Certificat de atestare fiscală din Maryland: bună stare, atestare locală și reguli de depunere

În Maryland, expresia „tax clearance certificate” este adesea folosită în mod generic. În practică, proprietarii de afaceri se pot referi la unul dintre două concepte diferite:

1. Un Certificate of Status de la Maryland Department of Assessments and Taxation (SDAT), adesea numit Good Standing Certificate.
2. Un local Tax Clearance Certificate de la un birou de finanțe al unui comitat, oraș sau localitate, care poate fi necesar atunci când o afacere este reactivată sau repusă în funcțiune în anumite situații.

A ști de ce certificat aveți nevoie contează. Procesul, instituția emitentă și efectul juridic sunt diferite. Dacă înființați, mențineți, vindeți, dizolvați sau reactivați o afacere din Maryland, certificatul greșit poate încetini procesul sau poate duce la respingerea unei depuneri.

Ce înseamnă, de obicei, un certificat de atestare fiscală din Maryland

În general, o afacere din Maryland este considerată în bună stare atunci când a depus documentele și taxele cerute la SDAT și nicio agenție de stat nu a raportat plăți fiscale restante. Pagina SDAT pentru Certificate of Status explică faptul că acest certificat este un document oficial care arată că o afacere respectă regulile statului la momentul emiterii.

Acest certificat este solicitat frecvent atunci când o afacere are nevoie să:

• obțină sau să reînnoiască o licență
• încheie un împrumut sau o tranzacție de finanțare
• dovedească faptul că entitatea este activă și conformă
• susțină o tranzacție comercială care necesită verificarea statutului

Pentru mulți proprietari de afaceri, acesta este certificatul la care se referă de fapt când spun „tax clearance”.

Certificate of Status versus atestare fiscală locală

Maryland folosește mai multe sisteme pentru conformitatea afacerilor.

Un Certificate of Status este emis de SDAT și este legat de statutul entității la nivel de stat. Potrivit SDAT, o afacere este în bună stare atunci când depunerile și taxele cerute au fost primite și nicio altă agenție guvernamentală nu a notificat SDAT despre restanțe fiscale.

Un local Tax Clearance Certificate este diferit. SDAT explică faptul că, atunci când o entitate domestică a raportat bunuri supuse evaluării pe Form 1, acum sau în trecut, afacerea poate avea nevoie și de un certificat de atestare fiscală de la fiecare jurisdicție locală în care au fost raportate acele bunuri, înainte ca o reactivare sau repunere în funcțiune să poată avansa.

Asta înseamnă că o afacere poate fi la zi cu statul, dar să trebuiască totuși să rezolve probleme fiscale locale înainte ca o depunere să fie acceptată.

Când au nevoie afacerile din Maryland de un certificat

Un Certificate of Status din Maryland este adesea solicitat în situații precum:

• împrumuturi bancare și analiză de credit
• licențiere și reînnoirea licenței
• verificări de tip due diligence pentru fuziuni sau achiziții
• dovada statutului activ pentru investitori sau contrapărți
• revizuiri administrative în timpul unei schimbări de afacere

Un certificat local de atestare fiscală poate fi solicitat atunci când o afacere trece prin reactivare sau repunere în funcțiune și are obligații anterioare de raportare a bunurilor personale într-un comitat, oraș sau localitate.

Dacă afacerea dumneavoastră a depus vreodată declarații privind bunurile personale de afaceri din Maryland, nu presupuneți că un certificat emis de stat va fi suficient. Verificați atât cerințele statului, cât și pe cele locale înainte de a depune documentația.

Cum obțineți un Certificate of Status din Maryland

Maryland permite solicitarea online a unui Certificate of Status prin Maryland Business Express. Instrucțiunile SDAT spun să căutați afacerea după nume sau Department ID și să selectați opțiunea Certificate of Status.

