Τα 4 μεγαλύτερα λάθη παραγωγικότητας που κάνουν οι επιχειρηματίες και πώς να τα διορθώσετε

Οι επιχειρηματίες συχνά θεωρούν ότι η παραγωγικότητα σημαίνει να δουλεύουν περισσότερες ώρες, να απαντούν πιο γρήγορα στα μηνύματα ή να προσπαθούν να κάνουν τα πάντα ταυτόχρονα. Στην πράξη, όμως, οι πιο παραγωγικοί ιδρυτές κάνουν συνήθως το αντίθετο. Δημιουργούν δομή, προστατεύουν τον χρόνο τους και εστιάζουν στη δουλειά που πραγματικά προχωρά την επιχείρηση.

Όταν ξεκινάτε ή αναπτύσσετε μια εταιρεία, κάθε ώρα μετράει. Οι παραγωγικές συνήθειες σας βοηθούν να παραμένετε συνεπείς, να μειώνετε το άγχος και να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις. Οι μη παραγωγικές συνήθειες κάνουν το αντίθετο. Δημιουργούν τριβές, σπαταλούν την προσοχή σας και κάνουν ακόμη και απλές εργασίες να φαίνονται υπερβολικές.

Τα καλά νέα είναι ότι τα περισσότερα προβλήματα παραγωγικότητας μπορούν να διορθωθούν. Μόλις κατανοήσετε τα πιο συνηθισμένα λάθη, μπορείτε να τα αντικαταστήσετε με συστήματα που υποστηρίζουν καλύτερη συγκέντρωση και πιο σταθερά αποτελέσματα.

1. Να μην υπάρχει πραγματικό πρόγραμμα

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη παραγωγικότητας που κάνουν οι επιχειρηματίες είναι να αντιμετωπίζουν κάθε μέρα σαν μια ανοιχτή λίστα πιθανοτήτων. Αυτό μπορεί να φαίνεται ευέλικτο στην αρχή, αλλά χωρίς πρόγραμμα οι προτεραιότητες τείνουν να χάνονται.

Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης που δεν έχει καθορισμένο ρυθμό εργασίας συνήθως καταλήγει να αντιδρά σε ό,τι φαίνεται επείγον τη δεδομένη στιγμή. Τα emails κυριαρχούν. Μικρά αιτήματα διακόπτουν τη βαθιά εργασία. Εργασίες που είναι σημαντικές αλλά δεν φαίνονται επείγουσες μεταφέρονται για αύριο, μετά για την επόμενη εβδομάδα και τελικά για τον επόμενο μήνα.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα που αντανακλά τον τρόπο με τον οποίο δουλεύετε πραγματικά καλύτερα. Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε λεπτό πρέπει να είναι προκαθορισμένο. Σημαίνει ότι η ημέρα σας πρέπει να έχει δομή.

Ένα ισχυρό πρόγραμμα συνήθως περιλαμβάνει:

• Ώρα έναρξης και λήξης της εργασίας
• Χρονικά διαστήματα για συγκεντρωμένη εργασία
• Χρόνο για επικοινωνία και διοικητικές εργασίες
• Διαλείμματα που σας βοηθούν να επανεκκινήσετε πνευματικά
• Χώρο για προγραμματισμό και ανασκόπηση

Αυτή η δομή σας βοηθά να αποφύγετε την παγίδα του να είστε απασχολημένοι χωρίς να είστε παραγωγικοί. Κάνει επίσης το φόρτο εργασίας σας πιο προβλέψιμο. Όταν ξέρετε τι συμβαίνει σε κάθε μέρος της ημέρας, είναι λιγότερο πιθανό να σπαταλάτε ενέργεια αποφασίζοντας τι θα κάνετε στη συνέχεια.

Αν είστε ιδρυτής σε πρώιμο στάδιο, αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Πιθανότατα χειρίζεστε ταυτόχρονα έγγραφα σύστασης, λειτουργικά θέματα, επικοινωνία με πελάτες και στρατηγικό σχεδιασμό. Ένα πρόγραμμα δίνει σε κάθε ευθύνη τη θέση της αντί να τις αφήνει όλες να ανταγωνίζονται για την προσοχή σας.

2. Αποτυχία στον καθορισμό ορίων

Η παραγωγικότητα μειώνεται γρήγορα όταν δεν υπάρχουν όρια ανάμεσα σε προτεραιότητες, ανθρώπους και ρόλους. Πολλοί επιχειρηματίες δυσκολεύονται εδώ επειδή θέλουν να είναι διαθέσιμοι, άμεσοι και βοηθητικοί. Αυτά είναι καλά χαρακτηριστικά, αλλά χωρίς όρια μπορούν να μετατραπούν σε συνεχή διακοπή.

