένα λογότυπα ή πάρα πολλά διακοσμητικά στοιχεία. Αν το φυλλάδιο απευθύνεται σε σοβαρό επιχειρηματικό κοινό, τα καθαρά οπτικά στοιχεία είναι συνήθως πιο αποτελεσματικά από τα εντυπωσιακά.

Ελέγξτε τη ροή των σελίδων πριν την εκτύπωση

Ένα φυλλάδιο πρέπει να διαβάζεται με τη σωστή σειρά μετά το δίπλωμα. Αυτό σημαίνει ότι η ακολουθία των σελίδων είναι εξίσου σημαντική με τον σχεδιασμό.

Πριν την εκτύπωση, ελέγξτε τα εξής:

• η πρώτη σελίδα είναι το εξώφυλλο ή η σελίδα τίτλου
• οι αλλαγές σελίδας βρίσκονται στα σωστά σημεία
• οι τίτλοι δεν κόβονται άκομψα ανάμεσα σε σελίδες
• οι εικόνες δεν ξεπερνούν τα περιθώρια
• οι αριθμοί σελίδων εμφανίζονται εκεί που αναμένεται

Αν το φυλλάδιο περιέχει πίνακα περιεχομένων, βεβαιωθείτε ότι οι ενότητες είναι στη σωστή σειρά και ότι οι αναφορές σελίδων είναι ακριβείς.

Πώς να εκτυπώσετε ένα φυλλάδιο στο Word στα Windows

Μόλις το έγγραφο είναι έτοιμο, χρησιμοποιήστε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης του Word για να δημιουργήσετε σωστά το φυλλάδιο.

Εκτύπωση και στις δύο πλευρές

Αν ο εκτυπωτής σας υποστηρίζει εκτύπωση διπλής όψης, επιλέξτε την αντίστοιχη επιλογή. Για εκτύπωση φυλλαδίου, έχει σημασία η κατεύθυνση αναστροφής της σελίδας. Επιλέξτε τη ρύθμιση που αναστρέφει από τη μικρή πλευρά, ώστε οι σελίδες να γυρίζουν με τον σωστό τρόπο.

Χρησιμοποιήστε χειροκίνητη εκτύπωση διπλής όψης αν χρειάζεται

Αν ο εκτυπωτής σας δεν υποστηρίζει αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης, μπορείτε και πάλι να εκτυπώσετε το φυλλάδιο χειροκίνητα. Εκτυπώστε τη μία πλευρά, ξανατοποθετήστε τα φύλλα σύμφωνα με τις οδηγίες του εκτυπωτή και εκτυπώστε τη δεύτερη πλευρά.

Όταν το κάνετε χειροκίνητα:

• δοκιμάστε πρώτα με λίγες σελίδες
• κρατήστε σημείωση για το ποια πλευρά εκτυπώνεται πρώτη
• επιβεβαιώστε τον προσανατολισμό των σελίδων πριν τρέξετε ολόκληρη την εργασία

Εκτυπώστε πρώτα ένα δείγμα

Πριν εκτυπώσετε ολόκληρο το φυλλάδιο, εκτυπώστε ένα σύντομο δοκιμαστικό αντίγραφο. Ένα δείγμα μπορεί να αποκαλύψει προβλήματα με τα περιθώρια, τη σειρά των σελίδων ή τον προσανατολισμό πριν σπαταλήσετε χαρτί.

Πώς να εκτυπώσετε ένα φυλλάδιο στο Word σε Mac

Η διαδικασία εκτύπωσης φυλλαδίου σε Mac είναι παρόμοια, αλλά οι επιλογές εκτύπωσης μπορεί να εμφανίζονται σε διαφορετικό σημείο.

Επιλέξτε φυλλάδιο ή εκτύπωση διπλής όψης

Ανοίξτε το μενού εκτύπωσης και αναζητήστε επιλογές για φυλλάδιο, διπλή όψη ή διάταξη. Αν ο εκτυπωτής υποστηρίζει άμεσα εκτύπωση φυλλαδίου, επιλέξτε αυτή τη λειτουργία. Αν όχι, επιλέξτε ρύθμιση διπλής όψης και επιβεβαιώστε ότι, όπου χρειάζεται, έχει επιλεγεί η αναστροφή από τη μικρή πλευρά.

