Καταστατικό μη κερδοσκοπικής εταιρείας στην Ουάσιγκτον: Πώς να το υποβάλετε και τι να περιλάβετε

Η ίδρυση μιας μη κερδοσκοπικής οργάνωσης στην Ουάσιγκτον ξεκινά με μία θεμελιώδη κατάθεση: το καταστατικό σύστασης. Το έγγραφο αυτό δημιουργεί τη νομική οντότητα, καθορίζει τη βασική δομή του οργανισμού και θέτει τις βάσεις για ό,τι ακολουθεί, από τη διακυβέρνηση του διοικητικού συμβουλίου έως την ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή.

Αν το καταστατικό συνταχθεί προσεκτικά, μπορεί να κάνει περισσότερα από το να ικανοποιήσει απλώς μια τυπική προϋπόθεση κατάθεσης. Μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό σας να αποφύγει καθυστερήσεις, να μειώσει τον κίνδυνο μη συμμόρφωσης και να κάνει πολύ πιο ομαλή την πορεία προς την αναγνώριση από την IRS. Αν συνταχθεί πρόχειρα, μπορεί να αντιμετωπίσετε διορθώσεις που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί, ασυνέπειες στα έγγραφα διακυβέρνησης ή προβλήματα κατά την αίτηση για καθεστώς φοροαπαλλαγής.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι το καταστατικό σύστασης μη κερδοσκοπικής εταιρείας στην Ουάσιγκτον, τι πρέπει να περιλαμβάνει, πώς λειτουργεί η διαδικασία κατάθεσης και τι πρέπει να κάνετε μετά την έγκριση του οργανισμού σας από την πολιτεία.

Τι κάνει το καταστατικό σύστασης

Το καταστατικό σύστασης είναι το δημόσιο έγγραφο που φέρνει τη μη κερδοσκοπική εταιρεία σε ύπαρξη. Στην πράξη, η κατάθεση κάνει τρία σημαντικά πράγματα:

• Δημιουργεί τη μη κερδοσκοπική οντότητα σύμφωνα με το δίκαιο της Ουάσιγκτον
• Διασφαλίζει την ονομασία του οργανισμού μόλις γίνει αποδεκτή η κατάθεση
• Καθορίζει τους βασικούς όρους διακυβέρνησης και σκοπού

Για φιλανθρωπικούς και άλλους οργανισμούς που σκοπεύουν να ζητήσουν αναγνώριση από την IRS βάσει του άρθρου 501(c)(3), το καταστατικό κάνει ακόμη περισσότερα. Πρέπει να περιέχει διατύπωση που περιορίζει τον σκοπό του οργανισμού σε απαλλασσόμενους σκοπούς και προβλέπει τη διάθεση των περιουσιακών στοιχείων σε περίπτωση διάλυσης της μη κερδοσκοπικής εταιρείας.

Γι' αυτό το καταστατικό πρέπει να αντιμετωπίζεται ως στρατηγικό έγγραφο και όχι απλώς ως ένα τυπικό έντυπο.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει το καταστατικό μη κερδοσκοπικής εταιρείας στην Ουάσιγκτον

Το δίκαιο της Ουάσιγκτον και οι ομοσπονδιακοί φορολογικοί κανόνες συνεργάζονται εδώ. Το καταστατικό σας πρέπει να συνταχθεί έτσι ώστε να πληροί και τα δύο.

1. Το όνομα της μη κερδοσκοπικής εταιρείας

Επιλέξτε ένα όνομα που συμμορφώνεται με τους κανόνες ονοματοδοσίας της Ουάσιγκτον και ανταποκρίνεται στην αποστολή του οργανισμού σας. Πριν από την κατάθεση, επιβεβαιώστε ότι το όνομα είναι διαθέσιμο και δεν μοιάζει υπερβολικά με όνομα ήδη υπάρχουσας οντότητας στην πολιτεία.

Ένα ισχυρό όνομα μη κερδοσκοπικού οργανισμού πρέπει να είναι:

• Διακριτό
• Εύκολο στην απομνημόνευση
• Συνεπές με την δημόσια ταυτότητα του οργανισμού σας
• Διαθέσιμο ως όνομα χώρου, αν σκοπεύετε να δημιουργήσετε ιστοσελίδα

2. Ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος και η έδρα

Η κατάθεσή σας πρέπει να αναφέρει έναν εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο και μια εγγεγραμμένη έδρα. Ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος είναι το πρόσωπο ή η οντότητα που εξουσιοδοτείται να λαμβάνει νομικές ειδοποιήσεις εκ μέρους της μη κερδοσκοπικής εταιρείας.

