Kuinka luoda ja tulostaa vihkonen Microsoft Wordissa

Vihkonen on yksi yksinkertaisimmista tavoista esittää tietoa tiiviissä, ammattimaisessa muodossa. Yritykset käyttävät vihkosia tuoteoppaissa, tapahtumaohjelmissa, perehdytyspaketeissa, vaatimustenmukaisuuden yhteenvedoissa, palveluesitteissä ja sisäisissä ohjemateriaaleissa. Hyvin suunniteltuna vihkonen on helppo lukea, helppo jakaa ja helppo tulostaa itse.

Microsoft Word tarjoaa työkalut vihkosen tekemiseen ilman erillistä taitto-ohjelmistoa. Olitpa sitten valmistelemassa asiakasmateriaalia tai pienen yrityksen opasta, voit luoda viimeistellyn vihkosen Wordiin sisäänrakennettujen sivuasettelun, taiton ja tulostusasetusten avulla.

Tämä opas käy läpi prosessin vaihe vaiheelta, mukaan lukien miten vihkonen muotoillaan Wordissa, miten se tulostetaan oikein ja miten vältetään yleisimmät taittovirheet.

Mikä on vihkonen?

Vihkonen on asiakirja, joka on suunniteltu tulostettavaksi, taitettavaksi ja nidottavaksi niin, että sivut näkyvät oikeassa lukujärjestyksessä kokoamisen jälkeen. Toisin kuin tavallisessa asiakirjassa, vihkosessa käytetään asettelua, jossa sivut sijoitetaan vierekkäin ja marginaalit säädetään niin, että valmis taitettu dokumentti on luonnollinen lukea.

Yleisiä vihkosen käyttötapoja ovat:

• yritysesitteet
• koulutusoppaat
• tuotesivut
• palveluvalikot
• tapahtumaohjelmat
• tervetuliaispaketit
• asiakasoppaat
• käytäntöyhteenvetot

Pienille yrityksille vihkonen on usein käytännöllinen tapa jakaa tietoa muodossa, joka tuntuu esitteitä jämäkämmältä mutta on edullisempi kuin täysi luettelo.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin asetat asiakirjan, päätä, mitä haluat vihkosen tekevän. Palvelua selittävän vihkosen kannattaa käyttää lyhyitä osioita, selkeitä otsikoita ja konkreettisia toimintakehotuksia. Käsikirja tai opas voi vaatia enemmän yksityiskohtia, mutta senkin tulisi välttää sekavuutta.

Suunnittele ensin nämä perusteet:

• lopullinen sivumäärä
• käytettävä paperikoko
• taitetaanko ja nidotaanko vihkonen, käytetäänkö spiraalisidontaa vai jätetäänkö se irtosivuiksi
• kenelle teksti on suunnattu
• tarvittavat kuvat, logot ja kaaviot

Mitä vahvempi suunnitelma, sitä helpompi asetteluvaihe on.

Luo vihkonen Wordissa sivuasettelun avulla

Word voi muotoilla asiakirjan vihkoseksi muuttamalla sivujärjestystä ja marginaaleja. Tarkat valikkonimet voivat vaihdella hieman version mukaan, mutta prosessi on samanlainen Windowsissa ja macOS:ssa.

Aseta asiakirja vihkosasetteluun

Avaa uusi tyhjä asiakirja tai asiakirja, jonka haluat muuntaa.

Säädä sitten sivuasetukset niin, että Word voi järjestää sivut taitetun vihkosen mukaisesti:

1. Avaa sivun asettelu tai asetteluasetukset.
2. Etsi vaihtoehto, joka ohjaa useita sivuja tai sivujen järjestystä.
3. Valitse vihkonen- tai kirjataittoasetus.
4. Valitse paperikoko, joka vastaa tulostintasi ja lopullista vihkosen kokoa.
5. Suurenna sidontavara, jos asiakirja nidotaan, koska sidontavara lisää tilaa taitteen tai sidonta-alueen lähelle.

Kun vihkotila on otettu käyttöön, Word järjestää sivut aukeamiksi tavallisten peräkkäisten sivujen sijaan.

Valitse oikeat marginaalit

Marginaalit ovat vihkosessa tärkeämpiä kuin tavallisessa asiakirjassa. Liian lähellä taitetta oleva teksti voi kadota sidontaan. Liian lähellä ulkoreunaa oleva teksti voi näyttää ahtaalta tai leikkautua pois.

