Daftar Periksa Keuangan untuk Memulai Bisnis di Amerika Serikat

Memulai bisnis bukan hanya proyek hukum dan operasional. Ini juga merupakan proyek keuangan. Sebelum Anda membuka pintu, meluncurkan situs web, atau menandatangani klien pertama, Anda memerlukan sistem yang jelas untuk merencanakan, mendanai, melacak, dan melindungi uang Anda.

Fondasi keuangan yang kuat membantu Anda menghindari kesalahan paling umum di tahap awal: meremehkan biaya awal, mencampur dana bisnis dan pribadi, mengabaikan kewajiban pajak, dan kehabisan kas terlalu cepat. Ini juga membuat perusahaan Anda lebih mudah dikelola seiring pertumbuhan.

Daftar periksa ini membahas langkah-langkah keuangan inti yang harus diselesaikan setiap pendiri saat memulai bisnis di Amerika Serikat.

1. Susun rencana bisnis yang realistis

Rencana bisnis lebih dari sekadar dokumen presentasi. Ini adalah kerangka untuk keputusan keuangan Anda. Rencana Anda harus menjelaskan apa yang dijual perusahaan Anda, kepada siapa perusahaan melayani, bagaimana perusahaan menghasilkan pendapatan, dan berapa banyak uang yang dibutuhkan untuk memulai.

Bagian keuangan Anda harus mencakup:

• Biaya awal
• Biaya operasional bulanan
• Perkiraan pendapatan
• Strategi penetapan harga
• Estimasi titik impas
• Sumber pendanaan
• Asumsi arus kas

Bersikaplah konservatif terhadap proyeksi pendapatan dan lebih longgar dalam memperkirakan biaya. Banyak pendiri keliru menganggap penjualan akan datang dengan cepat sambil mengabaikan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membangun momentum. Rencana yang realistis memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang apa yang dapat ditopang bisnis Anda.

Jika Anda membutuhkan pendanaan eksternal, pemberi pinjaman dan investor akan mengharapkan angka yang jelas. Rencana yang disusun dengan baik juga dapat membantu Anda memutuskan apakah Anda siap meluncurkan sekarang atau membutuhkan modal tambahan terlebih dahulu.

2. Perkirakan biaya awal Anda

Sebelum membentuk perusahaan, membuka rekening, atau membeli peralatan, daftar setiap pengeluaran yang diperlukan agar bisnis siap beroperasi. Biaya awal berbeda-beda حسب industri, tetapi sebagian besar bisnis akan membutuhkan dana untuk setidaknya beberapa hal berikut:

• Biaya pengajuan negara bagian
• Layanan agen terdaftar
• Lisensi dan izin
• Asuransi bisnis
• Situs web dan nama domain
• Bahan branding dan pemasaran
• Peralatan dan perangkat lunak
• Persediaan atau inventaris awal
• Biaya profesional
• Ruang kantor, gudang, atau ritel
• Pembayaran gaji atau kontraktor
• Modal kerja untuk beberapa bulan pertama

Jangan berhenti pada biaya yang paling jelas. Tambahkan cadangan untuk pengeluaran tak terduga. Aturan umum yang baik adalah memasukkan dana kontinjensi agar satu penundaan atau tagihan tak terduga tidak mengganggu peluncuran Anda.

3. Pilih struktur bisnis yang tepat

Struktur hukum Anda memengaruhi cara Anda dikenai pajak, cara Anda mengelola tanggung jawab, dan cara Anda menangani keuangan. Jenis entitas yang umum meliputi usaha perseorangan, kemitraan, limited liability company, dan corporation.

Setiap struktur memiliki implikasi yang berbeda:

• Usaha perseorangan sederhana untuk didirikan tetapi umumnya tidak memisahkan tanggung jawab pribadi dan bisnis.
• Kemitraan memerlukan perjanjian yang jelas tentang kepemilikan, pembagian keuntungan, dan tanggung jawab.
• LLC sering memberikan keseimbangan yang fleksibel antara perlindungan tanggung jawab dan kesederhanaan operasional.
• Corporation dapat membantu bisnis yang berencana menghimpun modal atau menerbitkan saham.

