10 khoản khấu trừ thuế mà chủ doanh nghiệp làm việc tại nhà nên biết

Một doanh nghiệp làm việc tại nhà có thể gọn nhẹ, linh hoạt và sinh lời, nhưng phần thuế chỉ thực sự hiệu quả khi bạn lưu giữ hồ sơ sạch sẽ và hiểu rõ những chi phí nào thực sự được khấu trừ. IRS thường cho phép khấu trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết, nghĩa là khoản chi đó phải phổ biến, hữu ích và phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Với các nhà sáng lập làm việc tại nhà, điều này có thể tạo ra khoản tiết kiệm đáng kể nếu bạn theo dõi chi phí đúng cách và chỉ yêu cầu phần chi phí dành cho hoạt động kinh doanh của các khoản dùng chung. Xem hướng dẫn của IRS trong Publication 334 và Topic 509.

Nếu bạn đang khởi nghiệp từ bàn bếp, phòng ngủ phụ hoặc nhà để xe, thói quen thuế tốt cần được hình thành ngay từ đầu. Chọn đúng loại hình pháp lý, mở tài khoản doanh nghiệp riêng và ghi chép thói quen chi tiêu có thể giúp việc khai thuế về sau dễ dàng hơn. Zenind giúp các doanh nhân xây dựng nền tảng doanh nghiệp hỗ trợ những thói quen đó, đặc biệt khi mục tiêu là giữ tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp tách biệt rõ ràng.

1. Khoản khấu trừ văn phòng tại nhà

Khoản khấu trừ văn phòng tại nhà là ưu đãi thuế nổi tiếng nhất đối với doanh nghiệp làm việc tại nhà, nhưng có quy tắc rất chặt chẽ. Để đủ điều kiện, bạn thường phải sử dụng một phần ngôi nhà chỉ dành riêng và thường xuyên cho hoạt động kinh doanh. Không gian đó cũng phải đáp ứng một trong các bài kiểm tra của IRS, chẳng hạn như là nơi làm việc chính của bạn hoặc là nơi bạn gặp khách hàng, bệnh nhân hoặc người mua trong quá trình kinh doanh thông thường. Publication 587 của IRS giải thích chi tiết các quy định này.

Bạn thường có thể chọn giữa hai phương pháp:

• Phương pháp đơn giản hóa: Khấu trừ 5 đô la cho mỗi foot vuông diện tích văn phòng tại nhà đủ điều kiện, tối đa 300 foot vuông.
• Phương pháp thông thường: Phân bổ chi phí thực tế của ngôi nhà dựa trên tỷ lệ phần trăm diện tích nhà được dùng cho kinh doanh.

Phương pháp thông thường có thể cho khoản khấu trừ lớn hơn, nhưng đòi hỏi lưu giữ hồ sơ nhiều hơn. Phương pháp đơn giản hóa dễ hơn, đặc biệt với các doanh nghiệp mới muốn tránh các phép tính phức tạp.

2. Một phần chi phí liên quan đến nhà ở

Khi văn phòng tại nhà của bạn đủ điều kiện, một phần chi phí liên quan đến nhà ở có thể trở thành khoản được khấu trừ. Tùy theo phương pháp bạn dùng, các chi phí đó có thể bao gồm:

• Tiền thuê nhà
• Lãi suất thế chấp
• Thuế bất động sản
• Bảo hiểm chủ nhà
• Tiện ích
• Sửa chữa và bảo trì

IRS giới hạn khoản khấu trừ khi việc sử dụng nhà cho kinh doanh tạo ra lợi nhuận gộp thấp hơn các chi phí liên quan. Nói cách khác, khoản khấu trừ văn phòng tại nhà của bạn không thể vượt quá thu nhập tạo ra từ việc sử dụng đó trong năm hiện tại, mặc dù một số khoản có thể được chuyển sang năm sau theo phương pháp thông thường. Xem Publication 587 để biết quy tắc giới hạn khoản khấu trừ.

3. Dịch vụ internet và điện thoại

Hầu hết doanh nghiệp làm việc tại nhà đều dựa vào điện thoại và kết nối internet. Nếu dịch vụ được dùng một phần cho kinh doanh và một phần cho đời sống cá nhân, chỉ phần trăm dùng cho kinh doanh mới được khấu trừ. Nếu bạn duy trì một đường dây hoặc dịch vụ riêng chỉ dùng cho kinh doanh, toàn bộ chi phí có thể được khấu trừ.

Điều quan trọng là sự nhất quán. Hãy ước tính tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh theo cách hợp lý và giữ lại tài liệu hỗ trợ cho cách bạn tính toán.

4. Vật dụng văn phòng và công cụ nhỏ

Bút, giấy, mực máy in, nhãn vận chuyển, bìa hồ sơ, sổ tay và các vật dụng văn phòng tương tự thường là chi phí được khấu trừ khi dùng cho hoạt động kinh doanh. Với nhiều doanh nghiệp làm việc tại nhà, các khoản này riêng lẻ không lớn nhưng cộng lại thì đáng kể trong cả năm.