Τα όρια δεν έχουν να κάνουν με ακαμψία. Έχουν να κάνουν με την προστασία των συνθηκών που σας επιτρέπουν να κάνετε την καλύτερη δουλειά σας.

Συνηθισμένα προβλήματα ορίων περιλαμβάνουν:

• Να δέχεστε κλήσεις οποιαδήποτε ώρα
• Να απαντάτε αμέσως σε μηνύματα, ό,τι κι αν συμβαίνει
• Να αφήνετε τις προσωπικές και τις επαγγελματικές υποχρεώσεις να συγχωνεύονται
• Να αποδέχεστε κάθε αίτημα χωρίς να ελέγχετε αν ταιριάζει στις προτεραιότητές σας
• Να λέτε ναι πολύ συχνά επειδή φαίνεται πιο εύκολο από το να πείτε όχι

Ένας ιδρυτής χωρίς όρια μπορεί να νιώθει ότι η επιχείρηση τον οδηγεί εκείνη αντί να συμβαίνει το αντίθετο.

Για να το διορθώσετε, ξεκινήστε ορίζοντας σαφείς κανόνες για τον χρόνο και την επικοινωνία σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποφασίσετε ότι ελέγχετε το email μόνο σε συγκεκριμένες ώρες κάθε ημέρας. Μπορεί να κρατάτε τις επαγγελματικές κλήσεις μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό παράθυρο. Μπορεί να δημιουργήσετε ξεχωριστές ρουτίνες για εργασία και προσωπικό χρόνο, ώστε το μυαλό σας να γνωρίζει πότε πρέπει να αλλάξει λειτουργία.

Βοηθά επίσης να διαχωρίζετε την επιχειρηματική ταυτότητα από την προσωπική ζωή όπου είναι δυνατό. Πολλοί επιχειρηματίες χρησιμοποιούν τα ίδια στοιχεία επικοινωνίας, εργαλεία ή λογαριασμούς για τα πάντα. Αυτό μπορεί να κάνει την επιχείρηση να μοιάζει σαν να είναι συνεχώς ενεργή. Μια πιο συνειδητή οργάνωση δημιουργεί ψυχολογική απόσταση και κάνει πιο εύκολη τη διατήρηση της τάξης.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που συστήνουν μια εταιρεία, το να διατηρούν ξεχωριστά τα διοικητικά θέματα από τις προσωπικές ρουτίνες είναι ιδιαίτερα χρήσιμο. Υπηρεσίες που απλοποιούν τη σύσταση και τη συμμόρφωση μπορούν να μειώσουν τον αριθμό των κινούμενων μερών που πρέπει να διαχειρίζεστε μόνοι σας, αφήνοντάς σας περισσότερο χρόνο για εργασίες που φέρνουν έσοδα.

3. Να επιτρέπετε πάρα πολλούς περισπασμούς

Οι περισπασμοί είναι μία από τις μεγαλύτερες κρυφές απώλειες στην παραγωγικότητα. Δεν μοιάζουν πάντα δραματικοί. Συχνά είναι μικροί και συνηθισμένοι: έλεγχος ειδοποιήσεων, εναλλαγή καρτελών, αντίδραση σε κάθε ειδοποίηση ή άφημα των προτεραιοτήτων των άλλων να διακόπτουν τη ροή της δουλειάς σας.

Το πρόβλημα είναι ότι κάθε διακοπή έχει κόστος. Ακόμη και οι σύντομοι περισπασμοί σπάνε τη συγκέντρωση και κάνουν δυσκολότερη την επιστροφή στο ίδιο επίπεδο προσοχής. Αυτό σημαίνει ότι μια εργασία που θα έπρεπε να πάρει 20 λεπτά μπορεί να καταλήξει να διαρκεί μία ώρα.

Οι περισπασμοί μειώνουν επίσης την ποιότητα της σκέψης σας. Όταν η προσοχή σας είναι κατακερματισμένη, είναι πιο δύσκολο να λύσετε προβλήματα, να εντοπίσετε μοτίβα και να πάρετε στρατηγικές αποφάσεις.

