Kuinka järjestää käyntikortit verkostoitumistapahtumien jälkeen

Verkostoitumistapahtumat voivat jättää käsiisi pinon käyntikortteja, muutaman lupaavan kontaktin ja työpöydän, joka tuntuu yhtäkkiä epäjärjestyksessä olevalta. Korttipino edustaa mahdollisuuksia, mutta vain jos muutat sen käyttökelpoiseksi kontaktijärjestelmäksi. Tavoite ei ole kerätä jokaisesta saamastasi kortista kaikki mahdollinen. Tavoite on tallentaa oikeat tiedot, lajitella ne nopeasti ja tehdä jatkotoimista helppoja.

Jos rakennat yritystä, erityisesti uutta sellaista, tämä korostuu entisestään. Perustajat tapaavat usein lakimiehiä, kirjanpitäjiä, rahoittajia, mahdollisia kumppaneita, toimittajia ja palveluntarjoajia konferensseissa, kauppakamaritapahtumissa ja toimialan verkostoitumistilaisuuksissa. Yksinkertainen tapa hallita käyntikortteja voi säästää aikaa, vähentää unohtuneita jatkotoimia ja auttaa tekemään parempia päätöksiä siitä, ketkä kuuluvat verkostoosi.

Miksi käyntikortit ovat yhä tärkeitä

Vaikka maailma on digitaalinen, käyntikortit ovat yhä hyödyllisiä, koska ne mahdollistavat nopean ja vaivattoman yhteystietojen vaihdon. Messuilla tai aamiaisverkostoitumisessa sinulla ei ehkä ole aikaa syöttää kaikkia tietoja heti paikalla. Kortti antaa fyysisen muistutuksen kohtaamisesta ja helpottaa henkilön nimen, roolin, yrityksen ja yhteystietojen tallettamista.

Ongelma alkaa tapahtuman jälkeen. Jos laitat kaikki kortit samaan laatikkoon, laukkuun tai sähköpostikansioon etkä koskaan käy niitä läpi, niiden arvo katoaa. Kortit muuttuvat kontaktien sijaan sekamelskaksi. Parempi toimintatapa muuttaa jokaisen kortin päätökseksi: säilytä, luokittele, skannaa tai hävitä.

Aloita lajittelemalla heti

Paras hetki käsitellä käyntikortit on pian sen jälkeen, kun olet saanut ne. Mitä pidempään odotat, sitä todennäköisemmin unohdat, missä tapasitte tai miksi henkilö oli sinulle tärkeä.

Aloita kolmella nopealla kysymyksellä jokaista korttia kohden:

• Odotanko olevani tähän henkilöön yhteydessä uudelleen?
• Onko tälle kontaktille jokin selvä syy säilyttää kortti?
• Tietäisinkö myöhemmin, mitä tehdä tällä kortilla, jos näkisin sen uudelleen?

Jos vastaus on ei, heitä kortti pois. Ei ole hyötyä säilyttää suurta pinoa kontakteja, joita et koskaan käytä. Pienempi, paremmin järjestetty lista on paljon hyödyllisempi kuin yli pursuava paperilaatikko.

Lisää konteksti samalla kun kohtaaminen on vielä tuoreessa muistissa

Käyntikortti yksinään sisältää vain osan tiedoista. Ennen kuin arkistoit sen, kirjoita lyhyt muistiinpano kortin taakse tai lisää merkintä digitaalisesti. Kirjaa esimerkiksi:

• Missä tapasitte henkilön
• Mitä hän tekee
• Miten hänestä voi olla sinulle hyötyä
• Mahdolliset jatkotoimet, joista puhuitte
• Henkilökohtainen yksityiskohta, joka kannattaa muistaa

Voit esimerkiksi kirjoittaa: ”Tapasin Dallasin startup-konferenssissa. Haluaa esittelyn perustamiseen liittyviin palveluihin uudelle LLC:lle. Paluu ensi tiistaina.” Tällainen merkintä muuttaa kortin aidoksi liidiksi.

Valitse työnkulkuusi sopiva säilytystapa

Yhtä ainoaa oikeaa tapaa säilyttää käyntikortteja ei ole. Sopiva järjestelmä riippuu siitä, kuinka monta korttia keräät ja kuinka usein sinun täytyy hakea niitä.

