10 податкових відрахувань, які варто знати власникам домашнього бізнесу

Домашній бізнес може бути компактним, гнучким і прибутковим, але податкова частина працює добре лише тоді, коли ви ведете чіткий облік і розумієте, які витрати справді підлягають відрахуванню. Податкове управління США зазвичай дозволяє відраховувати звичайні та необхідні витрати бізнесу, тобто витрата має бути типовою, корисною та доречною для вашої діяльності. Для засновників, які працюють з дому, це може дати відчутну економію, якщо правильно відстежувати витрати та заявляти лише бізнес-частину змішаних витрат.

Якщо ви запускаєте бізнес із кухонного столу, вільної спальні або гаража, хороші податкові звички важливі з першого дня. Вибір правильної юридичної форми, відкриття окремих бізнес-рахунків і документування витрат можуть значно спростити подання звітності пізніше. Zenind допомагає підприємцям створити бізнес-основу, яка підтримує такі звички, особливо коли мета полягає в тому, щоб чітко розділяти особисті та бізнес-фінанси.

1. Відрахування за домашній офіс

Відрахування за домашній офіс є найвідомішою податковою пільгою для домашнього бізнесу, але воно має суворі правила. Щоб відповідати вимогам, ви зазвичай повинні використовувати частину свого житла виключно та регулярно для бізнесу. Простір також має відповідати одному з тестів податкового управління, наприклад бути вашим основним місцем ведення бізнесу або місцем, де ви зустрічаєтеся з клієнтами, пацієнтами чи замовниками в звичайному ході діяльності.

Зазвичай можна обрати один із двох методів:

• Спрощений метод: відрахування 5 доларів за квадратний фут кваліфікованого простору домашнього офісу, але не більше 300 квадратних футів.
• Звичайний метод: розподіл фактичних витрат на житло на основі відсотка площі житла, що використовується для бізнесу.

Звичайний метод може дати більший розмір відрахування, але потребує більше обліку. Спрощений метод простіший, особливо для нових бізнесів, які хочуть уникнути складних розрахунків.

2. Частка витрат, пов’язаних із житлом

Після того як ваш домашній офіс відповідає вимогам, частина витрат на житло може стати відраховуваною. Залежно від обраного методу, до них можуть належати:

• Орендна плата
• Відсотки за іпотекою
• Податки на нерухомість
• Страхування власника житла
• Комунальні послуги
• Ремонт і технічне обслуговування

Податкове управління обмежує розмір відрахування, якщо бізнес-частина використання житла приносить менший валовий дохід, ніж пов’язані з нею витрати. Іншими словами, відрахування за домашній офіс не може перевищувати дохід, отриманий від такого використання в поточному році, хоча деякі суми можуть переноситися на наступні періоди за звичайним методом.

3. Інтернет і телефонний зв’язок

Більшість домашніх бізнесів залежать від телефону та інтернет-з’єднання. Якщо послуга використовується частково для бізнесу, а частково для особистих потреб, відраховується лише бізнес-частина. Якщо ви маєте окрему лінію або сервіс, який використовується тільки для бізнесу, повна вартість може бути відраховуваною.

Найважливіша тут послідовність. Оцінюйте частку бізнес-використання розумним способом і зберігайте підтвердження того, як саме ви виконали розрахунок.

4. Офісне приладдя та дрібні інструменти

Ручки, папір, чорнило для принтера, транспортні етикетки, папки, блокноти та подібні канцтовари зазвичай є відраховуваними витратами, якщо використовуються в бізнесі. Для багатьох домашніх бізнесів ці витрати окремо невеликі, але в сумі за рік можуть бути значними.

Більші покупки можуть обліковуватися інакше. Деяке обладнання відраховується одразу, тоді як інші придбання можуть потребувати капіталізації та амортизації протягом певного часу. Податкове управління розглядає такі рішення в межах ширших правил щодо бізнес-витрат.