Jika Anda membentuk LLC atau corporation, pengajuan negara bagian, catatan kepemilikan, dan tata kelola internal harus diatur sejak awal. Zenind dapat membantu pendiri mengelola proses pembentukan dan langkah kepatuhan terkait agar bisnis memulai dengan dasar yang kuat.

4. Daftarkan bisnis dan dapatkan EIN

Setelah Anda memilih entitas, selesaikan langkah pendaftaran yang diwajibkan oleh negara bagian Anda. Jika Anda membentuk entitas hukum terpisah, itu biasanya berarti mengajukan dokumen pembentukan ke negara bagian dan menunjuk agen terdaftar.

Anda juga kemungkinan memerlukan Employer Identification Number, atau EIN, dari IRS. EIN digunakan untuk tugas seperti:

• Membuka rekening bank bisnis
• Mempekerjakan karyawan
• Mengajukan pajak federal
• Mengajukan lisensi dan izin tertentu
• Bekerja dengan vendor dan lembaga keuangan

Bahkan jika Anda belum berencana merekrut segera, mendapatkan EIN lebih awal dapat mempermudah proses penyiapan lainnya.

5. Buka rekening bank bisnis terpisah

Salah satu kebiasaan keuangan terpenting bagi pendiri baru adalah memisahkan uang bisnis dan pribadi. Rekening giro bisnis khusus membuat pembukuan lebih rapi, persiapan pajak lebih mudah, dan pencatatan jauh lebih andal.

Rekening bank bisnis dapat membantu Anda:

• Melacak pendapatan dan pengeluaran dengan akurat
• Melindungi pemisahan hukum antara Anda dan perusahaan Anda
• Memantau arus kas secara real time
• Menyiapkan pajak dan laporan keuangan
• Membayar vendor, karyawan, dan kontraktor dari satu tempat

Bagi banyak LLC dan corporation, menjaga pemisahan antara keuangan bisnis dan pribadi bukan sekadar praktik yang baik. Itu penting untuk mempertahankan perlindungan tanggung jawab dari entitas tersebut.

Saat membandingkan rekening, cari fitur seperti biaya rendah, mobile banking, transfer yang mudah, dan tanpa batas transaksi yang dapat menghambat pertumbuhan.

6. Siapkan akuntansi sejak hari pertama

Akuntansi paling mudah jika dimulai sejak hari pertama. Menunggu hingga musim pajak biasanya menimbulkan kebingungan, catatan yang hilang, dan stres yang sebenarnya bisa dihindari.

Setidaknya, buat proses untuk melacak:

• Pendapatan
• Faktur
• Tanda terima
• Penggajian
• Pembayaran kontraktor
• Pembayaran pinjaman
• Jarak tempuh dan perjalanan bisnis
• Pajak penjualan yang dipungut, jika berlaku
• Penggantian biaya

Banyak bisnis kecil mendapat manfaat dari perangkat lunak akuntansi atau profesional pembukuan. Bahkan jika Anda mengelola pembukuan sendiri, buat alur kerja yang konsisten untuk mengategorikan transaksi dan merekonsiliasi rekening.

Pembukuan yang baik bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan IRS. Itu memberi Anda angka yang diperlukan untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang penetapan harga, perekrutan, inventaris, dan ekspansi.

7. Pahami kebutuhan arus kas Anda

Arus kas adalah pergerakan uang masuk dan keluar dari bisnis Anda. Keuntungan itu penting, tetapi arus kas adalah yang menjaga perusahaan tetap hidup setiap hari.

Sebuah bisnis bisa untung di atas kertas namun tetap gagal jika tidak dapat membayar tagihan tepat waktu. Itulah sebabnya pendiri harus memantau:

• Berapa banyak uang yang masuk
• Kapan pelanggan benar-benar membayar
• Tagihan mana yang akan jatuh tempo segera
• Apakah biaya tetap tumbuh terlalu cepat
• Berapa banyak kas operasional yang tersedia setiap saat

Buat proyeksi arus kas sederhana untuk setidaknya tiga sampai enam bulan ke depan. Proyeksi ini harus menunjukkan pendapatan yang diharapkan, biaya berulang, dan saldo kas yang Anda perkirakan setelah setiap periode.

