Tárgyalási készségek, amelyekre minden új vállalkozónak szüksége van

A tárgyalás a vállalkozás része attól a pillanattól kezdve, hogy egy vállalkozó döntéseket kezd hozni. Az alapítók tárgyalnak bérbeadókkal, beszállítókkal, partnerekkel, ügyfelekkel, hitelezőkkel, szolgáltatókkal, és néha még olyan családtagokkal is, akik segítenek a cég elindításában. Az új vállalkozók számára az erős tárgyalási készség nem csupán előny. Közvetlen hatással van az indulási költségekre, a cash flow-ra, a hosszú távú kapcsolatokra és egy stabil vállalkozás felépítésének képességére.

A jó hír az, hogy a tárgyalás készség, nem pedig személyiségjegy. Nem kell agresszívnak, dominánsnak vagy túlságosan karizmatikusnak lennie ahhoz, hogy jól tárgyaljon. A legfontosabb a felkészültség, az egyértelműség, a türelem, valamint az a képesség, hogy a hangsúlyt az értékre, ne a konfliktusra helyezze. Ha céget alapít, bankszámlát nyit, az első bérleti szerződését írja alá, vagy feltételeket egyeztet egy beszállítóval, ugyanazok az alapelvek érvényesek.

Ez az útmutató azokat a gyakorlati tárgyalási stratégiákat bontja le, amelyeket minden új vállalkozónak ismernie kell, különösen az indulási szakaszban hasznos példákkal.

Miért fontos a tárgyalás az új vállalkozások számára

A korai szakaszban lévő cégeknek kevés mozgásterük van a hibákra. Egy alapító, aki egy szerződésen spórol, jobb fizetési feltételeket szerez, vagy elkerül felesleges díjakat, már az első évben több ezer dollárt is megőrizhet a vállalkozásnak. A tárgyalás abban is segít a vállalkozóknak, hogy:

• Csökkentsék a működési költségeket
• Javítsák a szerződéses feltételeket
• Erősebb partnerségeket építsenek
• Már az elején professzionális elvárásokat alakítsanak ki
• Megóvják a céget az elkerülhető kockázatoktól
• Több teret teremtsenek a növekedéshez

Az alapítók számára a tárgyalás nem csupán arról szól, hogy alacsonyabb árat kapjanak. Arról szól, hogy alakítsák azokat a feltételeket, amelyek között a vállalkozás működik.

Kezdje világos céllal

Az egyik leggyakoribb hiba, hogy valaki úgy megy bele egy egyeztetésbe, hogy nem tudja, mi számít sikernek. Minden tárgyalás előtt írja le a prioritásait.

Tegye fel magának a kérdéseket:

• Mit kell elérnem?
• Mi az ideális eredményem?
• Mi az elfogadható eredmény, ha az ideális nem érhető el?
• Miről vagyok hajlandó lemondani, ha szükséges?
• Hol van az a pont, ahol inkább kilépek a tárgyalásból?

Ez az egyértelműség azért fontos, mert a nyomás torzíthatja az ítélőképességet. Ha előre ismeri a minimálisan elfogadható feltételeit, kisebb az esélye annak, hogy a helyzet hevében érzelmi döntést hozzon.

Ha például egy webfejlesztővel tárgyal az új cége számára, az elsődleges célja lehet a fix projektár. Másodlagos célja lehet az ingyenes módosítás, a gyorsabb teljesítés vagy a végleges fájlok tulajdonjoga. A különbség ismerete segít fókuszban maradni.

Készüljön fel, mielőtt beszél

A jó tárgyalók utánajárnak a dolgoknak. Az előkészítés önbizalmat ad és meggyőzőbbé teszi az álláspontját.

Egy tárgyalás előtt kutassa fel:

• A piaci árakat
• A tipikus szerződéses struktúrákat
• A másik fél üzleti modelljét
• Az ő valószínű prioritásaikat
• A határidőket vagy időzítési korlátokat
• Az alternatív lehetőségeket, amelyeket használhat, ha az üzlet nem működik

Ha új vállalkozó, az előkészületbe az is beletartozhat, hogy átnézi a saját cége jogi és működési alapjait. Egy jól felépített üzleti forma, rendezett nyilvántartás és kötelezettségeinek világos ismerete erősebb tárgyalási pozíciót ad.

Ha például irodai bérleményt egyeztet, tudnia kell a környék átlagos bérleti díjait, a szokásos szerződésidőt, a gyakori kaucióösszegeket és azt, hogy mely karbantartási felelősségek tárgyalhatók általában.

Együttműködéssel induljon, ne harccal

Sokan úgy gondolják, hogy a tárgyalás verseny. A gyakorlatban a legtartósabb megállapodások többnyire együttműködésből születnek. A cél nem az, hogy legyőzze a másik felet. A cél az, hogy olyan megállapodást hozzon létre, amelyet mindkét fél támogatni tud.

