Điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington: Cách nộp và những nội dung cần có

Bắt đầu một tổ chức phi lợi nhuận tại Washington khởi đầu bằng một hồ sơ nền tảng: điều lệ thành lập. Tài liệu này tạo lập pháp nhân, xác định cấu trúc cơ bản của tổ chức và đặt nền cho mọi việc tiếp theo, từ quản trị hội đồng đến miễn thuế liên bang.

Nếu điều lệ được soạn thảo cẩn thận, nó không chỉ đáp ứng yêu cầu nộp hồ sơ. Nó còn có thể giúp tổ chức tránh chậm trễ, giảm rủi ro tuân thủ và làm cho quá trình được IRS công nhận trở nên suôn sẻ hơn nhiều. Nếu điều lệ được soạn kém, bạn có thể phải sửa đổi không cần thiết, có các tài liệu quản trị không nhất quán hoặc gặp vấn đề khi nộp đơn xin tình trạng miễn thuế.

Hướng dẫn này sẽ trình bày điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington là gì, cần có những nội dung nào, quy trình nộp ra sao và cần làm gì sau khi tiểu bang chấp thuận tổ chức của bạn.

Điều lệ thành lập có tác dụng gì

Điều lệ thành lập là hồ sơ công khai đưa công ty phi lợi nhuận vào tồn tại. Về mặt thực tiễn, hồ sơ này thực hiện ba việc quan trọng:

• Tạo lập tổ chức phi lợi nhuận như một pháp nhân theo luật Washington
• Bảo đảm tên của tổ chức sau khi hồ sơ được chấp nhận
• Thiết lập các điều khoản cơ bản về quản trị và mục đích hoạt động

Đối với các tổ chức từ thiện và các tổ chức khác dự định xin công nhận của IRS theo mục 501(c)(3), điều lệ còn làm nhiều hơn thế. Điều lệ phải có ngôn ngữ giới hạn mục đích của tổ chức vào các mục đích được miễn thuế và quy định việc phân phối tài sản nếu tổ chức giải thể.

Đó là lý do điều lệ nên được xem là một tài liệu chiến lược, không chỉ là một biểu mẫu.

Điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington nên có những gì

Luật Washington và quy định thuế liên bang phối hợp với nhau ở đây. Điều lệ của bạn nên được viết để đáp ứng cả hai.

1. Tên của tổ chức phi lợi nhuận

Hãy chọn một tên tuân thủ quy tắc đặt tên của Washington và phù hợp với sứ mệnh của tổ chức. Trước khi nộp, hãy xác nhận rằng tên đó còn khả dụng và không gây nhầm lẫn với một pháp nhân đã tồn tại trong tiểu bang.

Một tên tổ chức phi lợi nhuận tốt nên:

• Có tính khác biệt
• Dễ ghi nhớ
• Nhất quán với thương hiệu công chúng của tổ chức
• Có sẵn dưới dạng tên miền nếu bạn dự định xây dựng trang web

2. Đại diện đăng ký và địa chỉ văn phòng

Hồ sơ của bạn nên nêu rõ một đại diện đăng ký và văn phòng đăng ký. Đại diện đăng ký là cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền nhận thông báo pháp lý thay mặt cho tổ chức phi lợi nhuận.

Đây không phải là thủ tục hình thức. Đây là cách tiểu bang và bên thứ ba gửi thư từ chính thức, giấy tờ kiện tụng và các thông báo pháp lý khác. Hãy chọn người đáng tin cậy và có thể liên lạc trong giờ làm việc bình thường.

3. Các giám đốc ban đầu

Luật tổ chức phi lợi nhuận của Washington yêu cầu hội đồng quản trị ban đầu phải có ít nhất một cá nhân. Hội đồng phải gồm một hoặc nhiều cá nhân, không phải một công ty hay pháp nhân khác.

Nếu tổ chức là một tổ chức từ thiện công cộng theo IRC mục 509(a)(1) đến 509(a)(4) và đang xin miễn thuế, Washington yêu cầu có ba giám đốc.

