Як створити та надрукувати буклет у Microsoft Word

Буклет — один із найпростіших способів подати інформацію в компактному, професійному форматі. Компанії використовують буклети для каталогів продуктів, програм заходів, пакетів для адаптації нових співробітників, зведень щодо дотримання вимог, брошур послуг і внутрішніх довідкових матеріалів. Якщо буклет добре спроєктований, його легко читати, легко поширювати й легко друкувати власними силами.

Microsoft Word дає змогу створити буклет без спеціалізованого програмного забезпечення для дизайну. Незалежно від того, чи ви готуєте матеріал для клієнтів, чи невеликий бізнес-посібник, можна зробити охайний буклет за допомогою вбудованих параметрів сторінки, макета та друку.

У цьому посібнику покроково показано процес, зокрема як відформатувати буклет у Word, як правильно його надрукувати та як уникнути найпоширеніших помилок у макеті.

Що таке буклет?

Буклет — це документ, який призначено для друку, складання та скріплення так, щоб сторінки після збирання читалися у правильному порядку. На відміну від звичайного документа, буклет використовує макет, що розміщує сторінки поруч одна з одною та коригує поля, аби готовий складений документ читався природно.

Поширені варіанти використання буклетів:

• брошури компанії
• навчальні посібники
• листи продуктів
• меню послуг
• програми заходів
• вітальні пакети
• гіди для клієнтів
• зведення політик

Для малого бізнесу буклет часто є практичним способом подати інформацію у форматі, який виглядає солідніше за листівку, але коштує дешевше за повноцінний каталог.

Перед початком

Перед налаштуванням документа визначте, яку саме задачу має виконувати буклет. Буклет, що пояснює послугу, має використовувати короткі розділи, чіткі заголовки та зрозумілі заклики до дії. Посібник або інструкція можуть містити більше деталей, але все одно не повинні бути перевантаженими.

Спершу сплануйте такі базові речі:

• кінцеву кількість сторінок
• формат паперу, який ви використовуватимете
• чи буде буклет складений і скріплений, прошитий спіраллю або залишиться незібраним
• аудиторію, для якої ви пишете
• зображення, логотипи та діаграми, які вам потрібні

Чим кращий план, тим простішим буде етап верстки.

Створіть буклет у Word за допомогою налаштування сторінки

Word може форматувати документ як буклет, змінюючи порядок сторінок і поля. Точні назви меню можуть трохи відрізнятися залежно від версії, але процес подібний у Windows і macOS.

Налаштуйте документ для макета буклета

Відкрийте новий порожній документ або документ, який ви хочете перетворити.

Потім змініть параметри сторінки, щоб Word міг розмістити сторінки у вигляді складеного буклета:

1. Відкрийте параметри макета або розмітки сторінки.
2. Знайдіть параметр, що керує розміщенням кількох сторінок або їхнім упорядкуванням.
3. Виберіть режим буклета або складання книги.
4. Виберіть формат паперу, що відповідає вашому принтеру та кінцевому розміру буклета.
5. Збільште корінець, якщо документ буде скріплюватися, оскільки корінець створює додатковий простір біля згину або краю скріплення.

Після ввімкнення режиму буклета Word розміщуватиме сторінки у розворотах, а не як просту послідовність сторінок.

Виберіть правильні поля

Поля мають ще більше значення в буклеті, ніж у звичайному документі. Якщо текст занадто близько до згину, його може «заховати» скріплення. Якщо текст занадто близько до зовнішнього краю, він може виглядати затісно або бути обрізаним.

Гарна початкова орієнтація така:

• трохи ширші внутрішні поля
• збалансовані зовнішні поля
• достатньо простору корінця для складання або скріплення
• однакові відступи зверху вниз

Якщо ваш буклет містить зображення або діаграми, залишайте навколо них додатковий вільний простір, щоб сторінка виглядала чисто й читабельно.

Виберіть правильний формат паперу

Буклет зазвичай друкують на аркуші, який більший за кінцеву складену сторінку. Наприклад, якщо ваш готовий буклет удвічі вужчий за аркуш формату letter, документ і параметри принтера мають це враховувати.

Переконайтеся, що формат паперу відповідає лотку вашого принтера та бажаному кінцевому розміру. Якщо формат паперу неправильний, порядок сторінок і нумерація можуть збитися.

Використовуйте шаблон, якщо важлива швидкість

Якщо ви не хочете створювати буклет із нуля, шаблон може заощадити час. У Word є вбудовані шаблони та інструменти пошуку шаблонів, які спрощують старт із уже підготовленою структурою.