Αυτό δεν είναι τυπικότητα. Είναι ο τρόπος με τον οποίο η πολιτεία και τρίτα μέρη επιδίδουν επίσημη αλληλογραφία, δικόγραφα και άλλες νομικές ειδοποιήσεις. Επιλέξτε κάποιον αξιόπιστο και διαθέσιμο κατά τις συνήθεις εργάσιμες ώρες.

3. Τα αρχικά μέλη του διοικητικού συμβουλίου

Ο νόμος της Ουάσιγκτον για τις μη κερδοσκοπικές εταιρείες απαιτεί το αρχικό διοικητικό συμβούλιο να περιλαμβάνει τουλάχιστον ένα άτομο. Το συμβούλιο πρέπει να αποτελείται από ένα ή περισσότερα φυσικά πρόσωπα, όχι από άλλη εταιρεία ή νομική οντότητα.

Αν ο οργανισμός είναι δημόσιο φιλανθρωπικό ίδρυμα υπό το IRC section 509(a)(1) έως 509(a)(4) και επιδιώκει φοροαπαλλαγή, η Ουάσιγκτον απαιτεί τρεις συμβούλους.

Κατά τη σύνταξη του καταστατικού, βεβαιωθείτε ότι η δομή του συμβουλίου που επιλέγετε είναι ρεαλιστική για τον οργανισμό σας. Αν θέλετε ευελιξία, πολλές μη κερδοσκοπικές οργανώσεις ορίζουν το ακριβές μέγεθος του συμβουλίου στους εσωτερικούς κανονισμούς και όχι στο καταστατικό.

4. Το αν ο οργανισμός θα έχει μέλη

Το καταστατικό μη κερδοσκοπικής εταιρείας στην Ουάσιγκτον πρέπει να αναφέρει αν ο οργανισμός θα έχει μέλη με δικαιώματα που προβλέπονται από το νόμο.

Χρησιμοποιήστε σαφή διατύπωση:

• Αν ο οργανισμός θα έχει μέλη με δικαιώματα βάσει του νόμου, αναφέρετε ότι θα έχει μέλη
• Αν δεν θα έχει τέτοια μέλη, αναφέρετε ότι δεν θα έχει μέλη

Μην αφήσετε το σημείο αυτό ασαφές. Η δομή μελών επηρεάζει τα δικαιώματα ψήφου, τη διακυβέρνηση και ορισμένες εταιρικές διαδικασίες.

5. Η ρήτρα σκοπού της μη κερδοσκοπικής εταιρείας

Αν σκοπεύετε να ζητήσετε ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή, η ρήτρα σκοπού έχει σημασία. Για έναν οργανισμό 501(c)(3), το ιδρυτικό έγγραφο πρέπει να περιορίζει την εταιρεία σε απαλλασσόμενους σκοπούς, όπως φιλανθρωπικούς, θρησκευτικούς, εκπαιδευτικούς ή επιστημονικούς σκοπούς.

Μια αόριστη δήλωση σκοπού μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα αργότερα. Η IRS αναμένει το έγγραφο να δείχνει ότι ο οργανισμός έχει συσταθεί αποκλειστικά για απαλλασσόμενους σκοπούς και όχι για ιδιωτικό όφελος.

Μια καλή ρήτρα σκοπού είναι αρκετά συγκεκριμένη ώστε να ικανοποιεί τους φορολογικούς κανόνες, αλλά και αρκετά ευρεία ώστε να υποστηρίζει τις επιδιωκόμενες δραστηριότητες του οργανισμού.

6. Η ρήτρα διάλυσης

Η Ουάσιγκτον απαιτεί το καταστατικό να ορίζει τι συμβαίνει με τα υπόλοιπα περιουσιακά στοιχεία αν η μη κερδοσκοπική εταιρεία διαλυθεί. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για έναν οργανισμό 501(c)(3).

Για τη συμμόρφωση με την ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή, η διατύπωση διάλυσης πρέπει να προβλέπει ότι τα περιουσιακά στοιχεία θα διανεμηθούν σε άλλον οργανισμό με παρόμοιους απαλλασσόμενους σκοπούς, συνήθως σε άλλη οργάνωση 501(c)(3) ή σε κρατικό φορέα για δημόσιους σκοπούς.

