Δεξιότητες διαπραγμάτευσης που χρειάζεται κάθε νέος επιχειρηματίας

Η διαπραγμάτευση αποτελεί μέρος της επιχειρηματικής δραστηριότητας από τη στιγμή που ένας επιχειρηματίας αρχίζει να λαμβάνει αποφάσεις. Οι ιδρυτές διαπραγματεύονται με ιδιοκτήτες ακινήτων, προμηθευτές, συνεργάτες, πελάτες, δανειστές, παρόχους υπηρεσιών και, μερικές φορές, ακόμη και με μέλη της οικογένειας που βοηθούν στην έναρξη της εταιρείας. Για τους νέους επιχειρηματίες, οι ισχυρές διαπραγματευτικές δεξιότητες δεν είναι απλώς επιθυμητές. Επηρεάζουν άμεσα το αρχικό κόστος, τη ρευστότητα, τις μακροπρόθεσμες σχέσεις και την ικανότητα δημιουργίας μιας σταθερής επιχείρησης.

Το καλό νέο είναι ότι η διαπραγμάτευση είναι δεξιότητα, όχι χαρακτηριστικό προσωπικότητας. Δεν χρειάζεται να είστε επιθετικοί, κυριαρχικοί ή υπερβολικά χαρισματικοί για να διαπραγματεύεστε αποτελεσματικά. Αυτό που μετρά περισσότερο είναι η προετοιμασία, η σαφήνεια, η υπομονή και η ικανότητα να εστιάζετε στην αξία αντί στη σύγκρουση. Αν ιδρύετε εταιρεία, ανοίγετε τραπεζικό λογαριασμό, υπογράφετε το πρώτο σας μισθωτήριο ή συμφωνείτε όρους με έναν προμηθευτή, εφαρμόζονται οι ίδιες βασικές αρχές.

Ο οδηγός αυτός αναλύει πρακτικές στρατηγικές διαπραγμάτευσης που πρέπει να γνωρίζει κάθε νέος επιχειρηματίας, μαζί με παραδείγματα ιδιαίτερα χρήσιμα στο στάδιο της εκκίνησης.

Γιατί η διαπραγμάτευση έχει σημασία για τις νέες επιχειρήσεις

Οι επιχειρήσεις σε αρχικό στάδιο έχουν περιορισμένο περιθώριο λάθους. Ένας ιδρυτής που εξοικονομεί χρήματα σε ένα συμβόλαιο, εξασφαλίζει καλύτερους όρους πληρωμής ή αποφεύγει περιττές χρεώσεις μπορεί να προστατεύσει χιλιάδες δολάρια μόνο μέσα στον πρώτο χρόνο. Η διαπραγμάτευση βοηθά επίσης τους επιχειρηματίες να:

• Μειώνουν τα λειτουργικά κόστη
• Βελτιώνουν τους όρους των συμβολαίων
• Χτίζουν καλύτερες συνεργασίες
• Θέτουν επαγγελματικές προσδοκίες από νωρίς
• Προστατεύουν την εταιρεία από αποτρέψιμους κινδύνους
• Δημιουργούν περισσότερο χώρο για ανάπτυξη

Για τους ιδρυτές, η διαπραγμάτευση δεν αφορά μόνο τη χαμηλότερη τιμή. Αφορά τη διαμόρφωση των συνθηκών κάτω από τις οποίες λειτουργεί η επιχείρηση.

Ξεκινήστε με ξεκάθαρο στόχο

Το πρώτο λάθος που κάνουν πολλοί άνθρωποι είναι ότι μπαίνουν σε μια συζήτηση χωρίς να ξέρουν πώς μοιάζει η επιτυχία. Πριν από κάθε διαπραγμάτευση, ορίστε γραπτώς τις προτεραιότητές σας.

