Certificat de conformité fiscale du Maryland : bonne réputation, autorisation locale et règles de dépôt

Au Maryland, l’expression « certificat de conformité fiscale » est souvent utilisée de façon générale. En pratique, les propriétaires d’entreprise peuvent faire référence à deux concepts différents :

1. Un certificat de statut délivré par le Maryland Department of Assessments and Taxation (SDAT), souvent appelé certificat de bonne réputation.
2. Un certificat local de conformité fiscale délivré par un bureau des finances d’un comté, d’une ville ou d’une municipalité, qui peut être exigé lorsqu’une entreprise est remise en vigueur ou rétablie dans certaines situations.

Savoir quel certificat vous devez obtenir est important. Le processus, l’organisme émetteur et l’effet juridique sont différents. Si vous créez, maintenez, vendez, dissolvez ou rétablissez une entreprise au Maryland, demander le mauvais certificat peut ralentir le processus ou entraîner le rejet d’un dépôt.

Ce que signifie généralement un certificat de conformité fiscale du Maryland

Une entreprise du Maryland est généralement considérée en bonne réputation lorsqu’elle a déposé les documents et payé les frais exigés par le SDAT et qu’aucun organisme d’État n’a signalé d’impôt en souffrance. La page du SDAT sur le certificat de statut précise qu’il s’agit d’un document officiel montrant qu’une entreprise respecte les règles de l’État au moment où il est délivré.

Ce certificat est souvent demandé lorsqu’une entreprise doit :

• Obtenir ou renouveler une licence
• Conclure un prêt ou une opération de financement
• Prouver que l’entité est active et conforme
• Appuyer une transaction commerciale qui exige une vérification de statut

Pour de nombreux propriétaires d’entreprise, c’est le certificat qu’ils veulent réellement dire lorsqu’ils parlent de « conformité fiscale ».

Certificat de statut versus autorisation fiscale locale

Le Maryland utilise plus d’un système pour la conformité des entreprises.

Un certificat de statut est délivré par le SDAT et est lié à la conformité de l’entité au niveau de l’État. Selon le SDAT, une entreprise est en bonne réputation lorsque les déclarations et frais requis ont été reçus et qu’aucun autre organisme gouvernemental n’a avisé le SDAT d’un défaut fiscal.

Un certificat local de conformité fiscale est différent. Le SDAT explique que lorsqu’une entité domestique a déclaré des biens personnels assujettis à l’évaluation sur le formulaire 1, actuellement ou par le passé, l’entreprise peut aussi devoir obtenir un certificat de conformité fiscale auprès de chaque juridiction locale où ces biens ont été déclarés avant qu’une remise en vigueur ou un rétablissement puisse aller de l’avant.

Cela signifie qu’une entreprise peut être en règle avec l’État et devoir quand même régler des questions fiscales locales avant qu’un dépôt soit accepté.

Quand les entreprises du Maryland ont besoin d’un certificat

Un certificat de statut du Maryland est souvent demandé dans des situations comme :

• Prêts bancaires et évaluation du crédit
• Obtention et renouvellement de licences
• Vérification diligente pour des fusions ou acquisitions
• Preuve de statut actif pour des investisseurs ou des contreparties
• Examen administratif lors d’un changement d’entreprise

Un certificat local de conformité fiscale peut être demandé lorsqu’une entreprise cherche à être remise en vigueur ou rétablie et qu’elle a déjà eu des obligations de déclaration de biens personnels dans un comté, une ville ou une municipalité.

Si votre entreprise a déjà déposé des déclarations de biens personnels au Maryland, ne présumez pas qu’un certificat de l’État suffira. Examinez les exigences de l’État et des autorités locales avant de déposer.

Comment obtenir un certificat de statut du Maryland

Le Maryland permet de commander un certificat de statut en ligne par l’intermédiaire de Maryland Business Express. Les instructions du SDAT indiquent de rechercher l’entreprise par son nom ou son numéro de département, puis de sélectionner l’option Certificate of Status.