Шаблони корисні, коли вам потрібно:

• швидкий перший варіант
• узгоджена візуальна структура
• простий рекламний буклет або роздатковий матеріал
• буклет із уже розміщеними стандартними розділами

Обираючи шаблон, шукайте той, що відповідає кінцевому призначенню буклета. Гід для клієнта має виглядати чисто та інформативно. Промоційний буклет може бути більш візуальним і орієнтованим на бренд.

Після вибору шаблону адаптуйте зміст так, щоб він чітко й точно відображав ваш бізнес. Замініть текст-заповнювач, оновіть зображення та за потреби відкоригуйте фірмові кольори й шрифти.

Пишіть контент, який добре працює у форматі буклета

Буклет — не місце для довгих текстових «стіни». Імовірніше, читачі переглядатимуть матеріал, а не читатимуть кожен рядок. Це означає, що текст має бути стислим, структурованим і зручним для швидкого перегляду.

Використовуйте короткі розділи

Розбивайте контент на невеликі частини з описовими заголовками. Читач повинен мати змогу зрозуміти буклет, за потреби прочитавши лише заголовки.

Зосереджуйтеся на одній ідеї на сторінку або розворот

Коли це можливо, присвячуйте кожну сторінку або розворот одній головній думці. Якщо сторінка охоплює забагато тем, дизайн стає перевантаженим, а повідомлення втрачає чіткість.

Додавайте заклики до дії

Якщо буклет має залучати ліди або підказувати клієнтам наступний крок, додайте чіткі заклики до дії, наприклад:

• зв’яжіться з нами для консультації
• відвідайте сайт для отримання додаткової інформації
• заплануйте дзвінок
• перегляньте наступний розділ для обов’язкових кроків

Зробіть перегляд простішим

Використовуйте форматування, яке допомагає оку рухатися сторінкою:

• виділяйте ключові думки напівжирним
• використовуйте марковані списки для групованої інформації
• нумеруйте кроки в інструкціях
• додавайте підписи до зображень
• залишайте вільний простір між розділами

Додавайте графіку без перевантаження

Зображення можуть зробити буклет цікавішим, але вони мають підсилювати зміст, а не відволікати від нього. Найкраща графіка для буклета — це релевантні, чіткі й узгоджені з загальним дизайном візуальні елементи.

Використовуйте зображення, які:

• мають високу роздільну здатність
• відповідають стилю бренду
• підсилюють зміст
• розміщені з достатнім візуальним «диханням»

Уникайте зображень низької якості, розтягнутих логотипів або надто великої кількості декоративних елементів. Якщо буклет призначений для серйозної бізнес-аудиторії, чисті візуальні рішення зазвичай ефективніші за надмірно яскраві.

Перевірте послідовність сторінок перед друком

Буклет має читатися у правильному порядку після складання. Тому послідовність сторінок не менш важлива, ніж дизайн.

Перед друком перевірте таке:

• перша сторінка є обкладинкою або титульною сторінкою
• розриви сторінок розміщені правильно
• заголовки не переносяться невдало між сторінками
• зображення не виходять за межі полів
• номери сторінок розміщені там, де очікується

Якщо буклет містить зміст, переконайтеся, що розділи йдуть у правильному порядку, а посилання на сторінки точні.

Як надрукувати буклет у Word на Windows

Коли документ готовий, скористайтеся параметрами друку Word, щоб правильно створити буклет.

Друк з обох боків

Якщо ваш принтер підтримує двосторонній друк, виберіть відповідний параметр. Для друку буклета важливий напрямок перевороту сторінки. Оберіть режим, у якому переворот відбувається по короткому краю, щоб сторінки перегорталися правильно.

За потреби використовуйте ручний двосторонній друк

Якщо ваш принтер не підтримує автоматичний двосторонній друк, буклет усе одно можна надрукувати вручну. Надрукуйте першу сторону, знову вставте аркуші відповідно до інструкції принтера та надрукуйте другу сторону.

Під час ручного друку:

• спершу протестуйте кілька сторінок
• стежте, яка сторона друкується першою
• перевірте орієнтацію сторінок перед запуском повного завдання

Спочатку надрукуйте пробний примірник

Перед друком усього буклета надрукуйте короткий тестовий примірник. Зразок може виявити проблеми з полями, порядком сторінок або орієнтацією, перш ніж ви витратите папір.

Як надрукувати буклет у Word на Mac

Процес друку буклета на Mac подібний, але параметри друку можуть розташовуватися в іншому місці.

