Certificado de Regularidade Fiscal em Maryland: Boa Situação, Regularização Local e Regras de Apresentação

Em Maryland, a expressão “certificado de regularidade fiscal” é muitas vezes usada de forma genérica. Na prática, os empresários podem estar a referir-se a um de dois conceitos diferentes:

1. Um Certificate of Status do Maryland Department of Assessments and Taxation (SDAT), muitas vezes chamado Good Standing Certificate.
2. Um Tax Clearance Certificate local de um gabinete de finanças de um condado, cidade ou vila, que pode ser necessário quando uma empresa está a ser reativada ou reinscrita em certas situações.

Saber de que certificado precisa é importante. O processo, a entidade emissora e o efeito jurídico são diferentes. Se está a constituir, manter, vender, dissolver ou reinscrever uma empresa em Maryland, pedir o certificado errado pode atrasar o processo ou levar à rejeição de um registo.

O que geralmente significa um certificado de regularidade fiscal em Maryland

Uma empresa em Maryland é geralmente considerada em boa situação quando apresentou os documentos e pagou as taxas exigidas ao SDAT e quando nenhuma agência estatal comunicou impostos em atraso. A página do Certificate of Status do SDAT explica que este certificado é um documento oficial que mostra que uma empresa está a cumprir as regras do estado no momento em que é emitido.

Esse certificado é frequentemente solicitado quando uma empresa precisa de:

• Obter ou renovar uma licença
• Fechar um empréstimo ou uma operação de financiamento
• Comprovar que a entidade está ativa e em conformidade
• Apoiar uma operação comercial que exija verificação de regularidade

Para muitos empresários, este é o certificado a que realmente se referem quando dizem “regularidade fiscal”.

Certificate of Status versus regularização fiscal local

Maryland utiliza mais do que um sistema de conformidade empresarial.

Um Certificate of Status é emitido pelo SDAT e está ligado à situação da entidade ao nível do estado. Segundo o SDAT, uma empresa está em boa situação quando as declarações e taxas obrigatórias foram recebidas e quando nenhuma outra entidade governamental notificou o SDAT sobre incumprimento fiscal.

Um Tax Clearance Certificate local é diferente. O SDAT explica que, quando uma entidade doméstica reportou propriedade sujeita a avaliação no Form 1, atualmente ou no passado, a empresa também pode precisar de um certificado de regularização fiscal de cada jurisdição local onde essa propriedade foi reportada antes de uma reativação ou reinscrição poder avançar.

Isto significa que uma empresa pode estar em dia com o estado e ainda assim precisar de resolver questões fiscais locais antes de um pedido ser aceite.

Quando as empresas de Maryland precisam de um certificado

Um Certificate of Status de Maryland é frequentemente solicitado em situações que envolvem:

• Empréstimos bancários e análise de crédito
• Licenciamento e renovação de licenças
• Diligência prévia em fusões ou aquisições
• Comprovação de estado ativo para investidores ou contrapartes
• Revisão administrativa durante uma alteração empresarial

Um certificado local de regularização fiscal pode ser solicitado quando uma empresa está a tratar de uma reinscrição ou reativação e tem obrigações anteriores de reporte de propriedade pessoal num condado, cidade ou vila.

Se a sua empresa alguma vez apresentou declarações de propriedade empresarial em Maryland, não assuma que um certificado estadual será suficiente. Verifique os requisitos estaduais e locais antes de submeter o pedido.

Como obter um Certificate of Status de Maryland

Maryland permite encomendar um Certificate of Status online através do Maryland Business Express. As instruções do SDAT indicam que deve procurar a empresa pelo nome ou pelo Department ID e selecionar a opção Certificate of Status.

O estado também disponibiliza uma verificação de autenticidade para certificados online. Isso é importante porque credores, contrapartes e reguladores podem querer confirmar que o certificado é válido.

Se preferir um pedido em papel, o formulário atual do SDAT indica que o certificado pode ser solicitado por email, fax ou correio postal. O formulário também refere que os certificados expiram seis meses após a data de emissão.

Informações normalmente necessárias

Prepare os seguintes dados antes de solicitar o certificado:

• FEIN, SSN ou número de contribuinte
• Nome legal registado da empresa
• Endereço da sede da empresa
• Data em que a empresa foi constituída
• Dados de contacto da pessoa que faz o pedido
• Morada para envio, se quiser uma cópia por correio

Ter estas informações prontas reduz idas e vindas e ajuda a evitar atrasos.

Quando um certificado não está disponível

O SDAT observa que os certificados não estão disponíveis para certas entidades e situações. Em particular, um Certificate of Status não está disponível se a empresa:

• Não tiver agente residente
• Não tiver apresentado todas as declarações de propriedade pessoal exigidas
• Tiver multas em atraso

Os certificados também não estão disponíveis para vários tipos de entidades, incluindo:

• Parcerias gerais
• Nomes comerciais
• Reservas de nome
• Empresários em nome individual
• Entidades governamentais
• Entidades especiais como serviços públicos

Se a empresa não estiver em boa situação, o SDAT recomenda resolver os problemas subjacentes antes de adquirir o certificado.

O que fazer se a sua empresa não estiver em boa situação

Uma empresa pode deixar de estar em boa situação por várias razões. O SDAT identifica problemas comuns como:

• Falta de relatórios anuais ou de declarações de propriedade empresarial Form 1
• Penalizações por entrega tardia
• Pagamentos devolvidos
• Falta de agente residente ativo
• Problemas com o Comptroller of Maryland
• Problemas com o Maryland Department of Labor

A solução depende do problema.