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Τι πρέπει να πετύχω;
• Ποιο είναι το ιδανικό αποτέλεσμα;
• Τι είναι αποδεκτό αν δεν μπορώ να πετύχω το ιδανικό;
• Τι είμαι διατεθειμένος να ανταλλάξω αν χρειαστεί;
• Σε ποιο σημείο πρέπει να αποχωρήσω;

Αυτή η σαφήνεια έχει σημασία επειδή η πίεση μπορεί να αλλοιώσει την κρίση. Αν γνωρίζετε εκ των προτέρων τους ελάχιστα αποδεκτούς όρους σας, είναι λιγότερο πιθανό να πάρετε συναισθηματικές αποφάσεις τη στιγμή εκείνη.

Για παράδειγμα, αν διαπραγματεύεστε με έναν προγραμματιστή ιστοσελίδας για τη νέα σας εταιρεία, ο κύριος στόχος σας μπορεί να είναι μια σταθερή τιμή έργου. Δευτερεύοντες στόχοι μπορεί να είναι δωρεάν διορθώσεις, ταχύτερη παράδοση ή η ιδιοκτησία των τελικών αρχείων. Η γνώση της διαφοράς σάς βοηθά να παραμένετε συγκεντρωμένοι.

Προετοιμαστείτε πριν μιλήσετε

Οι καλοί διαπραγματευτές κάνουν έρευνα. Η προετοιμασία σάς δίνει αυτοπεποίθηση και κάνει τη θέση σας πιο πειστική.

Πριν από μια διαπραγμάτευση, ερευνήστε:

• Τις τιμές της αγοράς
• Τις συνήθεις δομές συμβάσεων
• Το επιχειρηματικό μοντέλο της άλλης πλευράς
• Τις πιθανές προτεραιότητές της
• Προθεσμίες ή χρονικούς περιορισμούς
• Εναλλακτικές επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αν η συμφωνία δεν προχωρήσει

Αν είστε νέος επιχειρηματίας, η προετοιμασία μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την επισκόπηση των νομικών και λειτουργικών βασικών στοιχείων της δικής σας εταιρείας. Μια σωστά δομημένη επιχειρηματική οντότητα, οργανωμένα αρχεία και σαφής κατανόηση των υποχρεώσεών σας σάς βοηθούν να διαπραγματεύεστε από ισχυρότερη θέση.

Για παράδειγμα, αν διαπραγματεύεστε μισθωτήριο για γραφειακό χώρο, πρέπει να γνωρίζετε το μέσο ενοίκιο στην περιοχή, τη συνήθη διάρκεια της σύμβασης, τα τυπικά ποσά εγγύησης και ποιες υποχρεώσεις συντήρησης μπορούν συνήθως να τεθούν προς διαπραγμάτευση.

Προσεγγίστε με συνεργασία, όχι με αντιπαράθεση

Πολλοί πιστεύουν ότι η διαπραγμάτευση είναι ένας αγώνας. Στην πράξη, οι πιο ανθεκτικές συμφωνίες συνήθως προκύπτουν από συνεργασία. Ο στόχος δεν είναι να νικήσετε την άλλη πλευρά. Ο στόχος είναι να δημιουργήσετε μια συμφωνία που να μπορεί να στηρίξει και τα δύο μέρη.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αναζητάτε τα συμφέροντα της άλλης πλευράς, όχι μόνο τα δικά σας.

Αν ένας προμηθευτής δεν μπορεί να μειώσει την τιμή, ίσως μπορεί να προσφέρει:

• Καλύτερους όρους πληρωμής
• Δωρεάν μεταφορικά
• Ταχύτερο χρόνο παράδοσης
• Μεγαλύτερο πακέτο υπηρεσιών
• Προτεραιότητα στην υποστήριξη

Αν ένας ιδιοκτήτης ακινήτου δεν μειώνει το μηνιαίο ενοίκιο, ίσως μπορεί να προσφέρει:

• Μεγαλύτερη περίοδο χωρίς ενοίκιο
• Επιδότηση βελτιώσεων του μισθωτή
• Μικρότερες ετήσιες αυξήσεις
• Πιο ευέλικτους όρους ανανέωσης

Η συνεργατική νοοτροπία διευκολύνει την αποκάλυψη αξίας που διαφορετικά θα παρέμενε κρυφή.

