Ako si po networkingových podujatiach zorganizovať vizitky

Networkingové podujatia vám môžu priniesť hromadu vizitiek, niekoľko sľubných kontaktov a stôl, ktorý zrazu pôsobí neorganizovane. Táto kopa vizitiek predstavuje príležitosti, ale len vtedy, ak z nej vytvoríte použiteľný systém kontaktov. Cieľom nie je nazbierať každú vizitku, ktorú dostanete. Cieľom je zachytiť správne informácie, rýchlo ich roztriediť a uľahčiť následnú komunikáciu.

Ak budujete spoločnosť, najmä novú, je to ešte dôležitejšie. Zakladatelia sa často stretávajú s právnikmi, účtovníkmi, veriteľmi, potenciálnymi partnermi, dodávateľmi a poskytovateľmi služieb na konferenciách, podujatiach komôr a odborných stretnutiach. Jednoduchý proces správy vizitiek vám môže ušetriť čas, znížiť počet zmeškaných follow-upov a pomôcť vám lepšie rozhodovať o tom, kto patrí do vašej siete kontaktov.

Prečo sú vizitky stále dôležité

Aj v digitálnom svete zostávajú vizitky užitočné, pretože umožňujú rýchlu a bezproblémovú výmenu kontaktných údajov. Na veľtrhu alebo raňajkovom networkingovom stretnutí možno nemáte čas zadávať všetky údaje hneď na mieste. Vizitka vám dáva fyzickú pripomienku stretnutia a jednoduchý spôsob, ako si uložiť meno, funkciu, spoločnosť a kontaktné údaje osoby.

Problém nastáva po podujatí. Ak každú vizitku odložíte do jednej zásuvky, tašky alebo doručenej pošty a už sa k nej nikdy nevrátite, jej hodnota zmizne. Vizitky sa zmenia na neporiadok namiesto kontaktov. Lepší workflow zmení každú vizitku na rozhodnutie: ponechať, kategorizovať, naskenovať alebo vyhodiť.

Začnite okamžitým triedením

Najlepší čas na spracovanie vizitiek je čo najskôr po tom, ako ich dostanete. Čím dlhšie čakáte, tým väčšia je pravdepodobnosť, že zabudnete, kde ste daného človeka stretli alebo prečo bol dôležitý.

Pri každej vizitke si položte tri rýchle otázky:

• Očakávam, že s touto osobou budem ešte kontaktovať?
• Existuje konkrétny dôvod, prečo si tento kontakt ponechať?
• Vedel by som neskôr, čo s touto vizitkou urobiť, keby som ju znovu uvidel?

Ak je odpoveď nie, vizitku vyhoďte. Nemá zmysel uchovávať veľkú kopu kontaktov, ktoré nikdy nepoužijete. Menší, lepšie usporiadaný zoznam je oveľa užitočnejší než preplnená škatuľa papierov.

Pridajte kontext, kým je stretnutie čerstvé

Vizitka sama o sebe je len čiastočná informácia. Pred tým, ako ju odložíte, napíšte na jej zadnú stranu krátku poznámku alebo si ju uložte digitálne. Zahrňte napríklad:

• Kde ste sa s danou osobou stretli
• Čím sa zaoberá
• Prečo by pre vás mohla byť užitočná
• Akýkoľvek follow-up, ktorý bol počas rozhovoru prisľúbený
• Osobný detail, ktorý sa oplatí zapamätať

Napríklad si môžete poznačiť: „Stretli sme sa na startup konferencii v Dallase. Má záujem o zdroje na založenie novej LLC. Ozvať sa budúci utorok.“ Takáto poznámka premení vizitku na skutočný obchodný kontakt.

Zvoľte systém ukladania, ktorý vyhovuje vášmu workflow

Neexistuje jeden najlepší spôsob, ako vizitky ukladať. Správny systém závisí od toho, koľko vizitiek zbierate a ako často ich potrebujete vyhľadávať.

