Công ty LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh có nhận mẫu 1099-NEC không?

Việc xác định khi nào cần phát hành hoặc nhận mẫu 1099-NEC có thể gây nhầm lẫn cho chủ sở hữu LLC, đặc biệt khi doanh nghiệp bị đánh thuế như một công ty hợp danh. Quy định sẽ phụ thuộc vào đối tượng được thanh toán, mục đích khoản thanh toán và cách phân loại của người nhận theo mục đích thuế liên bang.

Đối với chủ doanh nghiệp, làm đúng điều này rất quan trọng. Báo cáo sai có thể dẫn đến lỗi khai nộp, bị phạt và nhận các thông báo không cần thiết từ IRS. Với LLC, điểm mấu chốt là tách biệt loại hình pháp lý của pháp nhân với phân loại thuế, sau đó áp dụng nhất quán các quy tắc báo cáo của IRS.

Hướng dẫn này giải thích khi nào một LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh sẽ nhận mẫu 1099-NEC, khi nào thì không, và cách chủ doanh nghiệp xử lý việc báo cáo cho nhà thầu một cách tự tin hơn.

Mẫu 1099-NEC là gì?

Mẫu 1099-NEC là tờ khai thông tin của IRS dùng để báo cáo thù lao cho người không phải nhân viên. Nói một cách thực tế, đây là biểu mẫu mà một doanh nghiệp sử dụng để báo cáo các khoản thanh toán cho nhà thầu độc lập và một số đối tượng không phải nhân viên khác cho các dịch vụ đã thực hiện trong năm.

Biểu mẫu này chủ yếu được sử dụng khi:

• Một doanh nghiệp thanh toán ít nhất 600 đô la cho một người không phải nhân viên để thực hiện dịch vụ trong năm dương lịch
• Người nhận không được xem là nhân viên cho mục đích thuế tiền lương
• Khoản thanh toán được thực hiện trong quá trình kinh doanh hoặc hoạt động thương mại của bên thanh toán

Biểu mẫu này không quyết định một người là nhân viên hay nhà thầu. Thay vào đó, nó ghi nhận các khoản thanh toán sau khi việc phân loại đó đã được xác định.

Cấu trúc pháp lý của LLC so với phân loại thuế

Một trong những nguyên nhân gây nhầm lẫn phổ biến nhất là sự khác biệt giữa cấu trúc pháp lý của LLC và cách nó được xử lý về thuế.

LLC là một loại pháp nhân theo luật tiểu bang. Tuy nhiên, theo mục đích thuế liên bang, một LLC có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau:

• LLC một thành viên thường được xem là pháp nhân bị bỏ qua về thuế, trừ khi chọn chịu thuế theo mô hình công ty
• LLC nhiều thành viên thường bị đánh thuế như một công ty hợp danh, trừ khi chọn chịu thuế theo mô hình công ty
• Cả hai loại LLC đều có thể chọn bị đánh thuế như S corporation hoặc C corporation nếu đủ điều kiện

Khi mọi người hỏi liệu một LLC có nhận mẫu 1099-NEC hay không, câu trả lời thường phụ thuộc vào cách LLC bị đánh thuế và loại khoản thanh toán đang được thực hiện.

Khi nào LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh sẽ nhận mẫu 1099-NEC?

Một LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh thường được xem là một thực thể kinh doanh chuyển tiếp. Trong nhiều trường hợp, LLC này có thể nhận mẫu 1099-NEC cho dịch vụ đã cung cấp nếu được thanh toán với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ không phải nhân viên.

Ví dụ phổ biến gồm:

• Một LLC agency marketing thực hiện công việc cho khách hàng
• Một LLC tư vấn xuất hóa đơn cho dịch vụ chuyên môn
• Một studio thiết kế LLC cung cấp dịch vụ hợp đồng cho doanh nghiệp khác
• Một công ty quản lý LLC nhận thanh toán cho công việc đã thực hiện

Nếu doanh nghiệp thanh toán từ 600 đô la trở lên cho dịch vụ và LLC đó không được phân loại là công ty theo mục đích thuế, bên thanh toán có thể cần phát hành mẫu 1099-NEC.

Tuy vậy, các tình tiết cụ thể rất quan trọng. Phân loại thuế của LLC, loại khoản thanh toán và thông tin của người nhận trên Mẫu W-9 đều ảnh hưởng đến việc báo cáo.

Khi nào LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh thường không nhận mẫu 1099-NEC?

Một LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh không tự động nhận mẫu 1099-NEC trong mọi trường hợp. Một số khoản thanh toán nằm ngoài quy tắc của 1099-NEC, và một số người nhận được miễn báo cáo.