Hyvä lähtökohta on:

• hieman leveämmät sisämarginaalit
• tasapainoiset ulkomarginaalit
• riittävä sidontavara taittamista tai nidontaa varten
• yhtenäinen tila ylhäältä alas

Jos vihkonen sisältää kuvia tai kaavioita, jätä niiden ympärille ylimääräistä valkoista tilaa, jotta sivu näyttää selkeältä ja helposti luettavalta.

Valitse oikea paperikoko

Vihkonen tulostetaan yleensä paperille, joka on suurempi kuin taitettuna syntyvä lopullinen sivu. Esimerkiksi jos lopullinen vihkonen on puolet letter-kokoisen arkin leveydestä, asiakirjan ja tulostimen asetusten on huomioitava tämä.

Varmista, että paperikoko vastaa tulostimen lokeroa ja tavoiteltua lopullista kokoa. Jos paperikoko on väärä, sivujärjestys ja sivunumerointi voivat mennä rikki.

Käytä mallipohjaa, kun nopeus on tärkeää

Jos et halua rakentaa vihkosta alusta alkaen, mallipohja voi säästää aikaa. Wordissa on sisäänrakennettuja mallipohjia ja hakutyökaluja, joiden avulla on helpompi aloittaa valmiiksi muotoillusta rakenteesta.

Mallipohjat ovat hyödyllisiä, kun tarvitset:

• nopean ensimmäisen luonnoksen
• yhtenäisen visuaalisen rakenteen
• yksinkertaisen esitteen tai materiaalin
• vihkosen, jossa perusosiot ovat jo paikoillaan

Kun valitset mallipohjaa, etsi sellainen, joka sopii vihkosen lopulliseen tarkoitukseen. Asiakasoppaassa tulisi olla selkeä ja informatiivinen ilme. Markkinointivihkosen voi olla visuaalisempi ja brändilähtöisempi.

Mukauta mallipohjaa niin, että sisältö kuvastaa yritystäsi selkeästi ja oikein. Korvaa paikkateksti, päivitä kuvat ja säädä tarvittaessa brändivärit ja fontit.

Kirjoita sisältöä, joka toimii vihkosmuodossa

Vihkonen ei ole paikka pitkille tekstimassoille. Lukijat selaavat todennäköisemmin kuin lukevat jokaisen rivin. Siksi tekstin pitää olla tiivistä, jäsenneltyä ja helppoa silmäillä.

Käytä lyhyitä osioita

Jaa sisältö pieniin osioihin kuvaavilla otsikoilla. Lukijan pitäisi tarvittaessa ymmärtää vihkosen sisältö jo otsikoita lukemalla.

Keskity yhteen ajatukseen per sivu tai aukeama

Pidä mahdollisuuksien mukaan kunkin sivun tai aukeaman painopiste yhdessä pääviestissä. Jos sivulla käsitellään liian monta aihetta, ulkoasu muuttuu ahtaaksi ja viesti menettää selkeytensä.

Lisää toimintakehotuksia

Jos vihkosen tarkoitus on tuottaa liidejä tai ohjata asiakkaita seuraavaan vaiheeseen, lisää selkeitä toimintakehotuksia, kuten:

• ota meihin yhteyttä ja varaa neuvottelu
• vieraile verkkosivulla saadaksesi lisätietoja
• sovi puhelu
• tarkista seuraava osio vaadittuja vaiheita varten

Tee selaamisesta helppoa

Käytä muotoilua, joka auttaa silmää liikkumaan sivulla:

• lihavoi tärkeät kohdat
• käytä luettelomerkkejä ryhmitellylle tiedolle
• käytä numeroituja vaiheita ohjeissa
• lisää kuvatekstit kuville
• jätä tilaa osioiden väliin

Lisää grafiikkaa ilman ahtauden tunnetta

Kuvat voivat tehdä vihkosesta kiinnostavamman, mutta niiden tulisi tukea viestiä eikä häiritä sitä. Parhaat vihkosen grafiikat ovat relevantteja, teräviä ja yhtenäisiä muun suunnittelun kanssa.

