Πώς να οργανώνετε επαγγελματικές κάρτες μετά από εκδηλώσεις δικτύωσης

Οι εκδηλώσεις δικτύωσης μπορούν να σας αφήσουν με μια στοίβα από επαγγελματικές κάρτες, μερικές πολλά υποσχόμενες επαφές και ένα γραφείο που ξαφνικά μοιάζει ακατάστατο. Αυτή η στοίβα καρτών αντιπροσωπεύει ευκαιρίες, αλλά μόνο αν τη μετατρέψετε σε ένα χρήσιμο σύστημα επαφών. Ο στόχος δεν είναι να συλλέγετε κάθε κάρτα που λαμβάνετε. Ο στόχος είναι να καταγράφετε τις σωστές πληροφορίες, να τις ταξινομείτε γρήγορα και να διευκολύνετε την παρακολούθηση.

Αν χτίζετε μια εταιρεία, ειδικά μια νέα, αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Οι ιδρυτές συχνά γνωρίζουν δικηγόρους, λογιστές, δανειστές, πιθανούς συνεργάτες, προμηθευτές και παρόχους υπηρεσιών σε συνέδρια, εκδηλώσεις επιμελητηρίων και συναντήσεις του κλάδου. Ένα απλό σύστημα διαχείρισης επαγγελματικών καρτών μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, να μειώσει τις χαμένες παρακολουθήσεις και να σας βοηθήσει να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις για το ποιοι αξίζουν να βρίσκονται στο δίκτυό σας.

Γιατί οι επαγγελματικές κάρτες εξακολουθούν να έχουν αξία

Ακόμη και σε έναν ψηφιακό κόσμο, οι επαγγελματικές κάρτες παραμένουν χρήσιμες επειδή προσφέρουν μια γρήγορη και χωρίς τριβές ανταλλαγή στοιχείων επικοινωνίας. Σε μια εμπορική έκθεση ή σε ένα πρωινό networking, μπορεί να μην έχετε χρόνο να καταχωρίσετε όλα τα στοιχεία εκείνη τη στιγμή. Μια κάρτα σας δίνει μια φυσική υπενθύμιση της συνάντησης και έναν απλό τρόπο να καταγράψετε το όνομα, τον ρόλο, την εταιρεία και τα στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου.

Το πρόβλημα ξεκινά μετά την εκδήλωση. Αν βάλετε όλες τις κάρτες σε ένα συρτάρι, μια τσάντα ή ένα εισερχόμενο φάκελο και δεν τις ξαναδείτε ποτέ, η αξία τους χάνεται. Οι κάρτες γίνονται ακαταστασία αντί για επαφές. Μια καλύτερη ροή εργασίας μετατρέπει κάθε κάρτα σε μια απόφαση: διατήρηση, κατηγοριοποίηση, σάρωση ή απόρριψη.

Ξεκινήστε με άμεση ταξινόμηση

Η καλύτερη στιγμή για να επεξεργαστείτε τις επαγγελματικές κάρτες είναι λίγο μετά τη λήψη τους. Όσο περισσότερο περιμένετε, τόσο πιο πιθανό είναι να ξεχάσετε πού γνωρίσατε κάποιον ή γιατί ήταν σημαντικός.

Ξεκινήστε με τρεις γρήγορες ερωτήσεις για κάθε κάρτα:

• Περιμένω να επικοινωνήσω ξανά με αυτό το άτομο;
• Υπάρχει συγκεκριμένος λόγος να κρατήσω αυτή την επαφή;
• Θα ήξερα τι να κάνω με αυτή την κάρτα αργότερα αν την έβλεπα ξανά;

Αν η απάντηση είναι όχι, απορρίψτε την κάρτα. Δεν υπάρχει αξία στο να κρατάτε μια μεγάλη στοίβα επαφών που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ. Μια μικρότερη, καλύτερα οργανωμένη λίστα είναι πολύ πιο χρήσιμη από ένα ξεχειλισμένο κουτί με χαρτιά.

