Επαγγελματική συμπεριφορά στο γραφείο που κάνει την εργασία καλύτερη: Ένας πρακτικός οδηγός για επαγγελματική εθιμοτυπία

Η σωστή συμπεριφορά στο γραφείο δεν είναι κάτι προαιρετικό. Διαμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο συνεργάζονται οι άνθρωποι, τον τρόπο με τον οποίο γίνονται αντιληπτοί οι ηγέτες και το πόση εμπιστοσύνη μπορεί να χτίσει μια ομάδα με τον χρόνο. Σε έναν χώρο εργασίας όπου οι άνθρωποι μοιράζονται τον ίδιο χώρο, τις ίδιες αποφάσεις και τις ίδιες προθεσμίες, οι μικρές συνήθειες έχουν πραγματική βαρύτητα. Ένας ευγενικός χαιρετισμός, μια ήσυχη τηλεφωνική κλήση ή ένα προσεγμένο email μπορούν να μειώσουν τις τριβές και να κρατήσουν τα έργα σε κίνηση.

Πολλοί θεωρούν ότι η εθιμοτυπία αφορά τη τυπικότητα ή ξεπερασμένους κανόνες. Στην πράξη, η επαγγελματική συμπεριφορά στο γραφείο αφορά την προσοχή προς τους άλλους. Βοηθά τους συναδέλφους να αισθάνονται ασφαλείς, συγκεντρωμένοι και σεβαστοί. Επίσης, δημιουργεί ισχυρότερη επιχειρηματική κουλτούρα, κάτι που έχει σημασία είτε διοικείτε μια νέα startup, είτε μια αναπτυσσόμενη μικρή επιχείρηση, είτε μια καθιερωμένη εταιρεία με πολλές ομάδες.

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Οι συνήθειες που καθιερώνετε από νωρίς συχνά γίνονται μέρος της εταιρικής σας κουλτούρας. Αν θέλετε μια ομάδα που επικοινωνεί καθαρά και λειτουργεί καλά υπό πίεση, η επαγγελματική εθιμοτυπία στο γραφείο είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης.

Γιατί η επαγγελματική συμπεριφορά στο γραφείο εξακολουθεί να έχει σημασία

Ο σύγχρονος χώρος εργασίας έχει αλλάξει δραματικά. Οι άνθρωποι εργάζονται σε ανοιχτά γραφεία, σε υβριδικά ωράρια, σε κοινές αίθουσες συσκέψεων και σε περιβάλλοντα που βασίζονται κυρίως στο ψηφιακό. Ωστόσο, η ανάγκη για βασική ευγένεια δεν έχει αλλάξει.

Η καλή συμπεριφορά στηρίζει την απόδοση της επιχείρησης με πολλούς τρόπους:

• Μειώνει τους περισπασμούς και τις συγκρούσεις.
• Κάνει την επικοινωνία πιο σαφή.
• Βελτιώνει το ηθικό και τη διατήρηση προσωπικού.
• Βοηθά τους νέους εργαζομένους να καταλαβαίνουν γρηγορότερα τις προσδοκίες.
• Κάνει την εταιρεία σας να φαίνεται πιο αξιόπιστη σε πελάτες, συνεργάτες και επισκέπτες.

Ένας επαγγελματικός χώρος δεν απαιτεί άκαμπτη συμπεριφορά. Απαιτεί αξιόπιστη συμπεριφορά. Όταν οι άνθρωποι ξέρουν τι να περιμένουν ο ένας από τον άλλο, αφιερώνουν λιγότερο χρόνο στη διαχείριση της ενόχλησης και περισσότερο χρόνο στην ουσιαστική εργασία.

Ο σεβασμός ξεκινά από την καθημερινή συμπεριφορά

Ο σεβασμός είναι η βάση της επαγγελματικής συμπεριφοράς στο γραφείο. Φαίνεται στις πιο μικρές στιγμές: στον τρόπο που μπαίνετε σε ένα δωμάτιο, στον τρόπο που απαντάτε σε ερωτήσεις και στον τρόπο που αντιμετωπίζετε ανθρώπους που δεν έχουν τυπική εξουσία πάνω σας.

