Умения за преговори, от които се нуждае всеки нов бизнес собственик

Преговорите са част от бизнеса от момента, в който предприемачът започне да взема решения. Основателите преговарят с наемодатели, доставчици, партньори, клиенти, кредитори, доставчици на услуги и понякога дори с членове на семейството, които помагат за стартирането на компанията. За новите бизнес собственици силните умения за преговори не са просто полезно предимство. Те пряко влияят върху стартовите разходи, паричния поток, дългосрочните отношения и способността да се изгради стабилна компания.

Добрата новина е, че преговорите са умение, а не черта на характера. Не е нужно да сте агресивни, доминиращи или прекалено харизматични, за да преговаряте добре. Най-важни са подготовката, яснота, търпение и способността да се фокусирате върху стойността, а не върху конфликта. Ако учредявате компания, откривате банкова сметка, подписвате първия си наемен договор или уговаряте условия с доставчик, важат едни и същи основни принципи.

Това ръководство разглежда практични стратегии за преговори, които всеки нов бизнес собственик трябва да познава, заедно с примери, които са особено полезни в стартовия етап.

Защо преговорите са важни за новите бизнеси

Компаниите в ранен етап имат малко пространство за грешки. Основател, който спести от един договор, договори по-добри условия за плащане или избегне ненужни такси, може да защити хиляди долари още през първата година. Преговорите също помагат на бизнес собствениците да:

• Намалят оперативните разходи
• Подобрят договорните условия
• Изграждат по-добри партньорства
• Поставят професионални очаквания още в началото
• Защитят компанията от предотвратими рискове
• Създадат повече пространство за растеж

За основателите преговорите не са само за това да получат по-ниска цена. Те са за оформяне на условията, при които бизнесът работи.

Започнете с ясен резултат

Първата грешка, която много хора допускат, е да влязат в разговор, без да знаят как изглежда успехът. Преди всякакви преговори определете приоритетите си писмено.

Запитайте се:

• Какво трябва да постигна?
• Какъв е идеалният ми резултат?
• Какво е приемливо, ако не мога да получа идеалния резултат?
• Какво съм готов да предложа в замяна, ако е необходимо?
• Къде е точката, в която трябва да се откажа?

Тази яснота е важна, защото натискът може да изкриви преценката. Ако предварително знаете минимално приемливите си условия, е по-малко вероятно да вземете емоционални решения в момента.

Например, ако преговаряте с уеб разработчик за новата си компания, основната ви цел може да е фиксирана цена на проекта. Второстепенна цел може да бъде безплатни корекции, по-бърза доставка или собственост върху финалните файлове. Познаването на разликата ви помага да останете фокусирани.

Подгответе се преди да говорите

Добрите преговарящи си вършат домашната работа. Подготовката ви дава увереност и прави позицията ви по-убедителна.

Преди преговори проучете:

• Пазарните цени
• Типичните договорни структури
• Бизнес модела на другата страна
• Вероятните ѝ приоритети
• Крайните срокове или времевите ограничения
• Алтернативите, към които можете да се обърнете, ако сделката не се получи

Ако сте нов бизнес собственик, подготовката може да включва и преглед на правните и оперативните основи на собствената ви компания. Добре структурирано бизнес дружество, подредени записи и ясно разбиране на вашите задължения ви помагат да преговаряте от по-силна позиция.

Например, ако уреждате наем на офис пространство, трябва да знаете средния наем в района, стандартния срок на договора, обичайните размери на депозитите и кои задължения по поддръжката обикновено подлежат на преговори.

Подхождайте съвместно, а не конфронтационно

Много хора смятат, че преговорите са състезание. На практика най-устойчивите споразумения обикновено идват от сътрудничество. Целта не е да победите другата страна. Целта е да създадете сделка, която и двете страни могат да подкрепят.

Това означава, че трябва да търсите интересите на другата страна, а не само своите.

Ако доставчик не може да намали цената, може да предложи:

• По-добри условия за плащане
• Безплатна доставка
• По-бързо изпълнение
• По-голям пакет услуги
• Приоритетна поддръжка

Ако наемодател не желае да намали месечния наем, може да предложи:

• По-дълъг безнаемен период
• Средства за подобрения на наетото помещение
• По-малки годишни увеличения
• По-гъвкави условия за подновяване

Съвместният подход улеснява откриването на стойност, която иначе би останала скрита.

Фокусирайте се върху отношенията, а не върху етикета

Лесно е да мислите за преговорите като между вашата компания и друга компания. В действителност обикновено се занимавате с човек. Този човек има цели, натиск, срокове и стимули, точно като вас.

Това е важно, защото хората реагират по-добре, когато се чувстват уважени. Не е нужно да бъдете прекалено лични или неформални. Просто трябва да комуникирате директно и професионално, като признавате човешката страна на обмена.

Няколко практични навика помагат:

• Използвайте името на човека
• Слушайте, без да прекъсвате
• Задавайте уточняващи въпроси, преди да реагирате
• Избягвайте ненужно обвинение или преувеличение
• Останете спокойни, когато другата страна възразява

Когато хората се чувстват чути, е по-вероятно да работят с вас.

Използвайте сроковете стратегически

Времето е един от най-силните инструменти в преговорите. Ако едната страна има реален срок, а другата няма, страната с повече време обикновено има по-голямо предимство.

Като основател се стремете да разберете времевата рамка и за двете страни. Може да имате срок за стартиране, дата за начало на наем, краен срок при доставчик или етап по финансиране. Другата страна също може да е под натиск да затвори договор, да запълни капацитет или да изпълни тримесечни цели.