Προσθέστε πλαίσιο όσο η συνάντηση είναι ακόμη φρέσκια

Μια επαγγελματική κάρτα από μόνη της περιέχει μόνο μερικές πληροφορίες. Πριν τη φυλάξετε, γράψτε μια σύντομη σημείωση στο πίσω μέρος ή προσθέστε μια ψηφιακή σημείωση. Συμπεριλάβετε στοιχεία όπως:

• Πού γνωρίσατε το άτομο
• Τι κάνει
• Γιατί μπορεί να σας φανεί χρήσιμο
• Οποιαδήποτε παρακολούθηση υποσχεθήκατε κατά τη συζήτηση
• Μια προσωπική λεπτομέρεια που αξίζει να θυμάστε

Για παράδειγμα, μπορείτε να σημειώσετε: «Γνωριστήκαμε στο συνέδριο startup του Dallas. Θέλει εισαγωγή σε πόρους σύστασης για νέα LLC. Παρακολούθηση την επόμενη Τρίτη.» Μια τέτοια σημείωση μετατρέπει μια κάρτα σε πραγματικό επιχειρηματικό lead.

Επιλέξτε ένα σύστημα αποθήκευσης που ταιριάζει στη ροή εργασίας σας

Δεν υπάρχει ένας μοναδικός καλύτερος τρόπος για να αποθηκεύετε επαγγελματικές κάρτες. Το σωστό σύστημα εξαρτάται από το πόσες κάρτες συγκεντρώνετε και πόσο συχνά χρειάζεται να τις αναζητάτε.

1. Φυσική αποθήκευση για μικρές συλλογές

Αν λαμβάνετε μόνο έναν μέτριο αριθμό καρτών κάθε μήνα, ένα απλό φυσικό σύστημα μπορεί να αρκεί. Χρησιμοποιήστε ένα αρχείο καρτών, ένα κουτί με ευρετήριο ή έναν οργανωτή τύπου Rolodex με αλφαβητική ταξινόμηση. Το κύριο πλεονέκτημα είναι η απλότητα. Μπορείτε να ξεφυλλίσετε γρήγορα τις επαφές χωρίς να ανοίξετε λογισμικό.

Το μειονέκτημα είναι η ευελιξία αναζήτησης. Η φυσική αποθήκευση λειτουργεί καλύτερα όταν θυμάστε το όνομα του ατόμου. Είναι λιγότερο χρήσιμη όταν θέλετε να βρείτε όλους τους λογιστές, όλους τους προμηθευτές από μία εκδήλωση ή κάθε επαφή που συνδέεται με ένα συγκεκριμένο έργο.

2. Ψηφιακή αποθήκευση για κλιμακούμενη οργάνωση

Για τις περισσότερες αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις, η ψηφιακή διαχείριση επαφών είναι η ισχυρότερη επιλογή. Ένα υπολογιστικό φύλλο, ένα CRM ή ένα εργαλείο διαχείρισης επαφών σάς επιτρέπει να αναζητάτε με βάση το όνομα, την εταιρεία, την κατηγορία, την εκδήλωση, την τοποθεσία ή τη σημείωση.

Χρησιμοποιήστε ετικέτες ή κατηγορίες όπως:

• Δικηγόρος
• Λογιστής
• Τράπεζα
• Προμηθευτής
• Πηγή παραπομπών
• Πιθανός συνεργάτης
• Επενδυτής
• Υποψήφιος πελάτης

Αυτή η προσέγγιση σάς δίνει πολύ μεγαλύτερο έλεγχο από ένα συρτάρι γεμάτο χαλαρές κάρτες. Επίσης, κάνει την παρακολούθηση πιο εύκολη, επειδή μπορείτε να ταξινομείτε τις επαφές ανά σκοπό και όχι μόνο από μνήμης.

3. Υβριδική αποθήκευση για ευελιξία

Πολλοί επαγγελματίες χρησιμοποιούν ένα υβριδικό σύστημα: σαρώνουν την κάρτα, καταχωρούν την επαφή ψηφιακά και κρατούν τη φυσική κάρτα μόνο για λίγο, σε περίπτωση που χρειαστεί να επιβεβαιώσουν πληροφορίες. Μόλις τα δεδομένα καταχωρηθούν και η παρακολούθηση ολοκληρωθεί, η φυσική κάρτα μπορεί συνήθως να απορριφθεί.

