Neuvottelutaidot, joita jokainen uusi yrityksen omistaja tarvitsee

Neuvottelu on osa liiketoimintaa heti siitä hetkestä lähtien, kun yrittäjä alkaa tehdä päätöksiä. Perustajat neuvottelevat vuokranantajien, toimittajien, kumppaneiden, asiakkaiden, rahoittajien, palveluntarjoajien ja joskus jopa perheenjäsenten kanssa, jotka auttavat yrityksen käynnistämisessä. Uusille yrityksen omistajille vahvat neuvottelutaidot eivät ole vain hyödyllinen lisä. Ne vaikuttavat suoraan startupin kustannuksiin, kassavirtaan, pitkäaikaisiin suhteisiin ja kykyyn rakentaa vakaa yritys.

Hyvä uutinen on, että neuvottelu on taito, ei persoonallisuuden piirre. Hyvien neuvottelujen käyminen ei vaadi aggressiivisuutta, hallitsevuutta tai ylitsevuotavaa karismaa. Tärkeintä on valmistautuminen, selkeys, kärsivällisyys ja kyky keskittyä arvoon konfliktin sijaan. Jos olet perustamassa yritystä, avaamassa pankkitiliä, allekirjoittamassa ensimmäistä vuokrasopimustasi tai sopimassa ehtoja toimittajan kanssa, samat perusperiaatteet pätevät.

Tämä opas käy läpi käytännöllisiä neuvottelustrategioita, jotka jokaisen uuden yrityksen omistajan olisi hyvä tuntea, sekä esimerkkejä, jotka ovat erityisen hyödyllisiä startup-vaiheessa.

Miksi neuvottelu on tärkeää uusille yrityksille

Varhaisen vaiheen yrityksillä on vähän liikkumavaraa virheille. Perustaja, joka säästää yhdessä sopimuksessa, saa paremmat maksuehdot tai välttää tarpeettomia maksuja, voi suojata tuhansia dollareita jo ensimmäisen vuoden aikana. Neuvottelu auttaa yrityksen omistajia myös:

• Vähentämään käyttökustannuksia
• Parantamaan sopimusehtoja
• Rakentamaan parempia kumppanuuksia
• Asettamaan ammatilliset odotukset varhain
• Suojaamaan yritystä vältettävissä olevalta riskiltä
• Luomaan enemmän kasvunvaraa

Perustajille neuvottelu ei ole vain alhaisemman hinnan tavoittelua. Kyse on siitä, millaisissa olosuhteissa yritys toimii.

Aloita selkeällä tavoitteella

Ensimmäinen virhe, jonka monet tekevät, on ryhtyä keskusteluun ilman käsitystä siitä, miltä onnistuminen näyttää. Määrittele ennen jokaista neuvottelua kirjallisesti omat prioriteettisi.

Kysy itseltäsi:

• Mitä minun täytyy saavuttaa?
• Mikä on ihanteellinen lopputulos?
• Mikä on hyväksyttävä vaihtoehto, jos en saa ihanteellista tulosta?
• Mistä olen valmis tinkimään tarvittaessa?
• Missä kohdassa minun pitäisi poistua neuvottelusta?

Tämä selkeys on tärkeää, koska paine voi vääristää harkintakykyä. Jos tiedät etukäteen vähimmäisehtosi, teet vähemmän todennäköisesti tunnepohjaisia päätöksiä tilanteen keskellä.

Esimerkiksi jos neuvottelet verkkosivuston kehittäjän kanssa uudelle yrityksellesi, päätavoitteesi voi olla kiinteä projektihinta. Toissijainen tavoitteesi voi olla ilmaiset korjaukset, nopeampi toimitus tai lopullisten tiedostojen omistus. Erojen tunnistaminen auttaa sinua pysymään keskittyneenä.

Valmistaudu ennen kuin puhut

Hyvät neuvottelijat tekevät taustatyönsä. Valmistautuminen lisää itsevarmuutta ja tekee kannastasi vakuuttavamman.