Ez azt jelenti, hogy a másik fél érdekeit is meg kell értenie, nem csak a sajátját.

Ha egy beszállító nem tudja csökkenteni az árat, talán tud ajánlani:

• Kedvezőbb fizetési feltételeket
• Ingyenes szállítást
• Gyorsabb átfutást
• Nagyobb szolgáltatási csomagot
• Kiemelt támogatást

Ha egy bérbeadó nem hajlandó csökkenteni a havi díjat, talán biztosíthat:

• Hosszabb díjmentes időszakot
• Bérlői fejlesztési hozzájárulást
• Kisebb éves emeléseket
• Rugalmasabb hosszabbítási feltételeket

Az együttműködő szemlélet segít felszínre hozni azokat az értékeket, amelyek egyébként rejtve maradnának.

A kapcsolatra figyeljen, ne a címkére

Könnyű úgy gondolni egy tárgyalásra, mint az Ön cége és egy másik cég közötti ügyletre. Valójában legtöbbször egy emberrel tárgyal. Annak az embernek is vannak céljai, nyomásai, határidői és ösztönzői, akárcsak Önnek.

Ez azért számít, mert az emberek jobban reagálnak, ha tisztelve érzik magukat. Nem kell túlságosan személyessé vagy bizalmaskodóvá válnia. Elég, ha közvetlen, professzionális módon kommunikál, és elismeri az ügylettel járó emberi oldalt.

Néhány hasznos szokás:

• Szólítsa a másik felet a nevén
• Hallgasson végig anélkül, hogy félbeszakítaná
• Tegyen tisztázó kérdéseket, mielőtt reagálna
• Kerülje a felesleges hibáztatást vagy túlzást
• Maradjon nyugodt, amikor a másik fél visszautasít valamit

Ha az emberek úgy érzik, hogy meghallgatják őket, nagyobb valószínűséggel működnek együtt Önnel.

Használja stratégiailag a határidőket

Az idő az egyik legerősebb tárgyalási eszköz. Ha az egyik félnek valós határideje van, a másiknak pedig nincs, akkor általában az időben kevésbé szorított fél van jobb alkupozícióban.

Alapítóként próbálja megérteni mindkét oldal időzítését. Lehet, hogy Önnek indulási határideje, bérleti kezdete, beszállítói cutoff időpontja vagy finanszírozási mérföldköve van. A másik fél is lehet nyomás alatt, hogy lezárjon egy szerződést, feltöltse a kapacitását vagy teljesítse a negyedéves célokat.

A lényeg nem az, hogy vakon sietjen. A lényeg az, hogy tudatosan használja az időzítést.

Néhány hasznos szabály:

• Ne fedje fel túl korán a saját határidejét
• Kérdezzen rá a másik fél időzítésére anélkül, hogy támadónak tűnne
• Hagyjon időt az átnézésre, mielőtt bármit aláír
• Kerülje a nagy engedményeket az utolsó pillanatban, hacsak az ellenszolgáltatás nem éri meg

Sok rossz üzlet azért jön létre, mert az egyik fél nyomás alatt érzi magát, a másik pedig felismeri ezt.

Tudja, mikor és mit érdemes elcserélni

A tárgyalás ritkán arról szól, hogy minden pontban nyerjen. Sokkal gyakrabban arról, hogy az alacsonyabb prioritású elemeket magasabb prioritásúakra cserélje.

Ezért érdemes a feltételeket három kategóriába sorolni:

• Elengedhetetlen feltételek
• Jó lenne, ha meglenne feltételek
• Olyan feltételek, amelyekről le tud mondani

Ez a keret segít okosabban engedni. Ha például egy vállalkozóval tárgyal, Önnek talán leginkább az ár és a minőség számít. Ha az ár nem mozdítható, talán az időzítés rugalmasságát cserélheti gyorsabb teljesítésre vagy erősebb támogatásra.

A lényeg, hogy csak akkor adjon fel valamit, ha ezért cserébe valódi értéket kap.

Mindenről kérjen írásos megerősítést

A szóbeli megállapodás kényelmesnek tűnhet, de gyakran hiányos. Az új vállalkozóknak érdemes szokássá tenniük, hogy a fontos feltételeket írásban rögzítik, még akkor is, ha a beszélgetés jól megy.

Az írásos feltételek segítenek:

• Az egyértelműségben
• Az elszámoltathatóságban
• A félreértések csökkentésében
• Az érvényesítésben, ha később probléma merül fel

Ez különösen fontos azoknak az alapítóknak, akik egyszerre sok szálat kezelnek. Az írásos nyomvonal megakadályozhatja, hogy a kisebb viták költséges konfliktussá nőjenek.

Legalább ezeket erősítse meg:

• A munka köre
• Az ár és a fizetési ütemezés
• A határidők
• A teljesítendő elemek
• A hosszabbítás vagy felmondás feltételei
• A tulajdonjog és a titoktartás feltételei, ha relevánsak

Ha a megállapodás összetett, érdemes képzett szakemberrel átnézetni, mielőtt aláírja.