Những món lớn hơn có thể cần cách xử lý khác. Một số thiết bị được khấu trừ ngay, trong khi các khoản mua khác có thể cần được vốn hóa và khấu hao theo thời gian. IRS xem các quyết định này như một phần của quy tắc chi phí kinh doanh rộng hơn trong Publication 334.

5. Phần mềm, lưu trữ website và công cụ đám mây

Các công cụ số thường rất cần thiết cho một doanh nghiệp làm việc tại nhà hiện đại. Những khoản phổ biến có thể được khấu trừ gồm:

• Phần mềm kế toán
• Công cụ lập hóa đơn và thanh toán
• Lưu trữ website
• Gia hạn tên miền
• Nền tảng email
• Công cụ lưu trữ đám mây và cộng tác

Nếu một gói dịch vụ hỗ trợ vận hành doanh nghiệp, nó thường được khấu trừ như một chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết. Hãy giữ hóa đơn và hồ sơ gia hạn để chứng minh mối liên hệ giữa khoản chi và hoạt động kinh doanh.

6. Quảng cáo và tiếp thị

Tiếp thị giúp doanh nghiệp làm việc tại nhà tìm được khách hàng, vì vậy đây là chi phí vận hành cốt lõi chứ không phải một khoản xa xỉ. Các chi phí marketing thường được khấu trừ có thể bao gồm:

• Quảng cáo kỹ thuật số
• Quảng bá trên mạng xã hội
• Danh thiếp
• Tờ rơi
• Thiết kế thương hiệu
• Tài liệu quảng bá
• Nội dung tài trợ

IRS cho phép các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết, và quảng cáo thường đáp ứng tiêu chuẩn này khi nó nhằm tạo doanh thu. Nếu khoản chi có cả lợi ích cá nhân và lợi ích kinh doanh, chỉ phần dành cho kinh doanh mới được ghi trên tờ khai.

7. Phí chuyên môn và dịch vụ doanh nghiệp

Nhiều nhà sáng lập thuê ngoài các công việc chuyên môn để tập trung vào vận hành. Phí trả cho kế toán viên, luật sư, nhân viên ghi sổ và tư vấn viên thường có thể được khấu trừ khi chúng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp.

Danh mục này cũng có thể bao gồm các dịch vụ như:

• Chuẩn bị tờ khai thuế
• Xử lý bảng lương
• Dịch vụ đại lý đăng ký
• Hỗ trợ tuân thủ
• Hỗ trợ ghi sổ kế toán

Đối với chủ doanh nghiệp làm việc tại nhà, hỗ trợ chuyên môn không chỉ là sự tiện lợi. Nó có thể giúp ngăn lỗi khai thuế, lưu giữ hồ sơ và giữ cho doanh nghiệp ở trạng thái tuân thủ tốt.

8. Chi phí số dặm và phương tiện

Nếu bạn sử dụng xe cá nhân cho mục đích kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ phần sử dụng cho kinh doanh đó. IRS thường cho phép hai cách tiếp cận:

• Phương pháp mức số dặm tiêu chuẩn
• Phương pháp chi phí thực tế

Phí đỗ xe và phí cầu đường liên quan đến việc đi lại vì công việc được khấu trừ riêng. Việc đi làm thường xuyên từ nhà đến một địa điểm làm việc cố định không được khấu trừ, vì vậy điều quan trọng là phải phân biệt các chuyến đi kinh doanh với đi lại cá nhân. Xem Topic 510 của IRS về quy tắc đối với phương tiện.

Hãy lưu nhật ký số dặm với ngày, điểm đến, mục đích và số dặm đã đi. Hồ sơ đó thường là yếu tố quyết định giữa một khoản khấu trừ có chứng từ và một ước tính có thể bị bác bỏ.

9. Giáo dục và đào tạo

Đào tạo có thể được khấu trừ khi nó giúp bạn duy trì hoặc nâng cao các kỹ năng bạn đang dùng trong doanh nghiệp hiện tại. Ví dụ có thể gồm:

• Các khóa học cho nghề nghiệp hiện tại của bạn
• Hội thảo liên quan đến dịch vụ hiện tại
• Ấn phẩm chuyên ngành
• Chứng chỉ duy trì chuyên môn hiện tại

Giáo dục sẽ không được khấu trừ nếu nó đủ điều kiện để bạn bước vào một ngành hoặc hoạt động kinh doanh mới. Sự khác biệt này rất quan trọng, đặc biệt với các doanh nhân đang chuyển hướng sang lĩnh vực mới. Nếu việc đào tạo là để duy trì năng lực cạnh tranh trong doanh nghiệp bạn đang điều hành, nó có nhiều khả năng đủ điều kiện hơn.

10. Thuế tự doanh và bảo hiểm y tế cho người tự doanh

Chủ doanh nghiệp làm việc tại nhà thường quên rằng tiết kiệm thuế không chỉ giới hạn ở các khoản chi phí truyền thống. Nếu bạn là người tự doanh, bạn có thể được khấu trừ một nửa thuế tự doanh như một khoản điều chỉnh thu nhập. Hướng dẫn của IRS trong Topic 554 giải thích khoản khấu trừ này.

