Marylandin verotodistus: hyvä asema, paikallinen verovapaustodistus ja jättösäännöt

Marylandissa ilmausta ”tax clearance certificate” käytetään usein väljästi. Käytännössä yrityksen omistaja voi tarkoittaa yhtä kahdesta eri asiasta:

1. Marylandin Department of Assessments and Taxationin (SDAT) myöntämää Certificate of Status -todistusta, jota kutsutaan usein Good Standing Certificate -todistukseksi.
2. Paikallisen piirikunnan, kaupungin tai kunnan talousviraston myöntämää local Tax Clearance Certificate -todistusta, jota voidaan tarvita, kun yritys herätetään uudelleen tai rekisteröidään takaisin voimaan tietyissä tilanteissa.

On tärkeää tietää, kumpaa todistusta tarvitset. Prosessi, myöntävä viranomainen ja oikeudellinen vaikutus ovat erilaiset. Jos perustat, ylläpidät, myyt, purat tai palautat Marylandissa toimivaa yritystä, väärä todistus voi hidastaa prosessia tai johtaa hylättyyn hakemukseen.

Mitä Marylandin verotodistus yleensä tarkoittaa

Marylandin yritystä pidetään yleensä hyvässä asemassa olevana, kun se on toimittanut vaaditut asiakirjat ja maksut SDAT:lle eikä mikään osavaltion virasto ole ilmoittanut veromaksujen laiminlyönnistä. SDAT:n Certificate of Status -sivu kuvaa tätä todistusta viralliseksi asiakirjaksi, joka osoittaa, että yritys noudattaa osavaltion sääntöjä sen myöntämishetkellä.

Tätä todistusta pyydetään usein, kun yrityksen on:

• hankittava tai uusittava lupa
• päätettävä laina- tai rahoitustransaktio
• osoitettava, että yhteisö on aktiivinen ja noudattaa sääntöjä
• tuettava liiketoimea, jossa aseman tarkistus on tarpeen

Monille yrittäjille tämä on se todistus, jota he tarkoittavat sanoessaan ”tax clearance”.

Certificate of Status versus paikallinen verotodistus

Maryland käyttää useampaa kuin yhtä yritysten vaatimustenmukaisuusjärjestelmää.

Certificate of Status myönnetään SDAT:n kautta, ja se liittyy yhteisön osavaltiotason asemaan. SDAT:n mukaan yritys on hyvässä asemassa, kun vaaditut ilmoitukset ja maksut on vastaanotettu eikä mikään muu viranomainen ole ilmoittanut verovelasta.

Local Tax Clearance Certificate on eri asia. SDAT selittää, että jos kotimainen yhteisö on ilmoittanut omaisuutta, joka on ollut arvioinnin piirissä Form 1 -lomakkeella, nyt tai aiemmin, yritys voi ennen elvyttämistä tai palauttamista voimaan tarvita myös verovapaustodistuksen jokaiselta paikalliselta lainkäyttöalueelta, jossa kyseinen omaisuus on ilmoitettu.

Tämä tarkoittaa, että yritys voi olla kunnossa osavaltion kanssa mutta silti joutua selvittämään paikalliset veroasiat ennen kuin hakemus hyväksytään.

Milloin Marylandin yritys tarvitsee todistuksen

Marylandin Certificate of Status -todistusta pyydetään usein tilanteissa, joissa kyse on:

• pankkilainoista ja luottopäätöksistä
• luvista ja lupien uusimisesta
• due diligence -selvityksistä yrityskauppojen yhteydessä
• aktiivisen aseman osoittamisesta sijoittajille tai sopimuskumppaneille
• hallinnollisesta tarkastelusta yritysmuutoksen yhteydessä

Paikallista verovapaustodistusta voidaan pyytää, kun yritys on palauttamassa toimintaansa aktiiviseksi ja sillä on aiempia henkilökohtaiseen omaisuuteen liittyviä ilmoitusvelvoitteita piirikunnassa, kaupungissa tai kunnassa.

Jos yrityksesi on joskus jättänyt Marylandin business personal property -ilmoituksia, älä oleta, että osavaltion todistus yksin riittää. Tarkista sekä osavaltion että paikalliset vaatimukset ennen hakemuksen jättämistä.

Miten Marylandin Certificate of Status hankitaan

Marylandissa Certificate of Status -todistuksen voi tilata verkossa Maryland Business Expressin kautta. SDAT:n ohjeiden mukaan yritys haetaan nimellä tai Department ID:llä ja valitaan Certificate of Status -vaihtoehto.

