Hogyan rendszerezd a névjegykártyákat hálózati események után

A hálózati események után könnyen összegyűlik egy rakás névjegykártya, néhány ígéretes kapcsolat és egy olyan asztal, amely hirtelen rendezetlenné válik. Ez a kártyahalom lehetőségeket jelent, de csak akkor, ha használható kapcsolati rendszerré alakítod. A cél nem az, hogy minden kapott kártyát megtarts. A cél az, hogy a megfelelő információt rögzítsd, gyorsan rendszerezd, és megkönnyítsd a további megkeresést.

Ha vállalkozást építesz, különösen ha új cégről van szó, ez még fontosabb. Az alapítók gyakran találkoznak ügyvédekkel, könyvelőkkel, hitelezőkkel, potenciális partnerekkel, beszállítókkal és szolgáltatókkal konferenciákon, kamarai rendezvényeken és iparági találkozókon. Egy egyszerű névjegykártya-kezelési folyamat időt takaríthat meg, csökkentheti az elmulasztott utánkövetéseket, és segíthet jobb döntéseket hozni arról, ki tartozik a hálózatodba.

Miért fontosak még mindig a névjegykártyák

A digitális világban is hasznosak maradnak a névjegykártyák, mert gyors, alacsony küszöbű információcserét tesznek lehetővé. Egy szakkiállításon vagy reggeli kapcsolatépítő eseményen nem mindig van idő minden adatot azonnal rögzíteni. Egy kártya kézzelfogható emlékeztetőt ad az interakcióról, és egyszerű módot kínál a személy nevének, beosztásának, cégének és elérhetőségeinek megőrzésére.

A probléma az esemény után kezdődik. Ha minden kártyát egy fiókba, táskába vagy postaládába teszel, és soha nem nézed át őket, az értékük eltűnik. A kártyákból szemét lesz, nem kapcsolatok. Egy jobb munkafolyamat minden kártyából döntést csinál: megtartod, kategorizálod, beszkenneled vagy kidobod.

Kezdd az azonnali szortírozással

A legjobb idő a névjegykártyák feldolgozására rögtön azután van, hogy megkaptad őket. Minél tovább vársz, annál nagyobb az esélye, hogy elfelejted, hol találkoztál valakivel, vagy miért volt fontos.

Minden kártyánál tedd fel gyorsan ezt a három kérdést:

• Számítok rá, hogy újra kapcsolatba lépek ezzel a személlyel?
• Van konkrét okom arra, hogy megtartsam ezt a kapcsolatot?
• Tudnám, mit kezdjek ezzel a kártyával később, ha újra meglátnám?

Ha a válasz nem, dobd ki a kártyát. Semmi értelme nagy halom olyan kapcsolatot őrizgetni, amelyet soha nem fogsz használni. Egy kisebb, jól rendszerezett lista sokkal hasznosabb, mint egy túlcsorduló papírhalom.

Adj hozzá kontextust, amíg friss az élmény

Egy névjegykártya önmagában csak részleges információ. Mielőtt elteszed, írj rá egy rövid megjegyzést a hátoldalára, vagy jegyezd fel digitálisan. Tüntesd fel például:

• Hol találkoztál a személlyel
• Mivel foglalkozik
• Miért lehet hasznos számodra
• Milyen utánkövetést ígértetek meg a beszélgetés során
• Egy személyes részletet, amire érdemes emlékezni

Például ezt írhatod: „Dallas startup konferencián találkoztunk. Új LLC alapításához keres tájékoztatást. Követés jövő kedden.” Az ilyen jegyzet egy kártyát valódi üzleti lehetőséggé alakít.

Válassz a munkafolyamatodhoz illő tárolási rendszert

Nincs egyetlen legjobb módja a névjegykártyák tárolásának. A megfelelő rendszer attól függ, hány kártyát gyűjtesz, és milyen gyakran kell keresned közöttük.