Ελέγξτε τη συμβατότητα του εκτυπωτή

Δεν χειρίζονται όλοι οι εκτυπωτές την εκτύπωση φυλλαδίου με τον ίδιο τρόπο. Ορισμένα μοντέλα υποστηρίζουν αυτόματα τη λειτουργία φυλλαδίου, ενώ άλλα απαιτούν χειροκίνητη αντιστροφή των σελίδων. Αν οι ρυθμίσεις του εκτυπωτή φαίνονται μπερδεμένες, ελέγξτε την τεκμηρίωση της συσκευής πριν εκτυπώσετε την τελική έκδοση.

Διατηρήστε τη σειρά των σελίδων σταθερή

Μετά την εκτύπωση, διπλώστε προσεκτικά το φυλλάδιο και ελέγξτε αν οι σελίδες εμφανίζονται στη σωστή σειρά ανάγνωσης. Αν η σειρά είναι λάθος, το πρόβλημα συνήθως βρίσκεται στις ρυθμίσεις διάταξης ή διπλής όψης και όχι στο ίδιο το περιεχόμενο.

Αντιμετώπιση συνηθισμένων προβλημάτων στα φυλλάδια

Ακόμη και ένα απλό φυλλάδιο μπορεί να παρουσιάσει προβλήματα αν η ρύθμιση δεν είναι σωστή. Αυτά είναι τα πιο συνηθισμένα ζητήματα και ο τρόπος αντιμετώπισής τους.

Το κείμενο είναι πολύ κοντά στο δίπλωμα

Αυξήστε το εσωτερικό περιθώριο ή το περιθώριο δεσίματος. Αυτό δίνει περισσότερο χώρο στο περιεχόμενο κοντά στην άκρη του δεσίματος.

Οι σελίδες εκτυπώνονται με λάθος σειρά

Επιβεβαιώστε ότι η διάταξη φυλλαδίου είναι ενεργοποιημένη και ότι ο εκτυπωτής έχει ρυθμιστεί στη σωστή λειτουργία διπλής όψης ή φυλλαδίου.

Οι εικόνες φαίνονται θολές

Χρησιμοποιήστε αρχεία υψηλής ανάλυσης και αποφύγετε να μεγεθύνετε εικόνες πέρα από το αρχικό τους μέγεθος.

Το περιεχόμενο κόβεται

Ελέγξτε την εκτυπώσιμη περιοχή, τα περιθώρια και το μέγεθος χαρτιού. Βεβαιωθείτε ότι το επιλεγμένο μέγεθος χαρτιού ταιριάζει με το χαρτί που έχει φορτωθεί στον εκτυπωτή.

Το φυλλάδιο φαίνεται φορτωμένο

Μειώστε την ποσότητα κειμένου σε κάθε σελίδα, συντομεύστε τις παραγράφους και δημιουργήστε περισσότερο λευκό χώρο ανάμεσα στις ενότητες.

Συμβουλές σχεδιασμού για επαγγελματική εμφάνιση

Ένα καλό φυλλάδιο δείχνει οργανωμένο πριν ο αναγνώστης αρχίσει να το διαβάζει. Οι επιλογές σχεδιασμού πρέπει να υποστηρίζουν τη σαφήνεια και όχι να υπερφορτώνουν τη σελίδα.

Διατηρήστε συνέπεια στην τυπογραφία

Χρησιμοποιήστε το πολύ μία ή δύο γραμματοσειρές. Κρατήστε ένα στυλ για τους τίτλους και ένα άλλο για το κύριο κείμενο. Η συνέπεια κάνει το φυλλάδιο να φαίνεται προσεγμένο και αξιόπιστο.

Χρησιμοποιήστε ιεράρχηση

Φροντίστε ώστε ο αναγνώστης να μπορεί αμέσως να ξεχωρίσει ποιο είναι ο τίτλος, ποιος είναι ο τίτλος ενότητας και ποιο είναι το υποστηρικτικό κείμενο. Η καθαρή ιεράρχηση βελτιώνει τη χρηστικότητα.

