10 deduções fiscais que os proprietários de negócios em casa devem conhecer

Um negócio em casa pode ser leve, flexível e rentável, mas a vertente fiscal só funciona bem quando mantém registos organizados e compreende quais os custos que são realmente dedutíveis. O IRS geralmente permite deduções para despesas empresariais ordinárias e necessárias, o que significa que a despesa tem de ser comum, útil e apropriada para o seu negócio. Para fundadores que trabalham a partir de casa, isso pode traduzir-se em poupanças significativas se registar as despesas corretamente e reclamar apenas a parte empresarial dos custos de uso misto. Consulte a orientação do IRS na Publicação 334 e no Tema 509.

Se está a lançar o seu negócio a partir da mesa da cozinha, de um quarto livre ou da garagem, bons hábitos fiscais são importantes desde o primeiro dia. Escolher a entidade certa, abrir contas empresariais separadas e documentar os hábitos de despesa pode facilitar a declaração mais tarde. A Zenind ajuda os empreendedores a criar uma base empresarial que apoia esses hábitos, especialmente quando o objetivo é manter as finanças pessoais e empresariais claramente separadas.

1. Dedução do escritório em casa

A dedução do escritório em casa é o benefício fiscal mais conhecido para negócios em casa, mas tem regras rigorosas. Para qualificar, normalmente tem de usar uma parte da sua casa exclusiva e regularmente para o negócio. O espaço também tem de cumprir um dos testes do IRS, como servir como o principal local de საქმიანidade ou ser um local onde atende clientes, doentes ou clientes no decurso normal da atividade. A Publicação 587 do IRS explica as regras em detalhe.

Normalmente, pode escolher entre dois métodos:

• Método simplificado: deduzir 5 dólares por pé quadrado do espaço qualificado do escritório em casa, até 300 pés quadrados.
• Método regular: atribuir as despesas reais da casa com base na percentagem da casa usada para fins empresariais.

O método regular pode permitir uma dedução maior, mas exige mais registo e controlo. O método simplificado é mais fácil, especialmente para negócios mais recentes que pretendem evitar cálculos complexos.

2. Uma parte dos custos relacionados com a casa

Quando o seu escritório em casa se qualifica, uma parte dos custos relacionados com a casa pode tornar-se dedutível. Dependendo do método que utilizar, isso pode incluir despesas como:

• Renda
• Juros da hipoteca
• Impostos sobre a propriedade
• Seguro do proprietário
• Utilidades
• Reparações e manutenção

O IRS limita a dedução quando o uso empresarial da sua casa gera menos rendimento bruto do que as despesas relacionadas. Por outras palavras, a dedução do escritório em casa não pode exceder o rendimento gerado por esse uso empresarial no ano em curso, embora alguns valores possam transitar para anos seguintes ao abrigo do método regular. Consulte a Publicação 587 para as regras de limitação da dedução.

3. Internet e telefone

A maioria dos negócios em casa depende de um telefone e de uma ligação à internet. Se um serviço for usado em parte para o negócio e em parte para a vida pessoal, apenas a percentagem empresarial é dedutível. Se mantiver uma linha ou serviço dedicado apenas ao negócio, o custo total pode ser dedutível.

O mais importante é a consistência. Estime a percentagem de uso empresarial de forma razoável e conserve documentação que suporte a forma como fez o cálculo.

4. Material de escritório e pequenas ferramentas

Canetas, papel, tinta de impressora, etiquetas de envio, pastas, cadernos e artigos semelhantes são despesas dedutíveis típicas quando são usados no negócio. Para muitos negócios em casa, estes custos são pequenos individualmente, mas relevantes ao longo de um ano.

Itens maiores podem exigir tratamento diferente. Alguns equipamentos são deduzidos de imediato, enquanto outras aquisições podem ter de ser capitalizadas e depreciadas ao longo do tempo. O IRS trata estas decisões como parte das regras mais amplas de despesas empresariais na Publicação 334.

5. Software, alojamento de websites e ferramentas na cloud

As ferramentas digitais são muitas vezes essenciais para um negócio moderno em casa. Os itens dedutíveis mais comuns podem incluir:

• Software de contabilidade
• Ferramentas de faturação e pagamentos
• Alojamento de websites
• Renovação de domínios
• Plataformas de email
• Ferramentas de armazenamento e colaboração na cloud

Se uma subscrição apoiar as operações do negócio, muitas vezes é dedutível como uma despesa empresarial ordinária e necessária. Guarde faturas e registos de renovação para mostrar a ligação entre o custo e a atividade empresarial.

6. Publicidade e marketing

O marketing ajuda os negócios em casa a encontrar clientes, o que o torna uma despesa operacional central e não um luxo. Os custos típicos de marketing dedutíveis podem incluir:

• Anúncios digitais
• Promoção em redes sociais
• Cartões de visita
• Flyers
• Design de marca
• Materiais promocionais
• Conteúdo patrocinado

O IRS permite despesas empresariais que sejam ordinárias e necessárias, e a publicidade encaixa frequentemente nesse critério quando é direcionada para gerar receitas empresariais. Se a despesa incluir benefício pessoal e empresarial, apenas a parte empresarial deve ser incluída na sua declaração.

7. Honorários profissionais e serviços empresariais

Muitos fundadores recorrem a serviços externos para se concentrarem nas operações. Os honorários pagos a contabilistas, advogados, contabilistas certificados e consultores podem geralmente ser dedutíveis quando estão diretamente relacionados com o negócio.

Esta categoria também pode incluir serviços como:

• Preparação de impostos
• Processamento de salários
• Serviços de agente registado
• Apoio de conformidade
• Ajuda de contabilidade

Para um proprietário de negócio em casa, o apoio profissional pode ser mais do que uma conveniência. Pode ajudar a evitar erros de declaração, preservar registos e manter o negócio em situação regular.

