Saavatko S-yhtiöt 1099-lomakkeita? IRS:n säännöt, poikkeukset ja ilmoittamisen perusteet

Jos maksat urakoitsijoille, toimittajille tai palveluntarjoajille, Form 1099 -raportointi voi muuttua nopeasti sekavaksi. Lyhyt vastaus S-yhtiöiden osalta on yleensä yksinkertainen: useimpia S-yhtiölle tehtyjä maksuja ei ilmoiteta Form 1099 -lomakkeella.

Poikkeuksia on kuitenkin tärkeää huomioida. Joistakin maksuluokista on edelleen tehtävä ilmoitus, vaikka saaja olisi yhtiö, ja virheet voivat johtaa IRS:n ilmoituksiin, varojen pidättämiseen liittyviin ongelmiin tai vuoden lopun turhaan korjaustyöhön.

Tässä oppaassa kerrotaan, milloin S-yhtiö saa 1099-lomakkeen, mitä lomaketta käytetään, milloin poikkeuksia sovelletaan ja miten pidät kirjanpitosi valmiina ilmoituskautta varten.

Nopea vastaus

Yleisesti ottaen et anna Form 1099-NEC- tai Form 1099-MISC -lomaketta S-yhtiölle.

IRS:n perussääntö on, että yhtiöille tehdyt maksut on yleensä vapautettu 1099-raportoinnista. Koska S-yhtiö on tätä tarkoitusta varten edelleen yhtiö, oletusarvoinen vastaus on ei 1099-lomaketta.

Sääntö ei kuitenkaan ole ehdoton. Joistakin yhtiölle tehdyistä maksuista on silti tehtävä ilmoitus, erityisesti silloin, kun IRS on nimenomaisesti säätänyt kyseiselle maksutyypille poikkeuksen.

1099-NEC vs. 1099-MISC

Ennen kuin päätät, pitäisikö S-yhtiön saada lomake, on hyödyllistä tietää, kumpaa 1099-lomaketta sovelletaan.

Form 1099-NEC

Käytä Form 1099-NEC -lomaketta ei-työsuhteiseen korvaukseen. Tämä on lomake, jota useimmat yritykset käyttävät itsenäisille urakoitsijoille ja freelancereille, jotka eivät ole työntekijöitä.

Tyypillisiä esimerkkejä ovat:

• freelance-suunnittelu- tai kirjoitustyö
• konsultointipalvelut
• kirjanpito- tai laskentapalvelut, joita ei-työntekijä tarjoaa
• muut maksut palveluista, jotka on tehty liiketoimintasi tai ammattitoimintasi yhteydessä

IRS on muuttanut ilmoitusrajaa ajan myötä, joten varmista aina kuluvan vuoden ohjeet ennen ilmoittamista. Maksuista, jotka tehdään 31.12.2025 jälkeen, IRS:n ohjeissa mainitaan 2 000 dollarin ilmoitusraja Form 1099-NEC -lomakkeelle.

Form 1099-MISC

Käytä Form 1099-MISC -lomaketta tiettyihin muihin ilmoitettaviin maksuihin, kuten:

• vuokraan
• palkintoihin ja tunnustuksiin
• muihin tulomaksuihin
• eräisiin asianajajille maksettuihin bruttotuloihin
• lääkäri- ja terveydenhuoltomaksuihin
• satovakuutuskorvauksiin
• muutamiin muihin määriteltyihin luokkiin

Monissa 1099-MISC-luokissa ilmoitusraja on 600 dollaria, kun taas rojaltien raja on yleensä 10 dollaria.

Miksi S-yhtiöt eivät yleensä saa 1099-lomakkeita

S-yhtiö on sekä verotusluokka että yhtiömuotoinen oikeushenkilö. Koska IRS vapauttaa yleensä yhtiöille tehdyt maksut 1099-raportoinnista, S-yhtiö ei yleensä saa 1099-lomaketta vain siksi, että maksoit sille palveluista.

Tämä tarkoittaa, että jos toimittajasi on asianmukaisesti luokiteltu S-yhtiöksi, et normaalisti anna 1099-NEC-lomaketta vain siksi, että maksoit kyseiselle yritykselle työstä.

Tästä syystä W-9-lomakkeen kerääminen ennen maksua on tärkeää. Täytetty W-9 auttaa vahvistamaan saajan virallisen nimen, veroluokituksen ja verotunnuksen ennen kuin päätät, onko ilmoittaminen tarpeen.

Tärkeät poikkeukset yhtiösäännöstä

Yhtiöpoikkeus on laaja, mutta se ei kata kaikkia tilanteita.