5. Програмне забезпечення, хостинг сайту та хмарні інструменти

Цифрові інструменти часто є необхідними для сучасного домашнього бізнесу. До типових відраховуваних витрат можуть належати:

• Програми для бухгалтерського обліку
• Інструменти для виставлення рахунків і приймання платежів
• Хостинг сайту
• Подовження домену
• Платформи електронної пошти
• Хмарне сховище та інструменти для спільної роботи

Якщо підписка підтримує операційну діяльність бізнесу, її часто можна віднести до звичайних і необхідних бізнес-витрат. Зберігайте рахунки та записи про поновлення, щоб можна було показати зв’язок між витратою та бізнес-діяльністю.

6. Реклама та маркетинг

Маркетинг допомагає домашнім бізнесам знаходити клієнтів, тому це базова операційна витрата, а не розкіш. Типові відраховувані маркетингові витрати можуть включати:

• Цифрову рекламу
• Просування в соціальних мережах
• Візитівки
• Листівки
• Дизайн брендингу
• Рекламні матеріали
• Спонсорований контент

Податкове управління дозволяє відраховувати бізнес-витрати, які є звичайними та необхідними, і реклама часто відповідає цьому стандарту, якщо вона спрямована на отримання бізнес-доходу. Якщо витрата має як особисту, так і бізнес-користь, у декларації слід зазначати лише бізнес-частину.

7. Професійні послуги та бізнес-сервіси

Багато засновників передають спеціалізовану роботу на аутсорсинг, щоб зосередитися на операційній діяльності. Гонорари, сплачені бухгалтерам, юристам, книгознавцям і консультантам, зазвичай можуть бути відрахуваними, якщо вони безпосередньо пов’язані з бізнесом.

До цієї категорії також можуть належати такі послуги:

• Підготовка податкової звітності
• Обробка зарплати
• Послуги зареєстрованого агента
• Підтримка з дотримання вимог
• Допомога з бухгалтерським обліком

Для власника домашнього бізнесу професійна підтримка може бути не лише зручністю. Вона може допомогти запобігти помилкам у звітності, зберегти записи та підтримувати бізнес у належному стані.

8. Пробіг і витрати на автомобіль

Якщо ви використовуєте особистий автомобіль у бізнес-цілях, ви можете мати право відрахувати таке бізнес-використання. Податкове управління зазвичай дозволяє два підходи:

• Метод стандартної ставки за милю
• Метод фактичних витрат

Плата за паркування та платні дороги, пов’язані з діловими поїздками, відраховуються окремо. Регулярні поїздки з дому до постійного місця роботи не підлягають відрахуванню, тому важливо розрізняти ділові поїздки та особисті переміщення.

Ведіть журнал пробігу із зазначенням дати, пункту призначення, мети поїздки та кількості миль. Такі записи часто вирішують, чи буде відрахування підтверджене, чи його буде відхилено як приблизну оцінку.

9. Освіта та навчання

Навчання може підлягати відрахуванню, якщо воно допомагає вам підтримувати або вдосконалювати навички, які ви вже використовуєте у своїй поточній діяльності. Приклади можуть включати:

• Курси для вашої поточної професії
• Семінари, пов’язані з вашими теперішніми послугами
• Галузеві публікації
• Сертифікації, які підтримують чинну експертизу

Освіта не підлягає відрахуванню, якщо вона дає кваліфікацію для нової професії або нового бізнесу. Це розрізнення особливо важливе для підприємців, які переходять у нову сферу. Якщо навчання допомагає залишатися конкурентоспроможним у вже наявному бізнесі, воно з більшою ймовірністю відповідає вимогам.

10. Податок на самозайнятість і медичне страхування для самозайнятих

Власники домашнього бізнесу часто забувають, що податкові переваги не обмежуються традиційними витратами. Якщо ви працюєте на себе, ви можете мати право відрахувати половину податку на самозайнятість як коригування доходу.

