Marylands skatteattest: god status, lokal skatteattest og regler for indlevering

I Maryland bruges udtrykket “tax clearance certificate” ofte lidt løst. I praksis kan virksomhedsejere henvise til et af to forskellige begreber:

1. Et Certificate of Status fra Maryland Department of Assessments and Taxation (SDAT), ofte kaldet et Good Standing Certificate.
2. En lokal Tax Clearance Certificate fra et county-, by- eller town-finanskontor, som kan være påkrævet, når en virksomhed genoplives eller genindsættes i visse situationer.

Det er vigtigt at vide, hvilket certifikat du har brug for. Processen, den udstedende myndighed og den juridiske virkning er forskellige. Hvis du stifter, vedligeholder, sælger, opløser eller genindsætter en virksomhed i Maryland, kan det forkerte certifikat forsinke processen eller føre til, at en indlevering afvises.

Hvad en Maryland skatteattest normalt betyder

En virksomhed i Maryland anses generelt for at være i god stand, når den har indsendt de nødvendige dokumenter og gebyrer til SDAT, og ingen statslig myndighed har rapporteret om forfaldne skattebetalinger. SDATs side om Certificate of Status forklarer, at dette certifikat er et officielt dokument, der viser, at en virksomhed følger statens regler på det tidspunkt, det udstedes.

Certifikatet bliver ofte efterspurgt, når en virksomhed har brug for at:

• Få eller fornye en licens
• Lukke en låne- eller finansieringstransaktion
• Dokumentere, at enheden er aktiv og i compliance
• Understøtte en forretningstransaktion, der kræver verifikation af status

For mange virksomhedsejere er dette det certifikat, de faktisk mener, når de siger “tax clearance”.

Certificate of Status versus lokal tax clearance

Maryland bruger mere end ét system til virksomhedscompliance.

Et Certificate of Status udstedes af SDAT og er knyttet til enhedens status på statsniveau. Ifølge SDAT er en virksomhed i god stand, når de krævede indberetninger og gebyrer er modtaget, og ingen anden offentlig myndighed har meddelt SDAT, at der er skatteefterbetalinger.

En lokal Tax Clearance Certificate er anderledes. SDAT forklarer, at når en indenlandsk enhed nu eller tidligere har rapporteret ejendom, der er underlagt vurdering på Form 1, kan virksomheden også have brug for en skatteattest fra hver lokal jurisdiktion, hvor ejendommen blev rapporteret, før en genoplivning eller genindsættelse kan fortsætte.

Det betyder, at en virksomhed kan være ajour med staten og stadig skulle løse lokale skatteforhold, før en indlevering bliver accepteret.

Hvornår virksomheder i Maryland har brug for et certifikat

Et Maryland Certificate of Status bliver ofte efterspurgt i situationer som:

• Banklån og kreditvurdering
• Licenser og fornyelse af licenser
• Due diligence ved fusioner eller opkøb
• Dokumentation for aktiv status over for investorer eller kontraktparter
• Administrativ gennemgang i forbindelse med en virksomhedsændring

En lokal tax clearance certificate kan blive efterspurgt, når en virksomhed arbejder med genindtrædelse eller genoplivning og tidligere har haft forpligtelser til indberetning af business personal property i et county, en by eller en town.

Hvis din virksomhed nogensinde har indsendt Maryland business personal property returns, skal du ikke antage, at et statsligt certifikat alene er nok. Gennemgå både statslige og lokale krav, før du indsender.

Sådan får du et Maryland Certificate of Status

Maryland gør det muligt at bestille et Certificate of Status online via Maryland Business Express. SDATs vejledning siger, at du skal søge efter virksomheden ved navn eller Department ID og vælge Certificate of Status-optionen.

Staten tilbyder også en autenticitetstjek for onlinecertifikater. Det er vigtigt, fordi långivere, kontraktparter og tilsynsmyndigheder kan have behov for at verificere, at certifikatet er gyldigt.

Hvis du foretrækker en papirbaseret anmodning, siger SDATs aktuelle formular, at et certifikat kan bestilles via e-mail, fax eller post. Formularen angiver også, at certifikater udløber seks måneder fra udstedelsesdatoen.

Typiske oplysninger, der er nødvendige

Forbered følgende oplysninger, før du anmoder om certifikatet:

• FEIN, SSN eller skatteyder-ID
• Registreret juridisk virksomhedsnavn
• Virksomhedens adresse
• Datoen, virksomheden blev stiftet
• Kontaktoplysninger på den, der anmoder
• Postadresse, hvis du ønsker en fysisk kopi

Når du har disse oplysninger klar, mindsker du frem-og-tilbage-kommunikation og hjælper med at undgå forsinkelser.

Når et certifikat ikke er tilgængeligt

SDAT bemærker, at certifikater ikke er tilgængelige for visse enheder og situationer. Et Certificate of Status er især ikke tilgængeligt, hvis virksomheden:

• Ikke har en resident agent
• Ikke har indsendt alle krævede business personal property returns
• Har ubetalte bøder

Certifikater er heller ikke tilgængelige for flere enhedstyper, herunder:

• General partnerships
• Trade names
• Name reservations
• Sole proprietorships
• Government entities
• Særlige enheder såsom public utilities

Hvis virksomheden ikke er i god stand, anbefaler SDAT, at de underliggende problemer løses, før certifikatet købes.

Hvad du skal gøre, hvis din virksomhed ikke er i god stand

En virksomhed kan komme ud af god stand af flere grunde. SDAT peger på almindelige problemer som:

• Manglende annual reports eller business personal property returns
• Forsinkede gebyrer for indberetning
• Afviste betalinger
• Ingen aktiv resident agent
• Problemer med Comptroller of Maryland
• Problemer med Maryland Department of Labor

Løsningen afhænger af problemet.