Khi soạn điều lệ, hãy bảo đảm cấu trúc hội đồng bạn chọn là thực tế cho tổ chức của mình. Nếu bạn muốn linh hoạt, nhiều tổ chức phi lợi nhuận sẽ quy định số lượng thành viên hội đồng cụ thể trong điều lệ nội bộ thay vì trong điều lệ thành lập.

4. Tổ chức có thành viên hay không

Điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington phải nêu rõ tổ chức có hay không có thành viên với các quyền theo luật định.

Hãy dùng ngôn ngữ rõ ràng:

• Nếu tổ chức sẽ có thành viên có quyền theo Đạo luật, hãy nói rằng tổ chức có thành viên
• Nếu tổ chức sẽ không có những thành viên như vậy, hãy nói rằng tổ chức không có thành viên

Đừng để điểm này mơ hồ. Cấu trúc thành viên ảnh hưởng đến quyền biểu quyết, quản trị và một số thủ tục của công ty.

5. Điều khoản mục đích của tổ chức phi lợi nhuận

Nếu bạn dự định xin miễn thuế liên bang, điều khoản mục đích rất quan trọng. Đối với một tổ chức 501(c)(3), văn kiện thành lập phải giới hạn công ty vào các mục đích được miễn thuế như mục đích từ thiện, tôn giáo, giáo dục hoặc khoa học.

Một tuyên bố mục đích quá chung chung có thể gây vấn đề sau này. IRS mong đợi tài liệu cho thấy tổ chức phi lợi nhuận được thành lập dành riêng cho các mục đích được miễn thuế, chứ không phải vì lợi ích riêng tư.

Một điều khoản mục đích tốt cần đủ cụ thể để đáp ứng quy định thuế nhưng cũng đủ rộng để hỗ trợ các hoạt động dự kiến của tổ chức.

6. Điều khoản giải thể

Washington yêu cầu điều lệ phải nêu rõ điều gì xảy ra với tài sản còn lại nếu tổ chức giải thể. Điều này đặc biệt quan trọng đối với một tổ chức 501(c)(3).

Để tuân thủ yêu cầu miễn thuế liên bang, ngôn ngữ về giải thể nên quy định rằng tài sản sẽ được phân phối cho một tổ chức khác có mục đích được miễn thuế tương tự, thường là một tổ chức 501(c)(3) khác hoặc một cơ quan chính phủ cho mục đích công.

Đây thường là một trong những lỗi soạn thảo phổ biến nhất. Nếu thiếu hoặc quá chung chung, IRS có thể yêu cầu sửa đổi trước khi chấp thuận miễn thuế.

7. Người thành lập

Người thành lập là người hoặc tổ chức ký và nộp điều lệ. Họ không nhất thiết phải là thành viên hội đồng hoặc cán bộ tương lai.

Washington cho phép một hoặc nhiều người thành lập. Nếu người thành lập là cá nhân, người đó phải từ 18 tuổi trở lên. Mỗi người thành lập nên được nêu tên và ký vào hồ sơ.

Vì người thành lập hành động trước khi tổ chức phi lợi nhuận chính thức tồn tại, họ nên lưu giữ cẩn thận hồ sơ về mọi chi phí hoặc cam kết trước khi thành lập.

Cách nộp điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington

Quy trình nộp hồ sơ khá đơn giản, nhưng từng bước đều quan trọng.

Bước 1: Xác nhận cấu trúc của tổ chức

Quyết định xem bạn đang thành lập một công ty phi lợi nhuận tiêu chuẩn hay một loại pháp nhân phi lợi nhuận khác của Washington. Với hầu hết các tổ chức từ thiện, công ty phi lợi nhuận tiêu chuẩn là điểm khởi đầu.

Bước 2: Soạn điều lệ thật cẩn thận

Xây dựng tài liệu xoay quanh mục đích của tổ chức phi lợi nhuận, cấu trúc quản trị, mô hình thành viên và kế hoạch giải thể. Nếu miễn thuế là một phần của kế hoạch, hãy đồng bộ ngôn ngữ với kỳ vọng của IRS ngay từ đầu.

