Les contrats de démarrage dont chaque fondateur a besoin pour protéger la propriété et réduire les risques

Le lancement d’une startup commence souvent par la vitesse, l’improvisation et l’optimisme. Les fondateurs avancent rapidement pour bâtir un produit, parler aux clients et lever des fonds. Dans ce contexte, les contrats peuvent sembler n’être que de la paperasse qui ralentit tout. En réalité, les bons contrats de démarrage sont ce qui empêche une entreprise prometteuse de devenir plus tard un casse-tête juridique.

Les entreprises en démarrage fonctionnent souvent sur la confiance et l’urgence, mais la confiance à elle seule ne définit pas la propriété, ne répartit pas les risques et ne protège pas la propriété intellectuelle. Lorsqu’un cofondateur quitte l’entreprise, qu’un entrepreneur indépendant réutilise du code, qu’un investisseur demande de l’information ou qu’un différend avec un client s’aggrave, les documents signés au départ déterminent qui possède quoi et qui est responsable de quoi.

Pour les fondateurs qui créent une entreprise aux États-Unis, l’objectif n’est pas d’ajouter plus de bureaucratie que nécessaire. L’objectif est de mettre en place un cadre juridique de base pour que l’entreprise puisse croître sans litiges évitables. Zenind aide les fondateurs à partir d’une base d’affaires solide, et cette base devrait inclure les contrats les plus importants.

Pourquoi les contrats de démarrage sont importants dès le premier jour

Un contrat de démarrage remplit quatre fonctions importantes :

• Il clarifie la propriété.
• Il définit les attentes.
• Il protège la propriété intellectuelle.
• Il réduit le coût des litiges.

Beaucoup de fondateurs attendent d’avoir des revenus, des employés ou des investisseurs avant de s’occuper des documents juridiques. Ce retard crée des risques évitables. Si une personne contribue du code, une image de marque, des listes de clients ou une stratégie avant que des ententes soient signées, l’entreprise ne possède peut-être pas automatiquement ces contributions. Si deux fondateurs ont des hypothèses différentes au sujet des parts, du contrôle ou des droits de sortie, la relation peut se détériorer au pire moment.

De bons contrats ne garantissent pas que rien ne tournera mal. Ils rendent simplement beaucoup plus facile la résolution des problèmes lorsqu’ils surviennent.

1. Entente entre fondateurs ou convention d’exploitation

Chaque startup a besoin d’un document qui explique comment l’entreprise est détenue et gouvernée. La forme exacte dépend du type d’entité.

• Les sociétés par actions s’appuient généralement sur des règlements administratifs, des documents d’émission d’actions et des ententes liées aux actionnaires.
• Les sociétés à responsabilité limitée (LLC) s’appuient généralement sur une convention d’exploitation.

Ce document devrait traiter :

• Des pourcentages de propriété
• Des apports de capital initiaux
• Du pouvoir de décision
• Des droits de vote
• De la structure du conseil d’administration ou de la gestion
• De la distribution des profits
• Des restrictions sur les transferts
• Des procédures de sortie
• Du règlement des blocages décisionnels

S’il y a plus d’un fondateur, c’est le document qui empêche les suppositions de se transformer en conflit. Il devrait aussi prévoir une acquisition progressive des parts ou un mécanisme de rachat afin qu’un fondateur qui part tôt ne conserve pas la même participation qu’un fondateur qui reste pour bâtir l’entreprise.

Une entente entre fondateurs n’est pas seulement utile pour prévenir de mauvaises relations. C’est un outil de planification qui protège les partenariats sains contre l’incertitude.

2. Convention d’acquisition progressive des parts

Les parts détenues dans une startup comptent parmi ses actifs les plus précieux, mais elles peuvent aussi devenir parmi les plus contestés. Les calendriers d’acquisition progressive permettent de s’assurer que la propriété est gagnée au fil du temps plutôt qu’accordée d’un seul coup.

