Jak utworzyć i wydrukować broszurę w Microsoft Word

Broszura to jeden z najprostszych sposobów prezentowania informacji w zwięzłym, profesjonalnym formacie. Firmy używają broszur do przewodników produktowych, programów wydarzeń, pakietów wdrożeniowych, podsumowań zgodności, ulotek usługowych i materiałów referencyjnych dla zespołu. Dobrze zaprojektowana broszura jest czytelna, łatwa do dystrybucji i wygodna do samodzielnego wydruku.

Microsoft Word daje narzędzia potrzebne do przygotowania broszury bez specjalistycznego oprogramowania do projektowania. Niezależnie od tego, czy tworzysz materiał dla klienta, czy krótki przewodnik dla małej firmy, możesz przygotować dopracowaną broszurę, korzystając z wbudowanych opcji układu strony, formatowania i drukowania.

Ten przewodnik prowadzi przez cały proces krok po kroku, w tym przez formatowanie broszury w Wordzie, jej poprawne drukowanie oraz unikanie najczęstszych błędów układu.

Czym jest broszura?

Broszura to dokument przeznaczony do wydrukowania, złożenia i oprawienia tak, aby po złożeniu strony układały się we właściwej kolejności czytania. W przeciwieństwie do standardowego dokumentu, broszura używa układu, który ustawia strony obok siebie i dopasowuje marginesy tak, aby gotowy, złożony dokument czytało się naturalnie.

Do typowych zastosowań broszury należą:

• broszury firmowe
• podręczniki szkoleniowe
• karty produktów
• menu usług
• programy wydarzeń
• pakiety powitalne
• przewodniki dla klientów
• podsumowania zasad i polityk

Dla małych firm broszura jest często praktycznym sposobem udostępniania informacji w formacie, który wydaje się bardziej rozbudowany niż ulotka, ale pozostaje tańszy niż pełny katalog.

Zanim zaczniesz

Przed skonfigurowaniem dokumentu zdecyduj, co broszura ma osiągnąć. Broszura wyjaśniająca usługę powinna mieć krótkie sekcje, wyraźne nagłówki i jasne wezwania do działania. Podręcznik lub przewodnik może wymagać większej ilości szczegółów, ale nadal powinien unikać przeładowania treścią.

Najpierw zaplanuj podstawy:

• ostateczną liczbę stron
• rozmiar papieru, którego użyjesz
• czy broszura będzie składana i zszywana, oprawiana spiralnie, czy pozostanie luzem
• grupę odbiorców, dla której piszesz
• potrzebne obrazy, logo i wykresy

Im lepszy plan, tym łatwiejszy będzie etap układu.

Utwórz broszurę w Wordzie, korzystając z ustawień strony

Word może sformatować dokument jako broszurę, zmieniając kolejność stron i marginesy. Dokładne nazwy menu mogą się nieznacznie różnić w zależności od wersji, ale proces jest podobny w Windows i macOS.

Ustaw dokument w układ broszury

Otwórz nowy pusty dokument albo dokument, który chcesz przekształcić.

Następnie dopasuj ustawienia strony, aby Word mógł ułożyć strony jako złożoną broszurę:

1. Otwórz ustawienia układu strony lub układu.
2. Znajdź opcję sterującą wieloma stronami lub rozmieszczeniem stron.
3. Wybierz opcję broszury lub składki książkowej.
4. Wybierz rozmiar papieru zgodny z drukarką i docelowym formatem broszury.
5. Zwiększ margines wewnętrzny, jeśli dokument będzie oprawiany, ponieważ tworzy on dodatkową przestrzeń przy zgięciu lub krawędzi oprawy.

Po włączeniu trybu broszury Word będzie układał strony w rozkładówki, a nie jako zwykłą sekwencję.

Wybierz właściwe marginesy

Marginesy mają w broszurze większe znaczenie niż w zwykłym dokumencie. Tekst zbyt blisko zgięcia może zniknąć w oprawie. Tekst zbyt blisko zewnętrznej krawędzi może wyglądać ciasno albo zostać przycięty.