Lääkäri- ja terveydenhuoltopalvelut

Lääkäri- tai terveydenhuoltopalveluista maksetut maksut voivat olla ilmoitettavia, vaikka palveluntarjoaja olisi yhtiömuotoinen. Jos yrityksesi maksaa yhtiölle katetuista lääkäri- tai terveydenhuoltopalveluista, tarkista nykyiset IRS-ohjeet ennen kuin päätät, vaaditaanko 1099-ilmoitus.

Lakipalvelut

Lakipalveluihin liittyvät maksut ovat toinen merkittävä poikkeus.

Yleinen yhtiöpoikkeus ei koske asianajopalkkioita. Monissa tapauksissa yritysten on ilmoitettava asianajoon liittyvät maksut, vaikka asianajotoimisto olisi yhtiömuotoinen.

Maksutyypistä riippuen tämä voi tarkoittaa:

• asianajopalkkiot ilmoitetaan Form 1099-NEC -lomakkeella, tai
• asianajajalle maksetut bruttotulot ilmoitetaan Form 1099-MISC -lomakkeella

Muut erityiset ilmoitussäännöt

Joillakin maksuluokilla on omat IRS:n ilmoitussääntönsä, ja ne voivat syrjäyttää tavallisen yhtiöpoikkeuksen. Siksi ei riitä, että oletat jokaisen yhtiömuotoisen saajan olevan automaattisesti ilmoitusvelvollisuuden ulkopuolella.

Jos maksu kuuluu erityiseen ilmoitusluokkaan, tarkista kyseisen lomakkeen ja kentän ohjeet.

Entä LLC, joka on verotuksessa S-yhtiö?

Tämä aiheuttaa usein sekaannusta.

LLC voi valita verotuksellisen kohtelun yhtiönä, mukaan lukien S-yhtiönä. 1099-raportoinnin kannalta ratkaisevaa ei ole pelkkä sana “LLC” yrityksen nimessä, vaan W-9-lomakkeessa ja tukevissa asiakirjoissa näkyvä veroluokitus.

Jos LLC:tä verotetaan yhtiönä, sitä kohdellaan yleensä kuin yhtiötä 1099-raportoinnissa. Jos katsot vain nimeä etkä W-9-lomaketta, voit helposti tehdä väärän raportointipäätöksen.

Miten päätät, tarvitseeko S-yhtiö 1099-lomakkeen

Yksinkertainen vuoden lopun toimintatapa voi ehkäistä useimmat virheet.

1. Kerää W-9 ennen kuin maksat toimittajalle

Pyydä jokaista uutta toimittajaa tai urakoitsijaa täyttämään Form W-9 ennen ensimmäistä maksua.

W-9 antaa sinulle:

• saajan virallisen nimen
• yritysmuodon luokituksen
• verotunnuksen
• osoitteen, johon lomake voidaan lähettää tarvittaessa

2. Yhdistä maksutyyppi IRS:n sääntöihin

Kysy kaksi kysymystä:

• Onko saaja verotuksellisesti yhtiö?
• Onko maksu jokin niistä poikkeusluokista, jotka vaativat silti ilmoittamista?

Jos ensimmäiseen kysymykseen vastaus on kyllä ja toiseen ei, et yleensä tee 1099-ilmoitusta.

3. Valitse oikea lomake

Jos maksu on ilmoitettava, käytä oikeaa lomaketta:

• Form 1099-NEC ei-työsuhteiseen korvaukseen
• Form 1099-MISC muihin ilmoitettaviin maksuihin

4. Anna ja toimita ilmoitus ajoissa

Useimmille yrityksille Form 1099-NEC on annettava vastaanottajalle ja IRS:lle viimeistään 31. tammikuuta.

Form 1099-MISC -lomakkeessa vastaanottajan määräaika on yleensä 31. tammikuuta, जबकि IRS:lle toimitettava määräaika on myöhemmin paperi- ja sähköisessä ilmoituksessa. Varmista aina kuluvan vuoden määräaika ennen ilmoittamista.

Yleiset virheet, joita yritykset tekevät

Jopa kokeneet yrittäjät tekevät vältettävissä olevia 1099-virheitä.

1099-lomakkeen lähettäminen automaattisesti kaikille urakoitsijoille

Kaikki urakoitsijat eivät saa samaa lomaketta. Yritysmuodon luokittelu on tärkeää.

Form 1099-MISC -lomakkeen käyttäminen urakoitsijakorvauksiin

Itsenäisten urakoitsijoiden maksut kuuluvat yleensä Form 1099-NEC -lomakkeelle, eivät 1099-MISC:lle.

Lakisääteisten ja lääketieteellisten poikkeusten sivuuttaminen

Yhtiöpoikkeus ei kata kaikkia maksuluokkia. Asianajoon ja joihinkin lääketieteellisiin maksuihin tarvitaan usein erityistä huomiota.