1. Fizikai tárolás kisebb gyűjteményhez

Ha havonta csak mérsékelt számú kártyát kapsz, egy egyszerű fizikai rendszer is elég lehet. Használj kártyafájlt, indexelt dobozt vagy ábécérendbe rendezett Rolodex-szerű rendszerezőt. Ennek fő előnye az egyszerűség. Gyorsan átlapozhatod a kapcsolatokat anélkül, hogy szoftvert nyitnál.

A hátránya a kereshetőség. A fizikai tárolás akkor működik a legjobban, ha emlékszel az illető nevére. Kevésbé hasznos, ha összes könyvelőt, egy esemény összes beszállítóját vagy egy adott projekthez kapcsolódó minden kontaktot szeretnél megtalálni.

2. Digitális tárolás a skálázható rendszerezéshez

A legtöbb növekvő vállalkozás számára a digitális kapcsolatkezelés a jobb megoldás. Egy táblázat, CRM vagy kapcsolatkezelő eszköz lehetővé teszi, hogy név, cég, kategória, esemény, helyszín vagy megjegyzés alapján keress.

Használj címkéket vagy kategóriákat, például:

• Ügyvéd
• Könyvelő
• Bank
• Beszállító
• Ajánlóforrás
• Lehetséges partner
• Befektető
• Ügyféljelölt

Ez a megközelítés sokkal nagyobb kontrollt ad, mint egy fiókban lévő laza papírhalom. Az utánkövetést is könnyebbé teszi, mert a kapcsolatokat cél szerint, nem pedig emlékezetből rendezheted.

3. Hibrid tárolás a rugalmasságért

Sok szakember hibrid rendszert használ: beszkenneli a kártyát, digitálisan rögzíti a kapcsolatot, és a fizikai kártyát csak rövid ideig tartja meg, hátha ellenőrizni kell valamit. Miután az adatok rögzítve vannak és az utánkövetés is lezárult, a fizikai kártya általában kidobható.

Szkenneld be a kártyákat, ha a mennyiség gondot okoz

Ha sok eseményen veszel részt, minden kártya kézi bevitele hamar unalmassá válhat. Ilyenkor a szkennelés hasznos lehet. A névjegykártya-szkennerek és mobilalkalmazások képesek rögzíteni a neveket, titulusokat, cégeket, telefonszámokat, e-mail címeket és címeket.

A szkennelés akkor működik a legjobban, ha a kártyák tiszták és szabványosak. Az egyedi betűtípusokkal, erős grafikai elemekkel, csillogással vagy szokatlan papírfelülettel készült kártyákat gyakran kézzel kell javítani. Ezért a szkennelést időtakarékos eszköznek kell tekinteni, nem tökéletes helyettesítőnek.

Ha beszkennelsz kártyákat, mindig ellenőrizd az eredményt, mielőtt támaszkodnál rá. Egy hibás e-mail cím vagy telefonszám tönkreteheti az utánkövetést.

Építs ki egy utánkövetési rendszert

A névjegykártyák rendszerezése csak az első lépés. Az igazi eredmény az utánkövetésből származik.

Egy esemény után nézd át a kapcsolatokat, és döntsd el, melyek érdemelnek lépést. Egy egyszerű utánkövetési folyamat így nézhet ki:

1. A legfontosabb kapcsolatokat 24 órán belül vidd fel.
2. Add hozzá a jegyzeteket, amíg friss a beszélgetés.
3. Rangold a kapcsolatokat prioritás szerint.
4. Küldj személyre szabott utánkövető üzenetet néhány napon belül.
5. Állíts be emlékeztetőket mindenkinek, akivel később újra kapcsolatba kell lépni.

Egy jó utánkövető üzenet legyen konkrét. Említsd meg, hol találkoztatok, miről beszéltetek, és mi a következő lépés. Az általános üzeneteket figyelmen kívül hagyják. A személyes utánkövetés a névjegycsere helyett valódi üzleti kapcsolattá alakítja az ismeretséget.

Kategorizálj cél szerint, ne csak név szerint

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy a kapcsolatokat csak ábécérendben tárolják. Ez akkor működik, ha pontosan tudod, kit keresel, de nem jó, ha funkció szerint kell keresned.