Ennen neuvottelua selvitä:

• Markkinahinnat
• Tyypilliset sopimusrakenteet
• Toisen osapuolen liiketoimintamalli
• Heidän todennäköiset prioriteettinsa
• Määräajat tai aikataulupaineet
• Vaihtoehdot, joihin voit turvautua, jos sopimus ei toteudu

Jos olet uusi yrityksen omistaja, valmistautumiseen voi kuulua myös oman yrityksesi juridisten ja operatiivisten perusasioiden tarkistaminen. Hyvin rakennettu yritysmuoto, järjestelmälliset asiakirjat ja selkeä ymmärrys velvoitteistasi auttavat neuvottelemaan vahvemmasta asemasta käsin.

Jos esimerkiksi neuvottelet toimistotilojen vuokrasopimuksesta, sinun kannattaa tietää alueen keskimääräinen vuokrataso, tavanomainen sopimusaika, yleiset vakuusmaksut ja se, mitä huoltovastuita yleensä voidaan neuvotella.

Aloita yhteistyöllä, älä taistelulla

Monet ajattelevat neuvottelun olevan kilpailu. Käytännössä kestävin sopimus syntyy usein yhteistyöstä. Tavoitteena ei ole voittaa toinen osapuoli. Tavoitteena on luoda sopimus, jonka molemmat osapuolet voivat hyväksyä.

Se tarkoittaa, että sinun kannattaa etsiä myös toisen osapuolen etuja, ei vain omiasi.

Jos toimittaja ei voi laskea hintaa, hän voi ehkä tarjota:

• Paremmat maksuehdot
• Ilmainen toimitus
• Nopeamman toimitusajan
• Laajemman palvelupaketin
• Etusijatuen

Jos vuokranantaja ei suostu alentamaan kuukausivuokraa, hän voi ehkä tarjota:

• Pidemmän vuokrattoman jakson
• Tilamuutoksiin tarkoitettua tukea
• Pienemmät vuosikorotukset
• Joustavammat uusimisehdot

Yhteistyöhakuinen ajattelutapa auttaa löytämään arvoa, joka muuten jäisi piiloon.

Keskity suhteeseen, älä nimekkeeseen

On helppoa ajatella neuvottelua sinun yrityksesi ja toisen yrityksen välisenä asetelmana. Todellisuudessa vastapuolella on usein yksi ihminen. Tällä henkilöllä on omat tavoitteensa, paineensa, määräaikansa ja kannustimensa, aivan kuten sinullakin.

Tämä on tärkeää, koska ihmiset reagoivat paremmin, kun he kokevat tulevansa kunnioitetuiksi. Sinun ei tarvitse olla liian henkilökohtainen tai epämuodollinen. Riittää, että viestit suoraan, ammattimaisesti ja tavalla, joka huomioi vaihdon inhimillisen puolen.

Seuraavat käytännöt auttavat:

• Käytä henkilön nimeä
• Kuuntele keskeyttämättä
• Esitä tarkentavia kysymyksiä ennen reagointia
• Vältä tarpeetonta syyttelyä tai liioittelua
• Pysy rauhallisena, kun toinen osapuoli tekee vastalauseen

Kun ihmiset kokevat tulleensa kuulluiksi, he ovat todennäköisemmin valmiita tekemään yhteistyötä.

Käytä määräaikoja strategisesti

Aika on yksi neuvottelun tehokkaimmista työkaluista. Jos toisella osapuolella on todellinen määräaika ja toisella ei, enemmän aikaa omaavalla osapuolella on yleensä enemmän neuvotteluvoimaa.

Perustajana sinun kannattaa ymmärtää molempien osapuolten aikataulut. Sinulla voi olla lanseerausmääräaika, vuokrasopimuksen alkamispäivä, toimittajan takaraja tai rahoitustavoite. Myös toisella osapuolella voi olla paineita saada sopimus päätökseen, täyttää kapasiteetti tai saavuttaa neljännesvuositavoitteet.