Για να μειώσετε τους περισπασμούς, εντοπίστε τα μεγαλύτερα σημεία διαρροής της προσοχής σας. Αυτά συχνά περιλαμβάνουν:

• Email και εφαρμογές μηνυμάτων
• Social media
• Συχνή εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εργασιών
• Μη προγραμματισμένες συναντήσεις
• Ακατάστατο χώρο εργασίας
• Νοητικούς περισπασμούς που προκαλούνται από εκκρεμείς εργασίες

Στη συνέχεια, δημιουργήστε άμυνες γύρω τους. Απενεργοποιήστε τις μη απαραίτητες ειδοποιήσεις. Ομαδοποιήστε παρόμοιες εργασίες. Κρατήστε μια λίστα ιδεών ώστε να μη διακόπτετε την τρέχουσα εργασία σας κάθε φορά που εμφανίζεται μια νέα σκέψη. Αν είναι δυνατόν, δημιουργήστε έναν χώρο εργασίας που να υποδηλώνει συγκέντρωση και όχι διέγερση.

Ένας καλός κανόνας είναι να προστατεύετε τις πιο πολύτιμες ώρες σας για τις πιο δύσκολες εργασίες. Χρησιμοποιήστε αυτές τις ώρες για στρατηγικές αποφάσεις, εργασία με πελάτες, ανάπτυξη προϊόντων ή οτιδήποτε απαιτεί σταθερή σκέψη. Αφήστε τις δραστηριότητες χαμηλής συγκέντρωσης για λιγότερο απαιτητικά μέρη της ημέρας.

4. Η προσπάθεια για multitasking

Πολλοί επιχειρηματίες πιστεύουν ότι το multitasking είναι ένδειξη αποτελεσματικότητας. Στην πράξη, όμως, συνήθως σημαίνει γρήγορη εναλλαγή εργασιών, και αυτό έχει κόστος.

Όταν περνάτε από τη μία εργασία στην άλλη, ο εγκέφαλός σας πρέπει να επαναπροσανατολιστεί. Αυτή η μετάβαση απαιτεί χρόνο και νοητική ενέργεια. Όσο πιο συχνά αλλάζετε, τόσο πιο κατακερματισμένη γίνεται η προσοχή σας.

Το multitasking μπορεί επίσης να δημιουργήσει την ψευδαίσθηση της προόδου χωρίς να παράγει ουσιαστικά αποτελέσματα. Μπορεί να νιώθετε ότι είστε δραστήριοι, αλλά το πραγματικό αποτέλεσμα είναι συχνά πιο αδύναμο και πιο αργό.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Γράψιμο ενώ απαντάτε σε emails
• Συμμετοχή σε μια συνάντηση ενώ ελέγχετε μηνύματα
• Άλματα ανάμεσα σε στρατηγικό σχεδιασμό και διοικητικές εργασίες
• Διατήρηση υπερβολικά πολλών έργων ανοιχτών ταυτόχρονα

Η λύση είναι να εργάζεστε σε λειτουργία μίας εργασίας όποτε είναι δυνατό.

Αυτό σημαίνει:

• Επιλέγετε μία προτεραιότητα πριν ξεκινήσετε
• Της δίνετε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα
• Απομακρύνετε τους κοντινούς περισπασμούς
• Ολοκληρώνετε ή κάνετε παύση με πρόθεση πριν μεταβείτε στην επόμενη εργασία

Η εστίαση σε μία εργασία είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική για τη δουλειά του ιδρυτή, επειδή η επιχειρηματικότητα απαιτεί κρίση, όχι μόνο δραστηριότητα. Χρειάζεστε αρκετή συγκέντρωση για να σκέφτεστε καθαρά για προσλήψεις, συμμόρφωση, πελάτες, ρευστότητα και ανάπτυξη. Αυτές οι αποφάσεις είναι δυσκολότερες όταν η προσοχή σας είναι μοιρασμένη.

Ένα καλύτερο σύστημα παραγωγικότητας για επιχειρηματίες

Η αποφυγή των τεσσάρων λαθών παραπάνω είναι μόνο μέρος της λύσης. Για να γίνετε σταθερά παραγωγικοί, χρειάζεστε ένα σύστημα που να υποστηρίζει την καθημερινή σας εργασία.

Ένα πρακτικό σύστημα παραγωγικότητας για επιχειρηματίες περιλαμβάνει τρία επίπεδα:

1. Εβδομαδιαίος προγραμματισμός

Στην αρχή κάθε εβδομάδας, προσδιορίστε τα σημαντικότερα αποτελέσματα που πρέπει να πετύχετε. Κρατήστε τη λίστα ρεαλιστική. Μια σύντομη λίστα ουσιαστικών στόχων είναι πιο χρήσιμη από μια μακριά λίστα αόριστων προθέσεων.