Αυτή η ρήτρα είναι συχνά ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη στη σύνταξη. Αν λείπει ή είναι υπερβολικά γενική, η IRS μπορεί να ζητήσει τροποποιήσεις πριν εγκρίνει την απαλλαγή.

7. Οι ιδρυτές

Οι ιδρυτές είναι τα πρόσωπα ή οι οντότητες που υπογράφουν και καταθέτουν το καταστατικό. Δεν χρειάζεται να είναι μελλοντικά μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή αξιωματούχοι.

Η Ουάσιγκτον επιτρέπει έναν ή περισσότερους ιδρυτές. Αν ο ιδρυτής είναι φυσικό πρόσωπο, πρέπει να είναι τουλάχιστον 18 ετών. Κάθε ιδρυτής πρέπει να κατονομάζεται και να υπογράφει την κατάθεση.

Επειδή οι ιδρυτές ενεργούν πριν από την πλήρη σύσταση της μη κερδοσκοπικής εταιρείας, πρέπει να τηρούν προσεκτικά αρχεία για τυχόν προ της σύστασης δαπάνες ή δεσμεύσεις.

Πώς να καταθέσετε το καταστατικό μη κερδοσκοπικής εταιρείας στην Ουάσιγκτον

Η διαδικασία κατάθεσης είναι απλή, αλλά κάθε βήμα έχει σημασία.

Βήμα 1: Επιβεβαιώστε τη δομή του οργανισμού

Αποφασίστε αν ιδρύετε μια τυπική μη κερδοσκοπική εταιρεία ή έναν άλλο τύπο μη κερδοσκοπικής οντότητας της Ουάσιγκτον. Για τους περισσότερους φιλανθρωπικούς οργανισμούς, η τυπική μη κερδοσκοπική εταιρεία είναι το σημείο εκκίνησης.

Βήμα 2: Συντάξτε προσεκτικά το καταστατικό

Δομήστε το έγγραφο γύρω από τον σκοπό της μη κερδοσκοπικής εταιρείας, τη δομή διακυβέρνησης, το μοντέλο μελών και το σχέδιο διάλυσης. Αν η φοροαπαλλαγή αποτελεί μέρος του σχεδιασμού, ευθυγραμμίστε τη διατύπωση με τις προσδοκίες της IRS από την αρχή.

Βήμα 3: Εξετάστε τις επιλογές κατάθεσης της πολιτείας

Η Ουάσιγκτον προσφέρει σήμερα επιλογές κατάθεσης για μη κερδοσκοπικές εταιρείες ηλεκτρονικά, καθώς και ταχυδρομικά ή αυτοπροσώπως. Ο Secretary of State δημοσιεύει επίσης τις τρέχουσες πληροφορίες τελών για τις καταθέσεις μη κερδοσκοπικών οργανισμών.

Τη στιγμή της σύνταξης, η Ουάσιγκτον αναφέρει βασικό τέλος κατάθεσης 80 δολαρίων για εγχώριες μη κερδοσκοπικές εταιρείες και μειωμένο τέλος 40 δολαρίων για οργανισμούς που πληρούν τις προϋποθέσεις και παρέχουν την απαιτούμενη βεβαίωση. Να επιβεβαιώνετε πάντα το τρέχον πρόγραμμα τελών πριν από την υποβολή.

Βήμα 4: Υποβάλετε την κατάθεση

Μόλις ολοκληρωθεί το καταστατικό, καταθέστε το στον Secretary of State της Ουάσιγκτον. Αν η κατάθεση γίνει αποδεκτή, η μη κερδοσκοπική εταιρεία δημιουργείται επίσημα σύμφωνα με το δίκαιο της πολιτείας.

Βήμα 5: Φυλάξτε το εγκεκριμένο καταστατικό στα αρχεία σας

Διατηρήστε το σφραγισμένο ή εγκεκριμένο καταστατικό στο εταιρικό σας αρχείο ή σε ψηφιακό σύστημα τήρησης αρχείων. Θα το χρειαστείτε για τραπεζικές συναλλαγές, φορολογικές αιτήσεις, αιτήσεις επιχορηγήσεων και σκοπούς συμμόρφωσης.

Τι να κάνετε μετά την έγκριση του οργανισμού από την πολιτεία

Η κατάθεση είναι μόνο το πρώτο βήμα. Μετά την έγκριση του καταστατικού από την Ουάσιγκτον, ο οργανισμός θα πρέπει να προχωρήσει γρήγορα στα υπόλοιπα βήματα σύστασης.

