Slik lager og skriver du ut en brosjyre i Microsoft Word

En brosjyre er en av de enkleste måtene å presentere informasjon på i et kompakt og profesjonelt format. Bedrifter bruker brosjyrer til produktveiledninger, program for arrangementer, onboarding-pakker, sammendrag av samsvarskrav, servicebrosjyrer og interne referansematerialer. Når den er godt utformet, er en brosjyre enkel å lese, enkel å distribuere og enkel å skrive ut internt.

Microsoft Word gir deg verktøyene du trenger for å lage en brosjyre uten spesialisert designprogramvare. Enten du forbereder et kundeark eller en liten bedriftsguide, kan du lage en polert brosjyre ved hjelp av innebygde alternativer for sideoppsett, layout og utskrift.

Denne veiledningen går gjennom prosessen trinn for trinn, inkludert hvordan du formaterer en brosjyre i Word, hvordan du skriver den ut riktig, og hvordan du unngår de vanligste layoutfeilene.

Hva er en brosjyre?

En brosjyre er et dokument som er laget for å skrives ut, brettes og bindes slik at sidene vises i riktig leserekkefølge etter at den er satt sammen. I motsetning til et vanlig dokument bruker en brosjyre et oppsett som plasserer sidene side om side og justerer margene slik at det ferdig brettede dokumentet leses naturlig.

Vanlige bruksområder for brosjyrer inkluderer:

• bedriftsbrosjyrer
• opplæringshåndbøker
• produktark
• menyoversikter for tjenester
• arrangementsprogrammer
• velkomstpakker
• kundeveiledninger
• oversikter over retningslinjer

For små bedrifter er en brosjyre ofte en praktisk måte å dele informasjon på i et format som føles mer innholdsrikt enn en flyer, men rimeligere enn en full katalog.

Før du begynner

Før du setter opp dokumentet, bør du bestemme hva brosjyren skal gjøre. En brosjyre som forklarer en tjeneste, bør bruke korte seksjoner, tydelige overskrifter og klare oppfordringer til handling. En håndbok eller guide kan trenge mer detalj, men bør fortsatt unngå rot.

Planlegg disse grunnleggende punktene først:

• det endelige sideantallet
• papirformatet du vil bruke
• om brosjyren skal brettes og stiftes, spiralbindes eller ligge løst
• målgruppen du skriver for
• bildene, logoene og grafene du trenger

Jo bedre du planlegger, desto enklere blir oppsettet.

Lag en brosjyre i Word ved hjelp av sideoppsett

Word kan formatere et dokument som en brosjyre ved å endre sidefølgen og margene. De nøyaktige menynavnene kan variere noe mellom versjoner, men prosessen er lik på Windows og macOS.

Sett dokumentet til brosjyreoppsett

Åpne et nytt tomt dokument eller dokumentet du vil konvertere.

Juster deretter sideoppsettet slik at Word kan arrangere sidene som en brettet brosjyre:

1. Åpne sideoppsettet eller layoutinnstillingene.
2. Se etter alternativet som styrer flere sider eller sideplassering.
3. Velg alternativet for brosjyre eller bokbrett.
4. Velg papirformatet som samsvarer med skriveren din og den endelige brosjyrestørrelsen.
5. Øk ryggen hvis dokumentet skal bindes, siden ryggen gir ekstra plass nær bretten eller bindekanten.

Når brosjyremodus er aktivert, vil Word ordne sidene i oppslag i stedet for enkel, sekvensiell siderekkefølge.

Velg riktige marger

Marger er viktigere i en brosjyre enn i et vanlig dokument. Tekst som ligger for nær bretten, kan forsvinne inn i innbindingen. Tekst som ligger for nær ytterkanten, kan se trang ut eller bli beskåret.

Et godt utgangspunkt er:

• litt bredere innermarger
• balanserte yttermarger
• nok ryggplass til bretting eller innbinding
• jevn avstand fra topp til bunn

Hvis brosjyren inneholder bilder eller grafer, bør du la det være ekstra luft rundt dem slik at siden føles ren og lett å lese.

Velg riktig papirformat

En brosjyre skrives vanligvis ut på et ark som er større enn den ferdig brettede siden. For eksempel, hvis den ferdige brosjyren er halvparten så bred som et ark i Letter-format, må både dokumentet og skriverinnstillingene ta høyde for dette.

Sørg for at papirformatet samsvarer med papirskuffen i skriveren og med den tiltenkte sluttstørrelsen. Hvis papirformatet er feil, kan både rekkefølgen på sidene og pagineringen bli ødelagt.

Bruk en mal når du vil spare tid

Hvis du ikke vil bygge brosjyren fra bunnen av, kan en mal spare deg for tid. Word har innebygde maler og søkeverktøy for maler som gjør det enklere å starte med en forhåndsformatert struktur.

