Οι 10 κορυφαίες φορολογικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνει κάθε νέος επιχειρηματίας

Η έναρξη μιας επιχείρησης είναι συναρπαστική, αλλά οι φόροι μπορούν γρήγορα να γίνουν ένα από τα πιο μπερδεμένα μέρη της διαδικασίας. Η επιχειρηματική σας δομή, η εγγραφή στην πολιτεία, οι συνήθειες τήρησης βιβλίων, η ρύθμιση της μισθοδοσίας και οι υποχρεώσεις φόρου πωλήσεων διαμορφώνουν το τι οφείλετε και πότε το οφείλετε.

Η καλύτερη στιγμή για να κατανοήσετε τα βασικά της φορολογίας είναι πριν αρχίσετε να δραστηριοποιείστε. Ο καλός φορολογικός σχεδιασμός σάς βοηθά να αποφύγετε πρόστιμα, να επιλέξετε τη σωστή νομική οντότητα, να παραμένετε σε συμμόρφωση με ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς κανόνες και να χτίσετε μια επιχείρηση που μπορεί να αναπτυχθεί ομαλά.

Παρακάτω θα βρείτε τις 10 πιο συνηθισμένες φορολογικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνουν οι νέοι ιδρυτές όταν ξεκινούν μια επιχείρηση, μαζί με πρακτικές απαντήσεις και συμβουλές σχεδιασμού.

1. Ποιοι φόροι θα πρέπει να πληρώνει η επιχείρησή μου;

Οι φόροι που οφείλει η επιχείρησή σας εξαρτώνται από το πώς είναι δομημένη, πού δραστηριοποιείται, τι πουλά και αν έχει εργαζομένους.

Οι συνηθισμένες κατηγορίες φόρων περιλαμβάνουν:

• Ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος
• Πολιτειακό φόρο εισοδήματος, όπου ισχύει
• Φόρο αυτοαπασχόλησης για ορισμένους ιδιοκτήτες
• Φόρους μισθοδοσίας αν προσλάβετε εργαζομένους
• Φόρο πωλήσεων για φορολογητέα προϊόντα ή υπηρεσίες σε ορισμένες πολιτείες
• Ειδικούς φόρους ή φόρους ανά κλάδο σε περιορισμένες περιπτώσεις

Μια ατομική επιχείρηση, μια εταιρική σχέση, μια LLC, μια S corporation και μια C corporation μπορούν να έχουν διαφορετική φορολογική μεταχείριση. Ορισμένες επιχειρηματικές οντότητες φορολογούνται σε επίπεδο ιδιοκτήτη, ενώ άλλες υποβάλλουν ξεχωριστές δηλώσεις οντότητας. Το βασικό είναι να γνωρίζετε ποιοι φόροι ισχύουν πριν αρχίσουν να έρχονται τα έσοδα.

2. Η επιχειρηματική μου δομή αλλάζει τον τρόπο που φορολογούμαι;

Ναι. Η επιλογή της νομικής σας οντότητας είναι μία από τις σημαντικότερες φορολογικές αποφάσεις που θα πάρετε.

Ατομική επιχείρηση

Η ατομική επιχείρηση είναι γενικά η απλούστερη δομή. Το επιχειρηματικό εισόδημα συνήθως δηλώνεται στην προσωπική φορολογική δήλωση του ιδιοκτήτη. Αυτό μπορεί να κάνει την έναρξη εύκολη, αλλά δεν διαχωρίζει τις επιχειρηματικές και προσωπικές φορολογικές ευθύνες με τον ίδιο τρόπο που το κάνει μια επίσημη οντότητα.

Εταιρική σχέση

Μια εταιρική σχέση γενικά μεταφέρει τα έσοδα και τις ζημίες στους εταίρους. Η επιχείρηση μπορεί να υποβάλει μια πληροφοριακή δήλωση, αλλά οι ιδιοκτήτες συνήθως δηλώνουν τα αποτελέσματα στις προσωπικές τους δηλώσεις.