2. Καθημερινή ιεράρχηση

Κάθε πρωί, αποφασίστε τι πρέπει να συμβεί εκείνη την ημέρα. Εστιάστε στις λίγες εργασίες που έχουν τη μεγαλύτερη επίδραση. Αν μια εργασία δεν προχωρά ουσιαστικά την επιχείρηση, σκεφτείτε αν πρέπει να βρίσκεται καν στη λίστα της σημερινής ημέρας.

3. Προστατευμένος χρόνος εκτέλεσης

Αφιερώστε αδιάκοπο χρόνο για να ολοκληρώσετε τη δουλειά που απαιτεί τη μεγαλύτερη συγκέντρωση. Εδώ συναντιούνται ο προγραμματισμός, τα όρια και ο έλεγχος των περισπασμών.

Όταν συνδυάζετε αυτά τα επίπεδα, η παραγωγικότητα εξαρτάται πολύ λιγότερο από το κίνητρο. Σταματάτε να βασίζεστε στη δύναμη της θέλησης και αρχίζετε να βασίζεστε σε ένα σύστημα.

Γιατί η δομή έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία στα πρώτα στάδια

Οι νέοι επιχειρηματίες συχνά αφιερώνουν εκπληκτικά πολύ χρόνο σε setup, καταχωρίσεις, διοικητικές εργασίες και μικρές λειτουργικές αποφάσεις. Αυτό είναι φυσιολογικό, αλλά μπορεί εύκολα να κατακλύσει το πρόγραμμά σας αν δεν υπάρχει οργάνωση.

Αυτός είναι ένας λόγος που πολλοί ιδρυτές αναζητούν υποστήριξη όταν συστήνουν μια επιχείρηση. Το Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να διαχειρίζονται πιο αποτελεσματικά τη σύσταση εταιρείας και τις συνεχείς υποχρεώσεις συμμόρφωσης, κάτι που μπορεί να μειώσει τη διοικητική τριβή στο πιο απαιτητικό στάδιο της διαδρομής. Όταν η βασική εγκατάσταση της επιχείρησης είναι πιο εύκολη στη διαχείριση, έχετε περισσότερο χρόνο να εστιάσετε σε πελάτες, στρατηγική και ανάπτυξη.

Η παραγωγικότητα δεν αφορά μόνο την ατομική πειθαρχία. Αφορά επίσης τον σχεδιασμό ενός επιχειρηματικού περιβάλλοντος που κάνει πιο εύκολη τη συγκέντρωση.

Πρακτικές συνήθειες που βελτιώνουν γρήγορα την παραγωγικότητα

Αν θέλετε ένα απλό σημείο εκκίνησης, χτίστε αυτές τις συνήθειες μέσα στην εβδομάδα σας:

• Ελέγχετε τις προτεραιότητές σας πριν ξεκινήσει η ημέρα σας
• Ελέγχετε το email σε ομάδες αντί συνεχώς
• Χρησιμοποιείτε χρονικά διαστήματα για σημαντική εργασία
• Διατηρείτε σαφή αρχή και τέλος στην εργάσιμη ημέρα σας
• Αφαιρείτε έναν επαναλαμβανόμενο περισπασμό κάθε εβδομάδα
• Σταματάτε να κρατάτε πάρα πολλά ενεργά έργα ταυτόχρονα

Αυτές οι συνήθειες δεν απαιτούν μεγάλη ανατροπή. Δημιουργούν δυναμική σταδιακά και αυτή η δυναμική συσσωρεύεται με τον χρόνο.

Τελικές σκέψεις

Η επιχειρηματική παραγωγικότητα δεν έχει να κάνει με το να κάνετε περισσότερα με κάθε κόστος. Έχει να κάνει με το να κάνετε τη σωστή δουλειά με αρκετή συγκέντρωση και συνέπεια ώστε να σημειώσετε πραγματική πρόοδο.

Τα μεγαλύτερα λάθη είναι συνήθως τα πιο απλά: καθόλου πρόγραμμα, αδύναμα όρια, πάρα πολλοί περισπασμοί και συνεχές multitasking. Διορθώστε αυτές τις συνήθειες και οι μέρες σας θα γίνουν πιο σκόπιμες, οι αποφάσεις σας πιο καθαρές και η επιχείρησή σας πιο εύκολη στη διαχείριση.

Για τους επιχειρηματίες που χτίζουν κάτι από το μηδέν, αυτή η αλλαγή μπορεί να κάνει σημαντική διαφορά. Ένα καλύτερο σύστημα οδηγεί σε καλύτερη εστίαση, και η καλύτερη εστίαση οδηγεί σε καλύτερα αποτελέσματα.