Une structure d’acquisition progressive standard comprend souvent :

• Une période d’acquisition sur plusieurs années
• Un échelon d’un an avant le début de l’acquisition
• Une acquisition mensuelle ou trimestrielle après cet échelon
• Des droits de rachat pour les actions ou unités non acquises

Pourquoi c’est important :

• Cela protège l’entreprise si un fondateur part tôt.
• Cela maintient l’alignement des incitatifs dans le temps.
• Cela rassure les investisseurs sur la stabilité de la propriété.

Sans acquisition progressive, un fondateur pourrait quitter après quelques mois tout en conservant une participation importante. Cela crée des frictions pour les futures levées de fonds, l’embauche et la prise de décisions. L’acquisition progressive est l’un des moyens les plus clairs d’éviter ce problème.

3. Convention de cession de propriété intellectuelle

Pour les startups, la propriété intellectuelle est souvent l’entreprise elle-même. Le code, l’image de marque, le contenu, les processus, les conceptions, l’architecture du produit et les inventions peuvent tous être des actifs essentiels. Si ces actifs sont créés par des fondateurs, des employés ou des entrepreneurs indépendants, l’entreprise a besoin d’une cession écrite qui transfère la propriété à l’entreprise.

Une convention de cession de propriété intellectuelle devrait préciser que :

• Le travail créé pour l’entreprise appartient à l’entreprise
• La propriété intellectuelle préexistante est identifiée séparément
• Les renseignements confidentiels demeurent protégés
• Les inventions et développements sont cédés à l’entreprise

Ce document est particulièrement important avec les entrepreneurs indépendants. Beaucoup de fondateurs supposent que le simple fait de payer quelqu’un pour un travail signifie que l’entreprise possède automatiquement le résultat. Ce n’est pas toujours vrai. Sans cession, la propriété peut rester entre les mains du créateur selon le droit applicable.

Si vous voulez que les investisseurs prennent l’entreprise au sérieux, assurez-vous que la chaîne de titres de votre propriété intellectuelle est propre. Les investisseurs et les acquéreurs examinent ce point de près, car une propriété incertaine peut retarder ou faire échouer une transaction.

4. Entente de confidentialité

Une entente de confidentialité, souvent appelée NDA, est utile lorsqu’une startup doit partager de l’information sensible avec une personne à l’extérieur de l’équipe de base. Cela peut inclure des entrepreneurs indépendants, des conseillers, des partenaires potentiels ou des fournisseurs.

Une bonne NDA peut aider à protéger :

• Le code source
• Les feuilles de route du produit
• Les données clients
• La stratégie de tarification
• Les flux de travail propriétaires
• L’information financière
• Les secrets commerciaux

Les fondateurs devraient rester pratiques à ce sujet. Chaque conversation ne nécessite pas une NDA rigide, mais l’information d’affaires importante ne devrait pas être partagée à la légère. Le document doit être adapté à la relation et au type d’information divulguée.

Il faut aussi se rappeler qu’une NDA n’est utile que si le reste du processus l’est aussi. Si les contrôles d’accès, la gestion des documents et les politiques internes sont faibles, l’entente seule ne réglera pas le problème.

5. Contrat de travail ou lettre d’offre

À mesure qu’une startup commence à embaucher, elle a besoin de plus qu’une poignée de main. Les contrats de travail et les lettres d’offre définissent les modalités de la relation de travail et réduisent la confusion au sujet de la rémunération, des responsabilités et de la cessation d’emploi.

Ces documents peuvent couvrir :

• Le titre du poste et les fonctions
• Le salaire ou la rémunération horaire
• Les modalités liées aux parts, le cas échéant
• L’admissibilité aux primes
• Les avantages sociaux
• Le caractère d’emploi à volonté
• Les obligations de confidentialité
• La cession de propriété intellectuelle
• La remise des biens de l’entreprise

Pour les fondateurs, la différence entre une lettre d’offre et un contrat de travail complet est importante. Le bon format dépend du rôle, du niveau de risque et du stade de croissance de l’entreprise. Dans tous les cas, des conditions écrites sont bien meilleures que des promesses informelles faites par courriel ou par clavardage.