Αποκτήστε EIN

Οι περισσότερες μη κερδοσκοπικές οργανώσεις χρειάζονται έναν Employer Identification Number από την IRS. Θα χρησιμοποιήσετε το EIN για να ανοίξετε τραπεζικό λογαριασμό, να προσλάβετε προσωπικό και να υποβάλετε ομοσπονδιακά έντυπα.

Υιοθετήστε εσωτερικούς κανονισμούς

Οι εσωτερικοί κανονισμοί είναι οι κανόνες που διέπουν τον τρόπο λειτουργίας της μη κερδοσκοπικής εταιρείας. Συνήθως καλύπτουν τις εξουσίες του διοικητικού συμβουλίου, τους ρόλους των αξιωματούχων, τις συνεδριάσεις, τις ψηφοφορίες, τις επιτροπές και τις διαδικασίες σύγκρουσης συμφερόντων.

Οι κανονισμοί πρέπει να συμφωνούν με το καταστατικό. Αν το καταστατικό αναφέρει ότι ο οργανισμός δεν έχει μέλη, οι κανονισμοί δεν πρέπει να δημιουργούν δικαιώματα ψήφου μελών.

Διοργανώστε οργανωτική συνεδρίαση

Το αρχικό διοικητικό συμβούλιο πρέπει να συνεδριάσει για να διεκπεραιώσει τις πρώτες εταιρικές ενέργειες, μεταξύ των οποίων:

• Έγκριση των εσωτερικών κανονισμών
• Διορισμός αξιωματούχων
• Εξουσιοδότηση για την αίτηση EIN
• Καθορισμός της λογιστικής χρήσης
• Έγκριση τραπεζικών εξουσιοδοτήσεων
• Αντιμετώπιση τυχόν αρχικών συμβάσεων ή αποζημιώσεων

Ανοίξτε τραπεζικό λογαριασμό

Ένας ξεχωριστός τραπεζικός λογαριασμός διατηρεί τα κεφάλαια της μη κερδοσκοπικής εταιρείας διαχωρισμένα από τα προσωπικά κεφάλαια. Οι τράπεζες συνήθως ζητούν το εγκεκριμένο καταστατικό, το EIN και τα έγγραφα εξουσιοδότησης του διοικητικού συμβουλίου.

Εγγραφείτε για κρατικές υποχρεώσεις, αν χρειάζεται

Ανάλογα με τις δραστηριότητες του οργανισμού, ενδέχεται να απαιτούνται πρόσθετες κρατικές εγγραφές για φιλανθρωπική συγκέντρωση δωρεών, φόρο πωλήσεων, μισθοδοσία ή σκοπούς φόρου απασχόλησης.

Υποβάλετε αίτηση στην IRS αν θέλετε καθεστώς 501(c)(3)

Η σύσταση σε επίπεδο πολιτείας δεν καθιστά αυτόματα τον οργανισμό ομοσπονδιακά φοροαπαλλασσόμενο. Αν ο οργανισμός σκοπεύει να λειτουργήσει ως 501(c)(3), πρέπει να υποβάλει αίτηση στην IRS χρησιμοποιώντας την κατάλληλη αίτηση απαλλαγής, συνήθως το Form 1023 ή το Form 1023-EZ, όταν πληροί τις προϋποθέσεις.

Ο οργανισμός πρέπει επίσης να πληροί τις ομοσπονδιακές οργανωτικές και λειτουργικές απαιτήσεις για φοροαπαλλαγή.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Μια προσεκτική κατάθεση αποτρέπει αργότερα δαπανηρές διορθώσεις. Προσέξτε αυτά τα συνηθισμένα λάθη:

• Χρήση ρήτρας σκοπού που είναι υπερβολικά γενική για επιλεξιμότητα 501(c)(3)
• Παράλειψη της ρήτρας διάλυσης ή χρήση λανθασμένης διατύπωσης διάλυσης
• Παράλειψη αναφοράς για το αν η μη κερδοσκοπική εταιρεία θα έχει μέλη
• Καθορισμός δομής συμβουλίου που έρχεται σε αντίθεση με τους εσωτερικούς κανονισμούς
• Η υπόθεση ότι το καθεστώς μη κερδοσκοπικού οργανισμού σημαίνει αυτόματα και ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή
• Κατάθεση πριν επιβεβαιωθούν το όνομα του οργανισμού και τα στοιχεία του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Ασυνέπειες μεταξύ καταστατικού και εσωτερικών κανονισμών