Jika bisnis Anda memiliki pola musiman atau pembayaran pelanggan yang tertunda, perencanaan arus kas menjadi semakin penting. Anda mungkin membutuhkan modal kerja lebih besar dari yang semula Anda perkirakan.

8. Amankan jenis pendanaan yang tepat

Sebagian besar bisnis baru membutuhkan semacam pendanaan untuk memulai. Sumber yang tepat bergantung pada tujuan Anda, toleransi risiko, dan seberapa cepat Anda membutuhkan dana.

Opsi pendanaan umum meliputi:

• Tabungan pribadi
• Kontribusi dari co-founder atau mitra
• Pinjaman dari bank atau credit union
• Pembiayaan yang didukung SBA
• Kartu kredit bisnis
• Fasilitas kredit
• Hibah
• Pendapatan dari pelanggan awal
• Investor angel atau modal ventura, pada industri tertentu

Setiap opsi memiliki pertukaran. Utang harus dibayar kembali. Pendanaan ekuitas dapat mengencerkan kepemilikan. Hibah bisa menarik, tetapi sering kompetitif dan dibatasi dalam penggunaan dananya.

Sebelum mengambil pendanaan apa pun, bandingkan biaya jangka panjang, ketentuan pembayaran, dan dampaknya terhadap kendali atas bisnis.

9. Siapkan pajak sebelum Anda meluncurkan

Pajak harus menjadi bagian dari percakapan startup sejak awal. Pemilik bisnis baru sering fokus pada penjualan dan pemasaran sambil mengabaikan persyaratan pelaporan, pajak taksiran, dan pencatatan.

Tergantung pada struktur dan lokasi Anda, Anda mungkin perlu memikirkan:

• Pajak penghasilan federal
• Pajak penghasilan negara bagian
• Pajak wirausaha
• Pajak penggajian
• Pajak penjualan
• Pajak waralaba
• Pembayaran pajak estimasi kuartalan

Simpan kuitansi, faktur, dan laporan bank bisnis dengan rapi sepanjang tahun. Jika Anda menunggu hingga akhir kuartal atau akhir tahun, Anda mungkin melewatkan pengurang pajak atau membuat kesalahan pelaporan.

Jika struktur bisnis Anda mewajibkan pembayaran estimasi, tandai tenggatnya di kalender sejak awal. Melewatkannya dapat menyebabkan denda dan tekanan kas yang tidak perlu.

10. Ketahui lisensi dan izin mana yang memengaruhi keuangan Anda

Lisensi dan izin bukan hanya isu kepatuhan. Itu juga memengaruhi anggaran Anda. Beberapa industri memerlukan persetujuan federal, negara bagian, atau lokal sebelum beroperasi.

Contohnya meliputi bisnis di sektor:

• Layanan makanan
• Penjualan alkohol
• Pengasuhan anak
• Konstruksi
• Transportasi
• Penjualan ritel dalam kategori yang diatur
• Layanan kesehatan dan perawatan pribadi

Biaya perizinan dapat mencakup biaya pengajuan, pembaruan, inspeksi, pelatihan, dan persyaratan asuransi. Masukkan pengeluaran ini ke dalam anggaran awal agar Anda tidak terkejut di kemudian hari.

Karena aturan perizinan sangat bervariasi menurut negara bagian dan kota, tinjau persyaratan sebelum peluncuran dan sebelum memperluas ke lokasi atau lini layanan baru.

11. Tetapkan kontrol keuangan dan aturan persetujuan

Begitu uang mulai bergerak, Anda memerlukan kontrol internal untuk mencegah kesalahan dan penyalahgunaan. Bahkan bisnis kecil pun mendapat manfaat dari aturan sederhana.

Pertimbangkan untuk menetapkan kebijakan mengenai:

• Siapa yang dapat membelanjakan dana perusahaan
• Pengeluaran mana yang memerlukan persetujuan
• Bagaimana penggantian biaya ditangani
• Bagaimana kuitansi diserahkan
• Seberapa sering rekening direkonsiliasi
• Siapa yang dapat mengakses sistem bank dan akuntansi

Kontrol ini mengurangi risiko penipuan, meningkatkan akurasi, dan memudahkan pemahaman ke mana uang mengalir. Seiring pertumbuhan bisnis, kontrol yang kuat juga memudahkan kerja dengan pemberi pinjaman, akuntan, dan investor.