Dobrym punktem wyjścia jest:

• nieco szerszy margines wewnętrzny
• zrównoważone marginesy zewnętrzne
• wystarczająca przestrzeń na zgięcie lub oprawę
• spójne odstępy od góry do dołu

Jeśli broszura zawiera obrazy lub wykresy, zostaw wokół nich więcej białej przestrzeni, aby strona wyglądała czysto i była czytelna.

Wybierz właściwy rozmiar papieru

Broszura zwykle jest drukowana na arkuszu większym niż gotowa, złożona strona. Na przykład, jeśli finalna broszura ma szerokość o połowę mniejszą niż arkusz formatu letter, dokument i ustawienia drukarki muszą to uwzględniać.

Upewnij się, że rozmiar papieru odpowiada podajnikowi drukarki i docelowemu formatowi. Jeśli rozmiar papieru jest nieprawidłowy, układ składania i numeracja stron mogą się rozjechać.

Użyj szablonu, gdy liczy się czas

Jeśli nie chcesz tworzyć broszury od zera, szablon może oszczędzić czas. Word zawiera wbudowane szablony i narzędzia wyszukiwania szablonów, które ułatwiają rozpoczęcie pracy od gotowej struktury.

Szablony są przydatne, gdy potrzebujesz:

• szybkiej pierwszej wersji
• spójnej struktury wizualnej
• prostej broszury lub materiału informacyjnego
• broszury z już przygotowanymi standardowymi sekcjami

Wybierając szablon, szukaj takiego, który odpowiada końcowemu celowi broszury. Przewodnik dla klienta powinien wyglądać czysto i informacyjnie. Broszura promocyjna powinna być bardziej wizualna i mocniej związana z marką.

Po wybraniu szablonu dostosuj treść, aby jasno i dokładnie odzwierciedlała Twoją firmę. Zastąp tekst zastępczy, zaktualizuj obrazy i w razie potrzeby dopasuj kolory oraz fonty marki.

Pisz treść, która dobrze działa w formacie broszury

Broszura nie jest miejscem na długie bloki tekstu. Czytelnicy częściej skanują treść niż czytają każde zdanie. Oznacza to, że tekst powinien być zwięzły, uporządkowany i łatwy do przejrzenia.

Używaj krótkich sekcji

Dziel treść na małe sekcje z opisowymi nagłówkami. Czytelnik powinien być w stanie zrozumieć broszurę, czytając w razie potrzeby same nagłówki.

Skup się na jednym pomyśle na stronę lub rozkładówkę

Jeśli to możliwe, trzymaj każdą stronę lub rozkładówkę wokół jednego głównego przekazu. Jeśli strona obejmuje zbyt wiele tematów, projekt staje się przeładowany, a przekaz traci klarowność.

Dodaj wezwania do działania

Jeśli broszura ma generować leady albo prowadzić klientów do następnego kroku, dodaj jasne wezwania do działania, takie jak:

• skontaktuj się z nami, aby umówić konsultację
• odwiedź stronę internetową, aby uzyskać więcej informacji
• umów rozmowę
• przejrzyj następną sekcję, aby poznać wymagane kroki

Ułatw skanowanie treści

Używaj formatowania, które pomaga oku poruszać się po stronie:

• pogrub najważniejsze punkty
• używaj list wypunktowanych do grupowania informacji
• stosuj listy numerowane do instrukcji krok po kroku
• dodawaj podpisy do obrazów
• zostawiaj odstępy między sekcjami

Dodawaj grafiki bez przeładowania

Obrazy mogą sprawić, że broszura będzie bardziej angażująca, ale powinny wspierać przekaz, a nie odciągać od niego uwagę. Najlepsze grafiki do broszury są powiązane z treścią, ostre i spójne z ogólnym projektem.

Używaj obrazów, które:

• mają wysoką rozdzielczość
• pasują do stylu marki
• wzmacniają treść
• są umieszczone z odpowiednią ilością przestrzeni wokół nich

Unikaj niskiej jakości zrzutów ekranu, rozciągniętych logo i nadmiaru elementów dekoracyjnych. Jeśli broszura ma być przeznaczona dla poważnej grupy biznesowej, czyste wizualnie rozwiązania są zwykle skuteczniejsze niż efektowne ozdobniki.