Por exemplo:

• Relatórios anuais ou declarações Form 1 em falta normalmente têm de ser apresentados ao SDAT.
• Um problema com o agente residente pode exigir uma resolução nomeando um novo agente.
• Um pagamento devolvido pode exigir pagamento por fundos certificados, acrescido da taxa do cheque devolvido.
• Um problema fiscal ou laboral pode exigir prova de que a questão subjacente junto da entidade competente foi resolvida.

O ponto principal é simples: não peça um certificado antes de resolver o problema de conformidade subjacente. Caso contrário, pode pagar por um certificado que não pode ser emitido.

Regularização fiscal e reativação ou reinscrição em Maryland

Para empresas que tentam regressar ao estado ativo, as regras de Maryland podem ser mais exigentes.

O SDAT indica que as entidades domésticas que tenham reportado propriedade sujeita a avaliação no Form 1, atualmente ou no passado, também têm de fornecer um Tax Clearance Certificate de cada jurisdição local onde a propriedade foi reportada. A empresa deve contactar o gabinete de finanças do condado, cidade ou vila, pagar quaisquer impostos em atraso e solicitar especificamente o certificado.

O SDAT também avisa que recibos ou emails não bastam para provar a regularização fiscal. É necessário o certificado da jurisdição.

Se a entidade tiver um problema com o Comptroller, o Department of Labor ou o Central Collections, o SDAT indica que a empresa deve incluir provas de que o problema foi resolvido juntamente com a documentação de reativação ou reinscrição.

Este é um ponto em que muitos empresários perdem tempo. O registo estatal não pode ser concluído corretamente até que todas as questões relacionadas sejam tratadas pela ordem certa.

Dissolução de uma sociedade anónima em Maryland

Maryland alterou a sua abordagem à dissolução de sociedades anónimas. O folheto sobre sociedades anónimas de Maryland indica que os Articles of Dissolution têm de ser apresentados ao SDAT e que um tax clearance certificate já não é exigido para a dissolução de uma sociedade anónima.

Isto é uma atualização importante.

Os empresários por vezes assumem que precisam de um tax clearance certificate antes de poderem encerrar uma sociedade anónima. De acordo com as orientações atuais de Maryland, esse não é o caso para a dissolução societária. O registo continua a ter de ser apresentado corretamente, mas o certificado de regularização já não é um requisito prévio para a dissolução em si.

Se estiver a encerrar uma sociedade anónima, certifique-se de que está a trabalhar com instruções estaduais atuais e não com listas de verificação antigas ou artigos de terceiros desatualizados.

Porque é importante para LLCs e organizações sem fins lucrativos

As regras de Maryland não são idênticas para todos os tipos de entidades.

A antiga ideia de um certificado de regularização fiscal único para todos os casos não é muito útil. Uma sociedade anónima pode ter um conjunto de regras de dissolução, uma LLC pode ter um caminho diferente para a reinscrição e uma organização sem fins lucrativos pode ter considerações de registo diferentes consoante o seu estatuto e obrigações.

A lição prática é confirmar:

• Que tipo de entidade tem
• Se o problema é a regularidade estadual ou a regularização fiscal local
• Se está a dissolver, reativar, reinscrever ou apenas a pedir um certificado de situação
• Qual é a entidade que tem de atuar antes de o próximo pedido poder ser aceite

Essa verificação demora menos tempo do que corrigir mais tarde um registo rejeitado.

Lista de verificação de conformidade para empresários em Maryland

Antes de pedir um certificado ou submeter um pedido, use esta lista de verificação:

• Confirme o nome legal e o Department ID do SDAT
• Verifique se a empresa está em boa situação
• Confirme se todos os relatórios anuais e declarações de propriedade pessoal estão em dia
• Resolva problemas com o agente residente
• Regularize multas em atraso ou pagamentos devolvidos
• Verifique se é necessário um certificado de regularização fiscal do condado ou do município
• Resolva problemas com o Comptroller ou com o Department of Labor antes de apresentar o pedido
• Use o fluxo atual do Maryland Business Express para certificados estaduais

Se está a manter uma entidade de Maryland ativa, uma rotina simples de conformidade pode evitar a maioria dos problemas com certificados. A Zenind ajuda fundadores e empresários a manterem-se organizados com a constituição e a manutenção contínua da entidade, tornando mais fácil acompanhar estes prazos.

Principais conclusões

Os empresários de Maryland devem usar a expressão “certificado de regularidade fiscal” com cuidado.

Em muitos casos, o que realmente precisam é de um Certificate of Status do SDAT. Noutros casos, especialmente durante uma reativação ou reinscrição, também podem precisar de um certificado de regularização fiscal local de um condado, cidade ou vila.

Os pontos mais importantes são:

• Um Certificate of Status comprova a situação atual da entidade ao nível do estado.
• A regularização fiscal local ainda pode ser exigida para certos pedidos de reativação ou reinscrição.
• A dissolução societária já não exige um tax clearance certificate.
• O certificado correto depende do tipo de entidade e do objetivo do pedido.

Se confirmar primeiro o certificado correto, pode poupar tempo, evitar rejeições e manter a sua empresa de Maryland a avançar.

Fontes

• Maryland SDAT: Certificate of Status
• Maryland Business Express: Order Copies of Business Documents
• Maryland SDAT: Not in Good Standing or Forfeited
• Maryland Comptroller: Good Standing Certificate Request
• Maryland Comptroller: Corporate Booklet