6. Entente avec un entrepreneur indépendant

Les startups s’appuient souvent sur des pigistes et des consultants pour le développement, la conception, le marketing, l’appui juridique et la comptabilité. Une entente avec un entrepreneur est essentielle, car les entrepreneurs indépendants ne sont pas des employés et la relation doit être documentée clairement.

L’entente devrait préciser :

• La portée du travail
• Les échéances et les livrables
• Les modalités de paiement
• La propriété du travail produit
• Les obligations de confidentialité
• Les droits de résiliation
• La classification de la relation
• L’indemnisation ou la limitation de responsabilité, au besoin

Ce contrat aide à prévenir les différends sur la question de savoir si l’entrepreneur a été engagé pour livrer un produit fini ou simplement pour fournir un soutien-conseil. Il contribue aussi à réduire le risque de mauvaise classification en montrant que la relation avec l’entrepreneur est intentionnelle et bien structurée.

7. Entente de conseiller

De nombreuses startups font appel à des conseillers pour obtenir une expertise sectorielle, des introductions à des clients, de l’aide pour la levée de fonds ou des conseils stratégiques. Cela peut être précieux, mais les arrangements informels avec des conseillers entraînent souvent des malentendus au sujet de la rémunération et des attentes.

Une entente de conseiller devrait définir :

• Le rôle du conseiller
• L’engagement de temps
• La portée des conseils
• La rémunération ou les parts
• Les obligations de confidentialité
• La propriété intellectuelle
• La durée et la résiliation

Si la rémunération prend la forme de parts, l’entente devrait être particulièrement précise. Les conseillers ne devraient pas recevoir de promesses vagues ni d’arrangements sans fin. Des conditions claires aident l’entreprise à conserver sa souplesse tout en récompensant les contributions utiles.

8. Conditions d’utilisation pour les clients et politique de confidentialité

Dès qu’une startup commence à vendre un produit ou un service, elle a besoin de documents juridiques destinés aux clients.

Au minimum, de nombreuses entreprises ont besoin de :

• Conditions d’utilisation ou conditions générales
• Politique de confidentialité
• Politique de remboursement ou d’annulation, le cas échéant
• Politique d’utilisation acceptable, si pertinente

Ces documents aident à définir ce que les utilisateurs peuvent ou ne peuvent pas faire, la manière dont l’entreprise gère les différends, le fonctionnement de la facturation et la façon dont les renseignements personnels sont recueillis et utilisés. Si l’entreprise traite des données de consommateurs, la politique de confidentialité doit être exacte et conforme aux pratiques réelles.

C’est particulièrement important pour les entreprises en ligne et les sociétés de logiciels. Une startup qui recueille des renseignements sur ses clients sans politiques claires peut plus tard faire face à des problèmes de conformité et de confiance.

9. Documents liés aux investisseurs

Si une startup lève des capitaux, elle aura besoin d’un ensemble distinct de contrats pour les investisseurs. Ceux-ci peuvent inclure des lettres d’intention, des conventions de souscription, des conventions d’achat d’actions, des documents relatifs à des billets convertibles, des documents SAFE et des annexes de divulgation.

Les documents liés aux investisseurs devraient traiter :

• Du type de titre émis
• De la valorisation ou des mécanismes de conversion
• Des droits des investisseurs
• De la représentation au conseil d’administration
• Des clauses de protection
• Des droits à l’information
• Des restrictions sur les transferts
• Des conditions de clôture

Ce n’est pas un domaine où les fondateurs devraient deviner. La structure du financement influence le contrôle, la dilution, la gouvernance et les futures levées de fonds. Même lorsqu’un document de financement semble standard, les détails comptent.

10. Ententes avec les fournisseurs, prestataires de services et partenaires

Les startups dépendent aussi d’entreprises externes pour des opérations critiques. Cela peut inclure des fournisseurs de logiciels, des partenaires de fabrication, des agences de marketing, des fournisseurs logistiques, des processeurs de paiement et des partenaires stratégiques.