Käytä kuvia, jotka:

• ovat korkearesoluutioisia
• sopivat brändin tyyliin
• vahvistavat sisältöä
• on sijoitettu niin, että niiden ympärillä on riittävästi tilaa

Vältä heikkolaatuisia kuvakaappauksia, venytettyjä logoja tai liian monia koriste-elementtejä. Jos vihkonen on tarkoitettu vakavalle yritysyleisölle, selkeät visuaalit ovat yleensä tehokkaampia kuin räikeät elementit.

Tarkista sivujen kulku ennen tulostusta

Vihkosen on luettava oikein taittamisen jälkeen. Siksi sivujärjestys on yhtä tärkeä kuin ulkoasu.

Tarkista ennen tulostusta seuraavat asiat:

• ensimmäinen sivu on kansi tai nimisivu
• sivunvaihdot ovat oikeissa kohdissa
• otsikot eivät katkea hankalasti sivujen välillä
• kuvat eivät ylitä marginaaleja
• sivunumerot näkyvät odotetusti

Jos vihkonen sisältää sisällysluettelon, varmista, että osiot ovat oikeassa järjestyksessä ja sivuviitteet pitävät paikkansa.

Kuinka tulostaa vihkonen Wordissa Windowsilla

Kun asiakirja on valmis, käytä Wordin tulostusasetuksia vihkosen tuottamiseen oikein.

Tulosta kaksipuolisesti

Jos tulostimesi tukee kaksipuolista tulostusta, valitse tulostus molemmille puolille. Vihkostulostuksessa sivun kääntösuunnalla on merkitystä. Valitse asetus, joka kääntää lyhyen reunan kautta, jotta sivut kääntyvät oikein.

Käytä tarvittaessa manuaalista kaksipuolista tulostusta

Jos tulostimesi ei tue automaattista kaksipuolista tulostusta, voit silti tulostaa vihkosen käsin. Tulosta ensimmäinen puoli, aseta paperit takaisin tulostimeen tulostimen ohjeiden mukaan ja tulosta toinen puoli.

Kun teet tämän manuaalisesti:

• testaa ensin muutamalla sivulla
• pidä kirjaa siitä, kumpi puoli tulostuu ensin
• varmista paperin suunta ennen koko työn ajamista

Tulosta ensin näytekappale

Ennen koko vihkosen tulostamista tulosta lyhyt testikopio. Näyte voi paljastaa marginaaliongelmat, sivujärjestysvirheet tai suuntavirheet ennen kuin paperia kuluu turhaan.

Kuinka tulostaa vihkonen Wordissa Macilla

Vihkosen tulostaminen Macilla on vastaavaa, mutta tulostusasetukset voivat näkyä eri kohdassa.

Valitse vihko- tai kaksipuolinen tulostus

Avaa tulostusvalikko ja etsi vihko-, kaksipuolisuus- tai asetteluvalinnat. Jos tulostin tukee vihkotulostusta suoraan, valitse kyseinen tila. Jos ei, valitse kaksipuolinen asetus ja varmista, että lyhyen reunan kääntö on valittuna, kun se on tarpeen.

Tarkista tulostimen yhteensopivuus

Kaikki tulostimet eivät käsittele vihkotulostusta samalla tavalla. Jotkin mallit tukevat vihkotilaa automaattisesti, kun taas toiset edellyttävät paperin kääntämistä käsin. Jos tulostinasetukset vaikuttavat sekavilta, tarkista laitteen ohjeistus ennen lopullista tulostusta.

Pidä sivujärjestys yhtenäisenä

Tulostuksen jälkeen taita vihkonen huolellisesti ja varmista, että sivut näkyvät oikeassa lukujärjestyksessä. Jos järjestys on väärä, ongelma on yleensä asettelu- tai kaksipuolisuusasetuksissa eikä itse sisällössä.

Yleisten vihkonen ongelmien vianmääritys

Jopa yksinkertainen vihkonen voi mennä pieleen, jos asetukset eivät ole kunnossa. Nämä ovat yleisimmät ongelmat ja niiden korjaukset.

Teksti on liian lähellä taitetta

Kasvata sisämarginaalia tai sidontavaraa. Tämä antaa sisällölle enemmän tilaa sidonta-alueen lähellä.