Osavaltio tarjoaa myös verkkotodistuksille aitouden tarkistuksen. Tämä on tärkeää, koska lainanantajat, sopimuskumppanit ja viranomaiset voivat haluta varmistaa, että todistus on voimassa.

Jos haluat paperisen hakemuksen, SDAT:n nykyinen lomake kertoo, että todistusta voi pyytää sähköpostitse, faksilla tai postitse. Lomake myös toteaa, että todistukset vanhenevat kuuden kuukauden kuluttua myöntämispäivästä.

Tyypilliset tarvittavat tiedot

Valmistele seuraavat tiedot ennen todistuksen pyytämistä:

• FEIN, SSN tai verotunnus
• rekisteröity yrityksen virallinen nimi
• yrityksen toimipaikan osoite
• päivämäärä, jolloin yritys perustettiin
• pyytäjän yhteystiedot
• postiosoite, jos haluat paperisen kopion

Kun tiedot ovat valmiina etukäteen, edestakainen viestintä vähenee ja viivästykset vältetään.

Milloin todistusta ei ole saatavilla

SDAT huomauttaa, että todistuksia ei ole saatavilla kaikille yhteisöille ja kaikissa tilanteissa. Erityisesti Certificate of Status -todistusta ei voi saada, jos yrityksellä:

• ei ole resident agentia
• kaikkia pakollisia personal property -ilmoituksia ei ole jätetty
• on maksamattomia sakkoja

Todistuksia ei myönnetä myöskään useille yhteisötyypeille, mukaan lukien:

• general partnerships
• trade names
• name reservations
• sole proprietorships
• government entities
• erityisyhteisöt, kuten public utilities

Jos yritys ei ole hyvässä asemassa, SDAT suosittelee ratkaisemaan taustalla olevat ongelmat ennen todistuksen ostamista.

Mitä tehdä, jos yritys ei ole hyvässä asemassa

Yritys voi menettää hyvän asemansa useista syistä. SDAT tunnistaa tavallisiksi ongelmiksi esimerkiksi:

• puuttuvat vuosiraportit tai business personal property -ilmoitukset
• myöhästyneet ilmoitussakot
• palautuneet maksut
• puuttuva aktiivinen resident agent
• ongelmat Comptroller of Marylandin kanssa
• ongelmat Maryland Department of Laborin kanssa

Korjaus riippuu ongelmasta.

Esimerkiksi:

• puuttuvat vuosiraportit tai Form 1 -ilmoitukset on yleensä jätettävä SDAT:lle
• resident agent -ongelma voi edellyttää päätöstä uuden agentin nimeämisestä
• palautunut maksu voi edellyttää maksamista varmennetuilla varoilla sekä palautetun shekin maksun
• vero- tai työvoimaongelma voi edellyttää todisteita siitä, että taustalla oleva viranomaisasia on ratkaistu

Pääviesti on yksinkertainen: älä pyydä todistusta ennen kuin vaatimustenmukaisuuden ongelma on korjattu. Muuten saatat maksaa todistuksesta, jota ei voida myöntää.

Marylandin verotodistus ja palauttaminen voimaan

Yrityksille, jotka yrittävät palata aktiiviseen asemaan, Marylandin säännöt voivat olla vaativammat.

SDAT:n mukaan kotimaiset yhteisöt, jotka ovat ilmoittaneet arvioinnin alaista omaisuutta Form 1:llä, nyt tai aiemmin, tarvitsevat myös Tax Clearance Certificate -todistuksen jokaisesta paikallisesta lainkäyttöalueesta, jossa omaisuutta on ilmoitettu. Yrityksen on otettava yhteyttä piirikunnan, kaupungin tai kunnan taloustoimistoon, maksettava mahdolliset avoimet verot ja pyydettävä todistus nimenomaisesti.

SDAT varoittaa myös, että kuitit tai sähköpostit eivät riitä todistamaan verovapautta. Lainkäyttöalueen oma todistus vaaditaan.

Jos yhteisöllä on ongelma Comptrollerin, Department of Laborin tai Central Collectionsin kanssa, SDAT:n mukaan yrityksen on liitettävä mukaan näyttö siitä, että ongelma on ratkaistu, kun palautus- tai reinstatement-asiakirjat jätetään.

Tässä kohtaa yritysten omistajat menettävät usein aikaa. Osavaltion hakemus ei voi valmistua siististi ennen kuin jokainen siihen liittyvä asia on hoidettu oikeassa järjestyksessä.