LLC

Η LLC είναι ευέλικτη. Προεπιλεγμένα, μια LLC με έναν ιδιοκτήτη φορολογείται συχνά όπως μια ατομική επιχείρηση, ενώ μια LLC με πολλούς ιδιοκτήτες φορολογείται συχνά όπως μια εταιρική σχέση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια LLC μπορεί να επιλέξει να φορολογηθεί ως S corporation ή C corporation.

S corporation

Η S corporation δεν είναι από μόνη της τύπος σύστασης σε επίπεδο πολιτείας, αλλά φορολογική επιλογή. Μπορεί να βοηθήσει ορισμένους επιχειρηματίες να διαχειριστούν τους φόρους αυτοαπασχόλησης, εφόσον η επιχείρηση είναι κερδοφόρα και η δομή έχει νόημα.

C corporation

Η C corporation φορολογείται ξεχωριστά από τους ιδιοκτήτες της. Αυτή η δομή μπορεί να είναι χρήσιμη για ορισμένα σχέδια ανάπτυξης, στρατηγικές επανεπένδυσης ή ανάγκες επενδυτών, αλλά εισάγει και φορολογικές υποχρεώσεις σε επίπεδο εταιρείας.

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τους στόχους σας, τα αναμενόμενα κέρδη, τη δομή ιδιοκτησίας και τις προτιμήσεις συμμόρφωσης. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να συστήσουν τη νομική οντότητα που χρειάζονται και να χτίσουν ένα συμμορφωμένο θεμέλιο από την πρώτη μέρα.

3. Χρειάζομαι EIN πριν αρχίσω να λειτουργώ;

Σε πολλές περιπτώσεις, ναι.

Ένας Αριθμός Αναγνώρισης Εργοδότη, ή EIN, είναι ένας ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός που χρησιμοποιείται για την αναγνώριση της επιχείρησής σας. Μπορεί να τον χρειαστείτε για να:

• Ανοίξετε επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Προσλάβετε εργαζομένους
• Υποβάλετε φορολογικές δηλώσεις επιχείρησης
• Εγγραφείτε για ορισμένους πολιτειακούς φορολογικούς λογαριασμούς
• Συνεργαστείτε με προμηθευτές ή παρόχους πληρωμών

Ακόμη κι αν η επιχείρησή σας δεν έχει ακόμη εργαζομένους, ένα EIN μπορεί να κάνει τις λειτουργίες σας πιο καθαρές και πιο επαγγελματικές. Συχνά είναι ένα από τα πρώτα φορολογικά βήματα μετά τη σύσταση.

4. Πότε πρέπει να εγγραφώ για πολιτειακούς και τοπικούς φόρους;

Αυτό εξαρτάται από τη δραστηριότητά σας και την τοποθεσία σας.

Ορισμένες επιχειρήσεις πρέπει να εγγραφούν για πολιτειακούς φορολογικούς λογαριασμούς πριν κάνουν φορολογητέες πωλήσεις, προσλάβουν εργαζομένους ή εισπράξουν φόρο πωλήσεων. Άλλες μπορεί να χρειάζονται τοπικές άδειες ή επαγγελματικές άδειες πέρα από τις πολιτειακές εγγραφές.

Συνηθισμένα εναύσματα περιλαμβάνουν:

• Πώληση φορολογητέων αγαθών ή φορολογητέων υπηρεσιών
• Πρόσληψη εργαζομένων σε μια πολιτεία
• Διατήρηση φυσικού γραφείου, αποθήκης ή καταστήματος
• Επίτευξη ορίων οικονομικού nexus για απομακρυσμένες πωλήσεις
• Δραστηριοποίηση σε ρυθμιζόμενο κλάδο

Οι πολιτείες διαφέρουν σημαντικά στον τρόπο που ορίζουν τις φορολογικές υποχρεώσεις. Αν πουλάτε online, επεκτείνεστε σε νέες πολιτείες ή χρησιμοποιείτε συνεργάτες και εργαζομένους σε διαφορετικές πολιτείες, οι απαιτήσεις εγγραφής μπορούν να αλλάξουν γρήγορα.

5. Πρέπει να εισπράττω φόρο πωλήσεων;

Ίσως, αλλά όχι πάντα.