Bước 3: Xem lại các lựa chọn nộp hồ sơ của tiểu bang

Washington hiện cung cấp các lựa chọn nộp hồ sơ phi lợi nhuận trực tuyến cũng như qua thư hoặc trực tiếp. Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao cũng công bố thông tin phí hiện hành cho các hồ sơ phi lợi nhuận.

Tại thời điểm viết bài này, Washington áp dụng mức phí nộp tiêu chuẩn là 80 USD cho công ty phi lợi nhuận trong nước và mức phí giảm còn 40 USD cho các tổ chức đủ điều kiện cung cấp chứng nhận theo yêu cầu. Hãy luôn xác nhận biểu phí hiện hành trước khi nộp.

Bước 4: Nộp hồ sơ

Khi điều lệ đã hoàn tất, hãy nộp cho Bộ trưởng Ngoại giao Washington. Nếu hồ sơ được chấp nhận, công ty phi lợi nhuận sẽ chính thức được thành lập theo luật tiểu bang.

Bước 5: Lưu bản điều lệ đã được chấp thuận trong hồ sơ

Hãy giữ bản đóng dấu hoặc bản chấp thuận trong hồ sơ công ty hoặc hệ thống lưu trữ điện tử. Bạn sẽ cần tài liệu này cho ngân hàng, hồ sơ thuế, đơn xin tài trợ và các mục đích tuân thủ.

Cần làm gì sau khi tiểu bang chấp thuận tổ chức phi lợi nhuận

Việc nộp hồ sơ chỉ là bước đầu. Sau khi Washington chấp thuận điều lệ, tổ chức nên nhanh chóng hoàn thành các thủ tục thành lập còn lại.

Xin mã EIN

Hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận cần một Mã số Nhận dạng Nhà tuyển dụng từ IRS. Bạn sẽ dùng EIN để mở tài khoản ngân hàng, thuê nhân sự và nộp các biểu mẫu liên bang.

Thông qua điều lệ nội bộ

Điều lệ nội bộ là các quy tắc quản trị nội bộ của tổ chức phi lợi nhuận. Chúng thường quy định quyền hạn của hội đồng, vai trò của cán bộ, các cuộc họp, biểu quyết, ủy ban và quy trình xung đột lợi ích.

Điều lệ nội bộ phải phù hợp với điều lệ thành lập. Nếu điều lệ nói rằng tổ chức không có thành viên, điều lệ nội bộ không nên tạo ra quyền biểu quyết cho thành viên.

Tổ chức cuộc họp ban đầu

Hội đồng ban đầu nên họp để thực hiện các việc đầu tiên của công ty, bao gồm:

• Thông qua điều lệ nội bộ
• Bổ nhiệm cán bộ
• Ủy quyền nộp đơn xin EIN
• Xác định năm kế toán
• Phê duyệt nghị quyết ngân hàng
• Giải quyết các hợp đồng hoặc khoản hoàn trả ban đầu nếu có

Mở tài khoản ngân hàng

Một tài khoản ngân hàng riêng biệt giúp tách quỹ của tổ chức phi lợi nhuận khỏi quỹ cá nhân. Ngân hàng thường yêu cầu điều lệ đã được chấp thuận, EIN và tài liệu ủy quyền của hội đồng.

Đăng ký các nghĩa vụ cấp tiểu bang nếu cần

Tùy theo hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận, có thể cần thêm đăng ký cấp tiểu bang cho gây quỹ từ thiện, thuế bán hàng, tiền lương hoặc thuế việc làm.

Nộp đơn xin công nhận của IRS nếu bạn muốn có trạng thái 501(c)(3)

Việc thành lập theo tiểu bang không tự động làm cho tổ chức được miễn thuế liên bang. Nếu tổ chức dự định hoạt động như một tổ chức 501(c)(3), tổ chức phải nộp đơn xin miễn thuế cho IRS bằng biểu mẫu phù hợp, thường là Form 1023 hoặc Form 1023-EZ nếu đủ điều kiện.