1. Fyysinen säilytys pienille määrille

Jos saat vain kohtuullisen määrän kortteja kuukaudessa, yksinkertainen fyysinen järjestelmä voi riittää. Käytä korttihakemistoa, indeksoitua laatikkoa tai aakkosjärjestykseen laitettua korttitelinettä. Sen suurin etu on yksinkertaisuus. Voit selata kontakteja nopeasti ilman ohjelmiston avaamista.

Haittapuolena on haun joustavuus. Fyysinen säilytys toimii parhaiten, kun muistat henkilön nimen. Se on vähemmän hyödyllinen, kun haluat löytää kaikki kirjanpitäjät, kaikki tietystä tapahtumasta saadut kontaktit tai jokaisen tiettyyn projektiin liittyvän yhteyshenkilön.

2. Digitaalinen säilytys skaalautuvaan järjestämiseen

Useimmille kasvaville yrityksille digitaalinen kontaktienhallinta on vahvempi vaihtoehto. Taulukkolaskenta, CRM-järjestelmä tai kontaktienhallintatyökalu antaa sinun hakea nimen, yrityksen, kategorian, tapahtuman, sijainnin tai muistiinpanon perusteella.

Käytä tunnisteita tai luokkia, kuten:

• Lakimies
• Kirjanpitäjä
• Pankki
• Toimittaja
• Suosittelija
• Mahdollinen kumppani
• Sijoittaja
• Asiakasliidi

Tämä lähestymistapa antaa sinulle paljon enemmän hallintaa kuin laatikollinen irrallisia kortteja. Se helpottaa myös jatkotoimia, koska voit lajitella kontakteja tarkoituksen, ei vain muistin, perusteella.

3. Yhdistelmäratkaisu joustavuuteen

Monet ammattilaiset käyttävät yhdistelmäratkaisua: skannaavat kortin, syöttävät kontaktin digitaaliseen järjestelmään ja säilyttävät fyysistä korttia vain lyhyen aikaa, jos tietoja täytyy vielä tarkistaa. Kun tiedot on tallennettu ja jatkotoimet hoidettu, fyysisen kortin voi yleensä hävittää.

Skannaa kortit, kun määrä kasvaa ongelmaksi

Jos osallistut moniin tapahtumiin, jokaisen kortin kirjoittaminen käsin voi käydä työlääksi. Tällöin skannaus voi auttaa. Käyntikorttiskannerit ja mobiilisovellukset voivat lukea nimet, tittelit, yritykset, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja osoitteet.

Skannaus toimii parhaiten, kun kortit ovat selkeitä ja tavanomaisia. Kortit, joissa on erikoisia fontteja, runsaasti grafiikkaa, heijastuksia tai epätavallista paperipintaa, saattavat vaatia manuaalista korjausta. Siksi skannausta kannattaa pitää aikaa säästävänä työkaluna, ei täydellisenä korvaajana tarkistukselle.

Jos skannaat kortteja, tarkista aina tulos ennen kuin luotat siihen. Väärä sähköpostiosoite tai puhelinnumero voi pilata jatkoyhteydenoton.

Rakenna jatkotoimiprosessi

Käyntikorttien järjestäminen on vasta ensimmäinen askel. Todellinen hyöty tulee jatkotoimista.

Tapahtuman jälkeen käy kontaktit läpi ja päätä, mitkä niistä vaativat toimenpiteitä. Yksinkertainen jatkotoimimalli voi näyttää tältä:

1. Syötä tärkeimmät kontaktit 24 tunnin kuluessa.
2. Lisää muistiinpanot, სანამ keskustelu on vielä tuoreena mielessä.
3. Aseta kontaktit tärkeysjärjestykseen.
4. Lähetä henkilökohtainen jatkoviesti muutaman päivän kuluessa.
5. Aikatauluta muistutukset niille, joihin pitää palata myöhemmin.

Hyvän jatkoviestin tulee olla täsmällinen. Mainitse, missä tapasitte, mistä puhuitte ja mikä on seuraava askel. Yleiset viestit jäävät helposti huomiotta. Henkilökohtainen jatkoviesti muuttaa kortinvaihdon liikesuhteeksi.