Σεβαστικές συνήθειες στον χώρο εργασίας περιλαμβάνουν:

• Να χαιρετάτε τους συναδέλφους όταν φτάνετε και όταν φεύγετε.
• Να λέτε παρακαλώ και ευχαριστώ.
• Να ακούτε χωρίς να διακόπτετε.
• Να αναγνωρίζετε τους περιορισμούς χρόνου των άλλων.
• Να αντιμετωπίζετε το ίδιο επαγγελματικά το υποστηρικτικό προσωπικό, τους εξωτερικούς συνεργάτες και τους ασκούμενους όπως και την ανώτερη διοίκηση.

Αυτές οι συμπεριφορές μπορεί να φαίνονται απλές, αλλά δίνουν τον τόνο σε ολόκληρο το γραφείο. Οι άνθρωποι είναι πιο πρόθυμοι να συνεισφέρουν ιδέες και να εκφράσουν ανησυχίες όταν αισθάνονται ότι τους αντιμετωπίζουν με βασική αξιοπρέπεια.

Ελέγξτε τον θόρυβο και τους περισπασμούς

Ο θόρυβος είναι μία από τις πιο συνηθισμένες πηγές ενόχλησης στο γραφείο. Ακόμη και μικρές διακοπές μπορούν να σπάσουν τη συγκέντρωση και να μειώσουν την παραγωγικότητα, ειδικά σε κοινόχρηστους χώρους.

Να προσέχετε:

• Τη χρήση του ηχείου στις κλήσεις.
• Τις δυνατές συζητήσεις κοντά σε συναδέλφους που είναι συγκεντρωμένοι.
• Το επαναλαμβανόμενο χτύπημα του γραφείου, το σιγοβούισμα ή άλλους θορύβους από νευρικότητα.
• Τα προσωπικά τηλεφωνήματα που γίνονται σε ανοιχτούς χώρους.
• Τις ειδοποιήσεις που διακόπτουν συσκέψεις ή ώρες ήσυχης εργασίας.

Αν χρειαστεί να κάνετε μια κλήση, απομακρυνθείτε αν είναι δυνατόν. Αν το γραφείο σας χρησιμοποιεί κοινόχρηστους χώρους, θυμηθείτε ότι αυτό που σας φαίνεται φυσιολογικό μπορεί να είναι ενοχλητικό για κάποιον άλλον. Ένα περιβάλλον με χαμηλό θόρυβο και μικρή τριβή βοηθά όλους να εργάζονται καλύτερα.

Κρατήστε τις συσκέψεις επαγγελματικές

Οι συσκέψεις είναι συχνά το σημείο όπου η επαγγελματική συμπεριφορά στο γραφείο έχει τη μεγαλύτερη σημασία. Μπορούν είτε να ενισχύσουν την εμπιστοσύνη είτε να σπαταλήσουν χρόνο αν οι άνθρωποι έρχονται απροετοίμαστοι και συμπεριφέρονται χαλαρά.

Καλή εθιμοτυπία στις συσκέψεις περιλαμβάνει:

• Να συνδέεστε στην ώρα σας.
• Να διαβάζετε το υλικό πριν από τη σύσκεψη.
• Να είστε παρόντες αντί να κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα.
• Να θέτετε το μικρόφωνό σας σε σίγαση όταν δεν μιλάτε σε εικονικές συναντήσεις.
• Να αποφεύγετε τις παράλληλες συζητήσεις.
• Να ολοκληρώνετε με σαφή επόμενα βήματα και υπεύθυνους.

Αν ηγείστε της σύσκεψης, θέστε από νωρίς το πρότυπο. Ξεκινήστε με τον σκοπό, κρατήστε τη συζήτηση εστιασμένη και δώστε χώρο στους πιο ήσυχους συμμετέχοντες. Μια καλά οργανωμένη σύσκεψη δείχνει σεβασμό για τον χρόνο όλων.

Επικοινωνείτε καθαρά και ευγενικά

Πολλά προβλήματα στον χώρο εργασίας ξεκινούν από ασαφή επικοινωνία, όχι από κακή πρόθεση. Η επαγγελματική συμπεριφορά στο γραφείο βελτιώνει την επικοινωνία γιατί κάνει πιο εύκολη την αμοιβαία κατανόηση χωρίς περιττή ένταση.

Χρήσιμες συνήθειες επικοινωνίας περιλαμβάνουν:

• Να γράφετε emails με σαφές θέμα και σκοπό.
• Να κρατάτε τα μηνύματα σύντομα και συγκεκριμένα.
• Να απαντάτε σε εύλογο χρονικό διάστημα.
• Να αποφεύγετε τα κεφαλαία, τον σαρκασμό ή εχθρικό ύφος.
• Να επιλέγετε το σωστό κανάλι για το μήνυμα.

