Inscription à la taxe de vente et à la taxe d'affaires à Hawaï pour les LLC : guide pratique de conformité

Créer une LLC à Hawaï ne se limite pas à déposer les documents de constitution. Une fois que votre entreprise commence ses activités, vous devez comprendre comment les taxes hawaïennes s'appliquent, quelles inscriptions sont requises et quels sont les délais de production les plus importants. Le principal point de confusion pour de nombreux fondateurs est que Hawaï n'utilise pas un système traditionnel de taxe de vente au niveau de l'État. À la place, la plupart des activités commerciales sont assujetties à la taxe générale d'accise, ou GET.

Pour les propriétaires de LLC, cette distinction est importante. Elle a une incidence sur la façon dont vous vous inscrivez, sur la manière de fixer le prix de vos services ou produits, sur le suivi de vos revenus et sur votre conformité aux règles fiscales hawaïennes et fédérales.

Ce guide explique comment fonctionne l'inscription aux taxes de vente et d'affaires à Hawaï pour les LLC, quelles taxes peuvent s'appliquer et comment rester organisé dès le premier jour.

Ce qui distingue les règles fiscales d'Hawaï

Le système fiscal des entreprises d'Hawaï est inhabituel par rapport à celui de la plupart des autres États. Au lieu de taxer uniquement les ventes au détail, Hawaï impose la GET sur l'activité commerciale. En pratique, cela signifie que la taxe peut s'appliquer aux revenus bruts provenant de nombreux types de transactions, pas seulement aux ventes finales aux consommateurs.

Cette différence entraîne deux conséquences importantes :

• Votre LLC peut avoir besoin d'une licence GET d'Hawaï même si vous ne vendez pas de produits imposables au sens traditionnel.
• Vous devrez peut-être tenir compte de la taxe sur les recettes provenant de services, d'activités de détail, de travaux de sous-traitance, de vente en gros ou d'autres opérations commerciales.

Comme la GET est fondée sur l'activité commerciale, les propriétaires de LLC à Hawaï devraient penser à l'inscription fiscale tôt, et non après le début des activités.

Comment les LLC sont imposées au niveau fédéral

Avant de vous inscrire aux taxes d'affaires d'Hawaï, il est utile de comprendre comment l'IRS traite une LLC.

Par défaut, la classification fiscale fédérale dépend du nombre de membres :

• Une LLC à membre unique est généralement traitée comme une entité ignorée aux fins de l'impôt sur le revenu, à moins qu'elle n'opte pour un traitement comme société.
• Une LLC à plusieurs membres est généralement traitée comme une société de personnes, à moins qu'elle n'opte pour un traitement comme société.
• Une LLC peut choisir d'être imposée comme une société en déposant l'élection fédérale appropriée.

Cette classification a une incidence sur la façon dont l'entreprise déclare ses revenus et sur la façon dont le propriétaire paie l'impôt fédéral.

Dans de nombreux cas, les propriétaires de LLC doivent aussi payer l'impôt sur le travail autonome sur les gains nets tirés de l'entreprise. Le taux de l'impôt sur le travail autonome fédéral est de 15,3 % pour de nombreuses personnes autonomes, et il est distinct de l'impôt fédéral sur le revenu.

Si vous optez pour une imposition comme société, vos obligations fédérales et provinciales peuvent changer de façon importante, donc cette décision doit être prise avec soin.

La taxe générale d'accise d'Hawaï n'est pas une taxe de vente

L'une des choses les plus importantes à comprendre est qu'Hawaï n'a pas de taxe de vente standard. À la place, Hawaï impose la taxe générale d'accise sur l'activité commerciale.

Pour de nombreuses LLC, la GET est la principale question d'inscription fiscale d'entreprise.

Les taux officiels d'Hawaï couramment utilisés pour la GET sont :

• 4 % pour la plupart des activités commerciales
• 0,5 % pour la vente en gros, la fabrication, la production, les services en gros et certaines taxes d'utilisation sur les importations destinées à la revente
• 0,15 % pour les commissions d'assurance

De plus, une surtaxe municipale peut s'appliquer à certaines activités imposées au taux de 4 %. La surtaxe ne s'applique pas aux taux de 0,5 % ou de 0,15 %.

Comme la GET est imposée sur les recettes brutes de l'entreprise, elle n'est pas la même chose qu'une taxe sur le bénéfice net. Cela signifie qu'une comptabilité rigoureuse est essentielle.