Statul oferă și o verificare a autenticității pentru certificatele online. Acest lucru contează deoarece creditorii, contrapărțile și autoritățile de reglementare pot dori să verifice dacă certificatul este valid.

Dacă preferați o solicitare pe hârtie, formularul curent SDAT spune că un certificat poate fi cerut prin e-mail, fax sau poștă. Formularul mai precizează că certificatele expiră la șase luni de la data emiterii.

Informații necesare, de obicei

Pregătiți următoarele detalii înainte de a solicita certificatul:

• FEIN, SSN sau codul fiscal
• denumirea legală înregistrată a afacerii
• adresa locației afacerii
• data la care afacerea a fost înființată
• datele de contact ale solicitantului
• adresa poștală dacă doriți o copie trimisă prin poștă

Dacă aveți aceste informații pregătite, reduceți schimbul de mesaje și evitați întârzierile.

Când un certificat nu este disponibil

SDAT notează că certificatele nu sunt disponibile pentru anumite entități și situații. În special, un Certificate of Status nu este disponibil dacă afacerea:

• nu are un agent rezident
• nu a depus toate declarațiile cerute privind bunurile personale
• are penalități neplătite

Certificatele nu sunt disponibile nici pentru mai multe tipuri de entități, inclusiv:

• parteneriate generale
• denumiri comerciale
• rezervări de nume
• întreprinderi individuale
• entități guvernamentale
• entități speciale, cum ar fi utilitățile publice

Dacă afacerea nu este în bună stare, SDAT recomandă rezolvarea problemelor de fond înainte de achiziționarea certificatului.

Ce trebuie să faceți dacă afacerea nu este în bună stare

O afacere poate ieși din bună stare din mai multe motive. SDAT identifică probleme frecvente precum:

• rapoarte anuale lipsă sau declarații privind bunurile personale de afaceri lipsă
• penalități pentru depunere întârziată
• plăți respinse
• lipsa unui agent rezident activ
• probleme cu Comptroller of Maryland
• probleme cu Maryland Department of Labor

Remedierea depinde de problemă.

De exemplu:

• rapoartele anuale lipsă sau declarațiile Form 1 trebuie, de obicei, depuse la SDAT
• o problemă cu agentul rezident poate necesita o rezoluție prin care este numit un nou agent
• o plată respinsă poate necesita plata prin fonduri certificate, plus taxa pentru cecul returnat
• o problemă fiscală sau de muncă poate necesita dovada că problema de fond a fost rezolvată cu agenția respectivă

Ideea principală este simplă: nu solicitați un certificat până când problema de conformitate de fond nu este rezolvată. Altfel, puteți plăti pentru un certificat care nu poate fi emis.

Atestarea fiscală din Maryland și reactivarea sau repunerea în funcțiune

Pentru afacerile care încearcă să revină la statutul activ, regulile din Maryland pot fi mai stricte.

SDAT precizează că entitățile domestice care au raportat bunuri supuse evaluării pe Form 1, acum sau în trecut, trebuie să prezinte și un Tax Clearance Certificate de la fiecare jurisdicție locală în care au fost raportate bunurile. Afacerea trebuie să contacteze biroul de finanțe al comitatului, orașului sau localității, să achite taxele restante și să solicite în mod specific certificatul.

SDAT avertizează, de asemenea, că chitanțele sau e-mailurile nu sunt suficiente pentru a dovedi atestarea fiscală. Este necesar certificatul emis de jurisdicția respectivă.

Dacă entitatea are o problemă cu Comptroller, Department of Labor sau Central Collections, SDAT spune că afacerea trebuie să includă dovezi că problema a fost rezolvată împreună cu documentele pentru reactivare sau repunere în funcțiune.

Acesta este un loc în care proprietarii de afaceri pierd frecvent timp. Depunerea la stat nu poate fi finalizată corect până când fiecare problemă conexă nu este tratată în ordinea corectă.