Maler er nyttige når du trenger:

• et raskt førsteutkast
• en konsekvent visuell struktur
• en enkel brosjyre eller et enkelt utdelingsark
• en brosjyre med standardseksjoner allerede satt opp

Når du velger en mal, bør du se etter en som passer til brosjyrens endelige formål. En kundeveiledning bør føles ren og informativ. En promoteringbrosjyre bør føles mer visuell og merkevareorientert.

Etter at du har valgt en mal, bør du tilpasse innholdet slik at det gjenspeiler virksomheten din tydelig og nøyaktig. Erstatt plassholdertekst, oppdater bilder og juster merkevarefarger og skrifttyper ved behov.

Skriv innhold som fungerer i brosjyreformat

En brosjyre er ikke stedet for lange tekstblokker. Leserne skummer oftere enn de leser alt ord for ord. Det betyr at teksten bør være kortfattet, strukturert og enkel å skanne.

Bruk korte seksjoner

Del innholdet inn i små seksjoner med beskrivende overskrifter. Leseren bør i noen tilfeller kunne forstå brosjyren bare ved å lese overskriftene.

Fokuser på én idé per side eller oppslag

Når det er mulig, bør hver side eller hvert oppslag dreie seg om ett hovedbudskap. Hvis en side dekker for mange temaer, blir designet overfylt og budskapet mister klarhet.

Legg til oppfordringer til handling

Hvis brosjyren skal generere leads eller lede kunder videre til neste steg, bør du inkludere tydelige oppfordringer til handling, for eksempel:

• kontakt oss for en konsultasjon
• besøk nettstedet for mer informasjon
• book en samtale
• les neste seksjon for nødvendige steg

Gjør det enkelt å skumlese

Bruk formatering som hjelper øyet med å bevege seg gjennom siden:

• uthev viktige punkter
• bruk punktlister for gruppert informasjon
• bruk nummererte trinn for instruksjoner
• bruk bildetekster for bilder
• ha luft mellom seksjoner

Legg til grafikk uten å skape rot

Bilder kan gjøre en brosjyre mer engasjerende, men de bør støtte budskapet i stedet for å distrahere. Den beste grafikken i en brosjyre er relevant, skarp og konsekvent med det overordnede designet.

Bruk bilder som:

• har høy oppløsning
• samsvarer med merkevarens stil
• forsterker innholdet
• er plassert med nok luft rundt seg

Unngå lavoppløselige skjermbilder, strukne logoer eller for mange dekorative elementer. Hvis brosjyren er ment for et seriøst bedriftsmarked, er rene visuelle elementer som regel mer effektive enn prangende løsninger.

Gå gjennom sideflyten før utskrift

En brosjyre må leses i riktig rekkefølge etter bretting. Det betyr at siderekkefølgen er like viktig som designet.

Før du skriver ut, bør du kontrollere følgende:

• at første side er omslaget eller tittelsiden
• at sideskift er plassert riktig
• at overskrifter ikke brytes på en uheldig måte mellom sidene
• at bilder ikke går utenfor margene
• at sidetall vises der de skal

Hvis brosjyren inneholder en innholdsfortegnelse, må du kontrollere at seksjonene står i riktig rekkefølge og at sidereferansene er riktige.

Slik skriver du ut en brosjyre i Word på Windows

Når dokumentet er klart, bruker du utskriftsinnstillingene i Word for å produsere brosjyren riktig.

Skriv ut på begge sider

Hvis skriveren støtter tosidig utskrift, velger du alternativet for å skrive ut på begge sider. For brosjyreutskrift er retningen på sidevendingen viktig. Velg innstillingen som vender på kortsiden, slik at sidene roterer riktig vei.

Bruk manuell tosidig utskrift ved behov

Hvis skriveren ikke støtter automatisk tosidig utskrift, kan du likevel skrive ut brosjyren manuelt. Skriv ut den første siden, sett inn arkene igjen i henhold til skriverens instruksjoner, og skriv ut den andre siden.

Når du gjør dette manuelt:

• test først med noen få sider
• hold oversikt over hvilken side som skrives ut først
• bekreft papirretningen før du kjører hele utskriften

Skriv ut en prøve først

Før du skriver ut hele brosjyren, bør du skrive ut en kort testkopi. En prøve kan avdekke problemer med marger, siderekkefølge eller retning før du bruker unødvendig mye papir.

Slik skriver du ut en brosjyre i Word på Mac

Prosessen for brosjyreutskrift på Mac er lik, men utskriftsalternativene kan vises et annet sted.

Velg brosjyre- eller tosidig utskrift

Åpne utskriftsmenyen og se etter alternativer for brosjyre, tosidig eller layout. Hvis skriveren støtter brosjyreutskrift direkte, velger du den modusen. Hvis ikke, velger du en tosidig innstilling og bekrefter at vending på kortsiden er valgt når det er aktuelt.