Δεν είναι κάθε ερώτηση για ένα μακρύ email. Δεν είναι κάθε διαφωνία για δημόσιο chat. Καλή εθιμοτυπία σημαίνει ότι επιλέγετε τον πιο σεβαστικό και αποδοτικό τρόπο επικοινωνίας.

Ντυθείτε κατάλληλα για τον χώρο εργασίας

Τα πρότυπα ένδυσης διαφέρουν ανάλογα με τον κλάδο, τον ρόλο και την κουλτούρα της εταιρείας. Το ζητούμενο δεν είναι να επιβληθεί ένα ενιαίο στυλ. Το ζητούμενο είναι να ντύνεστε με τρόπο που στηρίζει τον επαγγελματισμό και ταιριάζει στο περιβάλλον.

Ένας καλός κανόνας είναι απλός: τα ρούχα σας δεν πρέπει να αποσπούν την προσοχή από την εργασία σας.

Αυτό συνήθως σημαίνει:

• Να φοράτε καθαρά, περιποιημένα και καλοραμμένα ρούχα.
• Να ακολουθείτε τυχόν απαιτήσεις ένδυσης για επαφή με πελάτες ή για λόγους ασφαλείας.
• Να αποφεύγετε ρούχα που είναι υπερβολικά casual για το περιβάλλον.
• Να διατηρείτε τα αξεσουάρ και την προσωπική σας περιποίηση σε επίπεδο που ανταποκρίνεται στις προσδοκίες του χώρου εργασίας.

Για τους ηγέτες, το κλειδί είναι η συνέπεια. Αν η ομάδα σας συνεργάζεται με πελάτες ή συνεργάτες, οι άνθρωποι συχνά κρίνουν την επιχείρηση από τις πρώτες εντυπώσεις. Το ντύσιμο επικοινωνεί κρίση, προσοχή στη λεπτομέρεια και σεβασμό για το περιβάλλον.

Εφαρμόστε βασική προσωπική ευγένεια

Οι προσωπικές συνήθειες επηρεάζουν περισσότερο τους κοινόχρηστους χώρους εργασίας απ’ όσο νομίζουν πολλοί. Η καλή συμπεριφορά στο γραφείο δεν απαιτεί τελειότητα, αλλά απαιτεί επίγνωση.

Δώστε προσοχή στα εξής:

• Την καθαριότητα και την περιποίηση.
• Τα έντονα αρώματα, κολόνιες ή άλλες μυρωδιές.
• Τις διατροφικές συνήθειες στους κοινόχρηστους χώρους.
• Την επιστροφή αντικειμένων που δανειστήκατε.
• Τη διατήρηση των κοινόχρηστων χώρων τακτοποιημένων.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μικρότερα γραφεία, όπου οι άνθρωποι εργάζονται κοντά μεταξύ τους. Όσο πιο προσεκτικός είναι ο καθένας, τόσο λιγότερος χρόνος ξοδεύει η ομάδα αντιμετωπίζοντας αποφεύξιες ενοχλήσεις.

Σεβαστείτε την ιδιωτικότητα και τα όρια

Η ιδιωτικότητα είναι βασικό μέρος της επαγγελματικής εθιμοτυπίας. Οι συνάδελφοι πρέπει να μπορούν να εμπιστεύονται ότι οι πληροφορίες, οι συσκευές και ο χώρος εργασίας τους δεν παρακολουθούνται ούτε παραβιάζονται χωρίς λόγο.

Σεβαστείτε την ιδιωτικότητα:

• Μην διαβάζετε τις οθόνες, τις σημειώσεις ή τα emails άλλων ανθρώπων.
• Μην σχολιάζετε ιδιωτικές κλήσεις ή μηνύματα που ακούτε κατά λάθος.
• Κρατήστε εμπιστευτικές τις εμπιστευτικές πληροφορίες.
• Ζητάτε άδεια πριν δανειστείτε εξοπλισμό ή μπείτε στον χώρο κάποιου άλλου.
• Κατανοήστε ότι δεν ανήκει κάθε λεπτομέρεια της προσωπικής ζωής κάποιου στο γραφείο.