12. Rencanakan penggajian dan pembayaran kontraktor

Jika Anda mempekerjakan karyawan atau kontraktor independen, penggajian menjadi bagian dari penyiapan keuangan Anda. Itu berarti lebih dari sekadar mengirim cek. Anda mungkin perlu menahan pajak, mengajukan laporan, menerbitkan formulir pajak, dan melacak tenggat waktu.

Sebelum merekrut, tentukan bagaimana Anda akan:

• Mengklasifikasikan pekerja dengan benar
• Melacak jam kerja atau pencapaian proyek
• Memproses pajak penggajian
• Membayar kontraktor tepat waktu
• Menyimpan catatan penggajian dengan aman

Salah mengklasifikasikan pekerja dapat menimbulkan masalah pajak dan hukum, jadi penting untuk meninjau aturan dengan cermat sebelum menambah orang ke tim Anda.

13. Tinjau asuransi sebagai bagian dari perencanaan keuangan

Asuransi sering dianggap sebagai formalitas hukum, tetapi juga merupakan perlindungan keuangan. Kejadian yang salah dapat menciptakan beban kas besar jika bisnis Anda tidak diasuransikan atau kurang diasuransikan.

Tergantung pada bisnisnya, Anda mungkin memerlukan:

• Asuransi tanggung gugat umum
• Asuransi tanggung gugat profesional
• Asuransi kompensasi pekerja
• Asuransi properti komersial
• Asuransi tanggung gugat siber
• Perlindungan kendaraan komersial

Premi asuransi harus dimasukkan ke dalam anggaran operasional Anda. Perlindungan yang tepat dapat membantu menjaga neraca Anda dan mengurangi kemungkinan satu klaim mengganggu bisnis.

14. Bangun rutinitas tinjauan keuangan bulanan

Daftar periksa keuangan tidak berguna jika Anda hanya melihatnya sekali. Setiap pemilik bisnis harus meninjau angka-angka secara berkala.

Setidaknya sebulan sekali, periksa:

• Saldo bank
• Laba rugi
• Faktur yang belum dibayar
• Tagihan yang akan jatuh tempo segera
• Kewajiban penggajian
• Cadangan untuk pajak
• Tren arus kas
• Varians anggaran

Tinjauan bulanan membantu Anda menangkap masalah sejak dini. Ini juga memberi gambaran yang lebih jelas apakah penetapan harga, strategi penjualan, dan kebiasaan pengeluaran Anda berjalan efektif.

15. Jaga agar catatan tetap terorganisasi untuk pertumbuhan di masa depan

Pencatatan yang kuat menghemat waktu saat musim pajak dan mendukung keputusan di masa depan tentang pendanaan, perekrutan, dan ekspansi.

Simpan salinan dari:

• Dokumen pembentukan
• Konfirmasi EIN
• Lisensi bisnis
• Laporan bank
• Kuitansi dan faktur
• Perjanjian pinjaman
• Polis asuransi
• Perjanjian kontraktor
• SPT dan dokumen pajak
• Risalah rapat dan catatan kepemilikan, jika berlaku

Sistem dokumen terpusat membuat bisnis Anda lebih mudah dikelola dan lebih mudah berkembang.

Penutup

Memulai bisnis membutuhkan lebih dari sekadar ide yang bagus. Ini membutuhkan perencanaan keuangan yang disiplin sejak awal. Dengan membangun anggaran yang realistis, memisahkan keuangan Anda, melacak arus kas, mempersiapkan pajak, dan menyiapkan sistem sejak dini, Anda menciptakan fondasi yang jauh lebih kuat untuk pertumbuhan.

Jika Anda sedang membentuk perusahaan baru, Zenind dapat membantu menyederhanakan langkah pembentukan bisnis dan kepatuhan yang mendukung peluncuran yang tertata secara finansial. Ketika penyiapan hukum dan penyiapan keuangan Anda berjalan selaras, bisnis Anda berada pada posisi yang lebih baik untuk tumbuh dengan percaya diri.