Ви також можете мати право на відрахування за медичне страхування для самозайнятих, якщо відповідаєте вимогам податкового управління. Таке відрахування зазвичай є коригуванням доходу, а не постатейним відрахуванням, і може застосовуватися до премій, сплачених за себе, свого чоловіка або дружину, утриманців і дітей, які відповідають вимогам.

Ці коригування працюють не так, як витрати за Schedule C, але вони все одно важливі, оскільки можуть зменшити оподатковуваний дохід.

Чому важливі структура бізнесу та облік

Сильна стратегія відрахувань починається ще до податкового сезону. Розділяйте особисті та бізнесові витрати, використовуйте окремий банківський рахунок для бізнесу та зберігайте чеки протягом року. Такі звички спрощують підтвердження відрахувань у Schedule C та, за потреби, у Schedule SE і Schedule 1.

Для багатьох засновників створення LLC або іншої бізнес-структури є частиною цієї дисципліни. Хоча податковий режим залежить від обставин і зроблених виборів, добре структурований бізнес може полегшити відстеження доходів, документування витрат і формування професійного іміджу для клієнтів і постачальників. Zenind допомагає підприємцям створити таку основу через послуги з реєстрації та підтримки комплаєнсу.

Що зазвичай не підлягає відрахуванню

Не кожна витрата, пов’язана з роботою з дому, є відраховуваною. Особисті витрати залишаються особистими, навіть якщо ви працюєте вдома. Типові приклади невідраховуваних витрат включають:

• Суто особисті побутові витрати
• Членські внески до соціальних клубів
• Особисті розваги
• Побутові витрати, не пов’язані з бізнес-використанням

Якщо витрата має як бізнесове, так і особисте використання, відраховуйте лише бізнес-частину та зберігайте чітке пояснення розрахунку.

Як власникам домашнього бізнесу підготуватися до подання звітності

Проста система обліку може заощадити час і зменшити ризик перевірки. Почніть із таких звичок:

• Фіксуйте доходи та витрати в момент їх виникнення
• Зберігайте чеки, рахунки та банківські виписки
• Ведіть облік пробігу одночасно з поїздками
• Зберігайте виміри домашнього офісу та комунальні записи
• Щомісяця звіряйте бухгалтерські звіти

Податкове управління очікує, що Schedule C міститиме всі допустимі бізнес-витрати, а хороші записи допомагають їх підтвердити. Якщо ви використовуєте бухгалтерське програмне забезпечення, регулярно перевіряйте категорії, щоб особисті платежі не змішувалися з бізнес-обліком.

Форми, які варто знати

Більшість домашніх бізнесів звітують про доходи та витрати за такими формами:

• Schedule C (Form 1040) для прибутку або збитку бізнесу
• Schedule SE (Form 1040) для податку на самозайнятість
• Schedule 1 (Form 1040) для певних коригувань доходу
• Form 8829, якщо ви використовуєте звичайний метод для відрахування за домашній офіс

Знання форм заздалегідь робить подання менш стресовим і допомагає організувати записи так, як цього очікує податкове управління.

Підсумок

Податкові відрахування для домашнього бізнесу можуть суттєво знизити оподатковуваний дохід, але лише тоді, коли вони підтверджені чіткими записами та заявлені відповідно до правил податкового управління. Найбільші можливості зазвичай дають відрахування за домашній офіс, розподіл витрат на житло, цифрові інструменти, маркетинг, професійні послуги, витрати на автомобіль і коригування, пов’язані із самозайнятістю.

Якщо ви хочете, щоб податкова частина вашого бізнесу залишалася впорядкованою, створіть правильну структуру заздалегідь, розділяйте особисті та бізнес-витрати й документуйте кожне відрахування в міру виникнення. Це найчистіший шлях до кращого податкового сезону та більш професійного бізнесу загалом.