Dizolvarea unei corporații din Maryland

Maryland și-a schimbat abordarea privind dizolvarea corporațiilor. Broșura pentru corporații din Maryland precizează că Articles of Dissolution trebuie depuse la SDAT și că un tax clearance certificate nu mai este necesar pentru dizolvarea unei corporații.

Aceasta este o actualizare importantă.

Proprietarii de afaceri presupun uneori că au nevoie de un tax clearance certificate înainte să poată închide o corporație. Conform ghidajului actual din Maryland, acesta nu este cazul pentru dizolvarea corporației. Depunerea trebuie făcută corect în continuare, dar certificatul de atestare nu mai este o condiție prealabilă pentru dizolvare.

Dacă închideți o corporație, asigurați-vă că lucrați după instrucțiunile actuale ale statului, nu după liste de verificare mai vechi sau articole terțe depășite.

De ce contează acest lucru pentru LLC-uri și nonprofituri

Regulile din Maryland nu sunt identice pentru fiecare tip de entitate.

Ideea veche, universală, a unui tax clearance certificate nu este foarte utilă. O corporație poate avea un set de reguli pentru dizolvare, un LLC poate avea un alt parcurs pentru repunere în funcțiune, iar o organizație nonprofit poate avea alte considerații de depunere, în funcție de statutul și obligațiile sale.

Lecția practică este să confirmați:

• ce tip de entitate aveți
• dacă problema este statutul la nivel de stat sau atestarea fiscală locală
• dacă dizolvați, refaceți, reactivați sau doar solicitați un certificat de statut
• care agenție trebuie să acționeze înainte ca următoarea depunere să poată fi acceptată

Această verificare durează mai puțin decât corectarea ulterioară a unei depuneri respinse.

Listă de verificare pentru conformitate, destinată proprietarilor de afaceri din Maryland

Înainte să solicitați un certificat sau să depuneți documente, folosiți această listă:

• confirmați denumirea legală și Department ID-ul SDAT
• verificați dacă afacerea este în bună stare
• verificați dacă toate rapoartele anuale și declarațiile privind bunurile personale sunt la zi
• rezolvați problemele legate de agentul rezident
• achitați eventualele penalități restante sau plățile respinse
• verificați dacă este necesar vreun certificat local de atestare fiscală la nivel de comitat sau municipiu
• rezolvați problemele cu Comptroller sau Department of Labor înainte de depunere
• folosiți fluxul actual Maryland Business Express pentru certificatele de stat

Dacă doriți să mențineți activă o entitate din Maryland, o rutină simplă de conformitate poate preveni cele mai multe probleme legate de certificate. Zenind îi ajută pe fondatori și pe proprietarii de afaceri să rămână organizați prin formarea companiei și administrarea continuă a entității, astfel încât aceste termene să fie mai ușor de urmărit.

Concluzii finale

Proprietarii de afaceri din Maryland ar trebui să folosească cu atenție expresia „tax clearance certificate”.

În multe cazuri, ceea ce au nevoie de fapt este un Certificate of Status de la SDAT. În alte cazuri, mai ales în timpul reactivării sau repunerii în funcțiune, pot avea nevoie și de un local tax clearance certificate de la un comitat, oraș sau localitate.

Cele mai importante puncte sunt:

• un Certificate of Status dovedește statutul curent la nivel de stat
• atestarea fiscală locală poate fi încă necesară pentru anumite depuneri de reactivare sau repunere în funcțiune
• dizolvarea unei corporații nu mai necesită un tax clearance certificate
• certificatul corect depinde de tipul entității și de obiectivul depunerii

Dacă confirmați mai întâi certificatul potrivit, puteți economisi timp, evita respingerile și menține afacerea din Maryland în mișcare.

Surse

• Maryland SDAT: Certificate of Status
• Maryland Business Express: Order Copies of Business Documents
• Maryland SDAT: Not in Good Standing or Forfeited
• Maryland Comptroller: Good Standing Certificate Request
• Maryland Comptroller: Corporate Booklet