Виберіть буклет або двосторонній друк

Відкрийте меню друку та знайдіть параметри буклета, двостороннього друку або макета. Якщо принтер напряму підтримує друк буклетів, виберіть цей режим. Якщо ні, оберіть двосторонній параметр і переконайтеся, що за потреби вибрано переворот по короткому краю.

Перевірте сумісність принтера

Не кожен принтер однаково працює з друком буклетів. Деякі моделі автоматично підтримують режим буклета, тоді як інші потребують ручного перевертання сторінок. Якщо параметри принтера здаються незрозумілими, перевірте документацію пристрою перед друком фінальної версії.

Зберігайте правильну послідовність сторінок

Після друку обережно складіть буклет і перевірте, чи сторінки йдуть у правильному порядку читання. Якщо порядок збився, проблема зазвичай у макеті або налаштуваннях двостороннього друку, а не в самому контенті.

Усунення поширених проблем із буклетами

Навіть простий буклет може вийти невдало, якщо налаштування неправильні. Ось найпоширеніші проблеми та способи їх виправлення.

Текст занадто близько до згину

Збільште внутрішнє поле або корінець. Це дає контенту більше простору біля краю скріплення.

Сторінки друкуються в неправильному порядку

Перевірте, чи ввімкнено макет буклета та чи принтер налаштовано на правильний режим двостороннього або буклетного друку.

Зображення виглядають розмитими

Використовуйте файли високої роздільної здатності та не збільшуйте зображення понад їхній початковий розмір.

Контент обрізається

Перевірте друковану область, поля та формат паперу. Переконайтеся, що вибраний формат відповідає паперу, завантаженому в принтер.

Буклет виглядає перевантаженим

Зменште обсяг тексту на кожній сторінці, скоротіть абзаци та створіть більше вільного простору між розділами.

Поради з дизайну для професійного вигляду буклета

Хороший буклет виглядає впорядковано ще до того, як читач почне читати. Рішення щодо дизайну мають підтримувати чіткість, а не перевантажувати сторінку.

Дотримуйтеся єдності типографіки

Використовуйте не більше одного-двох шрифтів. Один стиль залиште для заголовків, інший — для основного тексту. Послідовність робить буклет продуманим і переконливим.

Використовуйте ієрархію

Читач має одразу розуміти, що є заголовком, що є підзаголовком, а що — допоміжним текстом. Чітка ієрархія покращує зручність користування.

Дотримуйтеся стилю бренду

Якщо буклет представляє бізнес, використовуйте фірмові кольори, логотипи та тон комунікації послідовно. Буклет має виглядати частиною ширшої ідентичності компанії.

Залишайте простір для «дихання»

Вільний простір — це не втрачений простір. Він робить сторінку відкритішою, професійнішою та простішою для читання.

Подумайте про якість друку

Кольори в друці можуть трохи відрізнятися від того, що ви бачите на екрані. Якщо буклет важливий, надрукуйте пробний екземпляр перед фінальним тиражем.

Контрольний список перед фінальним друком буклета

Скористайтеся цим списком перед відправленням буклета на друк:

• заголовок чіткий і точний
• порядок сторінок правильний
• поля та корінець налаштовані належним чином
• зображення мають високу якість
• заголовки узгоджені між собою
• номери сторінок видимі й вирівняні
• орфографію та граматику перевірено
• параметри друку відповідають формату паперу та двосторонньому режиму
• пробний друк перевірено

Ця фінальна перевірка може заощадити час, гроші та папір.

Коли буклет є правильним форматом

Буклет — сильний вибір, коли потрібно подати інформацію у компактному, структурованому та зручному для поширення форматі. Він особливо добре працює тоді, коли треба пояснити щось детальніше, ніж дозволяє листівка, але без потреби створювати великий звіт або посібник.

Для малого бізнесу буклети корисні для:

• презентації послуг
• адаптації клієнтів
• огляду компанії
• зведень політик
• роздаткових матеріалів для заходів
• навчальних матеріалів

Якщо контент потрібно передати клієнтам, партнерам або членам команди, формат буклета може зробити інформацію більш охайною та доступною.

Висновок

Microsoft Word здатний на більше, ніж багато хто очікує. За правильного налаштування сторінок, структури контенту та параметрів друку ви можете створити професійний буклет без переходу до складнішого дизайнерського ПЗ.

Головне — заздалегідь спланувати макет, писати стисло, використовувати якісні візуальні матеріали та перевіряти параметри друку перед фінальним тиражем. Коли ці елементи на місці, Word може впоратися і з простим роздатковим матеріалом, і з охайним бізнес-буклетом.