L’État offre aussi une vérification d’authenticité pour les certificats en ligne. C’est important parce que les prêteurs, les contreparties et les organismes de réglementation peuvent vouloir confirmer que le certificat est valide.

Si vous préférez une demande papier, le formulaire de demande actuel du SDAT indique qu’un certificat peut être demandé par courriel, télécopieur ou courrier postal. Le formulaire précise aussi que les certificats expirent six mois après leur date d’émission.

Renseignements habituellement nécessaires

Préparez les renseignements suivants avant de demander le certificat :

• FEIN, NAS ou numéro d’identification du contribuable
• Nom légal enregistré de l’entreprise
• Adresse du lieu d’affaires
• Date de constitution de l’entreprise
• Coordonnées de la personne qui fait la demande
• Adresse postale si vous voulez une copie envoyée par la poste

Avoir ces renseignements à portée de main réduit les échanges et aide à éviter les retards.

Quand un certificat n’est pas disponible

Le SDAT indique que les certificats ne sont pas disponibles pour certaines entités et certaines situations. Plus précisément, un certificat de statut n’est pas disponible si l’entreprise :

• N’a pas de mandataire résident
• N’a pas déposé toutes les déclarations de biens personnels requises
• A des pénalités impayées

Les certificats ne sont pas non plus disponibles pour plusieurs types d’entités, notamment :

• Les sociétés en nom collectif générales
• Les noms commerciaux
• Les réservations de nom
• Les entreprises individuelles
• Les entités gouvernementales
• Certaines entités spéciales, comme les services publics

Si l’entreprise n’est pas en bonne réputation, le SDAT recommande de régler les problèmes sous-jacents avant d’acheter le certificat.

Que faire si votre entreprise n’est pas en bonne réputation

Une entreprise peut perdre sa bonne réputation pour plusieurs raisons. Le SDAT identifie des problèmes courants tels que :

• Déclarations annuelles ou déclarations de biens personnels manquantes
• Pénalités de retard
• Paiements refusés par l’institution financière
• Absence de mandataire résident actif
• Problèmes avec le Comptroller of Maryland
• Problèmes avec le Maryland Department of Labor

La solution dépend du problème.

Par exemple :

• Les déclarations annuelles ou les formulaires 1 manquants doivent généralement être déposés auprès du SDAT.
• Un problème de mandataire résident peut exiger une résolution nommant un nouveau mandataire.
• Un paiement refusé peut exiger un paiement par fonds certifiés, plus les frais du chèque retourné.
• Un problème fiscal ou lié au travail peut exiger une preuve que le problème auprès de l’organisme concerné a été réglé.

Le principe est simple : ne demandez pas un certificat tant que le problème de conformité sous-jacent n’est pas corrigé. Sinon, vous risquez de payer pour un certificat qui ne peut pas être délivré.

Conformité fiscale du Maryland et remise en vigueur ou rétablissement

Pour les entreprises qui cherchent à retrouver leur statut actif, les règles du Maryland peuvent être plus exigeantes.

Le SDAT précise que les entités domestiques qui ont déclaré des biens assujettis à l’évaluation sur le formulaire 1, actuellement ou par le passé, doivent aussi fournir un certificat de conformité fiscale de chaque juridiction locale où des biens ont été déclarés. L’entreprise doit communiquer avec le bureau des finances du comté, de la ville ou de la municipalité, payer les taxes impayées et demander expressément le certificat.

Le SDAT avertit aussi que les reçus ou les courriels ne suffisent pas pour prouver la conformité fiscale. Le certificat de la juridiction est requis.

Si l’entité a un problème avec le Comptroller, le Department of Labor ou Central Collections, le SDAT indique que l’entreprise doit joindre une preuve montrant que le problème a été résolu avec les documents de remise en vigueur ou de rétablissement.

C’est un endroit fréquent où les propriétaires d’entreprise perdent du temps. Le dépôt auprès de l’État ne peut pas être complété correctement tant que chaque problème connexe n’a pas été traité dans le bon ordre.