1. Fyzické uloženie pre menšie zbierky

Ak mesačne dostávate len mierne množstvo vizitiek, jednoduchý fyzický systém môže stačiť. Použite kartotéku, indexovanú škatuľu alebo organizér v štýle Rolodexu. Hlavnou výhodou je jednoduchosť. Kontakty môžete rýchlo listovať bez otvárania softvéru.

Nevýhodou je obmedzené vyhľadávanie. Fyzické uloženie funguje najlepšie vtedy, keď si pamätáte meno osoby. Menej užitočné je, keď chcete nájsť všetkých účtovníkov, všetkých dodávateľov z jedného podujatia alebo každý kontakt spojený s konkrétnym projektom.

2. Digitálne uloženie pre škálovateľnú organizáciu

Pre väčšinu rastúcich firiem je silnejšou voľbou digitálna správa kontaktov. Tabuľka, CRM alebo nástroj na správu kontaktov vám umožní vyhľadávať podľa mena, spoločnosti, kategórie, podujatia, lokality alebo poznámky.

Používajte štítky alebo kategórie, napríklad:

• Právnik
• Účtovník
• Banka
• Dodávateľ
• Zdroj odporúčaní
• Potenciálny partner
• Investor
• Potenciálny zákazník

Tento prístup vám dáva oveľa väčšiu kontrolu než zásuvka plná voľne založených vizitiek. Zároveň uľahčuje follow-up, pretože kontakty môžete triediť podľa účelu, nie podľa pamäti.

3. Hybridné uloženie pre flexibilitu

Mnohí profesionáli používajú hybridný systém: vizitku naskenujú, kontakt zadajú digitálne a fyzickú vizitku si ponechajú len krátkodobo pre prípad overenia údajov. Keď sú dáta uložené a follow-up je dokončený, fyzickú vizitku možno zvyčajne vyhodiť.

Skener používajte, keď sa objem stane problémom

Ak navštevujete veľa podujatí, ručné prepisovanie každej vizitky môže byť únavné. V takom prípade môže pomôcť skenovanie. Skener na vizitky a mobilné aplikácie na skenovanie dokážu zachytiť mená, tituly, názvy spoločností, telefónne čísla, e-mailové adresy a adresy.

Skenovanie funguje najlepšie, keď sú vizitky čisté a štandardné. Vizitky s nezvyčajným písmom, výrazným dizajnom, odleskami alebo netypickou textúrou papieru môžu vyžadovať ručnú opravu. Preto treba skenovanie vnímať ako nástroj na úsporu času, nie ako dokonalú náhradu kontroly.

Ak vizitky skenujete, vždy si výstup overte skôr, než sa naň spoľahnete. Nesprávny e-mail alebo telefónne číslo môže zničiť follow-up.

Vytvorte systém follow-upu

Organizácia vizitiek je len prvý krok. Skutočný prínos prináša follow-up.

Po podujatí si prejdite kontakty a rozhodnite, ktoré si zaslúžia ďalšiu akciu. Jednoduchý workflow môže vyzerať takto:

1. Do 24 hodín zadajte najdôležitejšie kontakty.
2. Pridajte poznámky, kým je rozhovor ešte čerstvý.
3. Zoraďte kontakty podľa priority.
4. Pošlite personalizovanú správu do niekoľkých dní.
5. Nastavte pripomienky pre všetkých, s ktorými sa treba ozvať neskôr.

Dobrá follow-up správa by mala byť konkrétna. Uveďte, kde ste sa stretli, o čom ste hovorili a aký je ďalší krok. Všeobecné správy ľudia ignorujú. Osobný follow-up premení výmenu vizitky na obchodný vzťah.

Kategorizujte podľa účelu, nielen podľa mena

Mnohí ľudia robia chybu, že kontakty ukladajú iba podľa abecedy. To funguje vtedy, keď presne viete, koho hľadáte, ale zlyháva, keď potrebujete vyhľadávať podľa funkcie.