Εστιάστε στη σχέση, όχι στην ετικέτα

Είναι εύκολο να βλέπετε μια διαπραγμάτευση ως ανάμεσα στη δική σας εταιρεία και μια άλλη εταιρεία. Στην πραγματικότητα, συνήθως συναλλάσσεστε με έναν άνθρωπο. Αυτός ο άνθρωπος έχει στόχους, πίεση, προθεσμίες και κίνητρα, όπως κι εσείς.

Αυτό έχει σημασία, επειδή οι άνθρωποι ανταποκρίνονται καλύτερα όταν νιώθουν σεβασμό. Δεν χρειάζεται να είστε υπερβολικά προσωπικοί ή άτυποι. Αρκεί να επικοινωνείτε με άμεσο, επαγγελματικό τρόπο που αναγνωρίζει την ανθρώπινη πλευρά της ανταλλαγής.

Μερικές πρακτικές συνήθειες βοηθούν εδώ:

• Χρησιμοποιήστε το όνομα του ατόμου
• Ακούστε χωρίς να διακόπτετε
• Κάντε διευκρινιστικές ερωτήσεις πριν αντιδράσετε
• Αποφύγετε την περιττή επίρριψη ευθυνών ή τις υπερβολές
• Παραμείνετε ψύχραιμοι όταν η άλλη πλευρά αντιδρά αρνητικά

Όταν οι άνθρωποι νιώθουν ότι τους ακούνε, είναι πιο πιθανό να συνεργαστούν μαζί σας.

Χρησιμοποιήστε στρατηγικά τις προθεσμίες

Ο χρόνος είναι ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία στη διαπραγμάτευση. Αν η μία πλευρά έχει πραγματική προθεσμία και η άλλη όχι, η πλευρά με περισσότερο χρόνο συνήθως έχει μεγαλύτερη διαπραγματευτική ισχύ.

Ως ιδρυτής, προσπαθήστε να κατανοήσετε το χρονοδιάγραμμα και των δύο πλευρών. Μπορεί να έχετε προθεσμία έναρξης, ημερομηνία έναρξης μίσθωσης, καταληκτική ημερομηνία προμηθευτή ή ορόσημο χρηματοδότησης. Η άλλη πλευρά μπορεί επίσης να πιέζεται να κλείσει ένα συμβόλαιο, να καλύψει χωρητικότητα ή να πετύχει τριμηνιαίους στόχους.

Το ζητούμενο δεν είναι να βιάζεστε τυφλά. Είναι να χρησιμοποιείτε τον χρόνο συνειδητά.

Μερικοί χρήσιμοι κανόνες:

• Μην αποκαλύπτετε την προθεσμία σας πολύ νωρίς
• Ρωτήστε για τον χρονισμό της άλλης πλευράς χωρίς να ακούγεστε επιθετικοί
• Προβλέψτε χρόνο για έλεγχο πριν από την υπογραφή οτιδήποτε
• Αποφύγετε να κάνετε σημαντικές υποχωρήσεις την τελευταία στιγμή, εκτός αν η ανταλλαγή αξίζει πραγματικά

Πολλές κακές συμφωνίες συμβαίνουν επειδή η μία πλευρά αισθάνεται πίεση και η άλλη το αντιλαμβάνεται.

Γνωρίστε πότε να ανταλλάξετε και τι να ανταλλάξετε

Η διαπραγμάτευση σπάνια αφορά τη νίκη σε κάθε σημείο. Πιο συχνά, αφορά την ανταλλαγή λιγότερο σημαντικών ζητημάτων με πιο σημαντικά.

Γι' αυτό πρέπει να χωρίσετε τους όρους σας σε τρεις κατηγορίες:

• Όροι που δεν είναι διαπραγματεύσιμοι
• Όροι που θα ήταν καλό να ισχύσουν
• Όροι που μπορείτε να εγκαταλείψετε

Αυτό το πλαίσιο σάς βοηθά να κάνετε πιο έξυπνες παραχωρήσεις. Για παράδειγμα, αν διαπραγματεύεστε με έναν εργολάβο, μπορεί να σας ενδιαφέρει περισσότερο η τιμή και η ποιότητα. Αν η τιμή δεν μπορεί να αλλάξει, ίσως μπορείτε να ανταλλάξετε ευελιξία στο χρονοδιάγραμμα με ταχύτερη ολοκλήρωση ή πιο ολοκληρωμένη υποστήριξη.