Οι κανόνες για τον φόρο πωλήσεων εξαρτώνται από το τι πουλάτε, πού το πουλάτε και αν η επιχείρησή σας έχει nexus σε μια πολιτεία. Nexus είναι η σύνδεση που δίνει σε μια πολιτεία την αρμοδιότητα να απαιτήσει την είσπραξη φόρου.

Μπορεί να χρειαστεί να εισπράττετε φόρο πωλήσεων αν:

• Πουλάτε φορολογητέα προϊόντα
• Πουλάτε φορολογητέα ψηφιακά αγαθά ή υπηρεσίες σε ορισμένες πολιτείες
• Έχετε φυσική παρουσία σε μια πολιτεία
• Οι πωλήσεις σας προς μια πολιτεία υπερβαίνουν ένα όριο οικονομικού nexus

Δεν είναι όλα τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες φορολογητέα παντού. Ορισμένες πολιτείες φορολογούν διαφορετικά το λογισμικό, τις ψηφιακές λήψεις και ορισμένες υπηρεσίες. Γι’ αυτό οι επιχειρηματίες πρέπει να επιβεβαιώνουν τη φορολογησιμότητα πριν ενεργοποιήσουν συστήματα checkout ή πωλήσεις μέσω marketplace.

Αν δεν είστε σίγουροι, ελέγξτε τους κανόνες για κάθε πολιτεία όπου πουλάτε και ρυθμίστε προσεκτικά τα συστήματα χρέωσης και λογιστικής σας.

6. Τι είναι ο προκαταβλητέος φόρος και χρειάζεται να τον πληρώσω;

Ο προκαταβλητέος φόρος είναι γενικά ένα σύστημα πληρωμής φόρων κατά τη διάρκεια του έτους για φόρους που δεν παρακρατούνται αυτόματα από το εισόδημά σας.

Πολλοί επιχειρηματίες πρέπει να κάνουν προκαταβολές φόρου αν αναμένουν ότι θα οφείλουν σημαντικό ποσό κατά την περίοδο υποβολής. Αυτό είναι ιδιαίτερα συνηθισμένο για:

• Ιδιοκτήτες ατομικών επιχειρήσεων
• Εταίρους
• Ιδιοκτήτες LLC που φορολογούνται ως οντότητες pass-through
• Ιδιοκτήτες S corporation που λαμβάνουν διανομές και μισθούς
• Ιδιοκτήτες με εισόδημα εκτός της συνήθους παρακράτησης μισθοδοσίας

Αν η επιχείρησή σας παράγει εισόδημα μέσα στο έτος, η αναμονή μέχρι την περίοδο φορολογικής υποβολής μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλο λογαριασμό. Οι προκαταβολές βοηθούν να κατανέμεται αυτή η υποχρέωση στη διάρκεια του έτους και να μειωθεί ο κίνδυνος προστίμων.

Μια απλή ρουτίνα πρόβλεψης μπορεί να κάνει αυτό πολύ πιο εύκολο. Εξετάζετε τακτικά έσοδα, έξοδα και αμοιβές ιδιοκτητών, ώστε οι φορολογικές πληρωμές να μην αποτελούν έκπληξη.

7. Ποια επιχειρηματικά έξοδα μπορώ να εκπέσω;

Πολλά συνήθη και αναγκαία επιχειρηματικά έξοδα μπορεί να εκπίπτουν, αλλά η τεκμηρίωση έχει σημασία.

Συνηθισμένες κατηγορίες εκπιπτόμενων δαπανών μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Έξοδα σύστασης και έναρξης
• Λογισμικό και συνδρομές
• Προμήθειες γραφείου
• Επαγγελματικές υπηρεσίες
• Μάρκετινγκ και διαφήμιση
• Ασφάλιση επιχείρησης
• Ενοίκιο και κοινόχρηστα για επιχειρηματική χρήση
• Ταξίδια που σχετίζονται με την επιχείρηση
• Πληρωμές σε εργολάβους
• Μισθοδοσία και παροχές εργαζομένων, όπου ισχύει

Ο γενικός κανόνας είναι απλός: αν το έξοδο είναι συνήθες, αναγκαίο και άμεσα συνδεδεμένο με την επιχείρησή σας, μπορεί να εκπίπτει. Το δύσκολο μέρος είναι η τεκμηρίωση.