Luottaminen yrityksen nimeen W-9-lomakkeen sijaan

Nimi, joka näyttää toiminimeltä, voi todellisuudessa olla yhtiö, ja päinvastoin. Käytä W-9-lomakkeessa olevaa veroluokitusta.

Määräaikojen menettäminen tai ilmoittaminen TIN-tunnusten kanssa, jotka eivät täsmää

Jos nimi ja verotunnus eivät täsmää IRS:n tietoihin, voit aiheuttaa vältettäviä ilmoitusongelmia.

Käytännön esimerkit

Esimerkki 1: Markkinointikonsultti, joka on organisoitu S-yhtiöksi

Yrityksesi maksaa S-yhtiölle mainosstrategiasta, sisältösuunnittelusta ja kampanjanhallinnasta.

Useimmissa tapauksissa et anna 1099-lomaketta, koska saaja on yhtiö.

Esimerkki 2: Asianajotoimisto, joka on organisoitu S-yhtiöksi

Yrityksesi maksaa yhtiömuotoiselle asianajotoimistolle sopimusten tarkastuksesta.

Tämä voi silti olla ilmoitettavaa, koska lakipalvelut ovat poikkeus yleisestä yhtiösäännöstä.

Esimerkki 3: Lääkäriryhmä, joka on organisoitu yhtiöksi

Yrityksesi maksaa yhtiömuotoiselle lääketieteelliselle palveluntarjoajalle IRS:n ilmoitussääntöjen piiriin kuuluvista palveluista.

Tämäkin voi olla ilmoitettavaa, joten sinun kannattaa tarkistaa lomakeohjeet ennen vuoden loppua.

Esimerkki 4: LLC, jota verotetaan S-yhtiönä

Toimittaja käyttää LLC-nimeä, mutta toimittaa W-9-lomakkeen, jossa se on verotuksellisesti S-yhtiö.

Tässä tapauksessa sitä kohdellaan yleensä kuin yhtiötä 1099-raportoinnissa.

Miten Zenind auttaa yrittäjiä pysymään valmiina

Perustajille ja pienyritysten omistajille vaikeinta ei usein ole itse ilmoittaminen. Haastavinta on pitää yhtiörekisterit, toimittajaluokitukset ja verodokumentit järjestyksessä koko vuoden ajan.

Zenind auttaa yrityksen omistajia rakentamaan ja ylläpitämään tätä perustaa, jotta verokauden päätökset ovat helpompia:

• selkeät perustamisasiakirjat
• järjestetyt yhtiödokumentit
• paremmat compliance-tottumukset alusta alkaen
• siistimmät tiedot toimittajien käyttöönottoon ja veroraportointiin

Kun yrityksesi pitää paperityönsä järjestyksessä, on paljon helpompi tietää, pitäisikö toimittajalle antaa 1099-lomake ja mikä lomake on oikea.

Usein kysytyt kysymykset

Saavatko S-yhtiöt koskaan 1099-lomakkeita?

Kyllä, mutta vain tietyissä tilanteissa. Yleissääntö on, että yhtiöt on vapautettu 1099-raportoinnista, mutta poikkeuksia on esimerkiksi tietyissä lakipalveluihin ja joihinkin lääketieteellisiin palveluihin liittyvissä maksuissa.

Pitäisikö minun pyytää W-9 S-yhtiöltä?

Kyllä. W-9 auttaa sinua vahvistamaan saajan veroluokituksen ja TIN-tunnuksen ennen kuin päätät, vaaditaanko 1099-lomake.

Saako LLC, jota verotetaan S-yhtiönä, 1099-lomakkeen?

Yleensä ei, koska sitä kohdellaan 1099-tarkoituksissa kuin yhtiötä.

Mitä jos en ole varma, onko maksu ilmoitettava?

Tarkista Form 1099-NEC- ja Form 1099-MISC -lomakkeiden ajantasaiset IRS-ohjeet ja harkitse veroammattilaisen kanssa keskustelemista ennen ilmoittamista.

Lopputulos

S-yhtiöt eivät yleensä saa Form 1099-NEC- tai Form 1099-MISC -lomaketta tavallisista palvelumaksuista. Tärkeimmät poikkeukset liittyvät maksutyyppeihin, joita IRS käsittelee eri tavalla, erityisesti lakipalveluihin ja joihinkin lääketieteellisiin maksuihin.

Turvallisin toimintatapa on yksinkertainen: kerää W-9, vahvista yhtiömuodon luokitus, yhdistä maksu IRS:n sääntöihin ja anna oikea lomake vain silloin, kun ilmoittaminen on todella tarpeen.

Jos rakennat yritystä ja haluat paperityösi järjestykseen alusta alkaen, Zenind voi auttaa sinua luomaan vahvemman compliance-työprosessin ennen verokauden alkua.