For eksempel:

• Manglende annual reports eller Form 1 returns skal normalt indsendes til SDAT.
• Et resident agent-problem kan kræve en beslutning om at udpege en ny agent.
• En afvist betaling kan kræve betaling med certificerede midler plus gebyret for den returnerede check.
• Et skatte- eller arbejdsmarkedsproblem kan kræve dokumentation for, at det underliggende problem hos myndigheden er løst.

Hovedpointen er enkel: anmod ikke om et certifikat, før compliance-problemet er løst. Ellers risikerer du at betale for et certifikat, som ikke kan udstedes.

Maryland tax clearance og genoplivning eller genindsættelse

For virksomheder, der forsøger at vende tilbage til aktiv status, kan Marylands regler være mere krævende.

SDAT oplyser, at indenlandske enheder, der nu eller tidligere har rapporteret ejendom underlagt vurdering på Form 1, også skal fremlægge en Tax Clearance Certificate fra hver lokal jurisdiktion, hvor ejendom blev rapporteret. Virksomheden skal kontakte county-, by- eller town-finanskontoret, betale eventuelle udestående skatter og udtrykkeligt anmode om certifikatet.

SDAT advarer også om, at kvitteringer eller e-mails ikke er nok til at dokumentere skatteclearance. Jurisdiktionens certifikat er påkrævet.

Hvis enheden har et problem med Comptroller, Department of Labor eller Central Collections, siger SDAT, at virksomheden skal vedlægge dokumentation for, at problemet er løst sammen med papirerne til genoplivning eller genindsættelse.

Dette er et almindeligt sted, hvor virksomhedsejere mister tid. Statsindleveringen kan ikke gennemføres korrekt, før alle relaterede problemer er håndteret i den rigtige rækkefølge.

Opløsning af et Maryland-selskab

Maryland har ændret sin tilgang til selskabsopløsning. Maryland corporation booklet angiver, at Articles of Dissolution skal indsendes til SDAT, og at et tax clearance certificate ikke længere er påkrævet for opløsning af et selskab.

Det er en vigtig opdatering.

Virksomhedsejere antager nogle gange, at de har brug for et tax clearance certificate, før de kan lukke et selskab. Ifølge de nuværende Maryland-retningslinjer er det ikke tilfældet ved selskabsopløsning. Indleveringen skal stadig udføres korrekt, men clearance-certifikatet er აღარ længere en forudsætning for selve opløsningen.

Hvis du lukker et selskab, skal du sikre dig, at du arbejder ud fra de aktuelle statslige instruktioner og ikke ældre tjeklister eller forældede tredjepartsartikler.

Hvorfor dette også er vigtigt for LLC'er og nonprofitorganisationer

Marylands regler er ikke identiske for alle enhedstyper.

Den gamle idé om ét universelt tax clearance certificate er ikke særlig nyttig. Et selskab kan have ét sæt regler for opløsning, en LLC kan have en anden vej til genindsættelse, og en nonprofit kan have andre indleveringskrav afhængigt af dens status og forpligtelser.

Den praktiske læring er at bekræfte:

• Hvilken enhedstype du har
• Om problemet handler om statslig status eller lokal skatteclearance
• Om du opløser, genopliver, genindsætter eller blot anmoder om et statuscertifikat
• Hvilken myndighed der skal handle, før den næste indlevering kan accepteres

Den kontrol tager mindre tid end at rette en afvist indlevering senere.

En compliance-tjekliste for virksomhedsejere i Maryland

Før du anmoder om et certifikat eller indsender en opdatering, kan du bruge denne tjekliste:

• Bekræft det juridiske navn og SDAT Department ID
• Tjek, om virksomheden er i god stand
• Verificer, at alle annual reports og personal property returns er ajour
• Løs problemer med resident agent
• Afklar eventuelle ubetalte bøder eller afviste betalinger
• Tjek, om der er brug for et lokalt tax clearance certificate fra county eller kommune
• Løs problemer hos Comptroller eller Department of Labor, før du indsender
• Brug den aktuelle Maryland Business Express-proces til statslige certifikater

Hvis du vil holde en Maryland-enhed aktiv, kan en enkel compliance-rutine forhindre de fleste problemer med certifikater. Zenind hjælper stiftere og virksomhedsejere med at holde styr på stiftelse og løbende vedligeholdelse af enheder, så disse deadlines er lettere at følge.

De vigtigste pointer

Virksomhedsejere i Maryland bør bruge udtrykket “tax clearance certificate” med omtanke.

I mange tilfælde er det, de faktisk har brug for, et Certificate of Status fra SDAT. I andre tilfælde, især ved genoplivning eller genindsættelse, kan de også have brug for en lokal tax clearance certificate fra et county, en by eller en town.

De vigtigste punkter er:

• Et Certificate of Status dokumenterer aktuel statslig status.
• Lokal skatteclearance kan stadig være påkrævet for visse genoplivnings- eller genindsættelsesindleveringer.
• Opløsning af et selskab kræver ikke længere et tax clearance certificate.
• Det rigtige certifikat afhænger af enhedstypen og formålet med indleveringen.

Hvis du bekræfter det rigtige certifikat først, kan du spare tid, undgå afviste indleveringer og holde din Maryland-virksomhed i bevægelse.

Kilder

• Maryland SDAT: Certificate of Status
• Maryland Business Express: Order Copies of Business Documents
• Maryland SDAT: Not in Good Standing or Forfeited
• Maryland Comptroller: Good Standing Certificate Request
• Maryland Comptroller: Corporate Booklet