Το LLC που φορολογείται ως εταιρική σχέση λαμβάνει 1099-NEC;

Η κατανόηση του πότε πρέπει να εκδοθεί ή να ληφθεί ένα 1099-NEC μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στους ιδιοκτήτες LLC, ειδικά όταν η επιχείρηση φορολογείται ως εταιρική σχέση. Οι κανόνες εξαρτώνται από το ποιος πληρώνεται, για ποιον λόγο γίνεται η πληρωμή και πώς ταξινομείται ο λήπτης για σκοπούς ομοσπονδιακής φορολογίας.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η σωστή εφαρμογή έχει σημασία. Η εσφαλμένη αναφορά μπορεί να οδηγήσει σε λάθη κατά την υποβολή, πρόστιμα και περιττές ειδοποιήσεις από το IRS. Για τα LLC, το κλειδί είναι να διαχωρίζεται η νομική μορφή της οντότητας από τη φορολογική της ταξινόμηση και στη συνέχεια να εφαρμόζονται με συνέπεια οι κανόνες αναφοράς του IRS.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πότε ένα LLC που φορολογείται ως εταιρική σχέση λαμβάνει ένα 1099-NEC, πότε δεν το λαμβάνει και πώς μπορούν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διαχειριστούν την αναφορά εργολάβων με μεγαλύτερη σιγουριά.

Τι είναι το Έντυπο 1099-NEC;

Το Έντυπο 1099-NEC είναι η πληροφοριακή δήλωση του IRS που χρησιμοποιείται για την αναφορά μη μισθωτής αποζημίωσης. Στην πράξη, είναι το έντυπο που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για να δηλώσει πληρωμές που έγιναν σε ανεξάρτητους εργολάβους και σε ορισμένους άλλους μη μισθωτούς για υπηρεσίες που παρασχέθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους.

Το έντυπο χρησιμοποιείται κυρίως όταν:

• Μια επιχείρηση πληρώνει τουλάχιστον 600 δολάρια σε μη μισθωτό για υπηρεσίες κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους
• Ο δικαιούχος δεν αντιμετωπίζεται ως υπάλληλος για σκοπούς μισθοδοτικών φόρων
• Η πληρωμή γίνεται στο πλαίσιο της εμπορικής ή επιχειρηματικής δραστηριότητας του πληρωτή

Το έντυπο δεν καθορίζει αν κάποιος είναι υπάλληλος ή εργολάβος. Αντίθετα, αναφέρει πληρωμές αφού έχει ήδη γίνει αυτή η ταξινόμηση.

Νομική μορφή LLC έναντι φορολογικής ταξινόμησης

Μία από τις πιο συνηθισμένες πηγές σύγχυσης είναι η διαφορά ανάμεσα στη νομική μορφή ενός LLC και στη φορολογική του αντιμετώπιση.

Το LLC είναι επιχειρηματική οντότητα βάσει της νομοθεσίας της πολιτείας. Για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς, όμως, ένα LLC μπορεί να ταξινομηθεί με διαφορετικούς τρόπους:

• Ένα LLC με ένα μέλος αντιμετωπίζεται γενικά ως disregarded entity, εκτός αν επιλέξει φορολόγηση ως εταιρεία
• Ένα LLC με περισσότερα μέλη φορολογείται γενικά ως εταιρική σχέση, εκτός αν επιλέξει φορολόγηση ως εταιρεία
• Και οι δύο τύποι LLC μπορούν να επιλέξουν φορολόγηση ως S corporation ή C corporation, εφόσον είναι επιλέξιμοι

Όταν κάποιος ρωτά αν ένα LLC λαμβάνει 1099-NEC, η απάντηση συνήθως εξαρτάται από το πώς φορολογείται το LLC και από το είδος της πληρωμής που γίνεται.