Bạn cũng có thể đủ điều kiện cho khoản khấu trừ bảo hiểm y tế dành cho người tự doanh nếu đáp ứng các yêu cầu của IRS. Khoản khấu trừ này thường là một điều chỉnh thu nhập, không phải khoản khấu trừ theo dạng liệt kê chi tiết, và có thể áp dụng cho phí bảo hiểm bạn trả cho bản thân, vợ/chồng, người phụ thuộc và con đủ điều kiện. Xem Topic 502 để biết quy tắc.

Các khoản điều chỉnh này không hoạt động giống chi phí trên Schedule C, nhưng vẫn rất quan trọng vì chúng có thể làm giảm thu nhập chịu thuế.

Vì sao cơ cấu doanh nghiệp và lưu giữ hồ sơ lại quan trọng

Chiến lược khấu trừ hiệu quả bắt đầu trước mùa khai thuế. Hãy tách riêng chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp, dùng một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và lưu biên lai trong suốt cả năm. Những thói quen đó giúp bạn dễ dàng chứng minh các khoản khấu trừ trên Schedule C và, khi phù hợp, trên Schedule SE và Schedule 1.

Đối với nhiều nhà sáng lập, việc thành lập LLC hoặc một loại hình doanh nghiệp khác là một phần của kỷ luật đó. Mặc dù cách xử lý thuế phụ thuộc vào thực tế và các lựa chọn liên quan, một doanh nghiệp được tổ chức tốt có thể giúp bạn theo dõi thu nhập, ghi chép chi phí và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp. Zenind giúp doanh nhân xây dựng nền tảng đó với dịch vụ thành lập và hỗ trợ tuân thủ.

Những khoản thường không đủ điều kiện

Không phải mọi chi phí gắn với việc làm tại nhà đều được khấu trừ. Chi phí cá nhân vẫn là chi phí cá nhân, ngay cả khi bạn làm việc tại nhà. Một số ví dụ thường không được khấu trừ gồm:

• Chi tiêu sinh hoạt cá nhân thuần túy
• Phí hội câu lạc bộ xã hội
• Giải trí cá nhân
• Chi phí hộ gia đình không liên quan đến việc sử dụng cho kinh doanh

Khi một khoản chi có cả mục đích kinh doanh và cá nhân, chỉ khấu trừ phần dành cho kinh doanh và giữ lời giải thích rõ ràng về cách bạn tính toán.

Cách chủ doanh nghiệp làm việc tại nhà nên chuẩn bị cho việc khai thuế

Một hệ thống lưu trữ hồ sơ đơn giản có thể tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro kiểm tra. Hãy bắt đầu với những thói quen sau:

• Theo dõi thu nhập và chi phí ngay khi phát sinh
• Lưu biên lai, hóa đơn và sao kê ngân hàng
• Ghi số dặm theo thời điểm thực tế
• Lưu số đo văn phòng tại nhà và hồ sơ tiện ích
• Đối chiếu báo cáo kế toán hằng tháng

IRS kỳ vọng Schedule C phải bao gồm tất cả chi phí kinh doanh đủ điều kiện, và hồ sơ tốt sẽ giúp bạn chứng minh chúng. Nếu bạn dùng phần mềm kế toán, hãy thường xuyên rà soát danh mục để tránh đưa các khoản chi cá nhân vào sổ sách doanh nghiệp.

Những biểu mẫu cần biết

Phần lớn doanh nghiệp làm việc tại nhà báo cáo thu nhập và chi phí trên:

• Schedule C (Form 1040) cho lợi nhuận hoặc lỗ kinh doanh
• Schedule SE (Form 1040) cho thuế tự doanh
• Schedule 1 (Form 1040) cho một số khoản điều chỉnh thu nhập
• Form 8829 nếu bạn dùng phương pháp thông thường cho khoản khấu trừ văn phòng tại nhà

Biết trước các biểu mẫu sẽ giúp việc khai thuế bớt căng thẳng và giúp bạn sắp xếp hồ sơ theo đúng cách IRS mong đợi.

Kết luận

Các khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp làm việc tại nhà có thể làm giảm đáng kể thu nhập chịu thuế, nhưng chỉ khi chúng được hỗ trợ bằng hồ sơ rõ ràng và được yêu cầu theo đúng quy định của IRS. Những cơ hội lớn nhất thường đến từ khoản khấu trừ văn phòng tại nhà, phân bổ chi phí hộ gia đình cho mục đích kinh doanh, công cụ số, marketing, phí chuyên môn, chi phí phương tiện và các điều chỉnh thuế tự doanh.

Nếu bạn muốn phần thuế của doanh nghiệp luôn gọn gàng, hãy xây dựng cơ cấu phù hợp ngay từ đầu, giữ chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp tách biệt, và ghi chép mọi khoản khấu trừ khi phát sinh. Đó là con đường gọn nhất để có mùa khai thuế thuận lợi hơn và một doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn nói chung.