Marylandin yhtiön purkaminen

Maryland on muuttanut lähestymistapaansa yhtiön purkamiseen. Maryland corporation booklet -ohjeen mukaan Articles of Dissolution on jätettävä SDAT:lle, eikä tax clearance certificate -todistusta enää vaadita yhtiön purkamiseen.

Tämä on tärkeä päivitys.

Yritysten omistajat olettavat joskus tarvitsevansa verotodistuksen ennen kuin yhtiön voi sulkea. Marylandin nykyisten ohjeiden mukaan näin ei ole yhtiön purkamisen osalta. Hakemus on silti tehtävä oikein, mutta verotodistus ei enää ole purkamisen edellytys.

Jos olet sulkemassa yhtiötä, varmista, että käytät ajantasaisia osavaltion ohjeita etkä vanhentuneita tarkistuslistoja tai kolmansien osapuolten vanhoja artikkeleita.

Miksi tällä on väliä LLC:ille ja voittoa tavoittelemattomille yhteisöille

Marylandin säännöt eivät ole samanlaiset kaikille yhteisötyypeille.

Vanha yhden koon tax clearance certificate -ajattelu ei ole kovin hyödyllinen. Yhtiöllä voi olla yksi joukko purkamissääntöjä, LLC:llä toinen reinstatement-polku ja voittoa tavoittelemattomalla yhteisöllä erilaisia hakemusvaatimuksia riippuen sen asemasta ja velvoitteista.

Käytännön opetus on varmistaa:

• mikä yhteisötyyppi sinulla on
• onko kyse osavaltion hyvästä asemasta vai paikallisesta verovapaudesta
• ollaanko yhteisöä purkamassa, elvyttämässä, palauttamassa voimaan vai vain pyytämässä aseman todistusta
• mikä viranomainen joutuu toimimaan ennen kuin seuraava hakemus voidaan hyväksyä

Tämän tarkistaminen vie vähemmän aikaa kuin hylätyn hakemuksen korjaaminen myöhemmin.

Vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista Marylandin yrityksen omistajalle

Ennen kuin pyydät todistusta tai jätät hakemuksen, käy läpi tämä lista:

• varmista oikeudellinen nimi ja SDAT Department ID
• tarkista, onko yritys hyvässä asemassa
• varmista, että kaikki vuosiraportit ja personal property -ilmoitukset ovat ajan tasalla
• ratkaise resident agent -ongelmat
• poista maksamattomat sakot tai palautuneet maksut
• tarkista, tarvitaanko paikallinen tax clearance certificate
• ratkaise Comptrollerin tai Department of Laborin ongelmat ennen hakemuksen jättämistä
• käytä ajantasaista Maryland Business Express -prosessia osavaltion todistuksia varten

Jos pidät Marylandin yhteisön aktiivisena, yksinkertainen vaatimustenmukaisuusrutiini voi ehkäistä useimmat todistusongelmat. Zenind auttaa perustajia ja yrityksen omistajia pysymään järjestyksessä perustamisen ja jatkuvan yhteisön ylläpidon kanssa, jotta näitä määräaikoja on helpompi seurata.

Lopuksi

Marylandin yritysten omistajien kannattaa käyttää termiä ”tax clearance certificate” tarkasti.

Monissa tapauksissa he todella tarvitsevat SDAT:n myöntämän Certificate of Status -todistuksen. Toisissa tapauksissa, erityisesti palauttamisen tai reinstatementin yhteydessä, he voivat tarvita myös local tax clearance certificate -todistuksen piirikunnalta, kaupungilta tai kunnalta.

Tärkeimmät kohdat ovat:

• Certificate of Status osoittaa nykyisen osavaltiotason aseman.
• Paikallinen verovapaus voi silti olla tarpeen tietyissä revival- tai reinstatement-hakemuksissa.
• Yhtiön purkaminen ei enää edellytä tax clearance certificate -todistusta.
• Oikea todistus riippuu yhteisötyypistä ja hakemuksen tavoitteesta.

Kun varmistat oikean todistuksen ensin, voit säästää aikaa, välttää hylätyt hakemukset ja pitää Marylandin yrityksesi liikkeessä eteenpäin.

Lähteet

• Maryland SDAT: Certificate of Status
• Maryland Business Express: Order Copies of Business Documents
• Maryland SDAT: Not in Good Standing or Forfeited
• Maryland Comptroller: Good Standing Certificate Request
• Maryland Comptroller: Corporate Booklet