Σαρώστε τις κάρτες όταν ο όγκος γίνεται πρόβλημα

Αν συμμετέχετε σε πολλά events, η χειροκίνητη πληκτρολόγηση κάθε κάρτας μπορεί να γίνει κουραστική. Σε αυτή την περίπτωση, η σάρωση μπορεί να βοηθήσει. Οι σαρωτές επαγγελματικών καρτών και οι εφαρμογές σάρωσης σε κινητά μπορούν να καταγράψουν ονόματα, τίτλους, εταιρείες, αριθμούς τηλεφώνου, email και διευθύνσεις.

Η σάρωση λειτουργεί καλύτερα όταν οι κάρτες είναι καθαρές και τυπικές. Κάρτες με ασυνήθιστες γραμματοσειρές, έντονα σχεδιαστικά στοιχεία, αντανακλάσεις ή ιδιαίτερες υφές χαρτιού μπορεί να απαιτούν χειροκίνητη διόρθωση. Για αυτόν τον λόγο, η σάρωση πρέπει να θεωρείται εργαλείο εξοικονόμησης χρόνου και όχι τέλειο υποκατάστατο της επιθεώρησης.

Αν σαρώσετε κάρτες, πάντα να ελέγχετε το αποτέλεσμα πριν βασιστείτε σε αυτό. Ένα λανθασμένο email ή τηλέφωνο μπορεί να καταστρέψει μια προσπάθεια παρακολούθησης.

Δημιουργήστε ένα σύστημα παρακολούθησης

Η οργάνωση των επαγγελματικών καρτών είναι μόνο το πρώτο βήμα. Το πραγματικό όφελος προέρχεται από την παρακολούθηση.

Μετά από μια εκδήλωση, εξετάστε τις επαφές και αποφασίστε ποιες αξίζουν δράση. Ένα απλό σύστημα παρακολούθησης μπορεί να μοιάζει ως εξής:

1. Καταχωρίστε τις σημαντικότερες επαφές μέσα σε 24 ώρες.
2. Προσθέστε σημειώσεις όσο η συζήτηση είναι ακόμη φρέσκια.
3. Ιεραρχήστε τις επαφές με βάση την προτεραιότητα.
4. Στείλτε ένα εξατομικευμένο μήνυμα παρακολούθησης μέσα σε λίγες ημέρες.
5. Προγραμματίστε υπενθυμίσεις για όποιον χρειάζεται μεταγενέστερη επικοινωνία.

Ένα καλό μήνυμα παρακολούθησης πρέπει να είναι συγκεκριμένο. Αναφέρετε πού γνωριστήκατε, τι συζητήσατε και ποιο είναι το επόμενο βήμα. Τα γενικά μηνύματα αγνοούνται. Η προσωπική παρακολούθηση μετατρέπει την ανταλλαγή μιας κάρτας σε επιχειρηματική σχέση.

Κατηγοριοποιήστε με βάση τον σκοπό, όχι μόνο με το όνομα

Πολλοί κάνουν το λάθος να αρχειοθετούν τις επαφές μόνο αλφαβητικά. Αυτό λειτουργεί όταν ξέρετε ακριβώς ποιον ψάχνετε, αλλά αποτυγχάνει όταν χρειάζεστε αναζήτηση με βάση τη λειτουργία.

Καλύτερη μέθοδος είναι να αποθηκεύετε κάθε επαφή τόσο με όνομα όσο και με κατηγορία. Ένας CPA που βοήθησε με τη σύσταση της οντότητας μπορεί να χαρακτηριστεί και ως «λογιστής» και ως «υποστήριξη startup». Ένας μεσίτης εμπορικής ασφάλισης μπορεί να χαρακτηριστεί και ως «ασφάλιση» και ως «προμηθευτής».

Αυτό έχει σημασία για ιδρυτές και μικρές επιχειρήσεις, επειδή το δίκτυό σας εξυπηρετεί διαφορετικές ανάγκες σε διαφορετικές στιγμές. Μια επαφή που σήμερα είναι άσχετη, το επόμενο τρίμηνο μπορεί να είναι απαραίτητη.

Κρατήστε μόνο ό,τι είναι χρήσιμο

Δεν αξίζει κάθε κάρτα μια μόνιμη θέση στο σύστημά σας. Να είστε επιλεκτικοί.