Gyakori tárgyalási helyzetek induló alapítóknál

Az új vállalkozók az indulás korai szakaszában ismétlődő tárgyalásokkal találkoznak. Íme néhány a leggyakoribbak közül.

Beszállítói megállapodások

A beszállítók, szoftverszolgáltatók és szolgáltató alvállalkozók mind nyitottak lehetnek tárgyalásra. Kérjen mennyiségi kedvezményt, rugalmas számlázást vagy jobb támogatási szintet, ha a vállalkozása növekszik.

Iroda- vagy üzlethelyiség-bérletek

A kereskedelmi bérletek gyakran több tárgyalási lehetőséget tartalmaznak, mint azt az első alkalommal alapítók várják. A bérleti díj, a kaució, a fejlesztési hozzájárulás, a hosszabbítási lehetőségek és a karbantartási kötelezettségek mind fontosak lehetnek.

Ügyfélszerződések

Ha szolgáltatást értékesít, tárgyaljon a munkakörről, a fizetési ütemezésről, a módosítások számáról és a késedelmes fizetés miatti büntetésekről. Az egyértelmű feltételek mindkét felet védik.

Szakmai szolgáltatások

Könyvelők, ügyvédek, tanácsadók és tervezők különböző díjazási struktúrákat kínálhatnak. Lehet, hogy sikerül fix díjban, megtartási díjban, mérföldkőalapú számlázásban vagy csomagolt szolgáltatásban megállapodni.

Banki szolgáltatások és finanszírozás

Még ha az árképzés fix is, a hitelezők és pénzügyi intézmények az Ön helyzetétől függően módosíthatják a dokumentációs követelményeket, a törlesztési struktúrát vagy a szolgáltatási feltételeket.

Maradjon professzionális nyomás alatt is

Egyes tárgyalások feszültté válnak. Ez azonban nem jelenti azt, hogy érzelmivé, védekezővé vagy kapkodóvá kell válnia. A legerősebb pozíciót gyakran a nyugodt következetesség adja.

Ha a másik fél alacsony ajánlatot tesz, ésszerűtlen határidőt erőltet, vagy nem hajlandó engedni, tartsa meg mértéktartó hangnemét. Tegyen fel kérdéseket. Ismételje meg a prioritásait. Adjon alternatívákat, ahol ez indokolt. Ha kell, állítsa meg a beszélgetést, ahelyett hogy túl gyorsan beleegyezne.

Egy egyszerű válasz, például: "Ez így nem megfelelő nekünk, de ezt tudjuk ajánlani helyette", segíthet produktívan tartani a beszélgetést anélkül, hogy gyengítené a pozícióját.

Építse be a tárgyalást a vállalati kultúrába

Ahogy a vállalkozása növekszik, a tárgyalásnak nem szabad kizárólag az alapító feladata maradnia. A cég működésének részévé kell válnia.

Tanítsa meg a csapatnak, hogy:

• Tisztázásra kérdezzenek rá, mielőtt beleegyeznek valamibe
• Hasonlítsanak össze több lehetőséget, mielőtt beszállítót választanak
• Dokumentálják a módosításokat és kivételeket
• Hosszú távú értékre figyeljenek, ne rövid távú nyomásra
• A fontos feltételeket még aláírás előtt jelezzék tovább

Az a vállalkozás, amely jól tárgyal, védi a haszonkulcsot, csökkenti a kockázatot, és idővel erősebb kapcsolatokat épít ki.

Hogyan segít Zenind az erősebb indulásban

Az átgondolt tárgyalási stratégia akkor működik a legjobban, ha a vállalkozás már az elejétől rendezett. Zenind segít a vállalkozóknak a szükséges struktúrával megalapozni és működtetni a cégeiket a professzionális működéshez. Amikor a vállalkozás megfelelően van felépítve, könnyebb úgy beszélni beszállítókkal, partnerekkel, bankokkal és ügyfelekkel, hogy az hiteles legyen.

Ez az alap fontos. Az egyértelmű társasági struktúra, a megfelelési tudatosság és a rendezett nyilvántartások könnyebbé teszik a vállalkozás kezelését és bemutatását mások felé.

Záró gondolatok

A tárgyalás nem arról szól, hogy rámenős legyen. Arról szól, hogy felkészült, egyértelmű és stratégikus legyen. Az új vállalkozók számára a jó tárgyalási képesség javíthatja a szerződéseket, csökkentheti a költségeket, erősítheti a kapcsolatokat, és jobb feltételeket teremthet a növekedéshez.

A legjobb tárgyalók nem erőből dolgoznak. Ők a struktúrára, az információra, az időzítésre és a türelemre támaszkodnak. Ha ezeket a szokásokat már korán kialakítja, jobb döntéseket fog hozni azokban a beszélgetésekben, amelyek a legfontosabbak a vállalkozása számára.