8. Quilometragem e despesas com veículo

Se usar o seu veículo pessoal para fins empresariais, pode conseguir deduzir esse uso empresarial. O IRS geralmente permite duas abordagens:

• Método da taxa padrão de quilometragem
• Método das despesas reais

As taxas de estacionamento e portagens relacionadas com viagens de negócio são dedutíveis separadamente. A deslocação regular de casa para um local de trabalho habitual não é dedutível, por isso é importante distinguir as viagens empresariais das viagens pessoais. Consulte o Tema 510 do IRS para as regras sobre veículos.

Mantenha um registo de quilometragem com a data, o destino, a finalidade e os quilómetros percorridos. Esse registo é muitas vezes a diferença entre uma dedução suportada e uma estimativa recusada.

9. Educação e formação

A formação pode ser dedutível quando ajuda a manter ou melhorar as competências que já utiliza no seu negócio atual. Exemplos podem incluir:

• Cursos para a sua profissão atual
• Workshops relacionados com os serviços que presta atualmente
• Publicações do setor
• Certificações que mantenham a sua experiência atual

A educação não é dedutível se o qualificar para uma nova profissão ou negócio. Essa distinção é importante, especialmente para empreendedores que mudam para uma nova área. Se a formação fizer parte da manutenção da competitividade no negócio que já gere, é mais provável que qualifique.

10. Imposto sobre o trabalho independente e seguro de saúde para trabalhadores independentes

Os proprietários de negócios em casa muitas vezes esquecem que a poupança fiscal não se limita às despesas tradicionais. Se for trabalhador independente, poderá deduzir metade do seu imposto sobre o trabalho independente como ajustamento ao rendimento. A orientação do IRS sobre o Tema 554 explica esta dedução.

Também pode qualificar para a dedução do seguro de saúde para trabalhadores independentes se cumprir os requisitos do IRS. Essa dedução é geralmente um ajustamento ao rendimento, e não uma dedução discriminada, e pode aplicar-se aos prémios pagos por si, pelo seu cônjuge, dependentes e filhos elegíveis. Veja o Tema 502 para as regras.

Estes ajustamentos não funcionam da mesma forma que uma despesa do Schedule C, mas continuam a ser importantes porque podem reduzir o rendimento tributável.

Porque a estrutura empresarial e o registo são importantes

Uma boa estratégia de deduções começa antes da época fiscal. Separe as despesas pessoais e empresariais, use uma conta bancária empresarial dedicada e guarde recibos ao longo do ano. Esses hábitos facilitam o suporte às deduções no Schedule C e, quando aplicável, no Schedule SE e no Schedule 1.

Para muitos fundadores, constituir uma LLC ou outra entidade empresarial faz parte dessa disciplina. Embora o tratamento fiscal dependa dos factos e das eleições envolvidas, um negócio bem estruturado pode facilitar o acompanhamento de receitas, a documentação de despesas e a apresentação de uma imagem profissional a clientes e fornecedores. A Zenind ajuda os empreendedores a construir essa base com apoio na constituição e na conformidade.

O que normalmente não qualifica

Nem todos os custos associados ao trabalho a partir de casa são dedutíveis. As despesas pessoais continuam a ser pessoais, mesmo que trabalhe em casa. Exemplos comuns de custos não dedutíveis incluem:

• Despesas domésticas puramente pessoais
• Quotas de clubes sociais
• Entretenimento pessoal
• Despesas domésticas que não estejam ligadas ao uso empresarial

Quando uma despesa tem uso empresarial e pessoal, deduza apenas a parte empresarial e mantenha uma explicação clara de como calculou essa parte.

Como os proprietários de negócios em casa se devem preparar para declarar

Um sistema simples de registo pode poupar tempo e reduzir o risco de auditoria. Comece com estes hábitos:

• Registe receitas e despesas à medida que ocorrem
• Guarde recibos, faturas e extratos bancários
• Registe a quilometragem de forma contemporânea
• Guarde medições do escritório em casa e registos de utilidades
• Reconcilie os relatórios de contabilidade todos os meses

O IRS espera que o Schedule C inclua todas as despesas empresariais permitidas, e bons registos ajudam a comprová-las. Se usar software de contabilidade, reveja as categorias regularmente para que despesas pessoais não sejam misturadas com os registos empresariais.

Formulários a conhecer

A maioria dos negócios em casa declara receitas e despesas em:

• Schedule C (Form 1040) para lucro ou prejuízo empresarial
• Schedule SE (Form 1040) para o imposto sobre o trabalho independente
• Schedule 1 (Form 1040) para certos ajustamentos ao rendimento
• Form 8829 se usar o método regular para a dedução do escritório em casa

Conhecer os formulários com antecedência torna a declaração menos stressante e ajuda a organizar os registos da mesma forma que o IRS espera que sejam reportados.

Conclusão

As deduções de um negócio em casa podem reduzir significativamente o rendimento tributável, mas apenas quando estão suportadas por registos claros e reclamadas de acordo com as regras do IRS. As maiores oportunidades vêm normalmente da dedução do escritório em casa, da afetação de custos domésticos ao negócio, das ferramentas digitais, do marketing, dos honorários profissionais, das despesas com veículo e dos ajustamentos relacionados com o trabalho independente.

Se quiser que a vertente fiscal do seu negócio permaneça organizada, crie a estrutura certa desde o início, mantenha separadas as despesas pessoais e empresariais e documente todas as deduções à medida que avança. Esse é o caminho mais sólido para uma época de declaração mais tranquila e para um negócio globalmente mais profissional.