Κρατήστε μια κάρτα αν το άτομο:

• Μπορεί να βοηθήσει άμεσα την επιχείρησή σας
• Σας σύστησε κάποιον πολύτιμο
• Εργάζεται σε έναν τομέα που χρειάζεται να παρακολουθείτε
• Αντιπροσωπεύει πιθανή συνεργασία ή πελάτη
• Υποστήριξε μια συζήτηση που ίσως θέλετε να συνεχίσετε

Απορρίψτε μια κάρτα αν δεν έχει ρεαλιστική χρησιμότητα. Η πειθαρχία να διαγράφετε τις άχρηστες επαφές κρατά το σύστημά σας λιτό και εύκολο στην αναζήτηση.

Κάντε τη δική σας επαγγελματική κάρτα να δουλεύει πιο αποτελεσματικά

Αν συμμετέχετε τακτικά σε εκδηλώσεις, η δική σας επαγγελματική κάρτα πρέπει επίσης να είναι εύχρηστη. Κρατήστε τον σχεδιασμό καθαρό, τον τίτλο ακριβή και τα στοιχεία επικοινωνίας ενημερωμένα. Μια καθαρή κάρτα διευκολύνει τους άλλους να επικοινωνήσουν μαζί σας αργότερα.

Για νέες επιχειρήσεις, μπορεί επίσης να βοηθήσει η ευθυγράμμιση της κάρτας με το brand και το στάδιο σύστασης. Αν λανσάρετε μια εταιρεία, βεβαιωθείτε ότι ο τίτλος, η επωνυμία και τα στοιχεία επικοινωνίας αντικατοπτρίζουν την τρέχουσα δομή σας. Αυτή η συνέπεια μειώνει τη σύγχυση και σας κάνει να φαίνεστε πιο οργανωμένοι.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Ένα ισχυρό σύστημα καρτών μπορεί να αποτύχει αν πέσετε σε συνηθισμένες παγίδες:

• Κρατάτε κάθε κάρτα «για καλό και για κακό»
• Περιμένετε πολύ για να προσθέσετε σημειώσεις
• Βασίζεστε στη μνήμη αντί για αρχεία παρακολούθησης
• Αποθηκεύετε επαφές με τρόπο που δεν μπορεί να αναζητηθεί
• Αγνοείτε διπλότυπα και παρωχημένες πληροφορίες
• Αντιμετωπίζετε τη σάρωση ως υποκατάστατο της επανεξέτασης

Η λύση είναι απλή: ταξινομήστε γρήγορα, επισημάνετε καθαρά και κάντε την παρακολούθηση με πρόθεση.

Ένα απλό σύστημα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σήμερα

Αν θέλετε μια πρακτική διαδικασία που δεν απαιτεί ειδικό λογισμικό, χρησιμοποιήστε αυτή την τριμερή μέθοδο:

1. Εξετάστε τις κάρτες μέσα σε 24 ώρες από την εκδήλωση.
2. Χωρίστε τις επαφές σε διατήρηση, πιθανή διατήρηση και απόρριψη.
3. Καταχωρίστε τις επαφές που κρατάτε σε ένα αναζητήσιμο σύστημα με σημειώσεις και ετικέτες.

Αυτό αρκεί για να μετατρέψετε μια στοίβα χαρτιών σε ένα χρήσιμο δίκτυο. Μπορείτε να επεκτείνετε το σύστημα αργότερα, καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει.

Τελικές σκέψεις

Οι επαγγελματικές κάρτες δεν έχουν αξία επειδή είναι εύκολο να συλλεχθούν. Έχουν αξία επειδή σας βοηθούν να διατηρείτε σχέσεις αφού τελειώσει η αρχική γνωριμία. Ένα προσεκτικό σύστημα οργάνωσης το κάνει αυτό δυνατό.

Είτε ετοιμάζεστε για την επόμενη εμπορική έκθεση, είτε χτίζετε ένα τοπικό δίκτυο, είτε αναπτύσσετε μια εταιρεία από το μηδέν, η αρχή είναι η ίδια: καταγράψτε τις σωστές λεπτομέρειες, αποθηκεύστε τις με τρόπο που μπορεί να αναζητηθεί και κάντε παρακολούθηση όσο η επαφή είναι ακόμη φρέσκια. Έτσι μια χούφτα κάρτες μετατρέπεται σε πραγματική επιχειρηματική ώθηση.