Một LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh thường không nhận mẫu 1099-NEC khi:

• Khoản thanh toán chỉ dành cho hàng hóa, không phải dịch vụ
• Khoản thanh toán được thực hiện bằng thẻ tín dụng hoặc qua mạng thanh toán của bên thứ ba, có thể dẫn đến quy tắc báo cáo khác thay thế
• LLC được thanh toán với tư cách là công ty theo mục đích thuế liên bang
• Khoản thanh toán không đạt ngưỡng báo cáo hoặc nằm ngoài phạm vi quy định của IRS

Doanh nghiệp không nên cho rằng mọi khoản thanh toán cho LLC đều cần 1099-NEC. Mục đích của khoản thanh toán và tình trạng thuế của LLC đều rất quan trọng.

Ai phải phát hành Mẫu 1099-NEC?

Thông thường, doanh nghiệp phải phát hành Mẫu 1099-NEC khi thanh toán cho người không phải nhân viên để thực hiện dịch vụ trong phạm vi hoạt động thương mại hoặc kinh doanh và tổng số tiền thanh toán hằng năm đạt ngưỡng báo cáo.

Điều này thường áp dụng cho các khoản thanh toán cho:

• Nhà thầu độc lập
• Người làm tự do
• Tư vấn viên
• Một số nhà cung cấp dịch vụ chuyên môn trong một số trường hợp
• Một số LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh hoặc pháp nhân bị bỏ qua

Doanh nghiệp thường không phát hành Mẫu 1099-NEC cho nhân viên. Tiền lương của nhân viên được báo cáo trên Mẫu W-2.

Cần thu thập thông tin gì trước khi phát hành 1099-NEC?

Trước khi thanh toán cho nhà thầu, doanh nghiệp nên thu thập Mẫu W-9 đã hoàn chỉnh từ người nhận thanh toán. Điều này giúp xác nhận tên pháp lý đúng, phân loại thuế và mã số thuế của người nhận.

Một Mẫu W-9 đầy đủ giúp trả lời một số câu hỏi báo cáo, bao gồm:

• Người nhận là cá nhân, công ty hợp danh, LLC hay công ty cổ phần?
• LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh, pháp nhân bị bỏ qua, S corporation hay C corporation?
• Nên sử dụng mã số thuế nào trên tờ 1099?
• Doanh nghiệp có cần báo cáo khoản thanh toán hay không?

Thu thập thông tin này ngay từ lúc thiết lập hồ sơ sẽ dễ hơn nhiều so với việc xử lý dữ liệu bị thiếu vào cuối năm.

Các tình huống thanh toán phổ biến và cách xử lý

Dịch vụ của nhà thầu độc lập

Nếu doanh nghiệp của bạn thuê một nhà thầu bên ngoài để thực hiện dịch vụ và trả cho cá nhân hoặc pháp nhân đó ít nhất 600 đô la trong năm, thường sẽ cần 1099-NEC trừ khi có ngoại lệ áp dụng.

Nhà cung cấp dịch vụ chuyên môn

Luật sư, tư vấn viên, kế toán, nhà thiết kế và các nhà cung cấp dịch vụ khác có thể phải báo cáo tùy theo loại thanh toán và cách phân loại của người nhận.

Nhà cung cấp là LLC

Một nhà cung cấp là LLC cung cấp dịch vụ có thể cần nhận 1099-NEC nếu LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh hoặc pháp nhân bị bỏ qua. Nếu LLC bị đánh thuế như công ty cổ phần, các quy tắc khác có thể áp dụng.

Hàng hóa và vật tư

Các khoản thanh toán cho sản phẩm, hàng tồn kho và vật tư thường không được báo cáo trên Mẫu 1099-NEC vì biểu mẫu này dành cho thù lao không phải nhân viên, không phải cho việc mua hàng hóa.

Tiền thuê và các khoản thanh toán không phải dịch vụ khác

Tiền thuê và một số khoản thanh toán khác có thể được báo cáo trên các tờ khai thông tin khác, tùy vào từng trường hợp. Chúng không phải lúc nào cũng được báo cáo trên Mẫu 1099-NEC.

Nếu LLC của bạn là bên thanh toán cho người khác thì sao?

Nếu LLC của bạn thanh toán cho nhà thầu, bạn có thể có nghĩa vụ nộp hồ sơ của riêng mình.