Το ζητούμενο είναι να δίνετε κάτι μόνο όταν λαμβάνετε κάτι ουσιαστικό σε αντάλλαγμα.

Βάλτε τα πάντα γραπτώς

Μια προφορική συμφωνία μπορεί να μοιάζει πιο γρήγορη, αλλά συχνά είναι ελλιπής. Οι νέοι επιχειρηματίες πρέπει να αποκτήσουν τη συνήθεια να τεκμηριώνουν γραπτώς τους βασικούς όρους, ακόμη κι όταν η συζήτηση πηγαίνει ομαλά.

Οι γραπτοί όροι βοηθούν σε:

• Σαφήνεια
• Λογοδοσία
• Λιγότερες παρεξηγήσεις
• Ευκολότερη επιβολή αν προκύψουν προβλήματα αργότερα

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους ιδρυτές startup που διαχειρίζονται πολλά κινούμενα μέρη. Ένα γραπτό αρχείο μπορεί να αποτρέψει μικρές διαφωνίες από το να εξελιχθούν σε δαπανηρές διαμάχες.

Τουλάχιστον, επιβεβαιώστε:

• Το εύρος εργασιών
• Την τιμή και το πρόγραμμα πληρωμών
• Τις προθεσμίες
• Τα παραδοτέα
• Τους όρους ανανέωσης ή λήξης
• Την ιδιοκτησία και τους όρους εμπιστευτικότητας, αν ισχύουν

Αν η συμφωνία είναι σύνθετη, αξίζει να τη δει ένας κατάλληλα καταρτισμένος επαγγελματίας πριν υπογράψετε.

Συνήθεις διαπραγματευτικές καταστάσεις για ιδρυτές startup

Οι νέοι επιχειρηματίες αντιμετωπίζουν επαναλαμβανόμενες διαπραγματεύσεις στα πρώτα στάδια ανάπτυξης. Ακολουθούν μερικές από τις πιο συνηθισμένες.

Συμφωνίες με προμηθευτές

Οι προμηθευτές, οι πάροχοι λογισμικού και οι εξωτερικοί συνεργάτες υπηρεσιών μπορεί όλοι να είναι ανοιχτοί στη διαπραγμάτευση. Ζητήστε εκπτώσεις όγκου, ευέλικτη τιμολόγηση ή καλύτερα επίπεδα υποστήριξης αν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται.

Μισθώσεις γραφείου ή καταστήματος

Οι επαγγελματικές μισθώσεις συχνά έχουν μεγαλύτερο περιθώριο διαπραγμάτευσης από όσο περιμένουν οι νέοι ιδρυτές. Το ενοίκιο, οι εγγυήσεις, οι επιδοτήσεις βελτιώσεων, οι επιλογές ανανέωσης και οι υποχρεώσεις συντήρησης μπορούν όλα να έχουν σημασία.

Συμβόλαια πελατών

Αν πουλάτε υπηρεσίες, διαπραγματευτείτε το εύρος εργασίας, τον χρόνο πληρωμής, τα όρια αναθεωρήσεων και τις ποινές καθυστερημένης πληρωμής. Οι σαφείς όροι προστατεύουν τόσο εσάς όσο και τον πελάτη σας.

Επαγγελματικές υπηρεσίες

Λογιστές, δικηγόροι, σύμβουλοι και σχεδιαστές μπορεί να προσφέρουν διαφορετικές δομές χρέωσης. Μπορεί να μπορέσετε να διαπραγματευτείτε σταθερές αμοιβές, πάγια παρακολούθησης, τιμολόγηση βάσει οροσήμων ή συνδυασμένες υπηρεσίες.

Τραπεζικές και χρηματοδοτικές υπηρεσίες

Ακόμη και όταν η τιμολόγηση είναι σταθερή, οι δανειστές και τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα μπορεί να μπορούν να προσαρμόσουν τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης, τις δομές αποπληρωμής ή τους όρους υπηρεσιών ανάλογα με την περίπτωσή σας.