Πότε ένα LLC που φορολογείται ως εταιρική σχέση λαμβάνει 1099-NEC

Ένα LLC που φορολογείται ως εταιρική σχέση αντιμετωπίζεται γενικά ως διαβιβαστική επιχειρηματική οντότητα. Σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να λάβει Έντυπο 1099-NEC για παρεχόμενες υπηρεσίες, εφόσον πληρώνεται ως μη μισθωτός πάροχος υπηρεσιών.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Ένα LLC γραφείου μάρκετινγκ που εκτελεί εργασίες για πελάτες
• Ένα LLC συμβούλων που τιμολογεί επαγγελματικές υπηρεσίες
• Ένα LLC σχεδιαστικού στούντιο που παρέχει υπηρεσίες με σύμβαση σε άλλη επιχείρηση
• Ένα LLC εταιρείας διαχείρισης που λαμβάνει πληρωμή για εργασία που εκτελέστηκε

Αν η επιχείρηση που πληρώνει δώσει 600 δολάρια ή περισσότερα για υπηρεσίες και το LLC δεν ταξινομείται ως εταιρεία για φορολογικούς σκοπούς, ο πληρωτής μπορεί να χρειαστεί να εκδώσει Έντυπο 1099-NEC.

Ωστόσο, τα συγκεκριμένα δεδομένα έχουν σημασία. Η φορολογική ταξινόμηση του LLC, ο τύπος της πληρωμής και τα στοιχεία του δικαιούχου στο Έντυπο W-9 επηρεάζουν την αναφορά.

Πότε ένα LLC που φορολογείται ως εταιρική σχέση συνήθως δεν λαμβάνει 1099-NEC

Ένα LLC που φορολογείται ως εταιρική σχέση δεν λαμβάνει αυτόματα 1099-NEC σε κάθε περίπτωση. Ορισμένες πληρωμές εξαιρούνται από τους κανόνες του 1099-NEC και ορισμένοι δικαιούχοι δεν υπόκεινται σε αναφορά.

Ένα LLC που φορολογείται ως εταιρική σχέση συνήθως δεν λαμβάνει 1099-NEC όταν:

• Η πληρωμή αφορά μόνο αγαθά και όχι υπηρεσίες
• Η πληρωμή γίνεται με πιστωτική κάρτα ή μέσω δικτύου πληρωμών τρίτου μέρους, το οποίο μπορεί να ενεργοποιήσει διαφορετικούς κανόνες αναφοράς
• Το LLC πληρώνεται ως εταιρεία για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς
• Η πληρωμή δεν φτάνει το όριο αναφοράς ή δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής των κανόνων του IRS

Οι επιχειρήσεις δεν πρέπει να υποθέτουν ότι κάθε πληρωμή προς ένα LLC απαιτεί 1099-NEC. Τόσο ο σκοπός της πληρωμής όσο και η φορολογική κατάσταση του LLC είναι σημαντικά.

Ποιος πρέπει να εκδίδει το Έντυπο 1099-NEC;

Γενικά, οι επιχειρήσεις πρέπει να εκδίδουν το Έντυπο 1099-NEC όταν πληρώνουν μη μισθωτούς για υπηρεσίες στο πλαίσιο της εμπορικής ή επιχειρηματικής τους δραστηριότητας και το ετήσιο συνολικό ποσό πληρωμών φτάνει το όριο αναφοράς.

Αυτό συνήθως ισχύει για πληρωμές που γίνονται σε:

• Ανεξάρτητους εργολάβους
• Ελεύθερους επαγγελματίες
• Συμβούλους
• Παρόχους επαγγελματικών υπηρεσιών σε ορισμένες περιπτώσεις
• Ορισμένα LLC που φορολογούνται ως εταιρικές σχέσεις ή disregarded entities

Οι επιχειρήσεις συνήθως δεν εκδίδουν Έντυπο 1099-NEC σε υπαλλήλους. Η αποζημίωση των υπαλλήλων δηλώνεται στο Έντυπο W-2.

Ποιες πληροφορίες πρέπει να συλλέγονται πριν από την έκδοση 1099-NEC;

Πριν πραγματοποιηθούν πληρωμές σε εργολάβους, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να συλλέγουν συμπληρωμένο Έντυπο W-9 από τον δικαιούχο. Αυτό βοηθά στην επιβεβαίωση της σωστής νομικής ονομασίας, της φορολογικής ταξινόμησης και του ΑΦΜ.