Quand une LLC d'Hawaï a besoin d'une licence GET

Si votre LLC exerce des activités commerciales à Hawaï et reçoit des revenus d'activité commerciale, vous devez généralement vous inscrire pour obtenir une licence GET.

C'est vrai que vous :

• vendiez des biens
• fournissiez des services
• effectuiez des travaux de sous-traitance
• louiez un bien
• exploitiez une entreprise locale avec des recettes à Hawaï

Le Department of Taxation d'Hawaï offre une inscription en ligne par l'entremise de Hawaii Tax Online au moyen du formulaire BB-1, la demande de base d'entreprise de l'État d'Hawaï.

L'État facture des frais uniques de 20 $ pour une licence GET.

Si vous vous inscrivez en ligne, Hawaï délivre généralement le numéro d'identification fiscale HI en environ 5 à 7 jours. Si vous déposez votre demande par la poste ou en personne, cela peut prendre environ 4 à 6 semaines.

Comment inscrire votre LLC aux taxes d'affaires d'Hawaï

Le processus d'inscription est simple si vous le décomposez en quelques étapes.

1. Confirmez la structure de votre entreprise

Avant de vous inscrire, déterminez comment votre LLC sera traitée aux fins fiscales. Une LLC à membre unique, une LLC à plusieurs membres et une LLC ayant opté pour le traitement comme société peuvent chacune avoir des obligations de production différentes.

2. Demandez votre licence GET

Remplissez le formulaire BB-1 par l'entremise de Hawaii Tax Online ou soumettez la demande au Department of Taxation.

Le BB-1 est le principal formulaire d'inscription pour plusieurs comptes fiscaux d'Hawaï. Si votre entreprise a besoin d'autres inscriptions fiscales, comme la retenue à la source ou d'autres comptes de taxes d'affaires, celles-ci peuvent souvent être traitées en même temps.

3. Organisez votre numéro d'identification fiscale et votre calendrier de production

Une fois votre inscription approuvée, conservez votre numéro d'identification fiscale HI et notez la fréquence de production attribuée à votre compte.

4. Mettez en place la comptabilité dès le début

Comme la GET est fondée sur les recettes brutes, vos dossiers doivent distinguer clairement les revenus, les remboursements, les montants exonérés et les catégories de dépenses.

5. Inscrivez tout compte additionnel de paie ou d'employeur si nécessaire

Si votre LLC embauche des employés, vous aurez probablement d'autres obligations fiscales fédérales et provinciales liées à la paie. Celles-ci peuvent inclure la retenue à la source, l'assurance-emploi et les déclarations d'impôt sur l'emploi.

Les taxes d'affaires d'Hawaï auxquelles une LLC peut être assujettie

Une LLC d'Hawaï peut avoir plusieurs niveaux d'obligations fiscales.

Taxe générale d'accise

C'est la principale taxe d'affaires d'Hawaï pour de nombreuses LLC. Elle est fondée sur les recettes d'entreprise et s'applique largement à l'activité commerciale.

Impôt sur le revenu d'Hawaï

Si le revenu de la LLC vous est transmis, en tant que propriétaire, vous pourriez devoir payer l'impôt sur le revenu des particuliers d'Hawaï sur les gains déclarés dans une déclaration personnelle.

Impôt sur le revenu des sociétés d'Hawaï

Si votre LLC choisit d'être imposée comme société, l'impôt sur le revenu des sociétés d'Hawaï peut s'appliquer.

L'impôt sur le revenu des sociétés d'Hawaï utilise une structure progressive :

• 4,4 % sur le revenu imposable jusqu'à 25 000 $
• 5,4 % sur le revenu imposable de plus de 25 000 $ jusqu'à 100 000 $
• 6,4 % sur le revenu imposable de plus de 100 000 $

C'est l'une des raisons pour lesquelles la classification fiscale devrait être examinée avant de faire une élection fédérale.

Impôt fédéral sur le travail autonome

De nombreux propriétaires de LLC paient l'impôt sur le travail autonome sur les revenus d'entreprise. Cet impôt est distinct des obligations fiscales d'Hawaï et s'ajoute à l'impôt fédéral sur le revenu.

Taxes sur la paie

Si votre LLC a des employés, vous devez gérer la retenue à la source de l'employeur et la conformité à la paie. Cette obligation s'applique même si votre LLC est autrement une entité de passage pour l'impôt sur le revenu.

Dates limites importantes à retenir

Le non-respect des échéances peut entraîner des pénalités et des avis inutiles. Les propriétaires d'entreprise à Hawaï devraient établir un calendrier de conformité simple dès que la LLC devient active.