Luokittele tarkoituksen, ei vain nimen, mukaan

Moni tekee virheen arkistoidessaan kontaktit vain aakkosjärjestykseen. Se toimii silloin, kun tiedät tarkalleen, ketä etsit, mutta epäonnistuu, kun sinun täytyy hakea funktion perusteella.

Parempi tapa on tallentaa jokainen kontakti sekä nimen että kategorian mukaan. CPA, joka auttoi yhtiön perustamisessa, voidaan merkitä sekä ”kirjanpitäjäksi” että ”startup-tueksi”. Kaupallinen vakuutusvälittäjä voidaan merkitä sekä ”vakuutukseksi” että ”toimittajaksi”.

Tämä on tärkeää perustajille ja pienyrittäjille, koska verkostosi palvelee usein eri tarpeita eri aikoina. Tänään merkityksettömältä tuntuva kontakti voi olla ensi neljänneksellä ratkaiseva.

Säilytä vain hyödyllinen

Jokainen kortti ei ansaitse pysyvää paikkaa järjestelmässäsi. Ole valikoiva.

Säilytä kortti, jos henkilö:

• Voi auttaa yritystäsi suoraan
• Suositteli sinulle arvokasta henkilöä
• Työskentelee alalla, jota sinun pitää seurata
• Edustaa mahdollista kumppanuutta tai asiakasta
• Tuki keskustelua, jota haluat ehkä jatkaa

Hävitä kortti, jos sillä ei ole realistista käyttöä. Kyky poistaa hyödyttömät kontaktit pitää järjestelmäsi kevyenä ja helposti haettavana.

Tee omasta käyntikortistasi tehokkaampi

Jos osallistut tapahtumiin säännöllisesti, myös oman käyntikorttisi pitäisi olla helppo käyttää. Pidä suunnittelu selkeänä, titteli oikeana ja yhteystiedot ajan tasalla. Selkeä kortti helpottaa muita ottamaan sinuun yhteyttä myöhemmin.

Uudelle yritykselle voi myös olla hyödyllistä sovittaa kortti brändiin ja perustamisvaiheeseen. Jos olet lanseeraamassa yritystä, varmista, että titteli, yrityksen nimi ja yhteystiedot vastaavat nykyistä rakennetta. Johdonmukaisuus vähentää epäselvyyksiä ja antaa sinusta järjestäytyneemmän vaikutelman.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Hyvä korttijärjestelmäkin voi epäonnistua, jos sorrut tavallisiin virheisiin:

• Säilytät jokaisen kortin varmuuden vuoksi
• Odotat liian kauan muistiinpanojen lisäämistä
• Luotat muistiinpanon sijasta muistiin
• Säilytät kontakteja tavalla, jota ei voi hakea
• Ohitat kaksoiskappaleet ja vanhentuneet tiedot
• Pidät skannausta tarkistuksen korvikkeena

Ratkaisu on suoraviivainen: lajittele nopeasti, merkitse selkeästi ja tee jatkotoimet suunnitelmallisesti.

Yksinkertainen järjestelmä, jota voit käyttää tänään

Jos haluat käytännöllisen prosessin, joka ei vaadi erityisohjelmistoja, käytä tätä kolmiosaista mallia:

1. Käy kortit läpi 24 tunnin kuluessa tapahtumasta.
2. Erottele kontaktit ryhmiin säilytä, ehkä ja hävitä.
3. Syötä säilytettävät kontaktit haettavaan järjestelmään muistiinpanojen ja tunnisteiden kanssa.

Se riittää muuttamaan paperipinon hyödylliseksi verkostoksi. Voit laajentaa järjestelmää myöhemmin yrityksen kasvaessa.

Lopuksi

Käyntikortit eivät ole arvokkaita siksi, että niitä on helppo kerätä. Ne ovat arvokkaita siksi, että ne auttavat sinua ylläpitämään suhteita sen jälkeen, kun esittely on ohi. Harkittu järjestämisprosessi tekee tämän mahdolliseksi.

Olitpa sitten valmistautumassa seuraaville messuille, rakentamassa paikallista verkostoa tai kasvattamassa yritystä alusta alkaen, perusperiaate on sama: tallenna oikeat tiedot, säilytä ne haettavassa muodossa ja tee jatkotoimet niin kauan kuin yhteys on vielä tuore. Näin muutamasta kortista syntyy todellista liiketoiminnan vauhtia.