Tổ chức cũng phải đáp ứng các yêu cầu tổ chức và hoạt động của liên bang để được miễn thuế.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Một hồ sơ cẩn thận sẽ giúp tránh việc phải sửa chữa tốn kém sau này. Hãy lưu ý các lỗi phổ biến sau:

• Dùng điều khoản mục đích quá rộng để đủ điều kiện 501(c)(3)
• Bỏ sót điều khoản giải thể hoặc dùng ngôn ngữ giải thể không phù hợp
• Không nêu rõ tổ chức có thành viên hay không
• Đặt cấu trúc hội đồng mâu thuẫn với điều lệ nội bộ
• Cho rằng trạng thái phi lợi nhuận đồng nghĩa với miễn thuế liên bang
• Nộp hồ sơ trước khi xác nhận tên tổ chức và thông tin đại diện đăng ký
• Để điều lệ thành lập và điều lệ nội bộ mâu thuẫn với nhau

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn dự định xin tài trợ hoặc nhận quyên góp từ công chúng, những lỗi này có thể dẫn đến việc bị xem xét kỹ hơn sau này. Làm đúng hồ sơ thành lập ngay từ đầu sẽ dễ hơn nhiều.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp người sáng lập giữ mọi thứ có tổ chức trong suốt quá trình thành lập với hỗ trợ nộp hồ sơ thực tiễn và công cụ tuân thủ. Đối với một tổ chức phi lợi nhuận tại Washington, điều đó có thể đồng nghĩa với việc ít thời gian hơn cho giấy tờ và nhiều thời gian hơn cho sứ mệnh.

Nếu bạn đang xây dựng một tổ chức mới, Zenind có thể giúp bạn chuyển từ tài liệu nháp sang quy trình nộp hồ sơ có cấu trúc và theo dõi các bước tuân thủ quan trọng sau khi thành lập.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần nộp điều lệ trước khi xin miễn thuế liên bang không?

Có. Tổ chức phi lợi nhuận thường phải tồn tại như một pháp nhân trước khi có thể nộp đơn xin IRS công nhận miễn thuế.

Thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington có làm tổ chức tự động miễn thuế không?

Không. Việc thành lập tạo ra pháp nhân theo luật tiểu bang, nhưng miễn thuế liên bang đòi hỏi một đơn xin riêng gửi IRS, trừ khi có ngoại lệ áp dụng.

Một người có thể bắt đầu một tổ chức phi lợi nhuận tại Washington không?

Washington yêu cầu ít nhất một cá nhân trong hội đồng ban đầu, và tổ chức phi lợi nhuận có thể được thành lập bởi một hoặc nhiều người thành lập. Tuy nhiên, một tổ chức phi lợi nhuận thành công thường cần kế hoạch quản trị và vận hành rộng hơn nhiều so với chỉ một hồ sơ.

Nếu điều lệ thiếu ngôn ngữ cần thiết cho miễn thuế thì sao?

Nếu tổ chức dự định xin trạng thái 501(c)(3), IRS có thể yêu cầu sửa đổi trước khi chấp thuận miễn thuế. Điều đó có thể làm chậm tiến độ thành lập và tạo thêm việc cho hội đồng.

Điều lệ nội bộ có nên lặp lại mọi thứ trong điều lệ thành lập không?

Không. Điều lệ nội bộ nên bổ sung cho điều lệ thành lập, chứ không sao chép lại. Điều lệ thành lập nên chứa các điều khoản pháp lý cốt lõi, còn điều lệ nội bộ xử lý chi tiết quản trị nội bộ có thể thay đổi theo thời gian.

Kết luận

Điều lệ thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Washington là điểm khởi đầu pháp lý cho một tổ chức từ thiện nghiêm túc. Những hồ sơ mạnh thường đơn giản, chính xác và phù hợp với cả luật phi lợi nhuận của tiểu bang lẫn quy định thuế liên bang.

Nếu bạn đang thành lập một tổ chức phi lợi nhuận tại Washington, hãy tập trung vào những yếu tố cốt lõi: tên phù hợp, điều khoản mục đích rõ ràng, cấu trúc hội đồng hợp lệ, tuyên bố về thành viên và điều khoản giải thể vững chắc. Sau đó, xây dựng toàn bộ tổ chức dựa trên nền tảng đó.