Αν η μη κερδοσκοπική σας οργάνωση σκοπεύει να ζητήσει επιχορηγήσεις ή δημόσιες δωρεές, αυτά τα λάθη μπορεί να προκαλέσουν επιπλέον έλεγχο αργότερα. Είναι πιο εύκολο να γίνουν σωστά τα έγγραφα σύστασης από την πρώτη φορά.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind

Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να παραμένουν οργανωμένοι κατά τη διάρκεια της διαδικασίας σύστασης με πρακτική υποστήριξη κατάθεσης και εργαλεία συμμόρφωσης. Για μια μη κερδοσκοπική οργάνωση στην Ουάσιγκτον, αυτό μπορεί να σημαίνει λιγότερος χρόνος για αναζήτηση εγγράφων και περισσότερο χρόνο αφιερωμένο στην αποστολή του οργανισμού.

Αν δημιουργείτε έναν νέο οργανισμό, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να περάσετε από τα προσχέδια εγγράφων σε μια δομημένη ροή κατάθεσης και να διατηρείτε ορατά τα βασικά βήματα συμμόρφωσης και μετά τη σύσταση.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται να καταθέσω καταστατικό πριν από την αίτηση για ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή;

Ναι. Η μη κερδοσκοπική εταιρεία πρέπει γενικά να υπάρχει ως νομική οντότητα πριν μπορέσει να ζητήσει από την IRS αναγνώριση της απαλλαγής.

Η σύσταση μη κερδοσκοπικής εταιρείας στην Ουάσιγκτον σημαίνει ότι ο οργανισμός είναι φοροαπαλλασσόμενος;

Όχι. Η σύσταση δημιουργεί την οντότητα βάσει του δικαίου της πολιτείας, αλλά η ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή απαιτεί ξεχωριστή αίτηση προς την IRS, εκτός αν ισχύει κάποια εξαίρεση.

Μπορεί ένα άτομο να ιδρύσει μη κερδοσκοπική εταιρεία στην Ουάσιγκτον;

Η Ουάσιγκτον απαιτεί τουλάχιστον ένα φυσικό πρόσωπο στο αρχικό διοικητικό συμβούλιο, και η μη κερδοσκοπική εταιρεία μπορεί να συσταθεί από έναν ή περισσότερους ιδρυτές. Ωστόσο, ένας επιτυχημένος μη κερδοσκοπικός οργανισμός συνήθως χρειάζεται ευρύτερο σχέδιο διακυβέρνησης και λειτουργίας από ένα μόνο καταστατικό.

Τι συμβαίνει αν το καταστατικό δεν περιέχει την απαιτούμενη φοροαπαλλασσόμενη διατύπωση;

Αν ο οργανισμός σκοπεύει να ζητήσει καθεστώς 501(c)(3), η IRS μπορεί να ζητήσει τροποποιήσεις πριν εγκρίνει την απαλλαγή. Αυτό μπορεί να επιβραδύνει το χρονοδιάγραμμα σύστασης και να δημιουργήσει επιπλέον εργασία για το διοικητικό συμβούλιο.

Πρέπει οι εσωτερικοί κανονισμοί να επαναλαμβάνουν όλα όσα αναφέρονται στο καταστατικό;

Όχι. Οι εσωτερικοί κανονισμοί πρέπει να συμπληρώνουν το καταστατικό, όχι να το αντιγράφουν. Το καταστατικό πρέπει να περιέχει τις βασικές νομικές διατάξεις, ενώ οι κανονισμοί να χειρίζονται τις εσωτερικές λεπτομέρειες διακυβέρνησης που μπορεί να αλλάζουν με τον χρόνο.

Τελικές σκέψεις

Το καταστατικό σύστασης μη κερδοσκοπικής εταιρείας στην Ουάσιγκτον είναι το νομικό σημείο εκκίνησης για έναν σοβαρό φιλανθρωπικό οργανισμό. Οι πιο ισχυρές καταθέσεις είναι απλές, ακριβείς και ευθυγραμμισμένες τόσο με το δίκαιο των μη κερδοσκοπικών οργανισμών της πολιτείας όσο και με τους ομοσπονδιακούς φορολογικούς κανόνες.

Αν ιδρύετε μη κερδοσκοπική οργάνωση στην Ουάσιγκτον, επικεντρωθείτε στα βασικά: ένα συμβατό όνομα, σαφή διατύπωση σκοπού, έγκυρη δομή συμβουλίου, δήλωση για τα μέλη και μια ισχυρή ρήτρα διάλυσης. Στη συνέχεια, χτίστε πάνω σε αυτή τη βάση το υπόλοιπο του οργανισμού.