Tärkeintä ei ole kiirehtiä sokeasti. Tärkeintä on käyttää ajoitusta harkitusti.

Muutama hyödyllinen sääntö:

• Älä paljasta omaa määräaikaasi liian aikaisin
• Kysy toisen osapuolen aikataulusta ilman, että vaikutat hyökkäävältä
• Varaa aikaa tarkasteluun ennen allekirjoittamista
• Vältä tekemästä suuria myönnytyksiä viime hetkellä, ellei vastine ole sen arvoinen

Monet huonot sopimukset syntyvät, koska toinen osapuoli tuntee painetta ja toinen osapuoli huomaa sen.

Tiedä, milloin ja mitä kannattaa vaihtaa

Neuvottelu harvoin tarkoittaa, että voitat jokaisen kohdan. Useammin kyse on siitä, että vaihdat alemman prioriteetin asioita tärkeämpiin.

Siksi sinun kannattaa jakaa ehtosi kolmeen luokkaan:

• Pakolliset ehdot
• Mukavat lisäehdot
• Ehdot, joista voit luopua

Tämä kehys auttaa tekemään fiksumpia myönnytyksiä. Jos neuvottelet esimerkiksi urakoitsijan kanssa, hinta ja laatu voivat olla sinulle tärkeimpiä. Jos hinta ei jousta, voit ehkä vaihtaa joustavuutta aikataulussa nopeampaan valmistumiseen tai kattavampaan tukeen.

Ajatuksena on antaa jotain vain silloin, kun saat vastineeksi jotain merkityksellistä.

Laita kaikki kirjallisesti ylös

Suullinen sopimus voi tuntua tehokkaalta, mutta se on usein puutteellinen. Uusien yritysten omistajien kannattaa totuttautua dokumentoimaan keskeiset ehdot kirjallisesti, vaikka keskustelu sujuisi hyvin.

Kirjalliset ehdot auttavat:

• Selkeydessä
• Vastuun osoittamisessa
• Väärinkäsitysten vähentämisessä
• Helpommassa toimeenpanossa, jos ongelmia ilmenee myöhemmin

Tämä on erityisen tärkeää startup-perustajille, joilla on useita liikkuvia osia hallittavana. Kirjallinen kirjaus voi estää pieniä erimielisyyksiä kasvamasta kalliiksi riidoiksi.

Vähintään vahvista kirjallisesti:

• Työn laajuus
• Hinta ja maksuaikataulu
• Määräajat
• Toimitukset
• Uusimis- tai irtisanomisehdot
• Omistus- ja luottamuksellisuusehdot, jos ne ovat olennaisia

Jos sopimus on monimutkainen, on järkevää pyytää pätevää ammattilaista tarkistamaan se ennen allekirjoittamista.

Yleisiä neuvottelutilanteita startup-perustajille

Uudet yrityksen omistajat kohtaavat alkuvaiheessa toistuvasti samankaltaisia neuvottelutilanteita. Tässä niistä yleisimpiä.

Toimittajasopimukset

Toimittajat, ohjelmistopalvelut ja palvelu-urakoitsijat voivat kaikki olla avoimia neuvottelulle. Pyydä volyymialennuksia, joustavaa laskutusta tai parempia tukitasoja, jos liiketoimintasi kasvaa.

Toimisto- tai liiketilojen vuokrasopimukset

Liikekiinteistöjen vuokrasopimuksissa on usein enemmän neuvotteluvaraa kuin ensikertalaiset perustajat odottavat. Vuokra, vakuudet, muutostyökorvaukset, uusimisvaihtoehdot ja huoltovelvoitteet voivat kaikki olla tärkeitä.