Ένας χώρος εργασίας με σαφή όρια είναι πιο εύκολος στη διαχείριση και λιγότερο αγχωτικός στην καθημερινότητα. Αυτό είναι καλό τόσο για την κουλτούρα όσο και για τη συμμόρφωση.

Δώστε ανατροφοδότηση με τον σωστό τρόπο

Η ανατροφοδότηση είναι απαραίτητη σε κάθε επιχείρηση, αλλά ο τρόπος με τον οποίο δίνεται μπορεί είτε να χτίσει εμπιστοσύνη είτε να δημιουργήσει δυσαρέσκεια.

Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση ακολουθεί μερικούς απλούς κανόνες:

• Αντιμετωπίστε το ζήτημα κατ’ ιδίαν όταν είναι δυνατόν.
• Εστιάστε στη συμπεριφορά και στο αποτέλεσμα, όχι σε προσωπικές επιθέσεις.
• Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με το τι πρέπει να αλλάξει.
• Προσφέρετε έναν δρόμο προς τα εμπρός.
• Αναγνωρίστε τη σωστή δουλειά όταν το αξίζει.

Η δημόσια κριτική συχνά δημιουργεί αμυντικότητα. Η ιδιωτική, άμεση και σεβαστική ανατροφοδότηση δίνει στους ανθρώπους την ευκαιρία να βελτιωθούν χωρίς να εκτεθούν. Αυτή η ισορροπία είναι απαραίτητη σε υγιείς χώρους εργασίας.

Ξέρετε πώς να παρουσιάζετε ανθρώπους μεταξύ τους

Οι συστάσεις είναι ένα μικρό αλλά σημαντικό μέρος της επαγγελματικής συμπεριφοράς στο γραφείο. Μια καλή σύσταση βοηθά τους ανθρώπους να νιώσουν ευπρόσδεκτοι και ξεκαθαρίζει γρήγορα τους ρόλους.

Όταν παρουσιάζετε συναδέλφους, πελάτες ή επισκέπτες:

• Αναφέρετε καθαρά τα ονόματα.
• Προσθέστε πλαίσιο όταν είναι χρήσιμο.
• Παρουσιάζετε πρώτα τα πιο νεότερα στελέχη στα πιο ανώτερα.
• Βοηθήστε να ξεκινήσει η συζήτηση με μια σχετική λεπτομέρεια.

Για παράδειγμα, αν ένας νέος εργαζόμενος συμμετέχει σε μια κλήση με πελάτη, παρουσιάστε το άτομο και εξηγήστε σύντομα τον ρόλο του. Αυτό μειώνει την αμηχανία και βοηθά τη συζήτηση να προχωρήσει.

Χειριστείτε τους κοινόχρηστους χώρους με προσοχή

Οι κοινόχρηστοι χώροι δημιουργούν συχνά ευκαιρίες είτε για ευγένεια είτε για σύγκρουση. Κουζίνες, χώροι ανάπαυσης, αίθουσες συσκέψεων και χώροι υποδοχής λειτουργούν καλύτερα όταν οι άνθρωποι σκέφτονται πέρα από τον εαυτό τους.

Χρήσιμες συνήθειες στους κοινόχρηστους χώρους περιλαμβάνουν:

• Να μαζεύετε τα πράγματά σας μετά τη χρήση.
• Να κλείνετε σωστά τις αίθουσες και να τις απελευθερώνετε όταν δεν χρησιμοποιούνται.
• Να αφήνετε προμήθειες για τον επόμενο άνθρωπο.
• Να μην μονοπωλείτε τους κοινόχρηστους χώρους.
• Να επιστρέφετε τα έπιπλα ή τον εξοπλισμό στη θέση τους.

Αν η επιχείρησή σας έχει φυσικό γραφείο, αυτές οι λεπτομέρειες έχουν σημασία. Διαμορφώνουν το πόσο οργανωμένος, σταθερός και επαγγελματικός φαίνεται ο χώρος εργασίας.

Η επαγγελματική συμπεριφορά στο γραφείο σε υβριδική και απομακρυσμένη εργασία

Η εξ αποστάσεως εργασία δεν κατάργησε την ανάγκη για εθιμοτυπία. Απλώς μετακίνησε το σημείο όπου αυτή εμφανίζεται.