Ces ententes devraient couvrir :

• La portée des services
• Les frais et modalités de paiement
• Les niveaux de service
• La protection des données
• La confidentialité
• La propriété des livrables
• Les droits de résiliation
• Les limites de responsabilité

Une relation mal encadrée avec un fournisseur peut créer de vrais problèmes d’affaires. Si un tiers détient des données de clients, retarde la livraison ou revendique des droits sur le travail produit, la startup peut subir des pertes directes. Les ententes écrites sont la façon la plus simple de définir les attentes et d’attribuer les responsabilités.

11. Documents de constitution et dossiers de conformité

Avant qu’une startup puisse signer les bons contrats, elle doit avoir la bonne structure d’entité commerciale. Cela signifie habituellement de constituer une société par actions ou une LLC et de conserver les dossiers organisés dès le départ.

Les fondateurs devraient conserver :

• Les documents de constitution
• La documentation relative au NEI (EIN)
• Les registres de propriété
• Les consentements et résolutions
• Les dossiers d’émission d’actions ou de parts
• Les renseignements sur l’agent enregistré
• Les déclarations de conformité provinciales ou étatiques

Si l’entreprise n’a pas été correctement constituée ou si ses dossiers sont incomplets, les contrats ultérieurs peuvent devenir plus difficiles à faire appliquer. Zenind aide les fondateurs à gérer la constitution de l’entreprise et la conformité continue afin qu’ils puissent se concentrer sur la croissance plutôt que sur la recherche de documents manquants.

Erreurs courantes commises par les fondateurs

Les erreurs juridiques les plus fréquentes dans les startups en phase de démarrage sont prévisibles :

• S’appuyer sur des promesses verbales
• Utiliser des modèles génériques sans les adapter
• Ne pas documenter la propriété intellectuelle
• Attribuer des parts avant que la structure soit prête
• Attendre trop longtemps avant de signer des ententes avec les entrepreneurs
• Ignorer la confidentialité et les conditions pour les clients
• Mélanger les responsabilités des fondateurs sans cadre écrit

Ces erreurs ne sont généralement pas intentionnelles. Elles arrivent parce que les fondateurs sont occupés et concentrés sur la croissance. Mais chacune crée une exposition évitable.

Liste de vérification pratique des contrats de startup

Si vous créez ou restructurez une startup, commencez ici :

• Constituez correctement l’entité commerciale
• Mettez en place une entente entre fondateurs ou une convention d’exploitation
• Établissez une acquisition progressive pour les parts des fondateurs
• Faites signer des documents de cession de propriété intellectuelle à tous les contributeurs
• Utilisez des NDA lorsque de l’information sensible est partagée
• Préparez des contrats de travail et des ententes avec les entrepreneurs avant le début du travail
• Créez des ententes de conseiller pour l’aide externe
• Publiez des conditions d’utilisation pour les clients et une politique de confidentialité
• Documentez le financement avec des ententes appropriées pour les investisseurs
• Gardez les dossiers de conformité et de propriété bien organisés

Mot de la fin

Les meilleurs contrats de startup ne sont pas ceux qui impressionnent dans un dossier. Ce sont ceux qui maintiennent discrètement l’entreprise sur la bonne voie lorsque les choses se compliquent. En mettant les bonnes ententes en place tôt, les fondateurs protègent la propriété, préservent leur flexibilité et réduisent le risque de litiges coûteux plus tard.

Une startup peut survivre à une image de marque imparfaite, à un lancement tardif ou à une fonctionnalité qui nécessite une autre version. Il est beaucoup plus difficile de se remettre d’une propriété floue, de cessions de propriété intellectuelle manquantes ou d’un conflit entre fondateurs sans cadre écrit. De bons contrats font partie d’une bonne construction d’entreprise.

Si vous démarrez une entreprise aux États-Unis, intégrez la structure juridique à votre plan de lancement dès le premier jour. Plus vous formalisez tôt la propriété et les responsabilités, plus il devient facile de vous concentrer sur la croissance.

Avis de non-responsabilité : Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou comptable. Consultez des professionnels qualifiés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.