Sprawdź układ stron przed drukiem

Broszura musi po złożeniu czytać się we właściwej kolejności. Oznacza to, że kolejność stron jest równie ważna jak sam projekt.

Przed drukiem sprawdź:

• czy pierwsza strona jest okładką lub stroną tytułową
• czy podziały stron są we właściwych miejscach
• czy nagłówki nie są nieestetycznie rozdzielone między stronami
• czy obrazy nie wychodzą poza marginesy
• czy numery stron są umieszczone tam, gdzie trzeba

Jeśli broszura zawiera spis treści, upewnij się, że sekcje są w poprawnej kolejności, a odwołania do stron są zgodne z treścią.

Jak wydrukować broszurę w Wordzie w systemie Windows

Gdy dokument jest gotowy, użyj ustawień drukowania Worda, aby poprawnie przygotować broszurę.

Drukuj po obu stronach

Jeśli drukarka obsługuje druk dwustronny, wybierz opcję drukowania po obu stronach. Przy drukowaniu broszury kierunek odwracania stron ma znaczenie. Wybierz ustawienie odwracania po krótszej krawędzi, aby strony obracały się we właściwym kierunku.

W razie potrzeby użyj ręcznego druku dwustronnego

Jeśli drukarka nie obsługuje automatycznego druku dwustronnego, nadal możesz wydrukować broszurę ręcznie. Wydrukuj pierwszą stronę, włóż arkusze ponownie zgodnie z instrukcją drukarki i wydrukuj drugą stronę.

Robiąc to ręcznie:

• najpierw przetestuj kilka stron
• pilnuj, która strona drukuje się jako pierwsza
• sprawdź orientację stron przed uruchomieniem całego zadania

Najpierw wydrukuj próbkę

Zanim wydrukujesz całą broszurę, zrób krótki testowy wydruk. Próbka może ujawnić problemy z marginesami, kolejnością stron lub orientacją, zanim zmarnujesz papier.

Jak wydrukować broszurę w Wordzie na Macu

Proces drukowania broszury na Macu jest podobny, ale opcje drukowania mogą znajdować się w innym miejscu.

Wybierz druk broszury lub druk dwustronny

Otwórz menu drukowania i poszukaj opcji broszury, druku dwustronnego lub układu. Jeśli drukarka obsługuje druk broszur bezpośrednio, wybierz ten tryb. Jeśli nie, wybierz ustawienie dwustronne i upewnij się, że w razie potrzeby wybrano odwracanie po krótszej krawędzi.

Sprawdź zgodność drukarki

Nie każda drukarka obsługuje druk broszur w ten sam sposób. Niektóre modele obsługują tryb broszury automatycznie, inne wymagają ręcznego odwracania arkuszy. Jeśli ustawienia drukarki wydają się niejasne, sprawdź dokumentację urządzenia przed wydrukiem finalnej wersji.

Zachowaj spójną kolejność stron

Po wydruku ostrożnie złóż broszurę i sprawdź, czy strony układają się we właściwej kolejności czytania. Jeśli kolejność jest błędna, problem zwykle leży w układzie lub ustawieniach druku dwustronnego, a nie w samej treści.

Rozwiązywanie typowych problemów z broszurą

Nawet prosta broszura może się nie udać, jeśli ustawienia są nieprawidłowe. Oto najczęstsze problemy i sposoby ich rozwiązania.

Tekst jest zbyt blisko zgięcia

Zwiększ margines wewnętrzny albo margines na oprawę. Dzięki temu treść zyska więcej miejsca przy krawędzi składania.

Strony drukują się w złej kolejności

Sprawdź, czy włączono układ broszury i czy drukarka jest ustawiona na właściwy tryb dwustronny lub broszurowy.

Obrazy są rozmazane

Używaj plików w wysokiej rozdzielczości i unikaj powiększania obrazów ponad ich oryginalny rozmiar.