Κρατήστε οργανωμένες αποδείξεις, τιμολόγια, καταγραφές χιλιομέτρων, συμβόλαια και τραπεζικά αρχεία από την αρχή. Τα καθαρά αρχεία κάνουν την υποβολή φόρων ευκολότερη και μειώνουν την πιθανότητα προβλημάτων αν η δήλωσή σας ελεγχθεί αργότερα.

8. Πρέπει να διαχωρίζω τα επιχειρηματικά από τα προσωπικά μου οικονομικά;

Απολύτως.

Ο συνδυασμός προσωπικών και επιχειρηματικών κεφαλαίων δημιουργεί περιττά φορολογικά και λογιστικά προβλήματα. Ένας ξεχωριστός επιχειρηματικός τραπεζικός λογαριασμός και μια επιχειρηματική πιστωτική κάρτα κάνουν πολύ πιο εύκολη την παρακολούθηση εσόδων, την κατηγοριοποίηση εξόδων και την απόδειξη ότι τα αρχεία σας είναι ακριβή.

Ο ισχυρός οικονομικός διαχωρισμός βοηθά με:

• Ακριβή φορολογική αναφορά
• Ευκολότερη τήρηση βιβλίων
• Καλύτερη παρακολούθηση ταμειακών ροών
• Καθαρότερη υποστήριξη σε περίπτωση ελέγχου
• Πιο επαγγελματική επιχειρηματική λειτουργία

Για ιδιοκτήτες LLC και εταιρειών, ο διαχωρισμός των οικονομικών είναι ιδιαίτερα σημαντικός, επειδή υποστηρίζει τη νομική και φορολογική διάκριση μεταξύ της επιχείρησης και του ιδιοκτήτη.

9. Χρειάζομαι μισθοδοσία αν πληρώνω τον εαυτό μου ή προσλαμβάνω βοήθεια;

Ίσως.

Οι κανόνες μισθοδοσίας εξαρτώνται από το πώς είναι δομημένη η επιχείρησή σας και από το πώς ταξινομούνται οι εργαζόμενοι.

Πληρωμή του εαυτού σας

• Οι ατομικές επιχειρήσεις και πολλές LLC συνήθως δεν χρησιμοποιούν παραδοσιακή μισθοδοσία για αναλήψεις ιδιοκτήτη.
• Οι ιδιοκτήτες S corporation γενικά πρέπει να αμείβονται μέσω μισθοδοσίας αν παρέχουν υπηρεσίες στην επιχείρηση.
• Οι ιδιοκτήτες C corporation που εργάζονται στην επιχείρηση συνήθως αντιμετωπίζονται ως εργαζόμενοι για σκοπούς αμοιβής.

Πρόσληψη εργαζομένων

Αν προσλάβετε εργαζομένους, μπορεί να χρειαστεί να:

• Εγγραφείτε για λογαριασμούς μισθοδοσίας
• Παρακρατείτε και αποδίδετε φόρους μισθοδοσίας
• Υποβάλετε αναφορές μισθοδοσίας
• Εκδίδετε ετήσιες βεβαιώσεις αποδοχών

Αν χρησιμοποιείτε ανεξάρτητους συνεργάτες, πρέπει και πάλι να τους ταξινομείτε προσεκτικά και να διατηρείτε αρχεία για τις πληρωμές και τις φόρμες που απαιτούνται στο τέλος του έτους.

Η ταξινόμηση εργαζομένων είναι ένα συχνό θέμα συμμόρφωσης. Πριν πληρώσετε οποιονδήποτε, βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε αν το άτομο αυτό είναι εργαζόμενος ή συνεργάτης σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες.

10. Ποια φορολογικά αρχεία πρέπει να κρατώ από την πρώτη μέρα;

Τα καλά αρχεία είναι ένα από τα καλύτερα φορολογικά εργαλεία που μπορεί να έχει ένας επιχειρηματίας.