Déclarations périodiques de GET

Pour les déclarants mensuels, trimestriels et semestriels, les déclarations GET d'Hawaï sont généralement dues le 20e jour du mois suivant la fin de la période fiscale.

Exemples :

• Déclaration mensuelle de janvier due le 20 février
• Trimestre se terminant en mars dû le 20 avril
• Période semestrielle se terminant en juin due le 20 juillet

Déclarations annuelles de GET

La déclaration annuelle est généralement due le 20e jour du quatrième mois suivant la fin de l'année imposable. Pour les déclarants dont l'année correspond à l'année civile, il s'agit généralement du 20 avril de l'année suivante.

Versements d'impôt estimatifs

Selon la façon dont votre LLC est imposée et le montant de revenu que vous gagnez, des acomptes provisionnels peuvent aussi être exigés au niveau fédéral et à l'échelle de l'État.

Erreurs de conformité courantes commises par les propriétaires de LLC à Hawaï

De nombreux fondateurs débutants commettent les mêmes erreurs évitables.

Confondre la GET avec une taxe de vente traditionnelle

Si vous supposez qu'Hawaï taxe uniquement les ventes au détail finales, vous pourriez percevoir ou remettre un montant de taxe insuffisant.

Attendre trop longtemps pour s'inscrire

Si votre LLC exerce déjà des activités et reçoit des revenus, ne retardez pas l'inscription fiscale.

Ignorer les règles sur les recettes brutes

Comme la GET est généralement fondée sur les recettes brutes, et non sur le revenu net, le montant à payer peut être différent de ce que beaucoup de propriétaires prévoient.

Oublier les règles de surtaxe municipale

Certaines activités commerciales à Hawaï peuvent être assujetties à une surtaxe municipale, il est donc important de vérifier si votre emplacement et votre type d'activité sont visés.

Mélanger les finances personnelles et celles de l'entreprise

Une bonne tenue des dossiers n'est pas facultative. Des comptes distincts facilitent la déclaration fiscale, la conformité et la préparation à une vérification.

Négliger les obligations liées à la paie

Dès que vous embauchez des employés, vos responsabilités fiscales augmentent rapidement. La conformité à la paie devrait être mise en place avant l'émission du premier chèque de paie.

Liste de vérification pratique pour la configuration fiscale des LLC à Hawaï

Utilisez cette liste pour vous organiser avant l'ouverture :

• Confirmez comment votre LLC sera imposée au niveau fédéral
• Inscrivez-vous pour obtenir une licence GET d'Hawaï
• Conservez votre numéro d'identification fiscale HI et votre calendrier de production
• Mettez en place la comptabilité des recettes brutes
• Vérifiez si les règles de surtaxe municipale s'appliquent
• Préparez les acomptes provisionnels provinciaux et fédéraux si nécessaire
• Inscrivez les comptes d'employeur si vous embauchez du personnel
• Conservez ensemble les dossiers de constitution, fiscaux et de conformité

FAQ sur l'inscription aux taxes de vente et d'affaires à Hawaï

Hawaï a-t-il une taxe de vente ?

Non. Hawaï utilise la taxe générale d'accise à la place d'une taxe de vente traditionnelle.

Toutes les LLC ont-elles besoin d'une licence GET ?

Si la LLC exerce des activités commerciales à Hawaï et reçoit des revenus d'activité commerciale, l'inscription est généralement requise.

La GET est-elle fondée sur le bénéfice ?

Non. Elle est généralement fondée sur les recettes brutes de l'entreprise, et non sur le bénéfice net.

Une LLC peut-elle être imposée comme société ?

Oui. Une LLC peut choisir un traitement fiscal comme société si elle souhaite modifier sa classification fédérale.

Les propriétaires de LLC paient-ils l'impôt sur le travail autonome ?

Beaucoup le paient, selon la façon dont la LLC est imposée et la manière dont le revenu est gagné.

Mot de la fin

La conformité fiscale d'une LLC à Hawaï repose sur une idée simple : ne pas traiter l'État comme un territoire standard de taxe de vente. Si votre entreprise exerce ses activités à Hawaï, vous devez comprendre la GET, la classification fiscale fédérale, les obligations de paie si vous embauchez et toute autre exigence de production liée à votre secteur.

Plus vous vous inscrivez tôt, mettez en place votre comptabilité et créez un calendrier de production, plus il sera facile de rester en conformité.

Si vous créez une nouvelle entreprise à Hawaï, Zenind peut vous aider à bâtir une base solide et à rester organisé pendant que vous gérez les tâches de constitution et de conformité.