Ταιριάξτε με το brand

Αν το φυλλάδιο εκπροσωπεί μια επιχείρηση, χρησιμοποιήστε με συνέπεια τα χρώματα, τα λογότυπα και το ύφος του brand. Το φυλλάδιο πρέπει να μοιάζει με μέρος της συνολικής ταυτότητας της εταιρείας.

Αφήστε χώρο να «αναπνεύσει»

Ο λευκός χώρος δεν είναι χαμένος χώρος. Βοηθά τη σελίδα να φαίνεται πιο ανοιχτή, πιο επαγγελματική και πιο εύκολη στην ανάγνωση.

Σκεφτείτε την ποιότητα εκτύπωσης

Τα χρώματα μπορεί να φαίνονται λίγο διαφορετικά στο χαρτί σε σχέση με την οθόνη. Αν το φυλλάδιο είναι σημαντικό, εκτυπώστε ένα δοκίμιο πριν προχωρήσετε στην τελική παραγωγή.

Λίστα ελέγχου φυλλαδίου πριν από την τελική εκτύπωση

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου πριν στείλετε το φυλλάδιο στον εκτυπωτή:

• ο τίτλος είναι σαφής και ακριβής
• η σειρά των σελίδων είναι σωστή
• τα περιθώρια και το περιθώριο δεσίματος έχουν ρυθμιστεί σωστά
• οι εικόνες είναι υψηλής ποιότητας
• οι τίτλοι είναι συνεπείς
• οι αριθμοί σελίδων είναι ορατοί και ευθυγραμμισμένοι
• η ορθογραφία και η γραμματική έχουν ελεγχθεί
• οι ρυθμίσεις εκτύπωσης ταιριάζουν με το μέγεθος χαρτιού και τη μορφή διπλής όψης
• έχει ελεγχθεί ένα δοκιμαστικό αντίτυπο

Αυτή η τελική ανασκόπηση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, χρήματα και χαρτί.

Πότε ένα φυλλάδιο είναι η σωστή μορφή

Ένα φυλλάδιο είναι μια ισχυρή επιλογή όταν θέλετε να παρουσιάσετε πληροφορίες σε μια μορφή που είναι συμπαγής, δομημένη και εύκολη στη διανομή. Λειτουργεί ιδιαίτερα καλά όταν ο στόχος είναι να εξηγήσετε κάτι πιο αναλυτικά από ό,τι επιτρέπει ένα φυλλάδιο μίας σελίδας, αλλά χωρίς να απαιτείται μια μεγάλη αναφορά ή εγχειρίδιο.

Για τις μικρές επιχειρήσεις, τα φυλλάδια είναι χρήσιμα για:

• παρουσιάσεις υπηρεσιών
• ένταξη πελατών
• εταιρικές παρουσιάσεις
• περιλήψεις πολιτικών
• υλικό για εκδηλώσεις
• εκπαιδευτικό υλικό

Αν το περιεχόμενο πρέπει να μοιραστεί με πελάτες, συνεργάτες ή μέλη της ομάδας, η μορφή φυλλαδίου μπορεί να κάνει τις πληροφορίες να φαίνονται πιο προσεγμένες και πιο εύχρηστες.

Συμπέρασμα

Το Microsoft Word είναι πιο ικανό απ’ όσο πιστεύουν πολλοί. Με τη σωστή ρύθμιση σελίδας, τη σωστή δομή του περιεχομένου και τις κατάλληλες ρυθμίσεις εκτύπωσης, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό φυλλάδιο χωρίς να περάσετε σε πιο σύνθετο λογισμικό σχεδιασμού.

Το κλειδί είναι να σχεδιάσετε τη διάταξη από νωρίς, να κρατήσετε τη γραφή σύντομη, να χρησιμοποιήσετε εικόνες υψηλής ποιότητας και να δοκιμάσετε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης πριν παραγάγετε το τελικό αντίτυπο. Μόλις αυτά μπουν στη θέση τους, το Word μπορεί να διαχειριστεί τα πάντα, από ένα απλό ενημερωτικό έντυπο έως ένα καλαίσθητο επιχειρηματικό φυλλάδιο.