Bạn nên cân nhắc phát hành Mẫu 1099-NEC khi LLC của bạn:

• Thanh toán cho nhà thầu độc lập để thực hiện dịch vụ
• Thanh toán cho một doanh nghiệp không phải công ty khác cho các dịch vụ phải báo cáo
• Đạt ngưỡng báo cáo của IRS trong năm tính thuế
• Thực hiện các khoản thanh toán trong quá trình kinh doanh thông thường

Thiết lập nhà cung cấp chính xác giúp giảm các vấn đề khi khai nộp. Tối thiểu, bạn nên lưu giữ:

• Mẫu W-9 còn hiệu lực
• Tên pháp lý chính xác của pháp nhân
• Phân loại thuế chính xác
• Lịch sử số tiền thanh toán và ngày thanh toán

LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh nên chuẩn bị thế nào cho việc nộp 1099

Một LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh có thể giúp việc báo cáo cuối năm dễ dàng hơn nhiều bằng cách xây dựng thói quen ghi chép đơn giản trong suốt cả năm.

Các thực hành tốt nhất bao gồm:

• Yêu cầu Mẫu W-9 trước khi thực hiện khoản thanh toán đầu tiên
• Theo dõi thanh toán theo từng nhà cung cấp và theo từng năm dương lịch
• Tách riêng các khoản thanh toán dịch vụ với việc mua sản phẩm
• Xác nhận xem người nhận có bị đánh thuế như công ty hay không
• Đối chiếu hồ sơ kế toán trước các hạn nộp báo cáo tháng Một

Kế toán tốt không chỉ là công việc hành chính. Đó còn là một biện pháp bảo đảm tuân thủ thuế.

Thời hạn nộp và thời điểm thực hiện thực tế

Việc nộp 1099-NEC rất nhạy về thời gian. Doanh nghiệp thường cần cung cấp bản cho người nhận và nộp biểu mẫu cho IRS trước thời hạn áp dụng của năm tính thuế.

Vì thời hạn có thể thay đổi hoặc bị ảnh hưởng bởi cuối tuần và ngày lễ, doanh nghiệp nên kiểm tra lịch nộp hiện hành của IRS trước mỗi mùa khai nộp. Đợi đến phút cuối sẽ làm tăng rủi ro sai sót, thiếu biểu mẫu và phải sửa chữa gấp.

Điều gì xảy ra nếu bạn nộp sai?

Nếu doanh nghiệp không phát hành 1099-NEC bắt buộc hoặc báo cáo thông tin không chính xác, IRS có thể áp dụng hình phạt. Các vấn đề thường gặp gồm:

• Thiếu mã số thuế của người nhận
• Sai tên pháp lý
• Sai phân loại thuế
• Nộp trễ
• Không nộp khi bắt buộc

Ngoài tiền phạt, việc nộp sai còn có thể gây ra vấn đề đối chiếu cho người nhận và làm phát sinh việc theo dõi hành chính không cần thiết.

LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh có cần 1099-NEC cho mọi khoản thanh toán không?

Không. Một LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh không nhận 1099-NEC cho mọi loại khoản thanh toán.

Biểu mẫu này thường chỉ áp dụng cho thù lao dịch vụ phải báo cáo. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp nên đánh giá từng khoản thanh toán dựa trên:

• Bản chất của khoản thanh toán
• Phân loại thuế của người nhận
• Khoản thanh toán có đạt ngưỡng báo cáo hay không
• Có ngoại lệ áp dụng hay không

Đó là lý do vì sao một Mẫu W-9 đã hoàn chỉnh và hồ sơ nhà cung cấp được tổ chức tốt là rất cần thiết.

Điểm chính cần nhớ

Nếu LLC của bạn bị đánh thuế như công ty hợp danh, LLC đó có thể nhận mẫu 1099-NEC khi cung cấp dịch vụ với tư cách là người không phải nhân viên và đáp ứng các yêu cầu báo cáo của IRS. Nếu LLC của bạn thanh toán cho nhà thầu, bạn cũng có thể có nghĩa vụ nộp 1099-NEC cho riêng mình.

Cách an toàn nhất là:

• Thu thập Mẫu W-9 sớm
• Xác nhận phân loại thuế của từng nhà cung cấp
• Theo dõi cẩn thận các khoản thanh toán dịch vụ
• Xem lại các quy tắc báo cáo hiện hành của IRS trước cuối năm

Đối với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp, một quy trình tuân thủ gọn gàng bắt đầu từ việc thiết lập pháp nhân đúng cách, lưu trữ hồ sơ có tổ chức và hiểu rõ cách thức hoạt động của báo cáo thuế.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì doanh nghiệp với cấu trúc và tài liệu cần thiết để luôn được tổ chức ngay từ ngày đầu tiên.