Σε εικονικά και υβριδικά περιβάλλοντα, καλή συμπεριφορά σημαίνει:

• Να μπαίνετε στις κλήσεις προετοιμασμένοι και στην ώρα σας.
• Να ελέγχετε εκ των προτέρων τον ήχο και την εικόνα.
• Να έχετε κατάλληλο φόντο και εμφάνιση για τη σύσκεψη.
• Να χρησιμοποιείτε το chat με σύνεση αντί να γεμίζετε το κανάλι.
• Να σέβεστε τις ζώνες ώρας και το ωράριο των άλλων.

Η ψηφιακή επικοινωνία μπορεί εύκολα να γίνει πρόχειρη επειδή μοιάζει πιο ανεπίσημη. Ακριβώς γι’ αυτό οι κανόνες έχουν σημασία. Η επαγγελματική συμπεριφορά στο διαδίκτυο είναι εξίσου σημαντική με την επαγγελματική συμπεριφορά διά ζώσης.

Πώς οι ιδρυτές μπορούν να δώσουν τον σωστό τόνο από νωρίς

Αν χτίζετε μια εταιρεία, η επαγγελματική συμπεριφορά στο γραφείο πρέπει να αποτελεί μέρος της λειτουργικής σας κουλτούρας από την αρχή. Δεν χρειάζεστε ένα μεγάλο εγχειρίδιο πολιτικών για να ξεκινήσετε. Χρειάζεστε σαφείς προσδοκίες και συνεπή ηγεσία.

Μια ισχυρή κουλτούρα ξεκινά όταν οι ηγέτες:

• Δίνουν το παράδειγμα με σεβαστή συμπεριφορά.
• Εξηγούν πώς επικοινωνεί η ομάδα.
• Θέτουν πρότυπα για συσκέψεις, emails και κοινόχρηστους χώρους.
• Διορθώνουν τα προβλήματα νωρίς και με συνέπεια.
• Αναγνωρίζουν τους εργαζομένους που κάνουν το περιβάλλον καλύτερο για τους άλλους.

Αυτός είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους οι νέοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ωφελούνται όταν σκέφτονται την κουλτούρα από νωρίς. Η ίδια προσοχή στη λεπτομέρεια που βοηθά στη σύσταση εταιρείας βοηθά και στο χτίσιμο ομάδας. Μια καλά οργανωμένη επιχείρηση είναι πιο εύκολο να αναπτυχθεί όταν η εσωτερική κουλτούρα είναι οργανωμένη, σεβαστική και αξιόπιστη.

Μια απλή λίστα ελέγχου για την επαγγελματική συμπεριφορά στο γραφείο

Αν θέλετε έναν γρήγορο τρόπο να αξιολογήσετε τις συνήθειες στον χώρο εργασίας σας, χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα:

• Χαιρετάω τους ανθρώπους και αναγνωρίζω τον χρόνο τους;
• Κρατάω το επίπεδο θορύβου σε λογικά όρια;
• Επικοινωνώ καθαρά και με σεβασμό;
• Σέβομαι την ιδιωτικότητα και τα όρια;
• Χειρίζομαι την ανατροφοδότηση επαγγελματικά;
• Συμβάλλω σε έναν καθαρό και τακτοποιημένο κοινόχρηστο χώρο;
• Συμπεριφέρομαι με συνέπεια διά ζώσης και online;

Αν η απάντηση είναι ναι στα περισσότερα από αυτά, πιθανότατα βοηθάτε το εργασιακό περιβάλλον περισσότερο απ’ όσο νομίζετε.

Τελικές σκέψεις

Η επαγγελματική συμπεριφορά στο γραφείο δεν αφορά την τυπικότητα για χάρη της τυπικότητας. Αφορά το να κάνει η εργασία πιο εύκολη, πιο ξεκάθαρη και πιο σεβαστή για όλους όσοι συμμετέχουν. Σε έναν ισχυρό χώρο εργασίας, οι άνθρωποι δεν χρειάζεται να μαντεύουν αν θα τους φερθούν ευγενικά. Ξέρουν ότι αυτό είναι το πρότυπο.

Για επιχειρήσεις κάθε μεγέθους, αυτό το πρότυπο έχει πρακτική αξία. Βελτιώνει την επικοινωνία, στηρίζει την ηγεσία και βοηθά να χτιστεί μια κουλτούρα στην οποία μπορούν να εμπιστεύονται οι εργαζόμενοι και οι πελάτες. Αν θέλετε ένα καλύτερο γραφείο, ξεκινήστε από τις συνήθειες που βλέπουν οι άνθρωποι κάθε μέρα.