Τουλάχιστον, φυλάξτε:

• Έγγραφα σύστασης
• Επιβεβαίωση EIN
• Πολιτειακές εγγραφές
• Τραπεζικές καταστάσεις
• Καταστάσεις πιστωτικής κάρτας
• Αναφορές πωλήσεων
• Τιμολόγια και αποδείξεις
• Αρχεία μισθοδοσίας
• Συμβάσεις συνεργατών
• Καταγραφές χιλιομέτρων
• Αντίγραφα φορολογικών δηλώσεων και ειδοποιήσεων που έχουν υποβληθεί

Μια απλή μηνιαία διαδικασία τήρησης βιβλίων μπορεί να εξοικονομήσει ώρες αργότερα. Συμφωνείτε λογαριασμούς, κατηγοριοποιείτε έξοδα και αποθηκεύετε τα υποστηρικτικά έγγραφα σε ένα σταθερό σύστημα. Αν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται γρήγορα, εξετάστε έγκαιρα επαγγελματική υποστήριξη λογιστικής αντί να περιμένετε μέχρι την περίοδο φορολογικής υποβολής.

Μπόνους: Τι πρέπει να κάνω πριν από την πρώτη φορολογική περίοδο υποβολής;

Πριν από την πρώτη σας περίοδο υποβολής, εξετάστε τα εξής βήματα:

1. Επιβεβαιώστε τη νομική οντότητα της επιχείρησής σας και τη φορολογική της ταξινόμηση.
2. Βεβαιωθείτε ότι έχετε EIN και τυχόν απαιτούμενους πολιτειακούς φορολογικούς λογαριασμούς.
3. Διαχωρίστε τις επιχειρηματικές από τις προσωπικές τραπεζικές συναλλαγές.
4. Ελέγξτε τις υποχρεώσεις σας για φόρο πωλήσεων και μισθοδοσία.
5. Ορίστε μια διαδικασία τήρησης βιβλίων και ένα σύστημα αποθήκευσης εγγράφων.
6. Υπολογίστε τυχόν τριμηνιαίες φορολογικές πληρωμές αν χρειάζεται.
7. Επιβεβαιώστε ποια έντυπα μπορεί να χρειαστεί να υποβάλετε ανάλογα με τη δομή σας.

Το να το κάνετε αυτό νωρίς μειώνει το άγχος και την πιθανότητα χαμένων προθεσμιών ή αποφεύξιμων προστίμων.

Πώς η Zenind υποστηρίζει τους νέους επιχειρηματίες

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να συστήσουν και να διατηρήσουν τις επιχειρήσεις τους με έμφαση στη συμμόρφωση και τη σαφήνεια. Όταν ξεκινάτε μια επιχείρηση, η σωστή δομή σύστασης κάνει τον φορολογικό σχεδιασμό ευκολότερο από την αρχή.

Με τη σωστή δομή οντότητας και καθαρά αρχεία, μπορείτε να συνεργαστείτε πιο αποτελεσματικά με τον φοροτεχνικό σας, να παραμένετε οργανωμένοι και να αναπτύσσεστε με αυτοπεποίθηση.

Αν λανσάρετε μια νέα εταιρεία, σκεφτείτε πρώτα να τη συστήσετε σωστά και έπειτα να προσθέσετε φορολογική εγγραφή, τήρηση βιβλίων και συνεχή συμμόρφωση καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει.

Τελικές σκέψεις

Οι φόροι δεν χρειάζεται να είναι αποθαρρυντικοί αν τους προσεγγίσετε με τη σωστή σειρά. Ξεκινήστε με την επιλογή οντότητας, την εγγραφή και την τήρηση αρχείων, και έπειτα δημιουργήστε μια φορολογική ρουτίνα που ταιριάζει στο επιχειρηματικό σας μοντέλο.

Όσο πιο νωρίς απαντήσετε σε αυτές τις δέκα ερωτήσεις, τόσο πιο εύκολα θα μπορείτε να λειτουργείτε με αυτοπεποίθηση και να αποφεύγετε δαπανηρά λάθη αργότερα.