Kontroller skriverkompatibilitet

Ikke alle skrivere håndterer brosjyreutskrift på samme måte. Noen modeller støtter brosjyremodus automatisk, mens andre krever manuell vending av sidene. Hvis skriverinnstillingene virker forvirrende, bør du sjekke dokumentasjonen for enheten før du skriver ut den endelige versjonen.

Hold sidefølgen konsekvent

Etter utskrift folder du brosjyren forsiktig og kontrollerer at sidene kommer i riktig leserekkefølge. Hvis rekkefølgen er feil, ligger problemet som regel i layout- eller tosidiginnstillingene, ikke i selve innholdet.

Feilsøking av vanlige problemer med brosjyrer

Selv en enkel brosjyre kan gå galt hvis oppsettet er feil. Dette er de vanligste problemene og hvordan du løser dem.

Teksten er for nær bretten

Øk innermargen eller ryggen. Dette gir innholdet mer plass nær bindekanten.

Sidene skrives ut i feil rekkefølge

Bekreft at brosjyreoppsett er aktivert, og at skriveren er satt til riktig tosidig- eller brosjyremodus.

Bildene ser uklare ut

Bruk filer med høy oppløsning, og unngå å forstørre bilder utover originalstørrelsen.

Innhold blir kuttet av

Kontroller utskrivbart område, marger og papirformat. Sørg for at valgt papirformat samsvarer med papiret som ligger i skriveren.

Brosjyren føles overfylt

Reduser mengden tekst på hver side, forkort avsnittene og lag mer luft mellom seksjonene.

Designtips for en profesjonell brosjyre

En god brosjyre ser organisert ut før leseren i det hele tatt begynner å lese. Designvalgene bør støtte klarhet, ikke overvelde siden.

Hold typografien konsekvent

Bruk én eller to skrifttyper maksimalt. Reserver én stil for overskrifter og en annen for brødtekst. Konsistens gjør brosjyren mer gjennomført og troverdig.

Bruk hierarki

Sørg for at leseren umiddelbart kan se hva som er tittel, hva som er seksjonsoverskrift og hva som er støttetekst. Tydelig hierarki forbedrer brukervennligheten.

Tilpass til merkevaren

Hvis brosjyren representerer en bedrift, bør du bruke merkevarefarger, logoer og tone konsekvent. Brosjyren bør føles som en del av selskapets bredere identitet.

La det være rom til å puste

Hvit plass er ikke bortkastet plass. Den gjør siden mer åpen, mer profesjonell og lettere å lese.

Tenk på utskriftskvalitet

Farger kan se litt annerledes ut på trykk enn på skjerm. Hvis brosjyren er viktig, bør du skrive ut en prøvetrykk før du produserer det endelige opplaget.

Sjekkliste for brosjyren før endelig utskrift

Bruk denne sjekklisten før du sender brosjyren til skriveren:

• tittelen er tydelig og korrekt
• siderekkefølgen er riktig
• marger og rygg er satt opp riktig
• bildene har høy kvalitet
• overskriftene er konsekvente
• sidetall er synlige og justert riktig
• rettskriving og grammatikk er kontrollert
• utskriftsinnstillingene samsvarer med papirformat og tosidig format
• en testutskrift er kontrollert

Denne siste gjennomgangen kan spare tid, penger og papir.

Når en brosjyre er riktig format

En brosjyre er et sterkt valg når du vil presentere informasjon i et format som er kompakt, strukturert og enkelt å distribuere. Det fungerer spesielt godt når målet er å forklare noe mer detaljert enn en flyer tillater, men uten å kreve en stor rapport eller manual.

For små bedrifter er brosjyrer nyttige for:

• presentasjon av tjenester
• kundeonboarding
• bedriftsoversikter
• sammendrag av retningslinjer
• utdelingsmateriell til arrangementer
• undervisningsmateriell

Hvis innholdet skal deles med kunder, samarbeidspartnere eller teammedlemmer, kan brosjyreformatet gjøre informasjonen mer polert og tilgjengelig.

Konklusjon

Microsoft Word er mer funksjonsrikt enn mange tror. Med riktig sideoppsett, innholdsstruktur og utskriftsinnstillinger kan du lage en profesjonell brosjyre uten å gå over til mer avansert designprogramvare.

Nøkkelen er å planlegge layouten tidlig, holde teksten kortfattet, bruke bilder av høy kvalitet og teste utskriftsinnstillingene før du produserer den endelige kopien. Når disse delene er på plass, kan Word håndtere alt fra et enkelt utdelingsark til en polert brosjyre for bedrifter.

Hvis du forbereder kundevendt materiell for en ny bedrift, bør du bruke samme omhu som du ville gjort for et formelt dokument: hold budskapet tydelig, gjør designet lesbart, og sørg for at den ferdige utskriften gjenspeiler merkevaren din godt.