Asiakassopimukset

Jos myyt palveluja, neuvottele työn laajuudesta, maksuaikataulusta, muokkauskierrosten määrästä ja myöhästyneiden maksujen seuraamuksista. Selkeät ehdot suojaavat sekä sinua että asiakastasi.

Ammattilaispalvelut

Kirjanpitäjät, lakimiehet, konsultit ja suunnittelijat voivat tarjota erilaisia laskutusmalleja. Voit ehkä neuvotella kiinteistä hinnoista, kuukausisopimuksista, vaiheittaisesta laskutuksesta tai paketoiduista palveluista.

Pankkipalvelut ja rahoitus

Vaikka hinnoittelu olisi kiinteää, rahoittajat ja finanssilaitokset voivat tilanteestasi riippuen pystyä säätämään dokumentointivaatimuksia, takaisinmaksurakenteita tai palveluehtoja.

Pysy ammattimaisena paineen alla

Jotkin neuvottelut muuttuvat jännittyneiksi. Se ei tarkoita, että sinun pitäisi muuttua tunnepitoiseksi, puolustuskannalle tai hätiköidä. Vahvin asema syntyy usein rauhallisesta johdonmukaisuudesta.

Jos vastapuoli tekee liian matalan tarjouksen, painostaa kohtuuttomalla määräajalla tai ei suostu liikkumaan, pidä sävy mitattuna. Esitä kysymyksiä. Toista prioriteettisi. Tarjoa vaihtoehtoja tarvittaessa. Keskeytä keskustelu, jos on pakko, sen sijaan että suostuisit liian nopeasti.

Yksinkertainen vastaus, kuten "Se ei sovi meille, mutta tässä on se, mikä sopisi", voi pitää keskustelun tuottavana ilman, että asemasi heikkenee.

Rakenna neuvottelu osaksi yrityskulttuuria

Kun liiketoimintasi kasvaa, neuvottelun ei pitäisi rajoittua perustajaan. Sen pitäisi olla osa yrityksen toimintatapaa.

Opeta tiimillesi, että he:

• Pyytävät tarkennusta ennen sitoutumista
• Vertailivat vaihtoehtoja ennen toimittajan valintaa
• Dokumentoivat muutokset ja poikkeukset
• Keskittyvät pitkäaikaiseen arvoon, eivät lyhytaikaiseen paineeseen
• Vievät tärkeät ehdot eteenpäin ennen allekirjoittamista

Yritys, joka neuvottelee hyvin, suojaa katetta, vähentää riskiä ja rakentaa vahvempia suhteita ajan myötä.

Miten Zenind tukee vahvempaa alkua

Vankka neuvottelustrategia toimii parhaiten, kun yrityksesi on alusta alkaen järjestyksessä. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja ylläpitämään yrityksiään rakenteella, jota he tarvitsevat toimiakseen ammattimaisesti. Kun yrityksesi on perustettu oikein, keskustelujen avaaminen toimittajien, kumppaneiden, pankkien ja asiakkaiden kanssa on helpompaa, koska lähtökohtasi on uskottava.

Tällä pohjalla on merkitystä. Selkeä yritysrakenne, compliance-tietoisuus ja järjestelmälliset asiakirjat tekevät yrityksen hallinnasta helpompaa ja sen esittämisestä muille vakuuttavampaa.

Lopuksi

Neuvottelu ei tarkoita aggressiivisuutta. Se tarkoittaa valmistautumista, selkeyttä ja strategisuutta. Uusille yrityksen omistajille hyvä neuvottelukyky voi parantaa sopimuksia, vähentää kustannuksia, vahvistaa suhteita ja luoda paremmat edellytykset kasvulle.

Parhaat neuvottelijat eivät luota voimaan. He luottavat rakenteeseen, tietoon, ajoitukseen ja kärsivällisyyteen. Jos rakennat nämä tavat varhain, teet parempia päätöksiä niissä keskusteluissa, joilla on eniten merkitystä yrityksellesi.