Dissolution d’une corporation du Maryland

Le Maryland a modifié son approche en matière de dissolution des corporations. Le guide sur les corporations du Maryland indique que les Articles of Dissolution doivent être déposés auprès du SDAT et qu’un certificat de conformité fiscale n’est plus exigé pour la dissolution d’une corporation.

C’est une mise à jour importante.

Les propriétaires d’entreprise supposent parfois qu’ils ont besoin d’un certificat de conformité fiscale avant de pouvoir fermer une corporation. Selon les directives actuelles du Maryland, ce n’est pas le cas pour la dissolution d’une corporation. Le dépôt doit tout de même être fait correctement, mais le certificat de conformité n’est plus une condition préalable à la dissolution elle-même.

Si vous fermez une corporation, assurez-vous d’utiliser les instructions d’État actuelles plutôt que d’anciennes listes de vérification ou des articles tiers désuets.

Pourquoi cela compte pour les LLC et les organismes sans but lucratif

Les règles du Maryland ne sont pas identiques pour tous les types d’entités.

L’ancienne idée d’un certificat de conformité fiscale unique et uniforme n’est pas très utile. Une corporation peut avoir un ensemble de règles de dissolution, une LLC peut avoir un chemin de rétablissement différent, et un organisme sans but lucratif peut avoir des considérations de dépôt différentes selon son statut et ses obligations.

La leçon pratique est de vérifier :

• Quel type d’entité vous avez
• S’il s’agit d’un problème de bonne réputation auprès de l’État ou d’une autorisation fiscale locale
• Si vous êtes en train de dissoudre, remettre en vigueur, rétablir ou simplement demander un certificat de statut
• Quel organisme doit agir avant que le dépôt suivant puisse être accepté

Cette vérification prend moins de temps que de corriger un dépôt rejeté plus tard.

Liste de vérification de conformité pour les propriétaires d’entreprise du Maryland

Avant de demander un certificat ou de soumettre un dépôt, utilisez cette liste :

• Confirmer le nom légal et le numéro de département du SDAT
• Vérifier si l’entreprise est en bonne réputation
• Confirmer que toutes les déclarations annuelles et déclarations de biens personnels sont à jour
• Régler les problèmes de mandataire résident
• Régler les pénalités impayées ou les paiements refusés
• Vérifier si un certificat local de conformité fiscale est nécessaire dans un comté ou une municipalité
• Régler les problèmes avec le Comptroller ou le Department of Labor avant de déposer
• Utiliser le processus actuel de Maryland Business Express pour les certificats de l’État

Si vous souhaitez maintenir une entité du Maryland en règle, une routine de conformité simple peut prévenir la plupart des problèmes liés aux certificats. Zenind aide les fondateurs et les propriétaires d’entreprise à rester organisés avec la formation et la gestion continue des entités, afin de faciliter le suivi de ces échéances.

Points à retenir

Les propriétaires d’entreprise du Maryland devraient utiliser l’expression « certificat de conformité fiscale » avec prudence.

Dans de nombreux cas, ce qu’ils recherchent réellement est un certificat de statut du SDAT. Dans d’autres cas, surtout lors d’une remise en vigueur ou d’un rétablissement, ils peuvent aussi avoir besoin d’un certificat local de conformité fiscale d’un comté, d’une ville ou d’une municipalité.

Les points les plus importants sont :

• Un certificat de statut prouve la bonne réputation actuelle auprès de l’État.
• Une autorisation fiscale locale peut encore être exigée pour certains dépôts de remise en vigueur ou de rétablissement.
• La dissolution d’une corporation ne nécessite plus de certificat de conformité fiscale.
• Le bon certificat dépend du type d’entité et de l’objectif du dépôt.

Si vous confirmez d’abord le bon certificat, vous pouvez gagner du temps, éviter les dépôts rejetés et faire avancer votre entreprise du Maryland.

Sources

• Références consultées : SDAT du Maryland, Maryland Business Express, Comptroller of Maryland et guide des corporations du Maryland.