Ένα σωστά συμπληρωμένο W-9 βοηθά να απαντηθούν αρκετά ερωτήματα αναφοράς, όπως:

• Είναι ο δικαιούχος φυσικό πρόσωπο, εταιρική σχέση, LLC ή εταιρεία;
• Φορολογείται το LLC ως εταιρική σχέση, disregarded entity, S corporation ή C corporation;
• Ποιος αριθμός φορολογικού μητρώου πρέπει να χρησιμοποιηθεί στο 1099;
• Χρειάζεται η επιχείρηση να αναφέρει καθόλου την πληρωμή;

Η συλλογή αυτών των πληροφοριών κατά την ένταξη είναι πολύ πιο εύκολη από το να διορθώνετε ελλιπή στοιχεία στο τέλος του έτους.

Συνήθεις περιπτώσεις πληρωμών και πώς αντιμετωπίζονται

Υπηρεσίες ανεξάρτητου εργολάβου

Αν η επιχείρησή σας προσλάβει εξωτερικό εργολάβο για να παρέχει υπηρεσίες και πληρώσει το άτομο ή την οντότητα τουλάχιστον 600 δολάρια μέσα στο έτος, συχνά απαιτείται 1099-NEC, εκτός αν ισχύει κάποια εξαίρεση.

Πάροχοι επαγγελματικών υπηρεσιών

Δικηγόροι, σύμβουλοι, λογιστές, σχεδιαστές και άλλοι πάροχοι υπηρεσιών μπορεί να υπόκεινται σε αναφορά, ανάλογα με τον τύπο πληρωμής και την ταξινόμηση του δικαιούχου.

Προμηθευτές LLC

Ένας προμηθευτής LLC που παρέχει υπηρεσίες μπορεί να χρειάζεται να λάβει 1099-NEC αν φορολογείται ως εταιρική σχέση ή disregarded entity. Αν φορολογείται ως εταιρεία, μπορεί να ισχύουν διαφορετικοί κανόνες.

Αγαθά και υλικά

Οι πληρωμές για προϊόντα, αποθέματα και υλικά γενικά δεν αναφέρονται στο Έντυπο 1099-NEC, επειδή το έντυπο προορίζεται για μη μισθωτή αποζημίωση και όχι για αγορές εμπορευμάτων.

Ενοίκιο και άλλες μη υπηρεσιακές πληρωμές

Το ενοίκιο και ορισμένες άλλες πληρωμές μπορεί να αναφέρονται σε άλλα πληροφοριακά έντυπα, ανάλογα με τις περιστάσεις. Δεν αναφέρονται πάντα στο Έντυπο 1099-NEC.

Τι γίνεται αν το LLC σας πληρώνει άλλους;

Αν το LLC σας πληρώνει εργολάβους, μπορεί να έχετε και εσείς υποχρεώσεις υποβολής.

Θα πρέπει να εξετάσετε την έκδοση του Εντύπου 1099-NEC όταν το LLC σας:

• Πληρώνει ανεξάρτητους εργολάβους για υπηρεσίες
• Πληρώνει άλλη μη ενσωματωμένη επιχείρηση για αναφερόμενες υπηρεσίες
• Φτάνει το όριο αναφοράς του IRS μέσα στο φορολογικό έτος
• Πραγματοποιεί πληρωμές στο πλαίσιο της συνήθους επιχειρηματικής δραστηριότητας

Η ακριβής καταγραφή των προμηθευτών μειώνει τα προβλήματα κατά την υποβολή. Τουλάχιστον, θα πρέπει να διατηρείτε:

• Ένα ενημερωμένο W-9 στο αρχείο
• Τη σωστή νομική ονομασία της οντότητας
• Τη σωστή φορολογική ταξινόμηση
• Το ιστορικό ποσών και ημερομηνιών πληρωμής

Πώς πρέπει να προετοιμαστεί ένα LLC εταιρικής σχέσης για την υποβολή 1099

Ένα LLC που φορολογείται ως εταιρική σχέση μπορεί να κάνει την ετήσια αναφορά πολύ πιο εύκολη, αν καθιερώσει απλές συνήθειες τήρησης αρχείων καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους.