Sivut tulostuvat väärässä järjestyksessä

Varmista, että vihkosasettelu on käytössä ja että tulostin on asetettu oikeaan kaksipuolisuus- tai vihkotilaan.

Kuvat näyttävät sumeilta

Käytä korkearesoluutioisia tiedostoja äläkä suurenna kuvia niiden alkuperäistä kokoa pidemmälle.

Sisältö leikkautuu pois

Tarkista tulostettava alue, marginaalit ja paperikoko. Varmista, että valittu paperikoko vastaa tulostimeen ladattua paperia.

Vihkonen tuntuu ahtaalta

Vähennä sivukohtaisen tekstin määrää, lyhennä kappaleita ja lisää tyhjää tilaa osioiden väliin.

Suunnitteluvinkkejä ammattimaisen näköiseen vihkoseen

Hyvä vihkonen näyttää jäsennellyltä jo ennen kuin lukija alkaa lukea sitä. Suunnitteluvalintojen tulisi tukea selkeyttä eikä kuormittaa sivua.

Pidä typografia yhtenäisenä

Käytä korkeintaan yhtä tai kahta fonttia. Varaa yksi tyyli otsikoille ja toinen leipätekstille. Johdonmukaisuus tekee vihkosesta harkitun ja uskottavan.

Käytä hierarkiaa

Varmista, että lukija erottaa heti, mikä on otsikko, mikä on osio-otsikko ja mikä on tukitekstiä. Selkeä hierarkia parantaa käytettävyyttä.

Sovita brändiin

Jos vihkonen edustaa yritystä, käytä brändivärejä, logoja ja sävyä johdonmukaisesti. Vihkosen tulisi tuntua osalta yrityksen laajempaa identiteettiä.

Jätä tilaa hengittää

Valkoinen tila ei ole hukkatilaa. Se auttaa sivua tuntumaan avoimemmalta, ammattimaisemmalta ja helpommin luettavalta.

Mieti tulostuslaatua

Värit voivat näyttää tulostettuna hieman erilaisilta kuin näytöllä. Jos vihkonen on tärkeä, tulosta koevedos ennen lopullista sarjaa.

Vihkosen tarkistuslista ennen lopullista tulostusta

Käytä tätä tarkistuslistaa ennen kuin lähetät vihkosen tulostimeen:

• otsikko on selkeä ja oikein
• sivujärjestys on oikea
• marginaalit ja sidontavara on asetettu oikein
• kuvat ovat laadukkaita
• otsikot ovat yhdenmukaisia
• sivunumerot näkyvät ja ovat linjassa
• oikeinkirjoitus ja kielioppi on tarkistettu
• tulostusasetukset vastaavat paperikokoa ja kaksipuolisuusasetusta
• testituloste on tarkistettu

Tämä viimeinen tarkistus voi säästää aikaa, rahaa ja paperia.

Milloin vihkonen on oikea muoto

Vihkonen on hyvä valinta, kun haluat esittää tietoa muodossa, joka on tiivis, jäsennelty ja helppo jakaa. Se toimii erityisen hyvin silloin, kun tavoitteena on selittää jotakin perusteellisemmin kuin esite sallii, mutta ilman laajan raportin tai käsikirjan mittaa.

Pienille yrityksille vihkoset ovat hyödyllisiä esimerkiksi:

• palvelujen esittelyssä
• asiakasperehdytyksessä
• yritysesittelyissä
• käytäntöjen yhteenvedoissa
• tapahtumamateriaaleissa
• opetusmateriaaleissa

Jos sisältö pitää jakaa asiakkaille, kumppaneille tai tiimin jäsenille, vihkosmuoto voi tehdä tiedosta viimeistellymmän ja helpommin lähestyttävän.

Yhteenveto

Microsoft Word on monipuolisempi kuin monet uskovat. Oikeilla sivuasetuksilla, sisältörakenteella ja tulostusasetuksilla voit luoda ammattimaisen vihkosen ilman siirtymistä monimutkaisempaan taitto-ohjelmistoon.

Tärkeintä on suunnitella asettelu ajoissa, pitää teksti tiiviinä, käyttää laadukkaita visuaaleja ja testata tulostusasetukset ennen lopullista kappaletta. Kun nämä osat ovat kunnossa, Wordilla onnistuu kaikki yksinkertaisesta handoutista viimeisteltyyn yritysvihkoseen.