Så organiserar du visitkort efter nätverksevent

Nätverksevent kan lämna dig med en hög visitkort, några lovande kontakter och ett skrivbord som plötsligt känns oorganiserat. Den där högen med kort representerar möjligheter, men bara om du förvandlar den till ett användbart kontaktsystem. Målet är inte att samla varje kort du får. Målet är att fånga rätt information, sortera snabbt och göra uppföljning enkel.

Om du bygger ett företag, särskilt ett nytt, blir detta ännu viktigare. Grundare träffar ofta jurister, revisorer, långivare, potentiella partners, leverantörer och tjänsteleverantörer på konferenser, handelskammarträffar och branschevenemang. En enkel process för att hantera visitkort kan spara tid, minska risken för missad uppföljning och hjälpa dig att fatta bättre beslut om vem som ska ingå i ditt nätverk.

Varför visitkort fortfarande spelar roll

Även i en digital värld är visitkort fortfarande användbara eftersom de skapar ett snabbt och friktionsfritt utbyte av kontaktuppgifter. På en mässa eller en nätverksfrukost kanske du inte har tid att registrera alla uppgifter direkt. Ett kort ger dig en fysisk påminnelse om mötet och ett enkelt sätt att fånga personens namn, roll, företag och kontaktuppgifter.

Problemet uppstår efter evenemanget. Om du lägger alla kort i samma låda, väska eller inkorg och aldrig går igenom dem försvinner värdet. Kort blir till skräp i stället för kontakter. Ett bättre arbetssätt förvandlar varje kort till ett beslut: behåll, kategorisera, skanna eller släng.

Börja med att sortera direkt

Den bästa tiden att hantera visitkort är strax efter att du fått dem. Ju längre du väntar, desto större är risken att du glömmer var du träffade någon eller varför personen var viktig.

Börja med tre snabba frågor för varje kort:

• Förväntar jag mig att kontakta den här personen igen?
• Finns det en specifik anledning att spara kontakten?
• Skulle jag veta vad jag ska göra med det här kortet senare om jag såg det igen?

Om svaret är nej, släng kortet. Det finns inget värde i att behålla en stor hög kontakter som du aldrig kommer att använda. En mindre, bättre organiserad lista är mycket mer användbar än en överfull låda med papper.

Lägg till kontext medan mötet fortfarande är färskt

Ett visitkort i sig är bara en del av informationen. Innan du lägger undan det, skriv en kort anteckning på baksidan eller lägg till en digital anteckning. Inkludera sådant som:

• Var du träffade personen
• Vad personen gör
• Varför personen kan vara användbar för dig
• Eventuell uppföljning som utlovades under samtalet
• En personlig detalj som är värd att komma ihåg

Du kan till exempel skriva: “Träffades på startupkonferens i Dallas. Vill ha introduktion till resurser för bildande av nytt LLC. Följ upp nästa tisdag.” En sådan anteckning förvandlar ett kort till en verklig affärskontakt.

Välj ett lagringssystem som passar ditt arbetssätt

Det finns inget enda bästa sätt att förvara visitkort. Rätt system beror på hur många kort du samlar och hur ofta du behöver söka bland dem.

1. Fysisk förvaring för små samlingar

Om du bara får ett begränsat antal kort varje månad kan ett enkelt fysiskt system räcka. Använd ett kortregister, en indexlåda eller en alfabetisk organizer i Rolodex-stil. Den största fördelen är enkelheten. Du kan bläddra bland kontakterna snabbt utan att öppna programvara.

Nackdelen är begränsad sökbarhet. Fysisk förvaring fungerar bäst när du minns personens namn. Den är mindre användbar när du vill hitta alla revisorer, alla leverantörer från ett visst event eller varje kontakt kopplad till ett specifikt projekt.

2. Digital förvaring för skalbar organisering

För de flesta växande företag är digital kontaktadministration det bättre alternativet. Ett kalkylblad, ett CRM-system eller ett kontaktverktyg gör att du kan söka på namn, företag, kategori, event, plats eller anteckning.

Använd taggar eller kategorier som:

• Jurist
• Revisor
• Bank
• Leverantör
• Remisskälla
• Potentiell partner
• Investerare
• Kundämne

Det här ger dig mycket större kontroll än en låda full av lösa kort. Det gör också uppföljningen enklare eftersom du kan sortera kontakter efter syfte i stället för efter minne.

3. Hybridförvaring för flexibilitet

Många yrkespersoner använder ett hybridupplägg: skanna kortet, registrera kontakten digitalt och behåll det fysiska kortet under en kort period om du behöver verifiera uppgifter. När informationen är sparad och uppföljningen är klar kan det fysiska kortet vanligtvis slängas.

Skanna kort när volymen blir ett problem

Om du går på många event kan manuell inmatning av varje kort bli tidskrävande. I så fall kan skanning hjälpa. Visitkortsskannrar och appar för mobil skanning kan fånga namn, titlar, företag, telefonnummer, e-postadresser och adresser.