Οι βέλτιστες πρακτικές περιλαμβάνουν:

• Ζητήστε W-9 πριν από την πρώτη πληρωμή
• Παρακολουθείτε τις πληρωμές ανά προμηθευτή και ανά ημερολογιακό έτος
• Διαχωρίζετε τις πληρωμές για υπηρεσίες από τις αγορές προϊόντων
• Επιβεβαιώνετε αν ο δικαιούχος φορολογείται ως εταιρεία
• Συμφωνείτε τα λογιστικά αρχεία πριν από τις προθεσμίες αναφοράς του Ιανουαρίου

Η καλή λογιστική δεν είναι μόνο διοικητική εργασία. Είναι διασφάλιση φορολογικής συμμόρφωσης.

Προθεσμίες υποβολής και πρακτικός χρονισμός

Η υποβολή του 1099-NEC είναι ευαίσθητη ως προς τον χρόνο. Οι επιχειρήσεις γενικά πρέπει να παραδώσουν αντίγραφα στους αποδέκτες και να υποβάλουν το έντυπο στο IRS έως την ισχύουσα προθεσμία για το φορολογικό έτος.

Επειδή οι προθεσμίες μπορεί να αλλάξουν ή να επηρεαστούν από Σαββατοκύριακα και αργίες, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να επιβεβαιώνουν το τρέχον ημερολόγιο υποβολών του IRS πριν από κάθε περίοδο υποβολής. Η αναμονή μέχρι την τελευταία στιγμή αυξάνει τον κίνδυνο λαθών, ελλιπών εντύπων και βεβιασμένων διορθώσεων.

Τι συμβαίνει αν υποβάλετε εσφαλμένα;

Αν μια επιχείρηση δεν εκδώσει ένα απαιτούμενο 1099-NEC ή αναφέρει λανθασμένα στοιχεία, το IRS μπορεί να επιβάλει πρόστιμα. Συνήθη προβλήματα περιλαμβάνουν:

• Ελλιπείς αριθμοί φορολογικού μητρώου
• Λανθασμένες νομικές ονομασίες
• Λάθος φορολογική ταξινόμηση
• Καθυστερημένη υποβολή
• Μη υποβολή όταν απαιτείται

Πέρα από τα πρόστιμα, η λανθασμένη υποβολή μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα συμφωνίας για τον δικαιούχο και περιττή διοικητική παρακολούθηση.

Χρειάζεται κάθε πληρωμή σε LLC εταιρικής σχέσης 1099-NEC;

Όχι. Ένα LLC που φορολογείται ως εταιρική σχέση δεν λαμβάνει 1099-NEC για κάθε είδος πληρωμής.

Το έντυπο περιορίζεται γενικά σε αναφερόμενη αποζημίωση για υπηρεσίες. Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση πρέπει να αξιολογεί κάθε πληρωμή με βάση:

• Τη φύση της πληρωμής
• Τη φορολογική ταξινόμηση του δικαιούχου
• Αν η πληρωμή έφτασε το όριο αναφοράς
• Αν ισχύει κάποια εξαίρεση

Γι’ αυτό ένα συμπληρωμένο W-9 και οργανωμένα αρχεία προμηθευτών είναι απαραίτητα.

Βασικά σημεία

Αν το LLC σας φορολογείται ως εταιρική σχέση, μπορεί να λάβει 1099-NEC όταν παρέχει υπηρεσίες ως μη μισθωτός και πληροί τις απαιτήσεις αναφοράς του IRS. Αν το LLC σας πληρώνει εργολάβους, μπορεί επίσης να έχετε και εσείς υποχρεώσεις υποβολής 1099-NEC.

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να:

• Συλλέγετε έγκαιρα τα W-9
• Επιβεβαιώνετε τη φορολογική ταξινόμηση κάθε προμηθευτή
• Παρακολουθείτε προσεκτικά τις πληρωμές για υπηρεσίες
• Ελέγχετε τους τρέχοντες κανόνες αναφοράς του IRS πριν από το τέλος του έτους

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η καθαρή διαδικασία συμμόρφωσης ξεκινά με τη σωστή δομή οντότητας, οργανωμένα αρχεία και ξεκάθαρη κατανόηση του πώς λειτουργεί η φορολογική αναφορά.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διατηρούν επιχειρήσεις με τη δομή και την τεκμηρίωση που χρειάζονται για να παραμένουν οργανωμένοι από την πρώτη μέρα.