Jobb módszer, ha minden kontaktot név és kategória szerint is rögzítesz. Az a CPA, aki segített a cégalapításban, lehet egyszerre „könyvelő” és „startup-támogatás” címkével ellátva. Egy kereskedelmi biztosítási bróker lehet egyszerre „biztosítás” és „beszállító”.

Ez azért fontos az alapítók és kisvállalkozások számára, mert a hálózatod különböző időpontokban különböző igényeket szolgálhat ki. Egy kontakt, aki ma nem releváns, a következő negyedévben nélkülözhetetlen lehet.

Csak azt tartsd meg, ami hasznos

Nem minden kártyának kell állandó helyet kapnia a rendszeredben. Légy válogatós.

Tartsd meg a kártyát, ha az illető:

• Közvetlenül segítheti a vállalkozásodat
• Beajánlott valaki értékeshez
• Olyan területen dolgozik, amelyet követned kell
• Lehetséges partnerséget vagy ügyfelet képvisel
• Olyan beszélgetést támogatott, amelyet érdemes folytatni

Dobd ki a kártyát, ha nincs reális haszna. Az a fegyelem, amellyel eltávolítod a haszontalan kapcsolatokat, karbantarthatóvá és könnyen kereshetővé teszi a rendszeredet.

Tedd hatékonyabbá a saját névjegykártyádat

Ha rendszeresen jársz eseményekre, a saját névjegykártyádnak is könnyen használhatónak kell lennie. Maradjon a dizájn letisztult, a beosztásod pontos, az elérhetőségeid pedig naprakészek. Egy áttekinthető kártya megkönnyíti, hogy mások később kapcsolatba lépjenek veled.

Új vállalkozásoknál az is segíthet, ha a kártyád összhangban van a márkáddal és az alapítási szakaszoddal. Ha céget indítasz, ügyelj arra, hogy a titulusod, a cégneved és az elérhetőségeid a jelenlegi struktúrát tükrözzék. Ez az összhang csökkenti a zavart, és rendezettebb benyomást kelt.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

Egy jó kártyarendszer is kudarcot vallhat, ha beleesel a gyakori hibákba:

• Minden kártyát megtartasz, hátha egyszer kelleni fog
• Túl sokáig vársz a jegyzetek rögzítésével
• Az emlékezetedre támaszkodsz az utánkövetési feljegyzések helyett
• Olyan módon tárolod a kapcsolatokat, amelyben nem lehet keresni
• Figyelmen kívül hagyod a duplikációkat és az elavult adatokat
• A szkennelést a tényleges ellenőrzés helyettesítésének tekinted

A megoldás egyszerű: gyorsan szortírozz, világosan címkézz, és szándékosan kövess után.

Egy egyszerű rendszer, amelyet ma is használhatsz

Ha olyan gyakorlati folyamatot szeretnél, amelyhez nincs szükség speciális szoftverre, használd ezt a háromlépéses módszert:

1. Az esemény után 24 órán belül nézd át a kártyákat.
2. Oszd a kapcsolatokat megtartandó, bizonytalan és eldobandó kategóriákba.
3. A megtartottakat vidd fel egy kereshető rendszerbe jegyzetekkel és címkékkel.

Ez elég ahhoz, hogy a papírhalomból hasznos hálózat legyen. Később, ahogy a vállalkozásod nő, bővítheted a rendszert.

Záró gondolatok

A névjegykártyák nem azért értékesek, mert könnyű őket gyűjteni. Azért értékesek, mert segítenek fenntartani a kapcsolatokat az első bemutatás után is. Egy átgondolt rendszerezési folyamat teszi ezt lehetővé.

Akár a következő szakkiállításodra készülsz, akár helyi hálózatot építesz, akár egy céget indítasz a semmiből, a lényeg ugyanaz: rögzítsd a megfelelő adatokat, tárold őket kereshető módon, és kövess után, amíg a kapcsolat még friss. Így lesz néhány kártyából valódi üzleti lendület.