Treść jest ucięta

Sprawdź obszar drukowalny, marginesy i rozmiar papieru. Upewnij się, że wybrany format papieru odpowiada papierowi włożonemu do drukarki.

Broszura wydaje się zbyt ciasna

Zmniejsz ilość tekstu na stronie, skróć akapity i zostaw więcej białej przestrzeni między sekcjami.

Wskazówki projektowe dla profesjonalnie wyglądającej broszury

Dobra broszura wygląda uporządkowanie, zanim czytelnik zacznie ją czytać. Decyzje projektowe powinny wspierać przejrzystość, a nie przytłaczać strony.

Zachowaj spójność typografii

Używaj najwyżej jednej lub dwóch czcionek. Jedną stylizację zarezerwuj dla nagłówków, a drugą dla tekstu głównego. Spójność sprawia, że broszura wygląda na przemyślaną i wiarygodną.

Stosuj hierarchię

Upewnij się, że czytelnik od razu widzi, co jest tytułem, co nagłówkiem sekcji, a co tekstem pomocniczym. Jasna hierarchia poprawia użyteczność.

Dopasuj ją do marki

Jeśli broszura reprezentuje firmę, konsekwentnie używaj kolorów marki, logo i tonu komunikacji. Broszura powinna wyglądać jak część szerszej tożsamości firmy.

Zostaw miejsce na oddech

Biała przestrzeń nie jest zmarnowaną przestrzenią. Sprawia, że strona wydaje się bardziej otwarta, bardziej profesjonalna i łatwiejsza do czytania.

Myśl o jakości druku

Kolory mogą wyglądać nieco inaczej na wydruku niż na ekranie. Jeśli broszura jest ważna, wydrukuj próbę przed przygotowaniem finalnego nakładu.

Lista kontrolna broszury przed końcowym drukiem

Skorzystaj z tej listy przed wysłaniem broszury do drukarki:

• tytuł jest jasny i poprawny
• kolejność stron jest właściwa
• marginesy i margines na oprawę są ustawione poprawnie
• obrazy mają wysoką jakość
• nagłówki są spójne
• numery stron są widoczne i wyrównane
• sprawdzono pisownię i gramatykę
• ustawienia druku pasują do rozmiaru papieru i formatu dwustronnego
• wydruk testowy został sprawdzony

Ta końcowa kontrola może zaoszczędzić czas, pieniądze i papier.

Kiedy broszura jest właściwym formatem

Broszura to dobry wybór, gdy chcesz przedstawić informacje w formacie kompaktowym, uporządkowanym i łatwym do dystrybucji. Sprawdza się szczególnie wtedy, gdy celem jest wyjaśnienie czegoś dokładniej niż pozwala na to ulotka, ale bez potrzeby tworzenia dużego raportu lub podręcznika.

Dla małych firm broszury są przydatne do:

• przedstawiania usług
• wdrażania klientów
• ogólnego opisu firmy
• podsumowań zasad i polityk
• materiałów na wydarzenia
• materiałów edukacyjnych

Jeśli treść ma być udostępniana klientom, partnerom lub członkom zespołu, format broszury może sprawić, że informacje będą wyglądały bardziej dopracowanie i będą łatwiej przyswajalne.

Podsumowanie

Microsoft Word potrafi więcej, niż wielu osobom się wydaje. Dzięki odpowiednim ustawieniom strony, strukturze treści i ustawieniom drukowania możesz stworzyć profesjonalną broszurę bez przechodzenia do bardziej złożonego oprogramowania do projektowania.

Kluczowe jest wcześniejsze zaplanowanie układu, zachowanie zwięzłości tekstu, używanie wysokiej jakości grafik oraz przetestowanie ustawień drukowania przed przygotowaniem finalnej wersji. Gdy te elementy są już dopracowane, Word poradzi sobie zarówno z prostą ulotką, jak i z elegancką broszurą firmową.

Jeśli przygotowujesz materiały dla klientów dla nowej firmy, zastosuj tę samą staranność, jak przy każdym formalnym dokumencie: utrzymuj jasny przekaz, dbaj o czytelność projektu i upewnij się, że finalny wydruk dobrze oddaje Twoją markę.