Παραμείνετε επαγγελματίες υπό πίεση

Ορισμένες διαπραγματεύσεις γίνονται τεταμένες. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να γίνετε συναισθηματικοί, αμυντικοί ή βιαστικοί. Η πιο ισχυρή στάση συχνά προκύπτει από ήρεμη συνέπεια.

Αν η άλλη πλευρά κάνει μια χαμηλή προσφορά, πιέζει με παράλογη προθεσμία ή αρνείται να μετακινηθεί, κρατήστε τον τόνο σας μετρημένο. Κάντε ερωτήσεις. Επαναδιατυπώστε τις προτεραιότητές σας. Προτείνετε εναλλακτικές όπου χρειάζεται. Αν είναι απαραίτητο, κάντε παύση στη συζήτηση αντί να συμφωνήσετε πολύ γρήγορα.

Μια απλή απάντηση όπως «Αυτό δεν μας εξυπηρετεί, αλλά αυτό θα μας εξυπηρετούσε» μπορεί να διατηρήσει τη συζήτηση παραγωγική χωρίς να αποδυναμώσει τη θέση σας.

Ενσωματώστε τη διαπραγμάτευση στην κουλτούρα της εταιρείας σας

Καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει, η διαπραγμάτευση δεν πρέπει να περιορίζεται στον ιδρυτή. Πρέπει να γίνει μέρος του τρόπου λειτουργίας της εταιρείας.

Εκπαιδεύστε την ομάδα σας να:

• Ζητά σαφήνεια πριν συμφωνήσει
• Συγκρίνει εναλλακτικές πριν επιλέξει προμηθευτή
• Τεκμηριώνει αλλαγές και εξαιρέσεις
• Εστιάζει στη μακροπρόθεσμη αξία, όχι στη βραχυπρόθεσμη πίεση
• Κλιμακώνει σημαντικούς όρους πριν από την υπογραφή

Μια επιχείρηση που διαπραγματεύεται σωστά προστατεύει το περιθώριο κέρδους, μειώνει τον κίνδυνο και αναπτύσσει ισχυρότερες σχέσεις με την πάροδο του χρόνου.

Πώς η Zenind υποστηρίζει ένα ισχυρό ξεκίνημα

Μια σταθερή στρατηγική διαπραγμάτευσης λειτουργεί καλύτερα όταν η επιχείρησή σας είναι οργανωμένη από την αρχή. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διατηρούν τις εταιρείες τους με τη δομή που χρειάζονται για να λειτουργούν επαγγελματικά. Όταν η εταιρεία σας είναι σωστά στημένη, είναι ευκολότερο να ανοίγετε συζητήσεις με προμηθευτές, συνεργάτες, τράπεζες και πελάτες από θέση αξιοπιστίας.

Αυτή η βάση έχει σημασία. Η σαφής σύσταση της νομικής οντότητας, η συμμόρφωση και τα οργανωμένα αρχεία κάνουν την επιχείρηση πιο εύκολη στη διαχείριση και πιο εύκολη στην παρουσίασή της προς τους άλλους.

Τελικές σκέψεις

Η διαπραγμάτευση δεν έχει να κάνει με το να είστε πιεστικοί. Έχει να κάνει με το να είστε προετοιμασμένοι, σαφείς και στρατηγικοί. Για τους νέους επιχειρηματίες, η ικανότητα να διαπραγματεύονται αποτελεσματικά μπορεί να βελτιώσει τα συμβόλαια, να μειώσει τα κόστη, να ενισχύσει τις σχέσεις και να δημιουργήσει καλύτερες συνθήκες για ανάπτυξη.

Οι καλύτεροι διαπραγματευτές δεν βασίζονται στη δύναμη. Βασίζονται στη δομή, την πληροφόρηση, τον χρόνο και την υπομονή. Αν καλλιεργήσετε αυτές τις συνήθειες νωρίς, θα παίρνετε καλύτερες αποφάσεις στις συζητήσεις που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία για την επιχείρησή σας.