Lepšia metóda je uložiť každý kontakt podľa mena aj kategórie. CPA, ktorá vám pomohla so založením entity, môže byť označená ako „účtovník“ aj „podpora startupov“. Poisťovací maklér pre komerčné poistenie môže mať štítok „poistenie“ aj „dodávateľ“.

To je dôležité pre zakladateľov a malé firmy, pretože vaša sieť kontaktov slúži v rôznom čase na rôzne potreby. Kontakt, ktorý je dnes nepodstatný, môže byť budúci štvrťrok nevyhnutný.

Ponechajte len to, čo je užitočné

Nie každá vizitka si zaslúži trvalé miesto vo vašom systéme. Buďte selektívni.

Vizitku si ponechajte, ak osoba:

• Môže priamo pomôcť vášmu podnikaniu
• Odporučila vám niekoho hodnotného
• Pôsobí v oblasti, ktorú potrebujete sledovať
• Predstavuje potenciálne partnerstvo alebo klienta
• Podporila rozhovor, v ktorom chcete pokračovať

Vizitku vyhoďte, ak pre ňu neexistuje realistické využitie. Disciplína pri odstraňovaní nevyužiteľných kontaktov udržiava váš systém prehľadný a ľahko vyhľadávateľný.

Nechajte svoju vlastnú vizitku pracovať viac

Ak pravidelne navštevujete podujatia, aj vaša vlastná vizitka by mala byť jednoduchá na používanie. Udržujte dizajn čistý, titul presný a kontaktné údaje aktuálne. Prehľadná vizitka uľahčuje ostatným, aby sa s vami následne spojili.

Pre nové firmy môže byť užitočné aj to, aby vizitka zodpovedala vašej značke a fáze založenia. Ak spúšťate spoločnosť, uistite sa, že váš titul, názov firmy a kontaktné údaje odrážajú vašu aktuálnu štruktúru. Takáto konzistentnosť znižuje zmätok a pôsobí profesionálnejšie.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Aj dobrý systém na vizitky môže zlyhať, ak skĺznete do bežných chýb:

• Uchovávanie každej vizitky „pre istotu“
• Príliš dlhé čakanie s pridávaním poznámok
• Spoliehanie sa na pamäť namiesto záznamov o follow-upe
• Ukladanie kontaktov spôsobom, ktorý sa nedá vyhľadávať
• Ignorovanie duplicitných a zastaraných údajov
• Branie skenovania ako náhrady za kontrolu

Riešenie je jednoduché: triediť rýchlo, označovať jasne a cielene follow-upovať.

Jednoduchý systém, ktorý môžete použiť dnes

Ak chcete praktický proces bez špeciálneho softvéru, použite túto trojčasťovú metódu:

1. Prejdite vizitky do 24 hodín po podujatí.
2. Rozdeľte kontakty na ponechať, možno a vyhodiť.
3. Ponechané kontakty zadajte do vyhľadávateľného systému s poznámkami a štítkami.

To stačí na to, aby sa kopa papierov zmenila na užitočnú sieť kontaktov. Systém môžete neskôr rozšíriť, ako bude vaša firma rásť.

Záverečné myšlienky

Vizitky nie sú cenné preto, že sa ľahko zbierajú. Cenné sú preto, že vám pomáhajú udržiavať vzťahy aj po tom, čo sa úvodné stretnutie skončí. Premyslený proces organizácie to umožňuje.

Či sa pripravujete na ďalší veľtrh, budujete miestnu sieť kontaktov alebo rozvíjate firmu od základov, princíp je rovnaký: zachytiť správne údaje, uložiť ich do vyhľadávateľnej podoby a ozvať sa, kým je spojenie ešte čerstvé. Tak sa z niekoľkých vizitiek stane skutočný obchodný impulz.