Ключът не е да бързате сляпо. Ключът е да използвате времето целенасочено.

Няколко полезни правила:

• Не разкривайте твърде рано своя срок
• Питайте за времевите планове на другата страна, без да звучите конфронтационно
• Оставяйте време за преглед преди подписване на каквото и да е
• Избягвайте да правите големи отстъпки в последния момент, освен ако не си заслужават

Много лоши сделки се случват, защото едната страна се чувства притисната, а другата страна го осъзнава.

Знайте кога да разменяте и какво да разменяте

Преговорите рядко са за това да спечелите по всеки пункт. По-често става дума за разменяне на по-нископриоритетни елементи срещу по-високоприоритетни.

Затова трябва да разделите условията си в три категории:

• Задължителни условия
• Желани условия
• Условия, от които можете да се откажете

Тази рамка ви помага да правите по-умни отстъпки. Например, ако преговаряте с изпълнител, може да ви е най-важна цената и качеството. Ако цената не може да бъде променена, може би можете да размените гъвкавост в графика срещу по-бързо завършване или по-сериозна поддръжка.

Идеята е да отстъпвате само когато получавате нещо значимо в замяна.

Поставяйте всичко в писмен вид

Устното споразумение може да изглежда ефективно, но често е непълно. Новите бизнес собственици трябва да изградят навика да документират ключовите условия писмено, дори когато разговорът е протекъл гладко.

Писмените условия помагат за:

• Яснота
• Отчетност
• По-малко недоразумения
• По-лесно прилагане, ако по-късно възникнат проблеми

Това е особено важно за основателите на стартъпи, които жонглират с много паралелни задачи. Писмен запис може да предотврати превръщането на малки разногласия в скъпи спорове.

Най-малкото потвърдете:

• Обхвата на работата
• Цената и графика на плащане
• Сроковете
• Доставките
• Условията за подновяване или прекратяване
• Условията за собственост и конфиденциалност, ако са приложими

Ако споразумението е сложно, си струва да бъде прегледано от квалифициран специалист, преди да подпишете.

Чести ситуации на преговори за основатели на стартиращи компании

Новите бизнес собственици се сблъскват с повтарящи се преговори в ранните етапи на растеж. Ето някои от най-честите.

Договори с доставчици

Доставчици, софтуерни компании и изпълнители на услуги може да са отворени за преговори. Поискайте отстъпки при обем, гъвкаво фактуриране или по-добри нива на поддръжка, ако бизнесът ви расте.

Наеми за офис или търговски обект

Търговските наеми често имат повече пространство за преговори, отколкото начинаещите основатели очакват. Наем, депозити, средства за подобрения, опции за подновяване и задължения за поддръжка могат да бъдат важни.

Договори с клиенти

Ако продавате услуги, преговаряйте около обхвата, времето на плащане, ограниченията за ревизии и неустойките за забавено плащане. Ясните условия защитават и вас, и клиента ви.

Професионални услуги

Счетоводители, адвокати, консултанти и дизайнери могат да предлагат различни модели на таксуване. Може да успеете да договорите фиксирани такси, месечни ретейнъри, плащане по етапи или пакетни услуги.

Банково обслужване и финансиране

Дори когато цената е фиксирана, кредитори и финансови институции могат да коригират изискванията за документи, структурите за погасяване или условията на услугите според вашата ситуация.

Запазете професионализъм под натиск

Някои преговори стават напрегнати. Това не означава, че трябва да станете емоционални, отбранителни или прибързани. Най-силната позиция често идва от спокойна последователност.

Ако другата страна направи ниска оферта, постави неразумен срок или отказва да отстъпи, запазете умерен тон. Задавайте въпроси. Повтаряйте приоритетите си. Предлагайте алтернативи, когато е уместно. Ако е необходимо, прекъснете разговора, вместо да се съгласите твърде бързо.

Прост отговор като „Това не ни устройва, но ето какво би било приемливо“ може да запази разговора продуктивен, без да отслабва позицията ви.

Вградете преговорите в културата на компанията

С нарастването на бизнеса преговорите не трябва да се ограничават само до основателя. Те трябва да станат част от начина, по който компанията работи.

Научете екипа си да:

• Иска яснота, преди да се съгласи
• Сравнява алтернативи, преди да избере доставчик
• Документира промени и изключения
• Фокусира се върху дългосрочната стойност, а не върху краткосрочния натиск
• Ескалира важните условия преди подписване

Бизнес, който преговаря добре, защитава маржа, намалява риска и изгражда по-силни отношения във времето.

Как Zenind подкрепя по-силен старт

Добрата стратегия за преговори работи най-добре, когато бизнесът ви е организиран от самото начало. Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат своите компании със структурата, от която се нуждаят, за да работят професионално. Когато фирмата ви е правилно създадена, е по-лесно да започвате разговори с доставчици, партньори, банки и клиенти от позиция на доверие.

Тази основа има значение. Ясното учредяване на дружеството, осведомеността за съответствието и подредените записи правят бизнеса по-лесен за управление и по-лесен за представяне пред другите.

Заключителни мисли

Преговорите не са въпрос на настъпателност. Те са въпрос на подготовка, яснота и стратегия. За новите бизнес собственици способността да преговарят добре може да подобри договорите, да намали разходите, да укрепи отношенията и да създаде по-добри условия за растеж.

Най-добрите преговарящи не разчитат на сила. Те разчитат на структура, информация, време и търпение. Ако изградите тези навици рано, ще вземате по-добри решения в разговорите, които имат най-голямо значение за вашия бизнес.