Skanning fungerar bäst när korten är rena och standardiserade. Kort med ovanliga typsnitt, mycket design, reflexer eller speciella pappersytor kan kräva manuell korrigering. Därför bör skanning ses som ett tidsbesparande verktyg, inte som en perfekt ersättning för granskning.

Om du skannar kort, kontrollera alltid resultatet innan du litar på det. En felaktig e-postadress eller ett felaktigt telefonnummer kan förstöra ett uppföljningsförsök.

Bygg ett system för uppföljning

Att organisera visitkort är bara första steget. Den verkliga nyttan kommer från uppföljningen.

Efter ett event bör du gå igenom kontakterna och avgöra vilka som kräver åtgärd. Ett enkelt uppföljningsflöde kan se ut så här:

1. Registrera de viktigaste kontakterna inom 24 timmar.
2. Lägg till anteckningar medan samtalet fortfarande är färskt.
3. Rangordna kontakterna efter prioritet.
4. Skicka ett personligt uppföljningsmeddelande inom några dagar.
5. Schemalägg påminnelser för alla som behöver en senare avstämning.

Ett bra uppföljningsmeddelande bör vara specifikt. Nämn var ni träffades, vad ni pratade om och nästa steg. Generiska meddelanden blir ofta ignorerade. Personlig uppföljning förvandlar ett kortutbyte till en affärsrelation.

Kategorisera efter syfte, inte bara namn

Många gör misstaget att bara sortera kontakter alfabetiskt. Det fungerar när du vet exakt vem du letar efter, men det faller när du behöver söka efter funktion.

En bättre metod är att spara varje kontakt både efter namn och kategori. En CPA som hjälpte till med bolagsbildning kan taggas som både “revisor” och “startup-stöd”. En försäkringsmäklare för kommersiella försäkringar kan taggas som både “försäkring” och “leverantör”.

Detta är viktigt för grundare och småföretagare eftersom ditt nätverk ofta fyller olika behov vid olika tidpunkter. En kontakt som är oviktig i dag kan vara avgörande nästa kvartal.

Behåll bara det som är användbart

Inte varje kort förtjänar en permanent plats i ditt system. Var selektiv.

Behåll ett kort om personen:

• Kan hjälpa ditt företag direkt
• Hänvisade dig till någon värdefull
• Arbetar inom ett område du behöver följa
• Representerar ett potentiellt partnerskap eller en potentiell kund
• Bidrog till ett samtal du vill fortsätta

Släng ett kort om det inte har någon realistisk användning. Disciplinen att radera odugliga kontakter håller ditt system smidigt och lätt att söka i.

Få ditt eget visitkort att arbeta hårdare

Om du går på event regelbundet bör ditt eget visitkort också vara lätt att använda. Håll designen ren, din titel korrekt och kontaktuppgifterna aktuella. Ett tydligt kort gör det enklare för andra att följa upp med dig.

För nya företag kan det också vara bra att anpassa kortet till ditt varumärke och din bolagsfas. Om du lanserar ett företag, se till att din titel, företagsnamn och kontaktuppgifter speglar din nuvarande struktur. Den konsekvensen minskar förvirring och får dig att framstå som mer organiserad.

Vanliga misstag att undvika

Ett starkt kortsystem kan ändå falla om du fastnar i vanliga fällor:

• Att behålla alla kort “ifall att”
• Att vänta för länge med att lägga till anteckningar
• Att förlita sig på minnet i stället för uppföljningsregister
• Att förvara kontakter på ett sätt som inte går att söka i
• Att ignorera dubbletter och inaktuell information
• Att se skanning som en ersättning för granskning

Lösningen är enkel: sortera snabbt, märk tydligt och följ upp med avsikt.

Ett enkelt system du kan använda i dag

Om du vill ha en praktisk process som inte kräver specialprogramvara, använd den här tredelade metoden:

1. Gå igenom korten inom 24 timmar efter eventet.
2. Dela upp kontakterna i behåll, kanske och släng.
3. Lägg in de som ska sparas i ett sökbart system med anteckningar och taggar.

Det räcker för att förvandla en hög papper till ett användbart nätverk. Du kan bygga ut systemet senare när företaget växer.

Avslutande tankar

Visitkort är inte värdefulla för att de är lätta att samla. De är värdefulla för att de hjälper dig att hålla relationer vid liv efter att introduktionen är över. En genomtänkt organiseringsprocess gör det möjligt.

Oavsett om du förbereder dig för din nästa mässa, bygger ett lokalt nätverk eller utvecklar ett företag från grunden är nyckeln densamma: fånga rätt detaljer, lagra dem på ett sökbart sätt och följ upp medan kontakten fortfarande är färsk. Det är så en handfull kort blir verklig affärskraft.